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完整版教学课件完整版教学课件学习情境7 办公自动化 学学 习习 情情 景景 七七办办 公公 自自 动动 化化 系系 统统 7.1办公自动化系统组成与特点办公自动化系统组成与特点 7.1.1办公自动化系统的构成办公自动化系统的构成办公自动化系统主要由硬件系统和软件系统构成。硬件系统包括计算机及其外围设备等，如打印机、扫描仪、复印机等。自动化系统中的计算机一般通过网络，实现信息资源共享，并可以便捷地接入互联网。系统的软件分类方框图如图7-1，硬件分类如表7-2所示：图7-1 软件分类方框图办公自动化软件办公自动化软件系统软件支撑软件通用软件应用软件操作系统各种语言处理程序人机接口软件数据库管理软件模型方法库软件知识库软件文字处理软件图形图像处理软件办公通信软件办公事务处理软件管理信息系统软件决策支持软件表 7-2 办公自动化系统硬件分类类别代表机型信息复制设备打印机、复印机、速印机、轻印刷系统等信息处理设备计算机、图形图像处理系统等信息传输设备各种局域网和广域网、电话机、传真机等信息存储设备 磁存储、光存储、缩微胶片和摄录像设备等其他办公辅助设备稳压电源、UPS、碎纸机和空气调节器主要包括以下几种类型的软件，1系统软件系统软件 是指控制和协调计算机及外部设备，支持应用软件开发和运行的系统，是无需用户干预的各种程序的集合，主要功能是调度、监控和维护计算机系统，负责管理计算机系统中各种独立的硬件，使得它们可以协调工作，其一般分为个人操作系统和网络操作系统，前者是指个人用户电脑需要安装的计算机操作系统，以运行不同的办公自动化应用软件，其目的是让用户与系统及在此操作系统上运行的各种应用之间的交互作用达到最佳。后者是指向网络计算机提供服务的特殊操作系统，以使网络相关特性达到最佳为目的，如共享数据文件、软件应用，以及共享硬盘、打印机、调制解调器、扫描仪和传真机等。2 支撑软件支撑软件 支撑软件是支撑各种软件的开发与维护的软件，又称为软件开发环境。它主要包括环境数据库、各种接口软件和工具组。包括一系列基本的工具，比如编译器，数据库管理，存储器格式化，文件系统管理，用户身份验证，驱动管理，网络连接等方面的工具。其中办公自动化系统使用的较重要的软件是数据库管理系统软件。根据数据组织与存储的方式分（1）关系式数据库管理系统（2）非关系式数据库管理系统根据数据管理的能力及规模分 （1）大型数据库系统（2）桌面数据库系统（3）移动数据库系统3通用软件通用软件 如文字处理系统，图形处理系统等，文字处理系统一般用于文字的格式化和排版，文字处理软件的发展和文字处理的电子化是信息社会发展的标志之一。目前常用的办公文字处理软件主要有Microsoft Office系列，金山办公系列等。4专用软件：专用软件：专用软件是指支持具体办公活动的应用程序，一般是根据具体用户的需求而研制的。它面向不同用户，处理不同业务，如工资管理系统，图书管理系统等。按照对不同层次办公活动的支持，这类软件又可以进一步划分为三个子层，即办公事务处理软件、管理信息系统软件和决策支持软件。7.1.2 办公自动化的特点办公自动化的特点1人性化人性化 传统的OA功能比较单一，比较容易使用，随着功能的不断扩展，用户对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同用户的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的用户访问，实现真正的人本管理。未来OA的门户更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性，强调人与人沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支撑平台框架，从而改变目前“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念，让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的意念、能力。其实“人性化”也是一种“自动化”的表现。 2无线移动化无线移动化 利用新技术，使移动OA协同应用成为未来增长点。信息终端应用正在全面推进融合，3G无线移动技术的应用使融合了计算机技术、通信技术、互联网技术的移动设备成为个人办公必备信息终端，在此载体上的移动OA协同应用将是管理的巨大亮点，实现无处不在、无时不在的实时动态管理，这将给传统OA带来重大的飞跃。3 智能化智能化 随着网络和信息时代的发展，用户在进行业务数据处理时，面对越来越多的数据，如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能分析工作，帮助用户快速的从这些数据中发现一些潜在的商业规律与机会，提高用户的工作绩效，将对用户产生巨大的吸引力。