Excel电子表格的实用技巧.ppt

Excel的使用技巧的使用技巧 Liguangyu1. 快速填入相同的内容快速填入相同的内容2. 快速复制上一单元格快速复制上一单元格3. 求字符串中某字符出现的次数求字符串中某字符出现的次数4. 如何在如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）5. Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色示特定的颜色6. EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入中如何控制每列数据的长度并避免重复录入7. 去掉默认的表格线去掉默认的表格线8. 增加工作簿的页数增加工作簿的页数9. 相对地址、绝对地址、混合地址相对地址、绝对地址、混合地址10.数据的输入数据的输入11.输入相同数据的两种情况输入相同数据的两种情况12.数据的行列对调数据的行列对调13.跨表操作数据跨表操作数据14.两次选定单元格两次选定单元格15.两列数据巧合并两列数据巧合并16.用快捷键设置单元格文本用快捷键设置单元格文本17.自动调整为合适的列宽自动调整为合适的列宽18.绘制斜线表头绘制斜线表头19.Excel做成绩表时自动实现同分同名次做成绩表时自动实现同分同名次 20.按按Shift键键 把把Excel单元格区域转换为图片单元格区域转换为图片21.制作漂亮的工资条制作漂亮的工资条22.图表编辑操作图表编辑操作 1. 快速填入快速填入相同内容相同内容 选中多个单元格后，输入字符，然后按选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。 2. 快速复制快速复制上一单元格上一单元格 选中下面的单元格，按选中下面的单元格，按Ctrl+ （为西文的单引号）为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。 3. 求字符串中某字符求字符串中某字符出现的次数出现的次数例如：求例如：求A1单元格中字符单元格中字符“a”出现的次数：出现的次数：=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a” ,“ ”)LEN(text)：返回文本字符串的个数：返回文本字符串的个数SUBSTITUTE（text,old_text,new_text,instance_num）:将字符串中的部分字符串以新字符串替换。将字符串中的部分字符串以新字符串替换。4. 如何在如何在EXCELEXCEL中设中设置单元格编辑权限置单元格编辑权限（保护部分单元格）（保护部分单元格）1. 先选定所有单元格，点先选定所有单元格，点“格式格式”“单元格单元格”“保护保护”，取消取消“锁定锁定”前面的前面的“”。2. 再选定你要保护的单元格，点再选定你要保护的单元格，点“格式格式”“单元单元格格”“保护保护”，在，在“锁定锁定”前面打上前面打上“”。3. 点点“工具工具”“保护保护”“保护工作表保护工作表”，输入两次密码，输入两次密码，点两次点两次“确定确定”即可。即可。5. Excel中当某一单元格符合特定条件，如中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色何在另一单元格显示特定的颜色比如：比如： A11时，时，C1显示红色显示红色 0A11时，时，C1显示绿色显示绿色 A11 点点“格式格式” “字体字体”“颜色颜色”，点击红色后点，点击红色后点“确定确定”。 2. 条件条件2设为：公式设为：公式=AND（A10,A11） 点点“格式格式” “字体字体”“颜色颜色”，点击绿色后点，点击绿色后点“确定确定”。3. 条件条件3设为：公式设为：公式=A11”,点点“格式格式”一一“字体字体”一一“颜色颜色”，选定红色后点两次，选定红色后点两次“确定确定”。COUNTIF(range,criteria)：计算某个区域中满足给定条件的单元：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。格数目。 这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。果数据重复字体将会变成红色。7. 去掉默认去掉默认的表格线的表格线 单击单击“工具工具”菜单中的菜单中的“选项选项”，再单击对话框中的，再单击对话框中的“视图视图”，找到，找到“网格线网格线”，使之失效（将左边的，使之失效（将左边的“”去掉）。去掉）。8. 增加工作增加工作簿的页数簿的页数单击单击“插入插入”菜单下的菜单下的“工作表工作表”，即可在底部看到一个新，即可在底部看到一个新名称名称的工作表。一个工作簿最多可以有的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。张工作表。9. 