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7/6/20222第四章第四章 表表7/6/20229合二为一的一张表：合二为一的一张表：数据冗余数据冗余学院学院代码代码学院名称学院名称院长姓名院长姓名电话号码电话号码地址地址学院学院简介简介系部系部编号编号名称名称主主任任电电话话地地址址专业专业介绍介绍0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五科教楼五层层01010101经济学经济学0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五科教楼五层层01020102贸易经济贸易经济0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五科教楼五层层01030103国际经济与贸易国际经济与贸易0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五科教楼五层层01040104金融学金融学0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五科教楼五层层01050105保险保险0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五科教楼五层层01060106财政学财政学0202化学与环境工程学院化学与环境工程学院汪频汪频6890565068905650化工楼三化工楼三层层 . .7/6/202210确定表中需要的字段确定表中需要的字段 包含所有需要的信息。包含所有需要的信息。 将信息存储到最小逻辑单位。将信息存储到最小逻辑单位。例如：例如：“员工名称员工名称”一般分成两个字一般分成两个字段段“名字名字”与与“姓氏；姓氏； 一个字段中不要包含多个项目。一个字段中不要包含多个项目。7/6/202211明确每条记录中有唯一值的字段明确每条记录中有唯一值的字段 为了连接保存在不同表中的信息，为了连接保存在不同表中的信息，数据库中每个表必须包含表中唯一确定数据库中每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段或字段集（主键）。每个记录的字段或字段集（主键）。 例如：例如：将某个客户与该客户的所有将某个客户与该客户的所有订单相连接。订单相连接。7/6/202212确定表之间的关系确定表之间的关系将信息分配到各个表中，并定义了将信息分配到各个表中，并定义了主键之后，需要通过某种方式主键之后，需要通过某种方式告知告知Access以何种方法将相关信息结合到以何种方法将相关信息结合到一起。一起。 也就是说，必须定义数据库中表之也就是说，必须定义数据库中表之间的关系。间的关系。 参考已有的且设计良好的数据库中参考已有的且设计良好的数据库中的关系是很有帮助的。的关系是很有帮助的。7/6/202213优化设计优化设计定义了数据库中需要的表和表的结定义了数据库中需要的表和表的结构（需要的表、字段和关系）之后，构（需要的表、字段和关系）之后，数据库数据库设计阶段的最后一项工作设计阶段的最后一项工作是检是检查该设计，找出任何可能存在的不足查该设计，找出任何可能存在的不足之处。之处。因为现在改变数据库的设计，要比因为现在改变数据库的设计，要比更改已经添满数据的表容易得多。更改已经添满数据的表容易得多。7/6/202214输入数据并创建其他数据库对象输入数据并创建其他数据库对象 如果认为表的结构已达到了设如果认为表的结构已达到了设计规则，就可以继续进行。计规则，就可以继续进行。在表中添加所有已有的数据，然在表中添加所有已有的数据，然后创建所需的查询、窗体、报表等。后创建所需的查询、窗体、报表等。7/6/202215使用使用AccessAccess的分析工具的分析工具 “表分析器向导表分析器向导”一次能分析一个表的一次能分析一个表的设计。设计。