在微软的Office 2007版本中已经提供了一些基本的商业智能的功能，如通过不同颜色显示数据的大小和按照进度条来反应数值的大小等，相信未来会有更多的这方面功能。4协同化协同化 近年来不少企业都建立自己的办公系统，并上马了财务管理软件，还陆续引入了进销存、ERP、SCM、HR、CRM等系统，这些系统虽在提升企业效率和管理的同时，也形成了各自为政的信息孤岛，无法形成整合效应来帮助企业更高效管理和决策。因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件成了大势所趋，将愈来愈受企业的欢迎。因此未来OA将向协同办公平台大步前进，协同OA系统能把企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储的企业经营管理业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、账户统一，业务间通过流程进行紧密集成，将来还有可能与电子政务中的公文流转、信息发布、核查审批等系统实现无缝集成协同。因此协同理念和协同应用将更多的被纳入OA中，实现从传统OA到现代协同OA转变。5 通用化通用化 90年代初出现的“项目式开发OA”以及之后的“完全产品化OA”，但其满足用户“个性需求”和“适应性需求”、“低成本普及”方面则实在让人难以乐观，而“通用OA”是OA技术不断进步的结果，正如Windows最终替代了DOS系统，其更强通用性、适应性以及适中的价格，更符合用户的广泛需求，创造了大规模普及的充分条件，“通用OA”显然是符合未来软件技术发展潮流。6 门户化门户化 在基于企业战略和流程的大前提下，通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合，使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化的数据能通过门户能够在管理支撑系统中展现出来，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化服务，实现企业数字化、知识化、虚拟化，这时可能它不叫OA，换为更能体现其价值的名称如“企业知识门户EKP”、“管理支撑平台MSS”等，转变成为“一点即通”的企业综合性管理支撑门户。 7网络化网络化 网络和信息时代的日新月异，将现有的OA系统与互联网方轻松的衔接是OA未来发展的趋势。尤其是基于互联网的计算云计算(cloud computing)概念的提出，对办公自动化系统提供了一个新的发展方向。云计算是一种分布式计算技术，它包含互联网上的应用服务及在数据中心提供这些服务的软硬件设施。互联网上的应用服务一直被称作软件即服务(Software as a Service)，而数据中心的软硬件设施就是我们称作的云(Cloud)。云计算是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，通常涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。7.2 办公自动化的分类和功能办公自动化的分类和功能7.2.1 办公自动化的分类办公自动化的分类 广义的或完整的OA系统主要由事务型办公系统、信息管理办公系统和决策支持办公系统三个功能层次构成，如图所示。公自动化系统的层次结构如图7-2所示。事务型办公自动化信息管理型办公自动化决策支持型办公自动化 图7-2 办公自动化系统的层次结构 第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格，数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。 信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。 决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策 随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： 1集成化集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 2智能化智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 3多媒体化多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 4运用运用电子数据交换电子数据交换。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。 