相对地址、绝对地相对地址、绝对地址、混合地址址、混合地址 相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。 绝对地址的形式为：绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。 有些公式引用单元格是用混合型地址。有些公式引用单元格是用混合型地址。10. 数据的输数据的输入入日期和时间的输入日期和时间的输入当前系统日期的输入：当前系统日期的输入：ctrl + ；当前系统时间的输入：当前系统时间的输入：ctrl + shift +；12小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入字母字母a或或p，例如，例如，8：00 a改变日期格式在改变日期格式在“格式格式-单元格单元格”中修改中修改Word 里：里：Alt+Shift+D：当前日期：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间：当前时间数值的输入数值的输入负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。分数输入：先输入分数输入：先输入0和一个空格，再输入分数。直接输入分数和一个空格，再输入分数。直接输入分数则认为是日期。则认为是日期。输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项工具一选项一一编辑编辑”选项卡中设置自动小数点选项卡中设置自动小数点公式的输入公式的输入 公式以等号公式以等号“=”开头，开头，Excel有很多可利用的公式。如有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式，而不是具体的值，则在果想在工作簿中看到的是公式，而不是具体的值，则在“工具一选项一视图工具一选项一视图”选项卡中，选中选项卡中，选中“窗口选项窗口选项”下的下的“公式公式”复选框。注意，这样在打印的时候打印的也是公复选框。注意，这样在打印的时候打印的也是公式。式。11. 输入相同数输入相同数据的两种情况据的两种情况同时在多个单元格中输入相同的数据。同时在多个单元格中输入相同的数据。方法：选择要输入数据的单元格，如果不连续可以使用方法：选择要输入数据的单元格，如果不连续可以使用Ctrl键键进行选择，然后输入数据，再按下进行选择，然后输入数据，再按下Ctrl+Enter键就可以了。键就可以了。同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后后在相应单元格中输入数据，选择多个工作表的方法也是使用后在相应单元格中输入数据，选择多个工作表的方法也是使用Ctrl或或Shift键。键。12. 数据的行数据的行列对调列对调选取要对调的数据范围，复制。选取要对调的数据范围，复制。在目的单元格上单击鼠标右键，选择在目的单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴选择性粘贴”，在对，在对话话框中选择框中选择“转置转置”，确定。，确定。13. 跨表操作跨表操作数据数据 设有名称为设有名称为sheet1、sheet2和和sheet3的三张工作表，现要的三张工作表，现要用用sheet1的的D8单元格的内容乘以单元格的内容乘以40%，再加上，再加上sheet2的的B8单单元格内容乘以元格内容乘以60%作为作为sheet3的的A8单元格的内容。则应该在单元格的内容。则应该在sheet3的的A8单元格输入以下算式：单元格输入以下算式：=sheet1！D8*40%+sheet2！B8*60%。14. 两次选定两次选定单元格单元格 有时，我们需要在某个单元格内连续输入多有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单键，活动单元格默认下移一个单元格，非常不便。单击鼠标元格默认下移一个单元格，非常不便。单击鼠标选定单元格，然后按住选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。15. 两列数据两列数据巧合并巧合并 在在EXCEL表格中，如果有两列数据需要合并起来，如表格中，如果有两列数据需要合并起来，如果是数字的话，一般情况下可以使用四则运算的方法进行计果是数字的话，一般情况下可以使用四则运算的方法进行计算；但是如果有一列是文字，另一列是数字（或者文字），算；但是如果有一列是文字，另一列是数字（或者文字），那么可以先在这两列后面的一个空列中单击，并输入那么可以先在这两列后面的一个空列中单击，并输入=号，号，然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名，输入然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名，输入&号，号，然后再输入第二个列单元格的相对引用名，最后按一下回车然后再输入第二个列单元格的相对引用名，最后按一下回车键即可。