它在适当的情况下能建立新的表结构和关它在适当的情况下能建立新的表结构和关系，并且在合理的时候在相关的新表中拆系，并且在合理的时候在相关的新表中拆分原来的表。分原来的表。 “性能分析器性能分析器”能分析整个数据库，能分析整个数据库，做出推荐和建议来改善数据库，并且还能做出推荐和建议来改善数据库，并且还能实现这些推荐和建议。实现这些推荐和建议。7/6/202216应用实例：应用实例：康富员工管理信息系统康富员工管理信息系统编号编号姓名姓名出生出生日期日期性别性别文化文化程度程度职称职称婚否婚否备注备注照片照片基本情况基本情况编号编号？姓名姓名技能技能工资工资岗位岗位工资工资浮动浮动工资工资其他其他工资工资扣款扣款小计小计？实发实发工资工资工资情况工资情况编号编号家庭电话家庭电话办公电话办公电话手机手机传真传真家庭住址家庭住址联系方式联系方式7/6/2022174.2 4.2 表的创建表的创建 在在Access 中，可以采用以下五种中，可以采用以下五种方式在当前数据库的表对象中建立新表：方式在当前数据库的表对象中建立新表： 使用【设计视图】使用【设计视图】 使用【表向导】使用【表向导】 使用【数据表视图】使用【数据表视图】 使用【导入表】使用【导入表】 使用【链接表】使用【链接表】7/6/2022181、命名字段、命名字段 应该使用便于理解的名字，避免过长。应该使用便于理解的名字，避免过长。命名规则：命名规则： 字段名最长可达字段名最长可达64个字符（包括空格）；个字符（包括空格）； 字段名可以包含字母、数字、空格和其他字段名可以包含字母、数字、空格和其他字符；字符； 字段名不能包含（）、！、字段名不能包含（）、！、 等字符；等字符； 不能用空格作为字段名的第一个字符。不能用空格作为字段名的第一个字符。表的创建说明表的创建说明7/6/2022192、确定数据类型、确定数据类型 为字段命名后，还要决定该字段的数为字段命名后，还要决定该字段的数据类型。因为，数据类型决定了该字段据类型。因为，数据类型决定了该字段能存储什么样的数据。能存储什么样的数据。见表见表P53表的创建说明表的创建说明7/6/202220数据类型数据类型可存储的数据可存储的数据大大 小小文本文本(Text)(Text)文字、数字型字符文字、数字型字符最多存储最多存储255255个字符个字符备注备注(Memo)(Memo)文字、数字型字符文字、数字型字符最多存储最多存储6553665536个字符个字符数字数字(Number)(Number)数值数值字节型：字节型：1 1个字节个字节 (0255)(0255)整型：整型：2 2个字节个字节(-32768-32767)(-32768-32767)长整型：长整型：4 4个字节个字节单精度型单精度型(4)(4)双精度型双精度型(8)(8)日期日期/ /时间时间 (Date(DateTime)Time)日期时间值日期时间值8 8字节字节货币货币(Currency)(Currency)货币值货币值8 8字节字节自动编号自动编号(Auto Number)(Auto Number)顺序号或随机数顺序号或随机数4 4字节字节是是/ /否否(Yes(Yesno)no)逻辑值逻辑值(-1(-1：是，：是，0 0：否：否) )1 1位位OLEOLE对象对象(OLE Object)(OLE Object)图象、图表、声音等图象、图表、声音等最大为最大为1G1G字节字节超超( (级级) )链接链接(Hyperlink)(Hyperlink)作为超作为超( (级级) )链接地址的文链接地址的文本本最大为最大为6553665536个字符个字符查阅向导查阅向导(Lookup Wizard)(Lookup Wizard) 从列表框或组合框中选择从列表框或组合框中选择的文本或数值的文本或数值4 4个字节个字节7/6/202221关于关于自动编号自动编号数据类型的特别说明：数据类型的特别说明：w不需要输入，由系统自动生成，无重复不需要输入，由系统自动生成，无重复值值w既可以选择既可以选择“递增递增”（每次增加（每次增加1），），也可以选择也可以选择“随机随机”生成生成w一经删除，不能再补一经删除，不能再补w可以级联删除，不能级联更新可以级联删除，不能级联更新7/6/2022223、字段说明、字段说明 在表的设计视图中，字段输入区域在表的设计视图中，字段输入区域的的【说明】【说明】列用于帮助用户了解字段列用于帮助用户了解字段的用途、数据的输入方式以及该字段的用途、数据的输入方式以及该字段对输入数据格式的要求。