7.2.2办公自动化的功能办公自动化的功能具体来说，主要实现下面七个方面的功能： 1建立内部的通信平台建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。 2建立信息发布的平台建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。 3实现工作流程的自动化实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。 4实现文档管理的自动化实现文档管理的自动化 可使各类文档（包括文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。5辅助办公。辅助办公。牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 6信息集成信息集成。每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 7实现分布式办公实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来看，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。 7.3办公自动化系统常用设备办公自动化系统常用设备 办公自动化系统常用的设备主要包括计算机、打印机、绘图仪、复印机、扫描仪、传真机及多功能一体机等。这些设备主要用于办公信息的生成、输入、输出和保存，通过这些设备的应用，使得办公系统的效率和智能化得到了显著的提高。7.3.1计算机计算机 计算机是20世纪最伟大的科学技术发明之一。它是一种不需要人工直接干预，能够快速对各种数字信息进行算术和逻辑运算的电子设备，以微处理器为核心，配上大容量的半导体存储器及功能强大的可编程接口芯片通常称为主机部分，连上外设（包括键盘、显示器、打印机和软驱、光驱等外部存储器）及电源所组成的计算机，称为微型计算机简称微型机或微机，有时又称为PC（Personal Computer)或MC（Micro computer）。办公自动化系统的实现就是以计算机技术的发展为前提的。计算机外形图如图7-3所示。计算机系统的主机部分主要由电源、主板、中央处理器(CPU)内存、硬盘、显卡、声卡和网卡等构成。图7-3 计算机外形图1 电源电源 电源是电脑中不可缺少的供电设备，它的作用是将220V交流电转换为电脑中使用的5V，12V，3.3V直流电，其性能的好坏，直接影响到其他设备工作的稳定性，进而会影响整机的稳定性。2 主板主板 又叫主机板(mainboard)、系统板(systemboard)或母板(motherboard)，它安装在机箱内，是微机最基本的也是最重要的部件之一，也是电脑中各个部件工作的一个集成平台，它把电脑的各个部件紧密连接在一起，各个部件通过主板进行数据传输。主板一般为矩形电路板，上面安装了组成计算机的主要电路系统，一般有BIOS芯片、I/O控制芯片、键盘和面板控制开关接口、指示灯插接件、扩充插槽、主板及插卡的直流电源供电接插件等元件。它工作的稳定性影响着整机工作的稳定性。3 中央处理器中央处理器 中央处理器即CPU（Central Processing Unit），也称微处理器，是一台计算机的运算核心和控制核心。其功能主要是解释计算机指令以及处理计算机软件中的数据。CPU由运算器、控制器、寄存器、高速缓存及实现它们之间联系的数据、控制及状态的总线构成。作为整个系统的核心，CPU 也是整个系统最高的执行单元，因此CPU已成为决定电脑性能的核心部件，很多用户都以它为标准来判断电脑的档次。4 内存内存 内存又叫内部存储器或者是随机存储器（RAM），分为DDR内存和SDRAM内存，（但是SDRAM由于容量低，存储速度慢，稳定性差，现在已经被DDR淘汰了）内存属于电子式存储设备，它由电路板和芯片组成，特点是体积小，速度快，有电可存，无电清空，即电脑在开机状态时内存中可存储数据，关机后将自动清空其中的所有数据。 内存有DDR、DDR II、DDR III三大类，容量1-8GB。5硬盘硬盘 硬盘属于外部存储器，由金属磁片制成，而磁片有记功能，所以储到磁片上的数据，不论在开机，还是关机，都不会丢失。硬盘容量很大，目前已达TB级，尺寸有3.5英寸、2.5英寸、1.8英寸、1.0英寸等，接口有IDE、SATA、SCSI等，SATA最普遍。常见计算机鼠标移动硬盘是以硬盘为存储介质，强调便携性的存储产品。6声卡声卡 声卡是组成多媒体电脑必不可少的一个硬件设备，其作用是当发出播放命令后，声卡将电脑中的声音数字信号转换成模拟信号送到音箱上发出声音。7显卡显卡显卡在工作时与显示器配合输出图形，文字，显卡的作用是将计算机系统所需要的显示信息进行转换驱动，并向显示器提供行扫描信号，控制显示器的正确显示，是连接显示器和个人电脑主板的重要元件。