EAS系统操作手册-总账.doc

Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateEAS系统操作手册-总账财务会计集团用户操作手册-总账EAS系统操作手册-总账 用户操作手册 -总账目录1基础设置31.1初始化41.1.1辅助账科目初始余额录入41.1.2科目初始余额录入62凭证处理82.1新增凭证82.2查询凭证112.2凭证过账152.3凭证汇总表163账簿173.1总分类账183.2明细分类账183.3多栏账204财务报表224.1科目余额表224.2核算项目余额表235期末处理275.1自动转账275.2期末调汇285.3结转损益305.4期末结账32附表：331基础设置 银行存款科目需增加科目自定义属性结算方式及结算号。往来科目要增加业务编号。操作路径：功能菜单-财务会计-基础设置-科目自定义属性先点击新增，然后再选择银行存款科目，然后点击新增行，去选择结算方式和结算号，再点确定。w 科目设置自定义属性项以后，一旦有该科目数据录入，则该科目的自定义项不可以修改，但可以禁用。禁用可以通过工具栏中的【】和【】启用、禁用w 只能对明细科目进行自定义属性设置，如果明细科目下增加了下级科目，将自动被第一个新增的下级科目替代。1.1初始化初始化分为三项内容，分别为：往来账初始化、辅助账初始化及科目余额初始化。录入初始化数据时，先录入往来帐初始化，再录入辅助账科目初始余额，最后录入科目余额初始化。1.1.1往来账科目初始余额录入 操作路径：功能菜单-财务会计-初始化-辅助账科目初始余额录入.此界面只能填写进行往来核算的科目，包括：根据实际情况逐笔录入。录入完成后，单击【】即可。单击【】，只对当前选择的科目结束初始化；点击【】，则对所有的往来核算科目均结束初始化。往来账初始化时需要录入的<业务日期>、<到期日>将直接影响到往来账查询，账龄分析表的数据，输入时保持相同。1.1.2辅助账科目初始余额录入操作路径：功能菜单-财务会计-初始化-辅助账科目初始余额录入系统会把本组织下科目挂的所有核算项目显示出来，根据实际情况需要逐笔对每个辅助账类型进行录入。先在辅助账里面选择要录入的辅助账类型，如：银行账号，再点击上面菜单新增行。然后在科目的过滤处点开会计科目界面，在此界面显示的就只是挂银行账户辅助账的科目，挂其他辅助账的科目不会在这个界面显示，然后选择相应的会计科目，再去选择银行账户，银行账户的选择可以按F7进行查找，同时也支持汉字的模糊查询，只需要在银行账户处录入一个或两个字，回车后，如果包含录入的字只有一条，系统会自动显示出来，如果有多条，系统会出现个下拉框，然后去选择相应的银行账户。录完一条后，直接回车就可以，然后系统会把上一条的科目及辅助账复制过来，科目不变，只需要更改一下银行账户，再录入金额，一直这样录下去，直到银行存款这个科目都录入完毕，这时再去界面的右上角去核对一下这个科目的余额。如果数据不符，再一笔笔进行查找，看看哪笔录入错误，如果完全正确，就开始录入其他的科目，操作如上。挂银行账户的科目都录入完毕，再去辅助账中选择其他类型，一个个科目录入。等所有的辅助账类型都录入完毕，如果全部确认无误，可以点全部结束初始化（结束后还可以再反初始化的）结束辅助账后就可以去录入科目初始余额了。1.1.2科目初始余额录入操作路径：功能菜单-财务会计-初始化-辅助账科目初始余额录入首先先到业务菜单下点击引入辅助账余额，系统会把挂辅助账的科目的余额引入过来。引入后再去逐笔录入每个科目最明细的，然后系统会自动按照科目级别进行汇总，白色部分是需要手工录入的。