然后，鼠标移动到这个单元格的拖动柄上，向下拖键即可。然后，鼠标移动到这个单元格的拖动柄上，向下拖动知道需要合并的数据最后一行。动知道需要合并的数据最后一行。16. 用快捷键设用快捷键设置单元格文本置单元格文本 在在Excel中，熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文中，熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文本。在选择好要设置格式的单元格后，如果要设置为粗体，可本。在选择好要设置格式的单元格后，如果要设置为粗体，可以按以按Ctrl + B；如果要设置为斜体，可以按；如果要设置为斜体，可以按Ctrl + I；如果要设；如果要设置为下划线，可以按置为下划线，可以按Ctrl + U。17. 自动调整自动调整为合适的列宽为合适的列宽 在在Excel中，如果一个单元格中文字内容过长，就无法为系统全部显中，如果一个单元格中文字内容过长，就无法为系统全部显示出来，手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列示出来，手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列的交界处，当鼠标指针变为两个方面的箭头时，双击，这时系统就会把列的交界处，当鼠标指针变为两个方面的箭头时，双击，这时系统就会把列宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。 18. 绘制斜线表头绘制斜线表头 在在Excel经常需要绘制斜线表头，简单的两分式的表头可以先把表经常需要绘制斜线表头，简单的两分式的表头可以先把表格绘制好，并在需要绘制表头的单元格中单击，然后单击格式菜单下格绘制好，并在需要绘制表头的单元格中单击，然后单击格式菜单下的单元格命令项，在单元格格式对话框中点开边框选项卡，然后根据的单元格命令项，在单元格格式对话框中点开边框选项卡，然后根据绘制的需要单击外边框和下面的边框线。绘制的需要单击外边框和下面的边框线。19. Excel做成绩表时自动实现同分同名次做成绩表时自动实现同分同名次 在用在用ExcelExcel统计成绩时，我们一般会根据成绩高低进行统计成绩时，我们一般会根据成绩高低进行排序，然后按序列自动填充出名次。这种方法得出的名次与总排序，然后按序列自动填充出名次。这种方法得出的名次与总分没有关联，即使成绩相同，也会填充出不同的名次。如果数分没有关联，即使成绩相同，也会填充出不同的名次。如果数据较少，我们可以采用手动的方法将成绩相同的人员改成相同据较少，我们可以采用手动的方法将成绩相同的人员改成相同的名次，但数据较多时就很麻烦了。的名次，但数据较多时就很麻烦了。 经过实践，以下三种方法可以自动实现同分同名次的操经过实践，以下三种方法可以自动实现同分同名次的操作。假设有作。假设有1000名考生，字段位置如下图所示。名考生，字段位置如下图所示。成绩相同，名次不同成绩相同，名次不同1. 使用排位函数使用排位函数RANK 在在L2单元格中输入函数单元格中输入函数“=RANK(K2,K$2:K$1001,0)”，回车后回车后L2单元格中会出现名次单元格中会出现名次“1”，然后选定，然后选定L2，拖动其，拖动其填充柄向下填充即可自动实现。填充柄向下填充即可自动实现。 该函数的功能是返回一个数字该函数的功能是返回一个数字(上述函数中的上述函数中的K2，此处采，此处采用相对应用，填充时随行的变化而变化用相对应用，填充时随行的变化而变化)在数字列表在数字列表(上述函数上述函数中的中的K$2:K$1001，此处采用绝对引用，填充时不发生变化，此处采用绝对引用，填充时不发生变化)中中的排位。的排位。 数字的排位是其大小与列表中其他值的比值。该函数在使用时，即数字的排位是其大小与列表中其他值的比值。该函数在使用时，即使总分没有排序，它也可以直接求出所对应总分的名次使总分没有排序，它也可以直接求出所对应总分的名次;如果总分已排过如果总分已排过序，则数字的排位就是它当前的位置。上述函数中最后的序，则数字的排位就是它当前的位置。上述函数中最后的“0”指明排位指明排位的方式，当其为的方式，当其为 0或省略时，或省略时，Excel 对数字的排位是按照降序排列的。对数字的排位是按照降序排列的。 如如果不为零，果不为零， Excel 对数字的排位则是按照升序排列的。该函数对重复数对数字的排位则是按照升序排列的。该函数对重复数的排位相同，而下一名次则将前面的重复数计算在内。的排位相同，而下一名次则将前面的重复数计算在内。2. 使用计数函数使用计数函数COUNTIF在在L2单元格中输入函数单元格中输入函数 “=COUNTIF(K$2:K$1001,“”&K2)+1”， 然后向下自动填充即可实现该操作。