机动车安全技术检测档案管理程序.doc

机动车安全技术检测档案管理程序1 目的为提高本检测组档案管理的水平，促进规范化、制度化管理，特制定本制度。2 适用范围适用于本检测组档案的管理工作。3 职责3.1 检测组负责档案室的全面管理。并设专人负责档案的催缴、登记、编号、保存、整理、借阅管理、销毁等工作。3.2 有关人员应及时将相关文件、资料交档案室。4 档案分类和立档内容4.1 行政文书档案4.1.1 本检测组签发的有关文件，负责人任职、机构设置及负责人任命、公正性声明、请示、报告以及计划、总结、会议纪要、上级下发的文件及各部门的来文、来函等。4.1.2 通过计量认证/审查认可（验收）评审的文件及资料。4.1.3 档案工作的记录、表格。4.2 人员档案4.2.1 人员学历、职称、职务证明、上岗考核资料及批准文件。4.2.2 人员培训的有关资料。4.3 仪器设备、试剂、外部支持服务与供应档案4.3.1 仪器设备档案4.3.1.1 大型仪器设备档案，包括：名称、生产厂商、序号、接收日期、启用日期、放置地点、管理人、使用人、验收记录、使用说明书（进口仪器应有汉语的使用操作书）、校准或检定记录（如果需要），使用与维护、运行间检查及维修记录、故障与改装记录等。4.3.1.2 一般仪器设备档案，包括：名称、生产厂商、型号、验收记录、放置地点、管理人、使用说明书、维修（维护故障）记录。4.3.1.3 计量器具检定记录。4.3.2 试剂采购、入库及领用记录。4.3.3 外部支持服务与供应档案，包括：检验用供应方、大型仪器设备的制造厂商、试剂供应商等的资信证明及考察情况。4.4 检测技术档案4.4.1产品标准、检测方法标准、规程、规范、细则及其复印件和批准使用的文件。4.4.2检测报告、检测人工检测表。4.4.3收样、取样记录、检测委托书、产品标签、标识及其它检测车辆有关资料、任务通知单、检测报告处理记录、领还检测车辆记录等。4.4.4用户申诉和投诉的处理记录，用户意见记录，事故及处理记录，分包的资料（含分包方的考察情况）。4.4.5技术规范、标准档案4.5检测类的技术规范、标准、文献。4.5.1检测和与检测相关的期刊。4.6 质量体系档案4.6.1 本公司质量体系文件及其修改、发放、收回等记录。4.6.2 本公司质量审核、管理评审、监督评审等文件和记录。4.7 光盘、软盘、仪器设备、计算机、打印机、网卡、声卡等的驱动程序、操作系统、应用程序、检测数据、文档等的光盘、软盘等。5 归档办法5.1检测组5.1.1应将档案建立、积累、整理和归档列入管理计划之中，各部门负责将应归档资料按要求初步分类整理，上交档案室。5.1.2检查、督促、指导档案整理、归档工作；对不合格的档案有权要求主办人员重新整理；对拖延归档、丢失、损坏档案资料等不负责任的行为和人员有权提出批评。6 档案管理6.1检测组对收到的档案材料应及时进行检查登记、分类编目和必要的加工整理，划分密级、普通分类存放，确定保管期（永久、长期、定期）并编制检索卡。6.1.1 人员技术、仪器设备、检测资料、质量体系等档案列为秘密级档案，其余为普通档案。6.1.2 检测组领导认为有必要时，可将某一普通档案定为秘密级档案。6.1.3检测资料档案保管期限，检测机构自身的资料保管期限应分为6年和长期年两种。涉及检测人员资料汇总表和有关设备档案汇总表等宜为长期年；其他检测资料档案保管期限宜为6年。仪器设备档案保存至仪器报废。楚雄锦星投资集团机动车安全技术检测有限公司程序文件文件编号：JXAJ-B-40-2018档案管理程序第3页 共3页第A版 第0次修订 实施日期：2018年6月1日6.2 档案室要保持整齐清洁，档案应排列有序，禁止存放易燃、易爆和腐蚀性物品。建有安全、防火、防潮、防尘、防虫害、防阳光直射的设施。工作人员定期进行档案管理检查，发现问题，及时解决。6.3 借阅档案应履行手续，用后归还。需长期查阅（一个月以上）者，可复印档案（按秘级报批），亦可报经检测组领导同意办理有关手续。6.4 对借阅的档案资料不得涂改、拆卸、圈划、污染、丢失或转借检测组以外人员。注意不要让无关人员查看借出的档案资料。6.5 行政档案，秘密级以上的档案只可在档案室查阅，本检测组人员借阅须经公司总经理批准。6.6 复印档案资料须经质量负责人同意。复印秘密级以上的档案资料须经公司总经理批准并记录。查阅与己无关的检测报告、人工检测表应经公司总经理同意。送样单位需查阅、抄录自己检测车辆的人工检测表时，应经公司总经理同意。6.7保管期限到期的检测资料档案销毁应进行登记、造册后经技术负责人批准。销毁登记册保管期限不应少于6年。6.8 未经档案管理人员同意，其它人员不得进入档案室。6.9 档案管理人员离开档案室应随时锁柜、锁门。7 相关文件7.1 JXAJ-B-08-2018 仪器设备及设施管理程序7.2 JXAJ-B-33-2018 数据保护和计算机使用管理程序8 记录表格8.1 JXAJ-D-28-2018查阅归档登记表8.2 JXAJ-D-29-2018档案借阅登记表8.3 JXAJ-D-30-2018档案销毁登记表8.4 JXAJ-D-31-2018归档登记表