采购询价的方式.doc

【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流采购询价的方式.精品文档.随着电子商务的发展；采购员询价非常方便的，只需要动动鼠标，就能找到大片的客户，只要稍有不谨慎单子就流失啦。我们度知道“询价”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。要怎样才能知己知彼呢？其实啊在采购员接到购单后、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准物件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。1、询价项目的“品名”与“料号”首先，询价项目的"品名"以及"料号"是在询价单上所应比备的最基本资料。2、询价项目的“数量”通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量""不同等级的需求数量。在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予以"膨胀"。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。3、规格书规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最"新版本"的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。4、品质表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。5、询价项目的“报价基础”要求"报价基础"通常包括报价的"币值"与"贸易条件"，国内买卖比较单纯，通常都以人民币交易，贸易条件不是以"出厂价"就是以"到厂价(运费是否内含则另议)"来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面供应商多半以美元为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的作法。6、买方的 付款条件有关付款条件，虽然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件(在采购模具时，通常有"阶段性付款"的方式，如订金30%，第一次试模30%，验收40%)，卖方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。在情况处于买方市场时，在竞争性市场中供给超过需求，货品和/或劳务可容易地被取得，商业的经济力量倾向于导致价格接近于采购的预估价值，买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合。7、询价项目的“交期”要求交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，8、包装”要求包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。如果没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装要求，不仅时间被拖延，对于比价的作业也会造成不利的影响。此外，供应商在了解买方的包装要求后，也可提供建议是否能考虑采用标准包装，或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。9、“运送地点”与“交货方式”10、询价项目的“售后服务”与“保证期限”要求11、供应商的“报价到期日”12、“保密协定”的签署文件13、“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话注意：他们的联络电话号码都是公司的，不会给予采购人员或技术人员家里或私人的电话号码，因为他们怕供应商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的进步，行动电话、采购人员在很难避免与供应商单独联络的情况下，在这种情况下我们就可以搞到他的私人联系方式了。询价是政府采购法规定的政府采购方式之一，是指采购人向有关供应商发出询价通知书让其报价，然后在报价的基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式，也就是我们通常所说的货比三家。