对输入数据格式的要求。 7/6/2022234、字段属性的设置、字段属性的设置 在为字段定义了字段名称、数据类在为字段定义了字段名称、数据类型以及说明以后，型以及说明以后，AccessAccess进一步要求进一步要求用户定义字段属性，即确定字段的属用户定义字段属性，即确定字段的属性。每一个字段或多或少都拥有字段性。每一个字段或多或少都拥有字段属性，而不同的数据类型其所拥有的属性，而不同的数据类型其所拥有的字段属性是各不相同的。字段属性是各不相同的。见表见表P54P547/6/202224 属属 性性用用 途途字段大小字段大小(Field Size)定义文本、数字或自动编号数据类型字段长度定义文本、数字或自动编号数据类型字段长度格式格式(Format)定义数据的显示格式和打印格式定义数据的显示格式和打印格式输入掩码输入掩码(Input Mask)定义数据的输入格式定义数据的输入格式小数位数小数位数(Decimal Places)定义数值的小数位数定义数值的小数位数标题标题(Caption)在数据表视图，窗体和报表中替换字段名在数据表视图，窗体和报表中替换字段名默认值默认值(Default Value)定义字段的缺省值定义字段的缺省值有效性规则有效性规则(Validation Rule)定义字段的校验规则定义字段的校验规则有效性文本有效性文本(Validation Text)当输入的数据不符合有效性规则时，所显示的信息当输入的数据不符合有效性规则时，所显示的信息必填字段必填字段(Required)确定数据是否必需被输入到字段中确定数据是否必需被输入到字段中允许空字符串允许空字符串(Allow Zero Length )定义文本、备注和超定义文本、备注和超(级级)链接数据类型字段是否允链接数据类型字段是否允许输入零长度字符串许输入零长度字符串索引索引(Indexed)定义是否建立单一字段索引定义是否建立单一字段索引新值新值(New Values)定义自动编号数据类型字段的数值递增方式定义自动编号数据类型字段的数值递增方式输入法模式输入法模式(IMEMode)定义焦点移至字段时是否开启输入法定义焦点移至字段时是否开启输入法Unicode压缩压缩(Unicode)定义是否允许对字段进行定义是否允许对字段进行Unicode压缩压缩7/6/202225字段属性字段属性定义的技巧定义的技巧1）设置字段的默认值：）设置字段的默认值： 如：如：“性别性别”定义为定义为“女女” “日期日期”定义为系统当前日期定义为系统当前日期 2）字段有效性验证）字段有效性验证：控制数据输入的正确性和有效性控制数据输入的正确性和有效性 如：如：“学院代码学院代码”的输入范围在的输入范围在01-99为为 01 and 99或或between 01 and 99 如：出生日期小于系统当前日期为如：出生日期小于系统当前日期为 date( ) 一旦违反了有效性规则，将显示一个信息告诉用户。一旦违反了有效性规则，将显示一个信息告诉用户。7/6/2022263）格式：）格式： 改变数据改变数据显示和打印的格式显示和打印的格式，但并不改变，但并不改变数据的实际存储。数据的实际存储。 用于用于“文本文本”和和“备注备注”类型的特殊字符类型的特殊字符 符符号号说明说明格式设置格式设置输入数据输入数据显示数据显示数据 要求文本字符要求文本字符( (字符或空字符或空格格) )-465043799465043799465-04-3799465-04-3799& &不要求文本字符不要求文本字符(&)&(&)&0108765431201087654312(010)87654312(010)87654312 强制所有字符为小写强制所有字符为小写 强制所有字符为大写强制所有字符为大写 davoliodavolioDAVOLIODAVOLIO7/6/2022274）设置输入掩码）设置输入掩码：控制数据：控制数据输入的格式输入的格式 Access Access 允许为除了允许为除了【备注】、【备注】、【OLEOLE对对象】和【自动编号】象】和【自动编号】数据类型之外的任何数据类型之外的任何数据类型字段定义【输入掩码】属性。