公司发货流程管理规定.pdf

关于下发公司发货流程管理的补充规定的通知关于下发公司发货流程管理的补充规定的通知各部门、科室，各分、子公司：随着公司业务的不断增加，在合同执行过程中，工程进度款回收与产成品投入出现脱节的现象越来越严重，从而导致大量资金滞压在原材料半成品及产成品环节，同时增加了后期的收帐成本，给公司生产经营造成了一定的影响。因此，在2009年 11 月 23 日下发的钢构件价值核算、发货流程管理规定和 2014 年 3 月 17 日下发的公司发货流程管理规定的基础上，重新修改制定了公司发货流程管理规定 。各相关部门在执行过程中应加强工作衔接，切实有效地把本规定落实到位。根据当前生产经营状况，需要办理出库手续的物资主要有以下几类：原材料类、半成品类、产成品类及出售的废品废料。由于出售废品废料的流程比较合理，执行也较为严格，因而此次不再对其进行重复规定。本规定仅对原材料类、半成品类及产成品的发货流程加以规范并补充：一、产成品发货流程公司所有项目产成品发货前提是：所发出产品的价值与合同规定相应的回款条款相吻合。例如：对于约定节点付款的，在约定应付款尚未到账或未全部到账的，则超出该节点的产成品不再发出，直至该节点应收款全部到账。对于约定月进度付款的，该月进度款按约定付款时间未支付到账前，不得再发出下一批次产品。相关部门应及时与业主方沟通，催要工程进度款。发货流程如下：批次产品生产完毕销售公司填制发货申请单生产部核算产品价值（综合单价由商务部提供给生产部）销售公司签字确认财务部审核并签字盖章生产部发货室填制发货清单装车门卫室查验放行。1、每批次成品生产完成，销售公司应及时根据生产部提供的生产量，填写“发货申请单” ，商务部及时向生产部提供单项工程构件综合单价，生产部根据“发货申请单”核算该批次产品的发货价值，以及该工程累计所发产品价值及剩余部分的价值。 “发货申请单”一式三联，分别为存根联（生产部留） 、销售联（销售公司办公室留） 、财务联（财务部留存） 。每月末上述三个部门应将当月留存的各联清单进行核对并将核对结果报至考核办，作为考核的依据之一。2、生产部应严格按合同约定生产，当生产进度达到合同约定付款节点时，生产部应及时以“工作联系单”形式将所生产的货物价值统计出来，并以书面形式提醒销售公司或项目部向合同付款方催款。3、销售公司持经生产部核算后的“发货申请单”到财务部进行货款清算事宜，财务部根据生产部提供的核算信息与合同约定的应付款金额核对，确认合约方已付款项是否满足发货条件。如果对方未能足额支付合同约定款项，财务部在“发货申请单”上签署意见，销售公司将财务部签署意见的“发货申请单”报总经理或董事长签署是否发货的批示，生产部按批示执行。如果对方已足额支付合同约定款项，财务部在“发货申请单”上签字盖章。销售公司将财务部签字盖章的“发货申请单”交生产部组织发货。4、生产部收到手续齐全的“发货申请单”后，及时安排发货室发货，并将该批发出产品按发出车辆填写发货清单，清单列明所装载产品的品名、件数、各运输车辆车牌号码、发货人员及司机签名等。该批产成品的实发数量总计应与发货申请单的数量相吻合。5、运输车辆出门，门卫室按原出门制度执行。5、对于特殊情况下急需发货，而提货价值大于合同约定应付款金额时，必须由总经理或董事长签批同意先行发货的书面文件。财务部可根据前述签批的书面文件，在“发货申请单”上签字盖章确认放行，并注明放行原因。6、由于所有出库产成品均应由财务部签字盖章，为了保障正常的生产经营不受影响，财务部设置专门岗位及人员对该工作负责。因工作需要，需下班后发货的，销售公司经办人员应在下班前将所有出库手续办理完毕。二、外协加工原材料及半成品的发货流程由于生产需要运至外协厂家加工而从公司发出的原材料或半成品，应按以下程序办理出库：外协科申请报告生产部签字分管副总签批财务部签字车间材料员填制原材料或半成品发货单、出门证发货门卫室查验放行 （必须有财务部签字盖章方能放行） ， 外协厂家签字回传的发货单交统计科、财务部各壹份。销售公司、生产部、外协科、行政部（门卫室）和财务部在原材料、半成品、产成品核算、发出流程中应相互配合，严格遵守本规定，并按规定的流程办理相关手续；具体经办人员在本规定实施过程中存在过错并给公司造成经济损失的，将按公司相关规章制度予以严肃处理。本通知自 2015 年 10 月 1 日起执行。二一五年九月二十六日