然后向下自动填充即可实现该操作。 该函数的功能是计算区域中满足给定条件的单元格个数。上述函该函数的功能是计算区域中满足给定条件的单元格个数。上述函数中采用绝对引用指定计算区域数中采用绝对引用指定计算区域K$2:K$1001，名次所对应的单元格，名次所对应的单元格K2采用相对引用。即求出在采用相对引用。即求出在K2:K1001区域中大于名次所对应总分的单元区域中大于名次所对应总分的单元格的个数，然后加上格的个数，然后加上1就可以得出该单元格中数值的名次。该操作不管就可以得出该单元格中数值的名次。该操作不管有几个重复的，大于它的个数却是固定的，所以重复数据的名次也就有几个重复的，大于它的个数却是固定的，所以重复数据的名次也就是相同的了。同是相同的了。同RANK函数一样，该函数不管是否已经按总分进行排函数一样，该函数不管是否已经按总分进行排序均可进行上述操作。序均可进行上述操作。3. 采用采用IF语句加语句加COUNT函数函数 该操作与上述两种方法不同，必须先将总分按照降序该操作与上述两种方法不同，必须先将总分按照降序排列。然后将第一名的名次排列。然后将第一名的名次“1”输入，再在输入，再在L3单元格中输单元格中输入函数入函数“=IF(K3=K2,L2,COUNT($K$2:K3)”，确定后向，确定后向下自动填充也可实现同分同名次的操作。下自动填充也可实现同分同名次的操作。 COUNT函数的功能是返回指定区域中数字单元格函数的功能是返回指定区域中数字单元格的个数。因为的个数。因为K列全是数字单元格，所以该总分处在第列全是数字单元格，所以该总分处在第几位上名次就是几。上述语句的意思就是如果当前总分几位上名次就是几。上述语句的意思就是如果当前总分和上一个总分相同，则输入上一个总分的名次，否则执和上一个总分相同，则输入上一个总分的名次，否则执行行COUNT语句，统计个数。语句，统计个数。20. 按按Shift键键 把把Excel单元格区域转换为图片单元格区域转换为图片 Shift Shift键在键在ExcelExcel里有这样的妙处：在按下里有这样的妙处：在按下ShiftShift键的同时点击键的同时点击“编辑编辑”菜单，原来的复菜单，原来的复制和粘贴选项就会变成制和粘贴选项就会变成“复制图片复制图片”和和“粘贴粘贴图片图片”。利用这一功能，我们就能把选定的单。利用这一功能，我们就能把选定的单元格区域方便地转换为图片。元格区域方便地转换为图片。 具体操作方法如下：具体操作方法如下： 首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住ShiftShift键，依次选择键，依次选择“编辑编辑复制图片复制图片”命令，接着弹出命令，接着弹出“复制图片复制图片”窗口，选择窗口，选择“图片图片”单选项后点击单选项后点击“确定确定”按钮。这时选定的表格区域就已经被复制成图片按钮。这时选定的表格区域就已经被复制成图片了。了。再到需要使用这张图片的地方选择再到需要使用这张图片的地方选择“粘贴粘贴”命令即可命令即可(或者或者按按Shift键再选择键再选择“编辑编辑粘贴图片粘贴图片”命令命令)，比如将其在，比如将其在Word中粘贴。中粘贴。 另外，如果选择另外，如果选择“如打印效果如打印效果”单选项，那么被转换单选项，那么被转换为图片的数据区域是按照打印效果来处理的，比如设置有为图片的数据区域是按照打印效果来处理的，比如设置有粗边框，那么粘贴出来的图片上就会有粗边框。粗边框，那么粘贴出来的图片上就会有粗边框。21. 制作漂亮制作漂亮的工资条的工资条 新建一新建一Excel文件，在文件，在sheet1中存放工资表的原始中存放工资表的原始数据，假设有数据，假设有O列。第一行是工资项目，从第二行开列。第一行是工资项目，从第二行开始是每个人的工资始是每个人的工资。 在在sheet2中我们来设置工资条。根据实际情况，工资条中我们来设置工资条。根据实际情况，工资条由三行构成，一行对应工资项目，一行对应一个人的工资数由三行构成，一行对应工资项目，一行对应一个人的工资数据，然后是一个空行用来方便切割。这样三行构成一个工资据，然后是一个空行用来方便切割。这样三行构成一个工资条。工资项目处在行号除以条。工资项目处在行号除以3余数为余数为1的行上；空行处在行号的行上；空行处在行号能整除能整除3的行上。以上两行不难设置，关键是工资数据行，牵的行上。以上两行不难设置，关键是工资数据行，牵扯到扯到sheet1与与 sheet2中数据的对应，经分析不难看出中数据的对应，经分析不难看出“sheet1中的数据行中的数据行=INT(sheet2中的数据行中的数据行+4)/3)”。 这样我们在这样我们在sheet2的的A1单元格中输入公式单元格中输入公式“=IF(MOD(ROW(),3)=0,”“,IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT(ROW()+4)/3),COLUMN()”。