数据类型字段定义【输入掩码】属性。 输入掩码字符：输入掩码字符：见表见表P55 7/6/202228 输入掩码字符输入掩码字符说说 明明0数字占位符。数字数字占位符。数字(09)必须输入到该位置，不允许输入必须输入到该位置，不允许输入+和和-符号符号9数字占位符。可以将数字数字占位符。可以将数字(09)或空格输入到该位置，不允许输入或空格输入到该位置，不允许输入+和和-符号。如果在该位置没有输入任何数字或空格时，符号。如果在该位置没有输入任何数字或空格时，Access 将忽略将忽略该占位符该占位符#数字占位符。数字、空格、数字占位符。数字、空格、+和和-符号都可以输入到该位置。如果在该符号都可以输入到该位置。如果在该位置没有输入任何数字时，位置没有输入任何数字时，Access 认为输入的是空格认为输入的是空格L字母占位符。字母必须输入到该位置字母占位符。字母必须输入到该位置?字母占位符。字母能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字字母占位符。字母能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字母时，母时，Access 将忽略该占位符将忽略该占位符A字母数字占位符。字母或数字必须输入到该位置字母数字占位符。字母或数字必须输入到该位置a字母数字占位符。字母或数字能够输入到该位置。如果在该位置没有字母数字占位符。字母或数字能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字母或数字时，输入任何字母或数字时，Access将忽略该占位符将忽略该占位符&字符占位符。字符或空格必须输入到该位置字符占位符。字符或空格必须输入到该位置C字符占位符。字符或空格能够输入到该位置。如果在该位置没有输入字符占位符。字符或空格能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字符时，任何字符时，Access将忽略该占位符将忽略该占位符7/6/202229输入掩码字符输入掩码字符说说 明明.小数点占位符小数点占位符,千位分隔符千位分隔符:时间分隔符时间分隔符/日期分隔符日期分隔符将所有字符转换成大写将所有字符转换成大写!使【输入掩码】从右到左而不是从左到右显示。可以在使【输入掩码】从右到左而不是从左到右显示。可以在【输入掩码】的任何位置上放置惊叹号【输入掩码】的任何位置上放置惊叹号用来显示其后跟随的第一个字符用来显示其后跟随的第一个字符Text可以在【输入掩码】属性中任何位置使用双引号括起来的可以在【输入掩码】属性中任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印文本并且原文照印如：如：“电话电话”输入格式定义为输入格式定义为（#）#7/6/202230注意：注意：如果如果为同一字段定义了输入掩为同一字段定义了输入掩码，又设置了格式属性，码，又设置了格式属性，格式格式属性将属性将在数据显示时在数据显示时优先优先于输入掩码。于输入掩码。这意这意味着即使已经保存了输入掩码，在数味着即使已经保存了输入掩码，在数据设置了格式并显示时，仍将忽略输据设置了格式并显示时，仍将忽略输入掩码。入掩码。5 5）必填字段属性）必填字段属性 必填字段属性允许用户规定必填字段属性允许用户规定是否必是否必须输入数据须输入数据到字段中。到字段中。7/6/2022315 5、定义和更改主键、定义和更改主键 Access数据库系统的强大功能，在于数据库系统的强大功能，在于它可以使用查询、窗体和报表快速地查它可以使用查询、窗体和报表快速地查找并组合保存在各个不同表中的信息。