这是一种相对简单而又快速的采购方式，其主要适用于采购的货物规格、标准统一、货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，它既能满足采购单位的一些数量不多、金额较小、时间要求紧的采购需求，同时也能有效地节约采购过程的成本，对于一些采购规模不大、采购任务相对较少、招标方式难以实施的贫困地区和中小城市的集中采购机构来说，是一种较为常用的政府采购方式。但从各地操作的情况来看，做法不尽一致，其规范化程度和效果也不尽相同。在实际工作中，经常听到一些同志们在谈论询价采购时，总是抱怨说询价方式虽然简单，易于操作，但在实际操作中，经常会出现这样或那样的问题，不是项目实施不顺利，就是采购效果不明显，或者是采购单位不满意，其结果往往事与愿违。在本人看来，这其中，既有主观原因，也有客观原因，而作为采购代理机构的集中采购机构，在运用询价方式实施政府采购时，如果能够依照政府采购法所规定的适用范围和条件以及询价采购的程序、原则，依法操作，并注意研究把握其中容易出现问题的环节，充分发挥询价方式具有简单易行、便于操作、节约采购费用的优势，对于有些采购项目来说，不失为一种有效的方式。在政府采购工作中，如何正确运用询价方式实施政府采购，并确保询价采购能够顺利实施，取得预期效果，对于集中采购机构来说，确实是一个值得重视和研究的问题。本人根据对政府采购法的理解，并结合多年来从事政府采购工作的实践，认为集中采购机构接受采购单位委托，对采购项目以询价方式实施采购，除了要注意把握询价采购方式适用的范围、条件，遵循政府采购的基本规定，严格依照法定方式和程序操作外，还应着重注意把握以下问题： 一、做好项目审查 对采购单位委托实施的采购项目进行审查，是各种采购方式实施的前提，这对采购项目的顺利实施至关重要。集中采购机构要认识到项目审查的必要性和重要性，热情为采购单位搞好服务、把好项目审查关。如果项目审查工作做好了，项目方案论证、准备完善了，项目实施工作才能顺利进行，项目实施过程中遇到的问题就可以迎刃而解。对采购项目进行审查，关键要注意把握以下问题：一是要审查项目的可行性，看项目是否符合采购单位的需要，与采购单位的财力是否相适应，有无超越财力搞高消费或者讲排场摆阔气的现象；同时还要看是否经过有关部门的批准，是否有立项报告，有关申报手续是否齐全，是否具有有关部门的批文或者批件。审查不清的，要和采购单位联系，并与有关部门沟通，以核实有关情况。二是要审查项目预算，看采购单位作出的项目预算是否足够，资金是否已经落实；另外还要审查资金来源，看该项目的采购资金来源是否合理、合法，有无挪用其它资金、转变资金用途的情况或者有变相“洗钱”的嫌疑。三要审查项目的完整性，看项目内容有无遗漏，设备选型是否合理，是否是标准配置，其技术方案是否符合规范标准；还要看其要求的商务条款和服务项目是否合理，有无苛刻条件或者不符合行业规范的要求。四要审查采购单位的诚信度，看采购单位在委托采购项目时是在否技术和商务方案等方面有意给集中采购机构设置了“陷肼”，有无已经和某些供应商达成了成交意向，只是想通过集中采购方式使其行为达到合法化的情况。五要根据采购项目的具体特点和采购单位的特殊要求对其它方面的内容进行审查，如项目的特殊技术要求、项目实施过程中不可预见的意外等情况。要完成这些内容的审查，要求集中采购机构的工作人员首先要有高度的责任心，其次还要有较为全面的技术和商务知识，另外还要有较高的职业素质和专业技能；同时还要具有较高的职业道德，而诚信意识和廉洁意识又是不可或缺的重要方面。 二、搞好市场调查 在实施询价采购前，对采购项目进行必要的市场调查，也是询价采购的一个重要环节。市场调查就是通过对采购项目所涉及设备（产品）和服务市场的相关信息进行调查了解、预测分析，以掌握其生产、销售状况和货源情况、销售渠道以及市场行情等内容。集中采购机构对采购单位委托的采购项目在详细审查的基础上，再对其进行市场调查，可以进一步了解项目的具体情况，如项目所涉及产品的品牌、产地、规格型号、技术标准，生产厂家对这些产品的生产周期和销售渠道、售后服务机构的布局及其服务能力状况，这些产品和服务是买方市场还是卖方市场，货源是紧缺还是丰富，经销这些产品是否需要厂家的授权、特许或是否需要取得代理资格等；同时，还要对产品的市场价格进行调查分析，并对最近一个时期的价格走势作出预测，以计算出项目的总体价格，测算出项目预算。