（一月份启用的，只需要录入期初数据，如果是年中启用，还需要录入累计借和累计贷，系统会根据这三个数据倒推出年初余额）都录入完毕，需要到币别去选择综合本位币，再去进行试算平衡。 选中综合本位币后，点击试算平衡按钮。试算平衡后就可以点击结束初始化了（可以反初始化）。2凭证处理2.1新增凭证操作路径：功能菜单-财务会计-总账-凭证处理-新增凭证。1) 凭证分为两种状态：一种为暂存状态，一种为提交状态。暂存状态：对凭证进行临时的保存，不需要对暂存的凭证进行约束检查，包括无须检查“有借必有贷、借贷必相等”等；不需要在账簿、报表中体现，但需要在凭证查询中能够查询到。如，一笔很大的凭证只做了一部分，但是需要马上出去，那么只需要点暂存，回来后可以通过查询凭证找到该凭证，再点击修改继续录入，都录好后再点提交。暂存的凭证不能审核，不能过账，可以修改和提交。提交状态：用于保存录入的凭证内容。2) 双击新增凭证后，可以先对凭证录入进行一些设置。通过编辑下的选项（F11）来实现设置。其中常用的几个选项进行一下说明：自动携带上一行信息中：一般都选择分录摘要，这样录入第一条摘要后，以后分录的摘要都会自动继承第一条的摘要，如需修改直接修改就可以。下面那些分录科目以及辅助行是否也自动携带自己根据实际需要进行勾选即可。新增：一般选择提交后立即新增，提交后立即新增会省略一个步骤，凭证提交后直接进入新增的界面，但是这样会显示不出凭证号，也不能实现录入一张凭证打印一张凭证的业务需要。如果有上述需求，此勾就不能选择。新增凭证取系统日期的应用场景：其一，系统上线需要补入几个月的凭证，每个月的凭证分人来进行录入，由于系统的期间在第一期间，做以后期间的凭证系统默认的是一月末的日期，如果选择了此选项，则用户需要把自己系统的日期改成所需期间的日期，然后再新增凭证的时候取的是自己系统设置的日期，就不需要每做一笔凭证修改一下日期了。其二，由于系统还没将上月进行结账处理，但是仍然要录入本期发生的凭证，这时如果勾选了此项，系统就会取现在的日期。在录入分录的时候，科目如果下挂辅助账了，则录入完科目回车后，会在下面显示出辅助账类型，所有的辅助账都要必须录入，即使没有也要在该辅助账下增加其他或无的资料，然后进行选择。例如，在科目处录入1122，后面的金额都是灰色的，不允许录入的状态，因为此科目挂了客户的辅助账，必须先去选择相应的客户，然后再去本位币金额录入金额，然后系统会自动把金额落在科目行中，如果需要对金额进行修改也必须到辅助行中进行修改，金额借贷方向的转换，也是如此。附注：常用快捷键的说明，见附表F1按F1系统会自动打开金蝶EAS联机帮助系统，在此系统中用户可以根据自己所需，得到关于金蝶EAS系统的部分内容。F7将光标移动到摘要栏， 按F7，可以选择已录入摘要库中的摘要，单击【确定】后，摘要会自动添入当前的凭证中。将光标定位于会计科目栏时，按F7键，即可调出会计科目代码表，在科目代码表选择所要录入的科目，单击【选择】，即可获取科目代码。将光标定位于金额栏时，按F7键，即金蝶计算器，计算后的金额按空格键会自动带到中的金额。F11按F11键系统会自动弹出一个“参数设置”窗口，用户可根据需要对里面参数进行多项选择。空格在金额编辑状态下，使用空格键，将切换分录金额的借贷方向。=光标落在金额单元格，使用“=”号键自动计算借贷金额，并进行平衡填入金额。Ctrl+上箭头键光标在辅助账行，使用“Ctrl+上箭头键”，将光标移动到分录行。F12按F12键系统会自动弹出一个“金蝶计算器”方便用户随时使用，此计算器的计算结果最多可精确15位数。但计算后的金额不能填到凭证的金额处。2.2查询凭证功能菜单-财务会计-总账-凭证处理-查询凭证。