找并组合保存在各个不同表中的信息。要做到这一点，每一个表应该包含这样要做到这一点，每一个表应该包含这样的一个或一组字段，这些字段是表中所的一个或一组字段，这些字段是表中所保存的每一条记录的唯一标识，此信息保存的每一条记录的唯一标识，此信息称为表的称为表的主键主键，也称为主关键字。，也称为主关键字。7/6/2022321）主键的类型主键的类型（1）自动编号主键）自动编号主键 当表中包含自动编号字段时，可将自动编号字当表中包含自动编号字段时，可将自动编号字段设置为主键。段设置为主键。（2）单字段主键）单字段主键 如果某字段中包含的都是唯一的值，可以将该如果某字段中包含的都是唯一的值，可以将该字段指定为主键。字段指定为主键。（3）多字段主键）多字段主键 在不能保证任何单字段都包含唯一值时，可以在不能保证任何单字段都包含唯一值时，可以将两个或更多的字段指定为主键。将两个或更多的字段指定为主键。例如：例如：northwind中的订单明细中的订单明细7/6/2022332 2）设置或更改主键）设置或更改主键3 3）取消主键）取消主键外键：外键：指该字段在其他表里包含在主键中指该字段在其他表里包含在主键中7/6/2022344.3 4.3 建立表间关系建立表间关系 通过规范化的方法，我们对表进行了有效通过规范化的方法，我们对表进行了有效的分割。的分割。这些表虽然被分割为数个表，但它们之间这些表虽然被分割为数个表，但它们之间彼此关联。如：有订单就必有客户，即客户与彼此关联。如：有订单就必有客户，即客户与订单是有关系的，这种关系可描述为订单是有关系的，这种关系可描述为“一位客一位客户可拥有多个订单户可拥有多个订单”。 因此，所谓的关系型数据库就是将数据加因此，所谓的关系型数据库就是将数据加以分类，通过建立表之间的参照关系，既能维以分类，通过建立表之间的参照关系，既能维持数据之间的联系，又可以避免不必要的数据持数据之间的联系，又可以避免不必要的数据重复。重复。7/6/2022351、常见的关系类型：、常见的关系类型： 一对一一对一关系关系: 指表中的某一条记录对应到另一表的某一条记录指表中的某一条记录对应到另一表的某一条记录 一对多一对多关系：关系： 指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录 多对多多对多关系：关系： 指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录，指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录， 而被对应到的多条记录，也会对应回原表的多条而被对应到的多条记录，也会对应回原表的多条 记录记录7/6/2022362、建立表间关系：、建立表间关系：关联字段的类型和长度关联字段的类型和长度(1)创建表之间的关系时，相关联的字段创建表之间的关系时，相关联的字段不一不一定要有相同的名称，定要有相同的名称，但但必须有相同的字段类型必须有相同的字段类型（除非主键字段是（除非主键字段是“自动编号自动编号”类型）。类型）。7/6/2022372、建立表间关系：、建立表间关系：(2)当主键字段是当主键字段是“自动编号自动编号”类型类型时，只能时，只能与与“数字数字”类型并且类型并且“字段大小字段大小”属性相同的字属性相同的字段关联。段关联。例如：例如：一个一个“自动编号自动编号”字段和一个字段和一个“数字数字”字字段，段， “字段大小字段大小”属性均为属性均为“长整型长整型”，则它们，则它们是可以匹配的。是可以匹配的。(3)如果两个字段都是如果两个字段都是“数字数字”字段，字段，其其“字字段大小段大小”属性必须相同，属性必须相同，两个表才可关联。两个表才可关联。7/6/2022383.3.设置关系选项设置关系选项1)实施参照完整性：实施参照完整性：用来建立表间的引用完整性。用来建立表间的引用完整性。如果不选择该选项，就可以单独对表进行如果不选择该选项，就可以单独对表进行操作，而不必考虑与之相关联的另外一个表。操作，而不必考虑与之相关联的另外一个表。