另外，还要对项目所可能涉及的供应商进行调查，以掌握潜在的供应商信息。询价采购中的市场调查可采取预询价的方式进行，就是向潜在的供应商发出预询价书或预询价单，列出项目所涉及的产品名称、品牌、规格型号、基本配置和具体服务项目、基本要求以及货源状况等内容，请供应商针对预询价的项目作出预报价。在所有被预询价的对象作出了预报价后，可对其预报价资料进行汇总、分析，以掌握详细情况。另外还可以使用信息资源、网络媒体等形式通过在线调查方式进行调查，还可以通过实际考察、走访相关供应商等方式进行调查，以掌握第一手资料。值得注意的是，在市场调查期间，集中采购机构的工作人员一定要信守职业道德，讲求诚信，对调查中涉及到被调查对象的商业秘密要注意保密，以免其权益受到侵害，更不能违背政府采购原则，引起供应商之间的不正当竞争。 三、确定采购方案和项目采购清单 在询价采购中，项目采购方案和采购清单是很重要的。项目采购方案主要用于阐明项目的技术和商务要求，包括项目简介，对项目技术要求的简要说明，对工期、质保期、服务措施等商务方面以及对供应商应具备条件的基本要求；项目采购清单主要是对项目所涉及设备（产品）的品牌、规格、型号、产地、基本配置、性能要求和单位、数量以及服务项目和内容等。项目采购方案和采购清单的确定，关键是要基于采购单位对项目的具体要求，结合项目审查和市场调查情况，确定出合理、规范、切实的采购方案和清单，在这个过程中，要注意听取各方面的意见和建议，特别是要向有关技术、经济方面的专家请教，并吸取以往的经验教训，确定出最终的项目采购方案和采购清单。 四、编制规范的询价书 询价书是采购机构用以向报价供应商阐明采购项目的基本内容、报价要求和报价格式以及评价方法、确定成交的基本原则的文件。编制询价书时，关键要注意询价书的基本构成要素。而一个完整的询价书应包括五个部分，第一部分为报价邀请函，主要用以载明项目名称、编号和采购方式、对供应商资格条件的基本要求、获取询价书的方式、地点和报价方式、地点、报价截止时间以及采购机构联系人、联系方式等；第二部分为项目内容和要求，主要用以详细载明项目的技术和商务要求，并附详细的项目采购方案和采购清单；第三部分为报价人须知，主要用以载明询价书和报价书的组成、编制报价书的要求、评价原则和办法、确定成交的原则等；第四部分为合同格式，用以说明项目的详细商务要求和合同的主要条款；第五部分为报价书格式，用以说明报价书的组成、报价函的内容和格式、报价表的内容和格式等。在编制询价书时应注意，一份完整的询价书至少应包含这五个方面的内容，但根据项目具体情况，可将五个部分单独编制，也可将五个部分合并编制，不论是单独编制，还是合并编制，这五个部分或五个构成要素缺一不可。另外，在编制询价书时，不得在询价书中设置有排斥潜在供应商的歧视性条件，不得在合同主要条款或商务要求中设置苛刻条件及不对等条件，更不得存在有违政府采购法具体规定和政府采购工作一般原则的条款。五、向潜在的供应商发出邀请 在询价采购中，邀请供应商参与采购活动是一个必不可少的环节。在这个环节中，要着重注意把握邀请供应商的方式。一般来讲，邀请供应商的方式有两种，一种是有限邀请方式，就是在已经建立的政府采购供应商信息库中通过随机抽取的方式选择一定数量（应为三家以上）的供应商，向其发出询价采购邀请函，邀请其来参加报价，这种方式一般适用于规格标准单一或金额较小的项目采购；另一种是公开邀请方式，就是在政府采购信息公告媒体上公开发布邀请公告，广泛邀请有兴趣参与的供应商前来参加报价，这种方式一般适用于大型复杂的采购项目或政府采购供应商信息库中没有足够的供应商。在第一种方式下，要特别注意抽取的方式必须符合公开、公平、公正原则，要按随机的方式进行，不得参杂人为因素，更不得以个人的好恶来决定被邀请的对象，最好是采用机选的方式；另外还应注意要在有关方面的监督下进行。在第二种方式下，要注意发布信息所采用的媒体必须是财政部门指定的、发行范围比较广泛、多数供应商能够看得到的媒体，另外还应注意采购信息公告的真实性、准确性、完整性。无论是采取那一种方式，都要确保所邀请的供应商在资格、资质、经营范围等方面与所要采购的项目内容相符。 六、发售询价书 在所有受到邀请供应商提出响应的基础上，集中采购机构对其基本资格、资质要进行必要的查验。通过查验，对资格、资质和其它相关方面符合要求的供应商，要向其发出询价书。发询价书时，应注意以下几点，一是发售对象必须是受到邀请的且符合询价书要求的供应商；二是要健全发售记录的完整性，还应确保在确定成交前供应商名单的保密性。