凭证查询界面可以实现的常用功能：新增凭证在“凭证序时簿”界面，单击文件菜单的新增凭证，或单击工具条的【】快捷按钮，或使用快捷键Ctrl+N，会自动打开“新增凭证”界面，具体操作见新增凭证。查看凭证首先选择需要的凭证，单击查看菜单的查看凭证，或单击工具条的【】快捷按钮，或使用快捷键Ctrl+L，或左键双击便可打开并查看所选凭证的内容。修改凭证可以修改已录入的未过账且未审核和未复核的凭证。在“凭证序时簿”界面，将光标定位于要修改的凭证中，选择菜单编辑®修改凭证或单击工具条的【】快捷按钮，或使用快捷键Ctrl+E，系统会显示“凭证修改”界面，可以在此界面中对记账凭证进行修改，其操作方法与凭证录入相似，请参阅新增凭证一节。删除凭证对于一些业务中作废的凭证或不需要的凭证，可以对其进行删除。在“凭证序时簿”界面，将光标定位于要删除的凭证，选择菜单编辑®删除凭证或单击工具条的【】快捷按钮，或使用快捷键Ctrl+D，系统提示：“是否确认删除？”，单击【确定】即可。刷新凭证序时簿在“凭证序时簿”界面，选择菜单查看®刷新凭证序时簿或单击工具条的【】快捷按钮，或使用快捷键F5，系统会对序时簿进行刷新，用户可通过此功能查看最新最准确的凭证序时簿。定位在“凭证序时簿”界面，选择菜单查看®定位或单击工具条的【】快捷按钮，或使用快捷键Ctrl+K，系统会弹出“快速定位”窗口，在定位内容一栏中选择定位的内容，再按照定位的内容在输入内容一栏中输入所要查找的相应内容，单击【定位】，系统便会查找出与条件匹配的凭证，并且把光标便定位在该凭证上。若选择了允许使用模糊查找一项，系统会查找出与查找条件最匹配的一条记录。选择向前定位，即在当前纪录及其上方纪录中查找，若找不到时，系统提示：“已经到表格顶部，没有匹配的记录！”；选择向后定位，反之则在当前纪录及其下方纪录中查找，若找不到时，系统提示：“已经到表格尾部，没有匹配的记录！”条件查询在“凭证序时簿”界面，选择菜单编辑®条件查询或单击工具条的【】快捷按钮，或使用快捷键Ctrl+Q，弹出“凭证-条件查询”窗口，在此窗口可对当前凭证序时簿按条件进行再过滤如果界面下面的下次直接以该方案进入勾选上的，那么凭证查询打开后就是凭证序时簿的界面，如果想设置其他条件的话，就得点击【】来进行设置。如果某种查询条件经常使用，建议通过设置方案来实现。自己将条件设置好后，可以点左边第三个按钮方案另存，然后出现一个界面输入方案名后就可以点击确定。然后会在空白栏里增加建立好的方案，下次再登陆的时候可以选择不同的方案，免得每次进入的时候都要去重新设置，如果方案进行了修改，需要再点一下保存按钮。冲销对于已经过账的凭证，如果发现它不符合企业的财务规则， 可以使用系统的“冲销”功能， 生成一张红字冲销凭证。在“凭证序时簿”界面，将光标选中一张已过账且要冲销的凭证，然后选择菜单编辑®冲销或单击工具条的【】，系统会自动在当前的会计期间生成一张与选定凭证一样的红字冲销凭证。审核反审核对已提交的凭证，过账前必须要经过相关的会计主管进行审核。在凭证序时簿界面下点击凭证处理后，有审核的功能键。审核一张凭证直接点中，然后点审核按钮，如果想成批进行审核，先把要审核的凭证按CTRL（间隔选择）或者SHIFT（连续选择）键进行选择后，再去点击审核。过账反过账在“凭证序时簿”页签中选择一条或多条已审批但未过账的凭证，单击工具条的【】即可。在弹出的“凭证序时簿”窗口中选择【过账】，系统提示：“凭证过账成功！”，单击【确定】，即可快速完成。反过账方法与“过账”方法相同，可参照过账的方法进行反过账。凭证编号调整在<编辑>菜单下，使用<调整编号>，进入“凭证号码调整”界面）。可对凭证号进行修改操作。点击手工设置后，就可以把现有的凭证号改成新的编号。注释：此处涉及的设置，如果操作失误可能会导致凭证丢失等问题，使用时需要特别慎重2.2凭证过账一般情况下，采用在凭证查询界面进行相应的凭证过账操作。