确认后选择确认后选择A1单元格，把鼠标放在单元格，把鼠标放在A1单元格的右下角，鼠单元格的右下角，鼠标变成标变成“+”时，向右拖动鼠标自动填充至时，向右拖动鼠标自动填充至O列，这样工资条列，这样工资条中的第一行就出来了。选定中的第一行就出来了。选定A1：O1，把鼠标放在，把鼠标放在O1单元格单元格的右下角，鼠标再次变成的右下角，鼠标再次变成“+”时，向下拖动鼠标自动填充到时，向下拖动鼠标自动填充到数据的最后一行，工资条就全部制作完成了。数据的最后一行，工资条就全部制作完成了。 IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)：判断一个条件是否满足，如果满：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。MOD(number,divisor): 返回两数相除的余数。返回两数相除的余数。INDEX(arraym,row_num,column_num):在给定的单元格区域中，返回特定行在给定的单元格区域中，返回特定行列交叉处单元格的值或引用。列交叉处单元格的值或引用。Array：单元格区域或数组常量；：单元格区域或数组常量；row_num：数：数组或引用中要返回值的行序号。如果忽略，则必须有组或引用中要返回值的行序号。如果忽略，则必须有column_num参数；参数；column_num：数组或引用中要返回值的列序号。如果忽略，则必须有：数组或引用中要返回值的列序号。如果忽略，则必须有row_num参数。参数。INT(number)：将数值向下取整数为最接近的整数。：将数值向下取整数为最接近的整数。 该公式运用该公式运用IF函数，对函数，对MOD函数所取的引用行号与函数所取的引用行号与3的余数进行判断。如果余数为的余数进行判断。如果余数为0，则产生一个空行；如果余，则产生一个空行；如果余数为数为1，则固定取，则固定取sheet1中第一行的内容；否则运用中第一行的内容；否则运用INDEX函数和函数和INT函数来取函数来取Sheet1对应行上的数。对应行上的数。 最后来设置一下格式，选定最后来设置一下格式，选定A1：O2设上表格线，空设上表格线，空行不设。然后选定行不设。然后选定A1：O3，拖动，拖动N3的填充柄向下自动填的填充柄向下自动填充，这样有数据的有表格线，没有数据的没有表格线。最充，这样有数据的有表格线，没有数据的没有表格线。最后调整一下页边距，千万别把一个工资条打在两页上。怎后调整一下页边距，千万别把一个工资条打在两页上。怎么样，还满意吧么样，还满意吧?22. 图表编辑操作图表编辑操作1.创建图表创建图表2.编辑图表编辑图表3.图表的保存图表的保存1. 创建图表创建图表创建图表的操作步骤：创建图表的操作步骤：(1) 在工作表中选择数据区域。按住在工作表中选择数据区域。按住“Ctrl”键同时拖动鼠标，键同时拖动鼠标，可以选择数据区域中不连续的单元格区域。可以选择数据区域中不连续的单元格区域。 (2) 单击常用工具栏的图表向导按钮，屏幕出现图表向导第单击常用工具栏的图表向导按钮，屏幕出现图表向导第步对话框。步对话框。(3) 选择柱形图中的选择柱形图中的“簇状柱形图簇状柱形图”，单击，单击“下一步下一步”按钮，按钮，屏屏幕出现图表向导的第步幕出现图表向导的第步 。(4) 该对话框有该对话框有“数据区域数据区域”和和“系列系列”两个选项卡。两个选项卡。“数据区域数据区域”选项选项卡用于确定图表所包含的数据区域。在数据区域栏中显示目前包卡用于确定图表所包含的数据区域。在数据区域栏中显示目前包含在图表中的所有数据单元格的范围。含在图表中的所有数据单元格的范围。“系列系列”选项卡用于修改选项卡用于修改数数据系列的名称、数值和分类轴标志。据系列的名称、数值和分类轴标志。(5) 选择系列产生在选择系列产生在“列列”，单击，单击“下一步下一步”按钮，弹出图向导的按钮，弹出图向导的第第步对话框，输入内容。步对话框，输入内容。 该对话框有该对话框有6个选项卡个选项卡(6) 单击单击“下一步下一步”按钮，屏幕出现图表向导的第步对话按钮，屏幕出现图表向导的第步对话框。框。该对话框是用来设置图表的位置的。即选择是作为新的工该对话框是用来设置图表的位置的。即选择是作为新的工作表插入，还是作为对象嵌入。作表插入，还是作为对象嵌入。(7) 选择好位置后，单击选择好位置后，单击“完成完成”按钮，创建的图表如按钮，创建的图表如图所示。图所示。2. 编辑图表编辑图表 图表工具栏的使用方法：选择图表工具栏的使用方法：选择“视图视图”菜单中级联菜单中级联“工工具具栏栏”的的“图表图表”选项选项 。按列按列按行按行数据表数据表图例图例图表类型图表类型图表对象格式图表对象格式图表对象图表对象a. 图表的移动与缩放图表的移动与缩放b. 图表对象的修改图表对象的修改3. 图表的保图表的保存存 保存工作薄，则工作表中创建的图表即保存在相应工作保存工作薄，则工作表中创建的图表即保存在相应工作薄中。薄中。本次讲座到此结束，本次讲座到此结束， 谢谢观看！谢谢观看！