在发售询价书时应作好记录，这种记录必须是由供应商在领取单上单独登记，不得用登记表的形式列表登记，而将所有领取询价书的供应商暴露无遗。三是询价书一般不应收费，如果要收费，则收费数额不得超过其印制和制作的成本，不得以项目预算为依据计收费用；四是向每一个供应商发出的询价书都必须是一致的，如果询价书发出后，需要对询价书中的有关事项作出修改，必须以书面形式进行，并将修改内容以书面通知的方式发至每一位已经获取询价书的供应商，以确保各供应商在获取采购信息上的公平性。 七、成立询价小组 询价小组是独立组织询价采购活动的机构，在集中采购机构组织的询价采购中，询价小组一般由集中采购机构依法组织成立，并对集中采购负责。在组成询价小组时，一是要注意询价小组的人数必须是三人以上单数，具体应由几人组成，应视项目的具体情况，如项目不大、技术简单的，可由三人组成询价小组；如项目大、技术复杂的，可由五人或五人以上组成询价小组。二是要注意询价小组的成员结构，其中主要是成员的单位来源结构和技术结构，单位来源结构就是指成员是来自哪些单位，一般情况下应由采购单位的代表和有关方面的技术专家组成；技术结构是成员中的技术专家的比例，一般来讲，在询价小组中，技术专家应为成员总数的三分之二以上，其专业结构应与项目所需的专业技术要求相一致。三是成员名单在确定成交之前应予保密。四是询价小组在组织询价采购时应独立进行，尤其是在对供应商报价的评审工作中应独立工作，任何人、任何单位不得干预询价小组的工作。 八、组织公开报价 在询价书规定的报价时间内，集中采购机构应指定专人负责接收供应商递交的报价书，并注意签收，要求供应商须采用密封报价方式，对在规定的报价时间截止后供应商递交的报价书将不予接收并原封退回。报价时间截止后，集中采购机构要要在询价书规定的地点举行公开报价仪式。在公开报价过程中，一是要注意邀请有关部门、机构参加，进行现场监督，并通知采购单位代表和供应商代表参加。二是对在报价时间截止前收到的所有报价书都必须公开开启，并公开宣读其报价和相关内容。三是在开启前要注意查验报价书的密封和标记情况。四是询价采购只准各报价供应商作出一口报价，公开报价后，不要求也不允许供应商更改报价或对报价内容作出实质性修改。王是对对报价情况要作好记录，以确保项目实施资料的完整性。 九、对报价进行评审、评价 在公开报价结束后，由询价小组对供应商提交的报价书（或报价文件）进行审阅和评价。首先，要注意对报价书的有效性进行审查。即报价书是否完整、齐备，是否按照询价书要求的格式编制，报价项目的技术标准和商务内容是否与询价书的要求一致，文字表述和数字计算是否准确，要求提供的资格证明文件是否已提供齐全，等等。如果供应商提交的报价书不符合要求，则可以判定其为无效报价。其次，要注意对报价书的实质性进行审查。即报价项目所涉及设备产品的品牌、规格型号、技术标准、基本配置和数量、单位以及服务项目的内容、商务条件、承诺等，是否与询价书的要求一致。如这些项目和内容与询价书的要求不符，即可判定其为无效报价。在对报价书进行评价过程中，要注意把握以下几点：一是要遵循有效报价原则。即提交报价书的供应商不足三家或经评审后的有效报价不足三家的，则全部报价无效。对判定为不合格的报价，应有充足理由，并要出具书面情况说明。在全部报价无效时，应按照政府采购法的有关规定办理。二是在评审过程中要坚持客观公正的态度，实事求是，公平对待每一家供应商和每一份报价书，凡是接到的报价书都要仔细进行审阅、评价，在审阅、评价时要按照事先规定的原则、标准、办法进行，并要确保评价办法的一致性，而对报价书的评价必须基于报价书的本身，不依靠任何来自外部的资料或依据。三是要作好审阅和评价记录，这些将构成项目实施资料的组成部分。四是要确保审阅和评价工作的独立性，审阅和评价工作要由询价小组独立完成，任何单位和任何人不得干预询价小组的评审工作。五是要客观真实地编制评审结果报告，提出确定成交的意见和建议，推荐出预成交供应商。六是要完整地保存与评审工作有关的资料，包括各供应商提交的报价书、评审记录、询价小组成员的评审意见及其记录、评审结果等。另外，在评审过程中，要给每一位询价小组成员都有发表意见的机会，当询价小组内出现意见不一致时，可采取少数服从多数的办法，以多数成员的意见作出决定。十、确定成交供应商 在集中采购机构组织实施的询价采购中，确定成交有三种方式，一是由采购单位根据集中采购机构的项目实施结果确定成交；二是集中采购机构根据采购单位的委托并依据询价小组提交的评审结果确定成交；三是由询价小组根据集中采购机构的授权和评审结果直接确定成交。