机动车安全技术检测文件的控制和管理程序.doc

机动车安全技术检测文件的控制和管理程序1 目的对与质量体系有关的文件进行控制，确保检测组各有关场所使用的标准及文件资料为最新和有效，从而指导检测工作始终正确地进行。2 适用范围适用于与质量体系有关的文件和资料的编制、审核、批准、发放、更改、换版及日常管理。受控文件及标准资料的种类：2.1质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等质量体系文件；2.2各类标准单行本、标准汇编和国家颁布的专业技术法典等；2.3指令性检测任务的检测计划、取样方案、检测细则和总结报告等；2.4各类工作计划、考核资料和工作总结等。3 职责3.1 公司总经理负责质量手册和程序文件的批准发布和发放范围的确定。3.2质量负责人负责组织质量手册、程序文件等相关质量管理文件的编写及其有效性维护。3.3技术负责人负责组织作业指导书等技术性文件的编写并批准；负责检测组使用标准的确认和批准，并负责确定上述文件的发放对象。3.4 检测组检测人员负责所承担项目的作业指导书及相关工作程序文件的编写，质量负责人负责上述文件的审核。3.5 综合组负责检测车辆抽取指导书、有关业务管理程序的编写和业务文件的起草、汇编和印制。3.6档案管理人员负责本程序所述各类文件的回收和归档管理工作。3.7办公室负责行政文件的起草、汇编和印制。4 文件的编制、审批4.1 质量手册质量手册的编制、审批、发放、修订、管理等按质量手册第5 章的规定执行。4.2 程序文件4.2.1 由公司总经理安排提出，由质量负责人负责制定编制计划并组织有关人员进行编写，草稿经质量负责人审核后形成报批稿，再经公司总经理办公会议审定后由经理批准发布。4.2.2 封面应有单位名称、文件类别、版次、受控状态、文本编号、编制人、生效日期等。4.2.3 刊头应有文件类别、名称、编号、版次、页码等。4.2.4 程序文件内容主要有目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、记录表格等。其中工作程序应按顺序列出开展该项活动的细节，明确输入、输出和整个流程中各个环节的转换内容，必要时对人员、设备、材料、环境和信息等方面作出具体要求，阐明应做的工作和责任者、执行者，在何时、何地、采用何仪器设备、依据何规程标准进行、对该活动的控制方式、记录要求及特殊情况处理等。4.3 作业指导书4.3.1 作业指导书包括：4.3.1.1仪器设备操作、维护、自校、验证和运行检查规程；4.3.1.2检测细则、非标检测方法；4.3.1.3有关记录表格。4.3.2 由技术负责人安排（或由操作人员提出，经技术负责人同意）需编写指导书的项目，由相关操作人员依据有关技术资料进行编写，草稿经室负责人审核后交技术负责人审查、批准。4.3.3 需印制悬挂张贴的规程经检测组有关领导确定后由业务室组织实施。4.4 标准标准的查新、采购、确认、控制、归档管理等执行JXAJ-B-04-2018技术资料和技术规范、标准资料管理程序。4.5 技术文件对于需要在检测组作出统一规定的技术问题，由技术负责人安排有关人员编写技术文件，并负责技术文件的审查与批准。4.6 文书文件4.6.1 文件格式应按照国家机关公文格式的规定设立，函件、便笺、介绍信也应参照上述有关规定设立。4.6.2 不同文种的文件应分类编号。编号应包括文件年度、质检检测组特征、文件种类和文件序号等要素。4.6.3 文件草稿应填写在“质检检测组文稿”纸上（内容多时可附页），并注明起草事由、抄送机关、抄报机关（必要时），经起草人签字、业务室人员编号、签发人签字后方生效。非正式文件的文稿可以是打印件，在其上部空白处签注起草人姓名并加盖检测组公章后生效。4.6.4 印制好的文件加盖单位行政章。文件手写稿和打印稿均应妥善保存，如期归档。5 文件的编号和发放加盖确认章5.1 检测组人员对审批过的汇编文本、文件和标准进行编号、登记、发放，同时加盖确认章。发放对象由相关领导拟定，通常为文件所涉及人员、文件使用人员和相关管理人员。5.2 需复制的按发放范围规定的份数进行复制；复制件也应有批准或有效性确认标志。所有文件均应有备份存档。5.3 作废标准应从持有者手中收回并登记，加盖“作废”章，统一处理。5.4 文件编号规则5.4.1 质量手册编号：JXAJ-B-，例：CXWJ-JL-01-2018； 5.4.2程序文件编号：JXAJ-B-，例：JXAJ-B-01-2018；5.4.3作业指导书编号：CXWJ-C-, 例：CXWJ-C-01-2018；5.4.4记录: CXWJ-D-，例：CXWJ-D-01-2018。注：CXWJ代表XX本公司，A代表质量手册，B代表程序文件，C代表作业指导书，D代表运行记录，代表序号，代表年号。6 文件的更改、换版和作废6.1 检测组文件持有者均有权利和义务对程序文件、作业指导书提出修改建议。6.2 由建议人填写“文件修改申请单”，经组长同意后报质量负责人，经质量负责人审核整理后，将有关质量管理文件的修改建议报经理审批，批准后由质量负责人发布修改通知单，组织文件持有者进行修改，修改方式如下：6.2.1 修改：当修改内容不多时，可在受控原件上进行。即由文件持有者将新内容写在原内容上方或附近更合适的位置，将被修改内容用笔杠掉，并盖上修改人的印章。6.2.2 换页：当修改内容较多，修改影响使用效果时，需进行换页。由档案管理员根据修改通知单印制、发放新页，收回旧页加盖“作废”章，集中存放、统一处理。发放和回收均应有记录并归档保存。6.2.3 换版6.2.3.1 当修改内容很多，或结构变化较大时，需进行换版。由质量负责人提出换版建议，经技术负责人及公司总经理批准后，由质量负责人组织编修和再版。6.2.3.2 发放再版文件时，原文件持有者须将原文件交回并办理领取和注销手续。6.2.3.3 收回的文件如需存档，可存档2-3份，并加盖“作废”标识，以防误用，多余的文件集中销毁。7 文件保存7.1 质量手册、程序文件、作业指导书的各版次文本注意存档，旧版本加盖“作废”章。7.2 质量记录和本程序2.2、2.3所指文件应在该项工作完成后一周内将文件归档。归档后的文件管理执行档案管理程序。7.3 文件持有者应妥善保存所持文件，不得复印或转借他人，不得随意更改。有修改建议按修改程序进行，一旦丢失或损坏应报质量负责人，采取补救措施。调离本单位者应交回所持文件，经档案管理人员签字确认后方可办理调动手续。8 相关文件8.1 质量手册第5 章“管理体系”5.6、5.9、5.10、5.118.2 JXAJ-B-30-2018 允许检验检测方法的偏离控制程序8.3 JXAJ-B-40-2018 档案管理程序8.4 JXAJ-B-47-2018技术规范、标准资料管理程序9 记录表格9.1 JXAJ-D-02-2018 受控文件发放/回收登记表9.2 JXAJ-D-03-2018 文件注销单9.3 JXAJ-D-04-2018 文件更改申请表9.4 JXAJ-D-05-2018 文件更改通知单9.5 JXAJ-D-06-2018 文件借阅登记表9.6 JXAJ-D-07-2018 收文登记表