(如删除：如删除：先删子表先删子表，再删主表，再删主表)(如插入：如插入：先在主表插入先在主表插入，再在子表插入，再在子表插入)7/6/2022393.3.设置关系选项设置关系选项2)级联更新相关字段：级联更新相关字段：用于确定是否允许用户修改连接字段的内用于确定是否允许用户修改连接字段的内容。容。如果选择了该选项，当改变主表的主键字如果选择了该选项，当改变主表的主键字段的内容时，将同时改变相关表的主键字段段的内容时，将同时改变相关表的主键字段的内容。的内容。7/6/2022403)级联删除相关字段：级联删除相关字段：用于确定是否允许用户删除与其他表中的用于确定是否允许用户删除与其他表中的记录有关系的记录。记录有关系的记录。如果选择了该选项，允许删除主表中的记如果选择了该选项，允许删除主表中的记录，但在删除主表中的记录之前，首先需要删录，但在删除主表中的记录之前，首先需要删除从（子）表中的相关记录。除从（子）表中的相关记录。7/6/202241注意：注意：对包含在对包含在主键中的字段主键中的字段，一定要，一定要先建先建立好所有的立好所有的“查阅向导查阅向导”，再建立关系，再建立关系。反之，不可。反之，不可。外键则可外键则可。7/6/2022424.4 4.4 表记录的输入表记录的输入 1、“是是/否否”数据类型的输入数据类型的输入-1表示表示“真真”，0表示表示“假假”。 2、OLE数据类型的输入数据类型的输入方法方法1：使用菜单：使用菜单“插入插入”/“对象对象”/“由由文件创建文件创建” ，可直接插入位图，可直接插入位图.BMP。方法方法2：使用菜单：使用菜单“插入插入”/“对象对象”/“新新建建”/Word文档文档7/6/2022434.4 4.4 表记录的输入表记录的输入3、查阅向导的设置、查阅向导的设置 固定值固定值的查阅字段的查阅字段 如性别、学历、职称、籍贯如性别、学历、职称、籍贯 关系表关系表的查阅字段的查阅字段 查阅字段的值查阅字段的值来自于另一个表或查询来自于另一个表或查询7/6/2022444.5 4.5 子数据表子数据表 当两个表之间创建了一对多关系当两个表之间创建了一对多关系后，将后，将“一一”端表称为主表，将端表称为主表，将“多多”端表称为子数据表或子表。端表称为子数据表或子表。7/6/2022454.6 表的导入、导出和链接表的导入、导出和链接有时，表已经存在了。只需将它导有时，表已经存在了。只需将它导入、链接到数据库中，再进行整理。入、链接到数据库中，再进行整理。也可以将某些表从数据库中导出至也可以将某些表从数据库中导出至其他文件。其他文件。7/6/2022464.6 表的导入、导出和链接表的导入、导出和链接导入：导入：1、首先打开等待导入的数据库文件、首先打开等待导入的数据库文件2、执行、执行“文件文件”“获取外部数据获取外部数据”“导导入入”功能功能3、选取欲导入的表、选取欲导入的表4、依据、依据“导入向导导入向导”的提示操作即可。的提示操作即可。7/6/202247导出：导出：1、首先打开等待导出的数据库文件、首先打开等待导出的数据库文件2、关闭欲导出的表、关闭欲导出的表3、选取欲导出的表、选取欲导出的表4、执行、执行“文件文件”“获取外部数据获取外部数据”“导导出出”功能功能7/6/202248链接链接导入是将数据导入到导入是将数据导入到Access数据库的数据库的表中，或者将数据库对象导入到另一个表中，或者将数据库对象导入到另一个 Access 数据库中。数据库中。链接数据是连接到其他应用程序中的链接数据是连接到其他应用程序中的数据，但不将数据导入的方法。这样在数据，但不将数据导入的方法。这样在其他应用程序与数据之间建立起连接，其他应用程序与数据之间建立起连接，使用户既可以在原应用程序中，又可以使用户既可以在原应用程序中，又可以在在 Access 中查看和编辑数据。中查看和编辑数据。7/6/202249导入与链接的导入与链接的数据源数据源可以是可以是Access数据库、数据库、Excel 电子表格、文本文件等。电子表格、文本文件等。不能是不能是Word文件文件 。