无论是以哪一种方式确定成交，都必须注意把握以下几点：一是要遵循政府采购工作的一般原则，即公开、公平、公正和诚实信用原则。二是要遵循政府采购法规定的询价采购确定成交的原则，即要“根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低”的原则确定成交供应商。三是要严格按照询价书事先规定的确定成交的原则来确定成交供应。四是要根据询价小组提交的评审结果报告，按照询价小组的推荐预成交供应商意见，在对供应商提交的报价书以及相关资料进行综合审查的基础上确定成交供应。五是要采取专题会议形式，通过会议充分讨论、集体研究决定来确定成交，切忌掺杂个人因素或以行政首长意志来确定成交。六是要作好确定成交的相关记录，并将其作为采购项目实施资料予以保存。 十一、通知和公告成交结果 在成交结果确定后，必须将成交结果向有关方面通知，并予以公告。采购单位确定成交的，由采购单位通知并公告；集中采购机构或集中采购机构委托询价小组确定成交的，由集中采购机构通知并公告。成交结果一般用公文形式正式通知，通知时应注意把握以下几点：一是要及时通知，不得有意拖延通知时间。二是要以书面方式通知，不得用电话、口头或其它方式通知。三是以书面送达方式通知的，送达时必须由接收人签收；如采用邮寄方式，须采用邮政快递方式或挂号信方式寄出。无论是以哪种方式通知，发出通知的记录和签收证明必须齐全、完整。四是要将成交结果全部通知到参与的各方，既包括采购单位和成交供应商，还应包括未成交的且参与并提交了报价的各供应商，以及其它各参与单位，如监督管理机构、监督方代表和询价小组成员等。成交结果公告应请注意，公告的内容必须与成交结果一致，公告时除应注明项目编号、项目内容、成交结果外，还应对参与报价的供应商名单、询价小组人员组成、评价原则和办法、联系人和联系方式、监督方式等内容予以公告；成交结果一般应在该项目采购信息原发布的媒体进行公告。 十二、协商、洽谈和签订采购合同 在成交通知书发出后，成交供应商（供方）要按成交通知书规定的时间、方式与采购单位（需方）就合同事项进行洽谈和交流，并协商签订合同。在这个过程中，集中采购机构的主要职责应是，通知并组织供需双方按时协商、洽谈、签订合同；参与供需双方协商、洽谈合同过程，对供需双方在此过程中的行为进行监督；协调供需双方在签订合同过程中的关系；对供需双方所签订的合同进行审核、确认。集中采购机构在这个过程中，应注意把握的问题有：一是要积极组织并督促供需双方按时签订书面采购合同。二是要为供需双方协商、签订合同提供方便，尽可能多地提供与签订合同有关的项目资料，包括项目采购方案、设备及服务采购清单、询价书、供方的报价书等。三是要对供需双方协商签订的合同进行审查，审查的内容应包括签订的合同是否符合政府采购法、合同法及有关法律、法规的规定；是否与询价采购的结果一致，合同中的技术和商务条款是否与询价书规定的条款相符，是否存在歧视性或者非双方意愿真实表现的条款，合同当事各方的权利义务是否平等，合同中的设备和服务清单是否与采购方案或成交结果相一致；合同中的基本条款是否完整、齐备，是否有关键条款被遗漏的情形。四是要严格对合同进行确认，主要是在认真审查的基础上，看合同格式是否规范，内容是否完整，文字表述及数字计算是否准确，供需双方的法定代表人是否已经签字（如是法人委托人签字，是否有法定代表人出据的授权书）双方单位是否已经加盖公章；合同中是否明确规定了集中采购机构在合同中的法律地位以及权利义务等，即对集中采购机构在组织并监督合同的履行，协调处理合同履行过程中的关系和问题，组织并参与项目验收，办理并监督合同款项的支付以及售后服务等方面的权利和义务等是否都有明确的规定。 十三、组织合同履行 合同正式签订生效后，供需双方应按约定，积极履行合同规定的权利和义务。集中采购机构作为对合同审查、确认的一方，要组织、督促供需双方执行合同，按合同规定，顺利完成项目的准备、实施等全过程。这里应注意把握的有：一是要积极充当供需双方的桥梁，发挥纽带作用。二是要发挥督促和监督作用，既要督促供方按照合同约定的时间及时提供设备和服务，并确保设备和服务的质量，还要督促需方为供方履行合同提供良好的环境，包括内部环境和外部环境。三是要及时协调供需双方在合同履行过程中的关系，及时解决双方之间的矛盾和纠纷，促使项目的顺利完成，在这个过程中，要有一个公正的立场，要站在供需双方的中间，既不能偏向一方，也不能袒护一方。四是要及时对项目实施过程中应验收的事项组织验收，如设备安装调试前对运输到位的设备进行验收，以判定供方所供设备是否符合合同要求，是否合格；还有对设备安装、工程施工过程中的隐蔽项目进行验收，以判定安装、施工是否合格，是否符合规范，是否符合合同要求等。