系统把凭证过账单独设置一个功能菜单，就是为了过账更加方便快捷。这里可以设置一些条件，对日期及凭证类型和凭证号的范围，如果全部进行过账，直接点开始过账就可以了。也就是系统实现凭证过账有两种方式，但是反过账只能通过凭证查询来实现。2.3凭证汇总表凭证汇总表用于满足对凭证进行分段汇总的要求，将凭证按照指定的范围和条件汇总其一定级次科目的借、贷方发生额。1） 模式凭证如果一个月或者每个月都会有相同的业务，则在录入完这笔凭证后点击文件下的引出为模式凭证。编码和名称录完后，点击保存。当新增凭证需要模式凭证的模板时，点文件下的从模式凭证引入，然后选中相应的模板，点击确定即可。3账簿所有的账簿都支持未过账凭证查询3.1总分类账1）操作路径：功能菜单-财务会计-账簿-总分类账2）总分类账可联查明细分类账；明细分类账又可以联查到凭证；若科目为带辅助账的科目，还提供辅助总账的查询功能。3.2明细分类账1) 操作路径：功能菜单-财务会计-账簿-明细分类账2) 双击明细分类账后，出现如下界面，先对基本条件进行设置，这里需要注意的几点：Ø 如果科目选择的是明细级的，则科目级别必须选择相应的级别，否则会查询不出所要的结果。Ø 如果所选择期间的凭证没有过账，则必须将包括未过账的凭证进行勾选。Ø 显示核算项目明细与显示对方科目是互斥的，只能任选其一。自定义页签可以对显示的明细账进行条件设置，如可以按照制单人来进行查询，系统里自定义的过滤条件包括：复核、凭证类型、凭证号、记账日期、业务日期、来源系统、来源类型、冲销凭证、已被冲销、出纳、审核、制单、过账、作废、状态、分录摘要、借贷方向、分录金额、分录本位币金额、分录报告币金额、分录数量、参考信息、辅助账摘要、辅助账原币金额、辅助账本位币金额、辅助账报告币金额、辅助账数量、结算号、结算方式。可以选择根据凭证类型和凭证号进行升序或降序的排列。3) 以上页签设置完成后，就可以点击确定进行明细账查询界面，建立将设置好的条件另存为方案，以便下次的查询的时候可以直接进入，或稍改内容再进入。3.3多栏账1) 操作路径：功能菜单-财务会计-账簿-多栏账2) 初次使用多栏账是需要进行设计的，设计完后就可以直接查看。3) 进入查询界面后，先点击设计按钮。在此界面下点击要进行设置的多栏账的科目，然后点击自动编排，再选择一种币别，点击左边的保存按钮后，系统就会将设置好的多栏账以科目名称进行命名。4) 全部要进行多栏账查看的科目设置好后，再进入多栏账查询界面，就可以在多栏账方案中点击查询，就可以显示出相应的方案，选择后点击确定后再设置其他的相应设置就可以进入多栏账的查询界面。4财务报表财务报表中最常用的有两张报表，一个是科目余额表，一个是核算项目余额表，其他的报表在这里不进行详细说明，自己打开看看就会了解。4.1科目余额表1) 操作路径：功能菜单-财务会计-财务报表-科目余额表2) 查询界面下选择想要查看的辅助信息，如显示数量及显示核算项目。3) 此表包含年初数、期初数、本月发生数、本年累计数、期末数，数据类型比较全，而且在余额表界面可以查看明细账、辅助明细账、明细账中又可以查询凭证，实现穿透式查询。4.2核算项目余额表1) 操作路径：功能菜单-财务会计-财务报表-核算项目余额表2) 以客户为例，查询设置如下：辅助账选择客户后，科目编码可选范围为辅助核算为客户的科目； 查询结果，如下：3) 点击右键可以对该表进行设置。在这里可以把不需要显示的列进行隐藏，也可以在列宽度进行调整。设置好的格式如果满意的话，而且以后再进入的时候还要按照此格式进行显示，还需要点击右键的保存当前格式，否则再次进入时还是初始那种状态。