卷烟货源组织作业指导书.doc

精品文档 仅供参考 学习与交流卷烟货源组织管理作业指导书【精品文档】第 14 页卷烟货源组织管理作业指导书1目的以市场需求为原则，规范卷烟货源采购管理工作，保证及时、有效地满足市场对卷烟的消费需求；根据卷烟销售、库存及购销协议执行情况，对卷烟购销协议进行调整，使卷烟购进更加符合市场需求，确保市卷烟市场货源供应的持续与稳定。2 适用范围 适用于卷烟营销中心制定年度、半年度采购计划、季度调整、分解执行月度合同及采购合同管理等货源组织的管理过程。3 职责3.1营销中心对年度销售指标进行分解、组织卷烟需求预测，确定需求并下达衔接任务，审批采供部上报的年度采购计划、半年协议、季度调整、月度衔接，并提出修改、调整意见，进行最终确认工作。3.2营销中心主任审核采供部提报的各项采购计划。3.3采供部负责与卷烟供应商加强沟通，制定年度、半年度采购计划、季度调整并与工业进行衔接，并依据卷烟销售和库存确定每月所需卷烟，分解执行月采购计划及相关合同整理、准确提报次月卷烟货款预算并及时填写付款业务审批单，交财务部门支付货款。4 程序4.1年度采购目标确定4.1.1组织需求预测4.1.1.1卷烟需求预测评审小组按照市烟草公司“按订单组织货源”工作流程（试行）及“按客户订单组织货源”业务操作规范，组织营销中心和各县级分公司开展卷烟需求预测，为货源组织提供可靠的市场信息。4.1.1.2卷烟需求预测评审小组主要职责：定期组织召开需求预测评审会议；集中讨论和平衡营销中心采供部提交的半（全）年、季度、月度需求预测；确定市公司的半（全）年、季度、月度需求预测。4.1.1.3卷烟需求预测评审小组组长由市公司副经理担任；副组长由营销中心主任、经济运行科科长担任。4.1.2制定年度采购计划各县级分公司根据市场客户实际需求制定年度采购计划，并提报至营销中心。营销中心采供部货源管理员根据市局下达的年度总体经营目标安排及品牌规划方案，结合历史销售数据、动销库存，制订分牌号年度采购计划，并提报至营销中心。4.1.3营销中心审核营销中心主任负责对各县级分公司和营销中心采供部提报的年度需求计划进行审核，确定年度采购意向。4.1.4卷烟需求预测评审小组审核卷烟需求预测评审小组负责对营销中心上报的年度采购意向进行最终审批。审批未通过时，由营销中心采供部进行调整，重新提交审核。4.1.5上报交易系统审核通过的年度采购计划，由营销中心采供部货源管理员上报中国卷烟销售公司网站确认。4.1.6具体参见市烟草公司卷烟品牌管理制度4.2 半年协议的确定4.2.1组织需求预测卷烟需求预测评审小组按照市烟草公司“按订单组织货源”工作流程（试行）及“按客户订单组织货源”业务操作规范，组织全区营销中心和各县级分公司开展卷烟需求预测，为货源组织提供可靠的市场信息。4.2.2制定半年采购计划各县级分公司根据市场客户实际需求制定半年采购计划，并提报至营销中心。营销中心采供部货源管理员根据市局下达的年度总体经营目标安排及品牌规划方案，结合历史销售数据、动销库存，制订分牌号半年采购计划，并提报至营销中心。4.2.3营销中心审核营销中心主任负责对各县级分公司和营销中心采供部提报的半年预测计划进行审核，确定半年采购意向。4.2.4卷烟需求预测评审小组审核卷烟需求预测评审小组对营销中心上报的半年采购意向进行最终审批。审批未通过时，由营销中心采供部进行调整，重新提交审核。4.2.5与供应商衔接营销中采供部主任根据审核通过的半年采购计划与卷烟供应商充分协商，衔接半年供货数量。4.2.6拟定半年协议订单 根据工商双方衔接达成一致的要货意向，营销中心采供部主任提报卷烟需求预测评审小组审核，审核未通过，由营销中心采供部主任重新与供应商进行衔接。4.2.7上报交易系统营销中心采供部货源管理员根据卷烟需求预测评审小组审核通过的半年协议订单，通过国家局卷烟交易系统与卷烟供应商签订半年工商卷烟购进协议。