项目七打印工作表.ppt

项目七 打印工作表设置工作表页面与打印选项分页预览与设置分页符打印预览与打印一、页面设置二、设置打印区域和可打印项任务一 设置工作表页面及打印选项一、页面设置工作表的页面设置包括设置打印纸张大小、页边距、打印方向、页眉和页脚，以及是否打印标题行等。1设置纸张大小、方向和页边距设置纸张大小、方向和页边距设置设置纸张大小纸张大小就是设置将工作表打印到什么规格的纸上。方法是：单击“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“纸张大小”按钮 ，展开列表，在其中选择某种规格的纸张即可。 若列表中的选项不能满足需要，可单击列表底部的“其他纸张大小”项，打开“页面设置”对话框并显示“页面”选项卡，在该选项卡的“纸张大小”下拉列表中提供了更多的选项供用户选择。设置纸张方向设置纸张方向默认情况下，工作表的打印方向为“纵向”，用户可以根据需要改变打印方向。方法是：击“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“纸张方向”按钮 ，在展开的列表中进行选择；或在“页面设置”对话框的“页面”选项卡的“方向”设置区中进行选择。设置页边距设置页边距页边距是指页面上打印区域之外的空白区域。要设置页边距，可单击“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“页边距”按钮 ，在展开的列表中选择“普通”、“宽”或“窄”样式。若列表中没有合适的样式，可单击列表底部的“自定义边距”项，打开“页面设置”对话框并显示“页边距”选项卡，在其中的上、下、左、右编辑框中直接输入数值，或单击微调按钮进行调整。设置工作表页眉和页脚设置工作表页眉和页脚页眉和页脚分别位于打印页的顶端和底端，用来打印表格名称、页号、作者名称或时间等。在工作表的页眉和页脚区有三个编辑框，用户可在此直接输入或设置页眉和页脚在此可在页眉和页脚中添加其他元素选择系统预设的页眉或页脚插入的页眉单击这两个按钮，可在打开的对话框中自定义页眉和页脚在“页眉”和“页脚”下拉列表可选择系统自带的页眉和页脚二、设置打印区域和可打印项l 设置打印区域设置打印区域 默认情况下，Excel会自动选择有文字的最大行和列作为打印区域。如果只需要打印工作表的部分数据，可以为工作表设置打印区域，仅将需要的部分打印。方法是：选中要打印的单元格区域，然后单击“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“打印区域”按钮 ，在展开的列表中选择“设置打印区域”项，此时所选区域出现虚线框，未被框选的部分不会被打印。 要取消所设置的打印区域，可单击工作表的任意单元格，然后在“打印区域”列表中单击“取消打印区域”项，此时，Excel又自动恢复到系统默认设置的打印区域。在设置了打印区域后，若想再添加打印区域，可在选定要添加的打印区域后，在“打印区域”列表中单击“添加到打印区域”项即可。l 设置可打印项设置可打印项 默认情况下，工作表中的网格线和行号列标是不打印的，用户也可将其设为可打印项，此时只需在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡的“打印”设置区选中相应的复选框即可。若选中“网格线”复选框，可打印工作表中的网格线；若选中“单色打印”复选框，表示只对工作表进行黑白打印；若选中“行号列标”复选框，可打印工作表的行号和列标在该下拉列表中可以选择在原位置打印批注或在工作表末尾集中打印批注（指批注必须显示出来）在该下拉列表中可选择错误值的打印选项，如“显示 值 ” 、 “ 空 白 ” 、“”、“#N/A”等如果工作表有多页，正常情况下，只有第一页能打印出标题行或标题列，为方便查看后面的打印稿件，通常需要为工作表的每页都加上标题行或标题列。方法是：在“页面设置”对话框“工作表”选项卡的“顶端标题行”或“左侧标题列”编辑框中单击，然后在工作表中选中要作为标题的行或列，松开鼠标左键返回“页面设置”对话框，单击“确定”按钮。任务二 分页预览与设置分页符一、进入分页预览视图二、设置分页符如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel会自动在工作表中插入分页符将工作表分成多页打印。但是这种自动分页有时不是用户所需要的。因此，用户最好在打印前查看分页情况，并对分页符进行调整，或重新插入分页符，从而使分页打印符合要求。一、进入分页预览视图水平分页符二、设置分页符默认分页符的位置取决于纸张的大小和页边距设置等。我们也可在分页预览视图中改变默认分页符的位置，或插入、删除分页符，从而使表格的分页情况符合打印要求。 移动鼠标指针到水平分页符调整分页符位置 插入分页符任务三 打印预览与打印一、进入打印预览界面二、打印工作表对工作表进行页面、打印区域和分页调整等设置后，便可以将其打印出来了，在打印前，我们还可对工作表进行打印预览。一、进入打印预览界面二、打印工作表确认工作表的内容和格式正确无误，以及各项设置都满意，就可以开始打印工作表了。在打印预览界面中间窗格的“份数”编辑框中输入要打印的份数；在“打印机”下拉列表中选择要使用的打印机；在“设置”下拉列表框中选择要打印的内容；在“页数”编辑框中输入打印范围，然后单击“打印”按钮进行打印。“设置”下拉列表中各选项的意义如下。l 打印活动工作表：打印当前工作表或选择的多个工作表。l 打印整个工作簿：打印当前工作簿中的所有工作表。l 打印选定区域：打印当前选择的单元格区域。l 忽略打印区域：表示本次打印中会忽略在工作表设置的打印区域。