4) 再把刚才设置好的条件以及格式保存成一个方案，以方便下次很快的进入查询。依照上述的方法可以对其他科目的不同辅助账类型设置多个查询方案。5) 下面举例说明一下查询应付账款按客户大类查询的方法。先选择供应商核算项目，选择在汇总那列把明细改成逐级，会计科目选择其他应付款，点击确定后出现如下界面：先显示业务类的客户，然后再供应商的小类显示，如果想看某个小类的明细就点击前面的+号。在核算项目余额表中也可以点中其中的一列，对此进行辅助核算项目明细账的查询。5期末处理5.1自动转账1）操作路径：功能菜单-财务会计-期末处理-自动转账2）每个月在做完所有业务后，根据自己财务组织的需要进行自动转账的操作.选中已经做好的自动转账模板，点击生成凭证。自动转账模板的设置，如下：点击新增后，进行相应科目及比例的维护即可，维护完成后，保存后即可用模板生成凭证。注：自动转账根据需要进行设置，不是必须的期末处理，如果不需要，可以跳过此步操作继续下边操作。5.2期末调汇1）先维护一个期末的汇率进行期末处理中的期末调汇点击下一步填写汇兑损益科目后点击开始就会自动生成一张调汇凭证，查询没有问题，可以将凭证进行相应的提交、审核、过账处理。注：如果不涉及外币业务，可以跳过此步操作继续下边操作。5.3结转损益1) 操作路径：功能菜单-财务会计-期末处理-结转损益2) 每个月在做完所有业务后，需要进行结转损益的操作，在结转之前必须将所有的凭证进行过账。3) 出现此界面后，点击提交即可。然后再到凭证序时簿中进行审核和过账。注：此步操作需要所有组织使用，否则报表取数会存在问题。5.4期末结账1) 操作路径：功能菜单-财务会计-期末处理-期末结账2) 点击开始后系统就会将总账结到下一期。结账时需要注意以下几点：l 如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。l 若有其他系统与总账联用，则系统在进行结账之前，还要检查其他联用系统是否已经结账，如果未完成，则系统会做出相应的提示。l 系统在进行结账之前，还要检查“系统维护”中系统参数关于总账的一些设置，如“结账要求损益类科目余额为零”等，如果事项未完成，则系统会作相应的提示。l 提供“结账时检查凭证断号”参数，如果在结账时当期存在凭证断号的情况，系统不予结账。l 在全部事项处理完毕后，单击【开始】，系统开始结账。结账完成之后，系统进入下一个会计期间，并返回到主界面。3) 系统支持反结账功能。选中反月结后点击开始，系统就会返回到上一期间。附表：F1：帮助 F7：通用代码查询键CTRL+F7或者=： 最后一个分录金额自动平衡键.（两个小数点）：自动复制上一条分录行摘要 /（两个/）:自动复制第一个分录行摘要-（减号键）：在金额数字上按“-”键，可以使金额在红字和兰字之间变换空格键：在金额数字上按空格键，可以使金额在借方或贷方之间变换其中：F7键与录入界面上“代码”按钮的作用是一样的。F9：在凭证录入时，在科目代码录入明细科目的名称后，按F9，可以实现模糊查询明细科目；也可以在需要查询科目的位置按“查找”，输入名称后，再按F9，同样的可以实现明细科目名称的模糊查询。只是注意，只能模糊查询明细科目，不能对一级科目使用该功能。该功能适用于在凭证录入时录入核算项目时进行模糊查询的操作。F8：在凭证录入时，在科目代码栏按F8键，可以出现代码的列表。ESC键：当金额输入错误时，可以一次性将输入错误的金额清零F4:新增凭证F12：凭证保存鼠标双击代码栏:不管是科目代码栏还是核算项目代码栏，程序将自动进入对应另外，在作凭证时，如果觉得借贷方的金额线不好看，可以直接通过凭证录入界面上的”页面颜色千分位”选择需要的颜色，确定就可以了-