4.3 季度调整根据国家局“按客户订单组织货源”业务操作规范（修订）规定，原则上上半年季度调整于3月30日前、下半年季度调整于9月30日前上报中国卷烟销售公司；上半年协议增补于3月底4月初，下半年计划增补于9月底10月初上报中国卷烟销售公司（具体时间以国家局、省局通知，在规定时间内上报）。4.3.1补充货源测算营销中心采供部货源管理员根据半年第一季度（第三季度）各品牌实际销售情况及半年协议完成进度，综合分析各品牌的历史及当前销售趋势，在省局下达增补指标的范围内，制定货源补充方案。4.3.2工业衔接营销中心采供部主任对货源补充方案进行审核，并将货源补充意向与工业进行充分沟通，确定工业能提供的供给数量。4.3.4营销中心审核营销中心主任对采供部提报的货源补充方案进行审核。4.3.5交易系统签订经审核通过的季度调整卷烟牌号与数量，由采供部货源管理员在国家局卷烟交易系统平台上签订季度调整协议。4.4 月度衔接4.4.1组织需求预测卷烟需求预测评审小组按照“按客户订单组织货源”工作流程及业务操作规范组织营销中心和各县级分公司开展卷烟需求预测，为货源组织提供可靠的市场信息。4.4.2确定月度需求各县级分公司根据市场销售、客户需求和库存等信息确定出下月市场需求。营销中心采供部货源管理员根据半年协议执行情况，科学预测月末商业库存，确定下月市场需求。4.4.3制定要货计划营销中心采供部货源管理员结合年度总体经营目标安排及品牌规划方案，根据半年协议执行情况和市场销售、库存情况，在月度需求预测的基础上，制定分品牌月度卷烟要货信息。4.4.4工业衔接4.4.4.1营销中心采供部货源管理员将下月商业货源需求量数据信息通过电话、传真或电子邮件等形式反馈给各卷烟工业企业相关业务人员。4.4.4.2工业企业收到商业订单信息后，结合下月总体生产安排，平衡生产计划总量，并通过电话、传真或电子邮件等形式为向我方反馈其下月可提供并能保证供应的货源数量。4.4.4.3营销中心采供部货源管理员收到工业企业反馈的有效货源信息后，进行综合平衡分析，对货源不足品牌，及时向相关领导汇报；经协调货源到位的，进入下一流程；经协调货源仍不能到位的，积极商讨对策，或置换或分化，力争最大程度地满足市场需求、降低经营风险。4.4.4.4 营销中心采供部货源管理员根据工商双方协商确定的下月卷烟购进计划，及时、准确的向财务部门提报卷烟货款预算。4.4.4.5 营销中心采供部货源管理员在卷烟货源执行过程中，根据与工业企业协商的要求，灵活采取货前预付或货到承付等汇款方式，及时、准确支付卷烟货款。4.5 采购合同管理4.5.1合同范围：卷烟交易必须签订交易合同，包括与工业企业等相关单位签订的卷烟及雪茄烟交易合同、半年协议。4.5.2营销中心采供部货源管理员做好合同的建档、存档工作。档案须详细反映市烟草公司所有卷烟购销合同的具体签订、履行、变更、解除等情况。4.6具体参见卷烟品牌管理制度、工商企业协同营销制度、工商衔接制度4.7需求预测参见需求预测及分析作业指导书5 相关文件5.1 市烟草公司关于印发“按订单组织货源”工作流程（试行）的通知（安烟司200830号）5.2关于印发市烟草公司卷烟品牌管理制度等三项制度（试行）的通知（安烟司200834号）5.2.1市烟草公司卷烟品牌管理制度5.2.2市烟草公司工商企业协同营销制度5.2.3市烟草公司工商衔接制度5.3市烟草公司关于印发“按客户订单组织货源”业务操作规范的通知（安烟司200854号）6 相关记录6.1国家局网上工商卷烟购销协议（系统电子文档）6.2电子购货合同（系统电子文档）6.3订单预测管理系统（系统电子文档）6.4卷烟购进验收单（系统电子文档）6.5次月工业企业货源衔接情况表（电子表格）6.6 机关费用预算表（电子表格）6.7 付款业务审批单（文本）