五是要及时处理合同履行过程中的变更事项，组织供需双方对合同履行过程中的变更事项进行协商、洽谈，对双方签订的变更补充书面合同进行审查、确认。六是要尽职尽责，切实履行合同规定的权利和义务，要为供需双方友好合作、顺利完成采购项目提供方便、快捷的服务，要为项目的顺利实施创造条件、扫清障碍。十四、组织完工项目验收 对完工项目组织验收，主要是为了检验供需双方履行合同的情况，并对采购合同的执行情况进行最终检验和总体评估，这是采购项目实施过程中的一个重要环节。在询价采购项目中，因产品规格及标准统一，对金额较小、产品单一、技术参数和规格型号简单的一般项目，可由采购单位会同供方自行组织验收；而对一些产品种类多、规格型号及技术参数复杂、金额较大的项目，应由集中采购机构组织验收。集中采购机构在组织对完工项目验收时，应注意把握的问题有：一是应成立验收小组，由验收小组独立组织验收，验收小组由采购单位代表、供方代表和质检等有关方面的技术专家组成（其中专家人数不得少于成员总数的三分之二），但各方的项目经办人及合同执行人不得进入验收小组参与验收，直接参与该项采购的主要责任人也不得作为验收小组的主要负责人。二是要严格按照合同规定或事先约定的验收标准进行验收，验收过程中不得随意增加验收标准；验收过程中，主要应依据项目合同书、项目所涉及货物和服务的相关说明书、有关质量检验及核验报告、有关技术标准及行业规范以及该项目实施过程中的检验、核验报告或记录等进行验收。三是验收工作应务求实效，切忌走过场。验收时，要仔细查阅与项目实施有关的资料、记录、报告等，逐一核对产品数量、规格型号、技术参数、配置指标或服务项目完成情况等，对产品质量应依照有关标准并借助检测仪器进行检验。四是要客观真实地作出验收结论，形成验收报告。完工项目验收报告须经验收小组全体成员签字，方可有效，有必要时，还应加盖参与验收各方的公章（一般为供需双方和集中采购机构单位）。五是要正确处理项目验收中存在的问题。项目经验收能够达到规定标准，且符合项目要求的，视为合格，验收小组应出具验收合格报告；验收结果与采购合同约定不完全符合，如不影响安全，且比原采购合同货物部分提高了使用要求和功能的或属技术更新换代产品的，在价款不变的前提下，也可以视为验收合格；验收结果不符合合同约定的，应当要求供方限期整改，限期达到合同约定的要求，如给需方造成损失的，应要求供方承担赔偿责任。六是验收过程中应作好验收记录或验收备忘录，详细记录项目验收过程中的有关情况或相关人员的验收意见；同时还要将验收过程中的有关资料整理、归集，形成完整的项目验收资料。另外，项目完工验收还应对合同履行过程中的变更事项，包括项目内容的增加或减少、合同价款的追加或核减等进行测量和计算、汇总和决算，作出验收意见，并在验收报告中形成结论，计入合同总价款，作为合同价款结算的依据。 十五、结算合同款项 政府采购资金的结算，在各地的做法不尽一致，有的是采购单位自行结算，有的是集中采购机构负责结算，有的是财政部门负责统一结算。但无论是哪一种结算方式，集中采购机构都有责任在办理结算过程对有关事项进行审核、把关、监督，并有义务及时办理相关结算手续。集中采购机构在合同款项结算中，应注意把握的问题有：一是要按照合同规定及时办理合同款项支付手续，不得随意拖延。二是要依据验收报告进行，项目验收合格的，按合同约定办理合同款项支付手续；项目验收不合格的，不得办理支付手续，待供方限期整改再经验收合格后，再办理支付手续。三是要按合同规定的付款条件及付款方式办理支付手续，不得随意更改付款条件和付款方式。四是要严格审查与合同款项结算有关的资料、依据，包括供方出据的结算票据、供方经办人的身份证明等。五是在合同款项支付结束后，要及时进行政府采购资金结算账务处理，并注意保全资金结算所依据的资料和有关证明文件。 十六、搞好售后服务 售后服务是采购项目实施的最后阶段，也是采购合同履行过程中的重要阶段。在这一阶段，供需双方应继续按照合同规定，履行各自责任和义务。供方要为需方搞好售后服务，及时对需方的服务请求作出响应，为需方提供方便、快捷的咨询服务和技术支持，需方也有责任为供方的售后服务提供方便，创造条件；集中采购机构应按照政府采购制度规定和合同条款，及时协调解决合同履行过程中双方的争议和纠纷，对双方履行合同的情况特别是供方的售后服务情况进行监督检查，直至合同有效期满。对有些争议和纠纷协商不能解决的，应建议其申请有关部门裁决或按司法程序进行诉讼。另外，集中采购机构还有义务对项目实施结果进行走访调查，实行跟踪服务，或以问卷调查的方式了解掌握供方的售后服务情况、项目的使用情况和效益实现情况。 十七、整理采购文件及项目资料 政府采购法对采购文件管理有明确而严格的规定，集中采购机构应按照的有关规定，对整个采购过程的文件、资料进行整理、归集，形成采购业务档案。这里，要求项目资料必须完整、齐备，不得有缺项或漏项。询价采购的资料一般应包括：采购单位的项目委托资料；集中采购机构内部的项目立项、批办资料以及项目执行部门的项目实施资料。其中项目实施资料主要包括项目审查论证、市场调查、最终采购方案和采购清单资料；询价书、评价标准和办法、受邀请的供应商名单、供应商响应记录、询价书发售情况及记录、询价小组成员名单、监督方代表名单和报价仪式和报价记录、评价和评审记录、询价小组的评审意见和询价小组出具的评审结果报告、确定成交的记录、成交通知书、成交公告以及项目合同书、履约记录、项目验收报告、款项支付凭证等与项目实施有关的所有资料等。集中采购机构应将这些资料逐一整理，装订成册，作为采购文件及业务档案归集保存，专人保管。另外，对采购信息的统计上报，也是这一阶段的一项重要工作。 十八、总结经验、吸取教训 一个完整的采购项目，按询价方式实施采购，大体上也就包括上述几个步骤和环节。询价采购方式程序尽管简单，也易于操作，但要真正做到规范、有序，却并不是一件容易的事。从本人多年来从事这项工作的体会来看，要做好这项工作，首先要做到按法定程序操作，确保程序合法、到位。“麻雀虽小，五脏俱全”，不可因为采购项目小就轻视，就不按程序进行，随意操作；同时还要有“政府采购无小事”的思想，在实施询价采购项目过程中，做到“勿以善小而不为，勿以恶小而为之”。其次是要有责任心和服务意识，在询价中任何一个环节、任何一件事都不得马虎；在采购活动中，要树立为采购单位和供应商服务的观念，要想为他们所想，做为他们所做，在不违反法律、法规规定的前提下，一切为他们着想。再次是要有诚信意识和廉洁意识。诚信是每个政府采购人必备的基本品格，也是政府采购工作的基本原则，政府采购人只有具备了较高的职业素质和专业技能，才能确保采购项目的顺利实施。而廉洁自律既是政府采购工作的生命线，也是每一个政府采购人健康成长的基本条件，“公生明、廉生威”，政府采购人只有做到公正、廉洁，才能确保询价采购程序日趋完善，进而使政府采购工作不断走向成熟。作为集中采购机构，在每一个询价采购项目完成后，要善于总结经验、回顾工作、吸取教训。要经常召开项目分析研讨会，全面总结成功经验，认真分析、研究项目实施过程中存在的不足和问题，对这些不足和问题要进行整理、归类，研究、探讨解决这些问题的办法和途径，逐步完善询价采购的管理制度和操作办法、运行程序，并在以后的工作中加以实践和运用，以促进业务素质和操作技能的不断提高，使询价采购程序和操作行为不断规范、不断完善。19条经典的贸易经验 1客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，给客户做正式报价。3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单。4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之际制成销售订单，交给部门进程员跟进。6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过D/A等方式收汇等，需经理确认。7验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8制备基本文件，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10租船订仓：10.1如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11安排拖柜：11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13获得运输文件：13.1最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。13.2督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。13.3及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14准备其他文件14.1