8鼠标鼠标 鼠标是利用自身的移动把移动的距离及方向的信息变成脉冲送给微型计算机，再由微型计算机把脉冲转换成鼠标光标的坐标数据，从而达到指示位置的目的。9 键盘键盘 键盘是最常用的主要输入设备，通过键盘可以将英文字母、数字、标点符号、汉字及其他图形和文字输入到计算机的存储器中，从而向计算机发出命令或输入数据。10网卡网卡 网卡是工作在数据链路层的网路组件，是局域网中连接计算机和传输介质的接口，不仅能实现与局域网传输介质之间的物理连接和电信号匹配，还涉及帧的发送与接收、帧的封装与拆封、介质访问控制、数据的编码与解码以及数据缓存的功能等。网卡的作用是充当电脑与网线之间的桥梁，它是用来建立局网并连接到Internet的重要设备之一。7.3.2打印机打印机 打印机是计算机信息的重要的输出设备，能将已存储到计算机中的信息打印输出到纸上形成书面文件，它是计算机控制的精密机电一体化系统，它越来越普及，已经成为办公自动化必不可少的设备之一，表7-3为常用打印纸的规格。表7-3 打印纸规格一览表规格幅宽(mm)长度(mm)规格幅宽(mm)长度(mm)A08411189B010001414A1594841B17071000A2420594B2500707A3297420B3353500A4210297B4250353A5148210B5176250A6105148B6125176A774105B788125A85274B86288打印机的分类如下1针式打印机针式打印机 通过打印针对色带的机械撞击，在打印介质上产生小点，最终由小点组成所需打印的对象。而打印针数就是指针式打印机的打印头上的打印针数量。而打印针的数量直接决定了产品打印的效果和打印的速度。该类打印机现主要用于多联票据、协议书的打印。针式打印机外形如图7-4所示。图7-4 针式打印机外形图2喷墨打印机喷墨打印机 喷墨打印机是在针式打印机之后发展起来的，它是采用非打击的喷墨打印机是在针式打印机之后发展起来的，它是采用非打击的工作方式，即可以打印黑白图像又可以打印彩色图像。目前，喷墨打工作方式，即可以打印黑白图像又可以打印彩色图像。目前，喷墨打印机按打印头的工作方式可以分为压电喷墨方式和热喷墨技术两大类印机按打印头的工作方式可以分为压电喷墨方式和热喷墨技术两大类型。其基本原理是带电的喷墨雾点经过电极偏转后，直接在纸上形成型。其基本原理是带电的喷墨雾点经过电极偏转后，直接在纸上形成所需字形。其优点是组成字符和图像的印点比针式点阵打印机小得多，所需字形。其优点是组成字符和图像的印点比针式点阵打印机小得多，因而字符点的分辨率高，印字质量高且清晰。可灵活方便地改变字符因而字符点的分辨率高，印字质量高且清晰。可灵活方便地改变字符尺寸和字体。打印机外系图如图尺寸和字体。打印机外系图如图7-5所示所示图7-5 喷墨打印机外形图3激光打印机激光打印机 激光打印机分为黑白和彩色两种，可提供高质量、快速和低成本的打印方式，两种打印机的工作原理是相同的，它们都采用了类似复印机的静电照相技术，激光源发出的激光束经由字符点阵信息控制的声光偏转器调制后，进入光学系统，通过多面棱镜对旋转的感光鼓进行横向扫描，于是在感光鼓上的光导薄膜层上形成字符或图像的静电潜像，再经过显影、转印和定影，便在纸上得到所需的字符或图像。激光打印机外形图如图7-6所示图7-6 激光打印机外形图 打印机的使用比较简单，在将打印机与电脑连接，并安装好驱动程序后，即可开始打印操作。一般的应用软件都具有“打印”功能，实际上就是将需要输出的结果表现在纸张或者其他介质上，一般来说，打印都可以通过应用软件【文件】菜单下【打印】命令来进行打印，执行此命令后，系统会弹出【打印】对话框，可以对打印任务进行相应设定。如果电脑中安装有多台打印输出设备，可以先在打印机选项设置中选择指定的打印机设备，之后设定打印文档的页面范围和打印的份数。打印对话框如图7-7所示图7-7 打印对话框一般还可以通单击【属性】命令按钮，弹出打印机的“高级选项”，对打印机进行高级设定。如设置打印机的输出打印质量，缺省打印纸张大小等。打印机属性设置对话框如图7-8所示图7-8 打印机属性设置对话框7.3.3绘图仪绘图仪绘图仪是一种输出图形的硬拷贝设备。绘图仪在绘图软件的支持下可绘制出复杂、精确的图形，是各种计算机辅助设计不可缺少的工具。绘图仪的性能指标主要有绘图笔数、图纸尺寸、分辨率、接口形式及绘图语言等。1滚筒式绘图仪滚筒式绘图仪。当X向步进电机通过传动机构驱动滚筒转动时，链轮就带动图纸移动，从而实现X方向运动。Y方向的运动，是由Y向步进电机驱动笔架来实现的。2平台式绘图仪。绘图平台上装有横梁，笔架装在横梁上，绘图纸固定在平台上。X向步进电机驱动横梁连同笔架，作X方向运动；Y向步进电机驱动笔架沿着横梁导轨，作Y方向运动。图纸在平台上的固定方法有3种，即真空吸附、静电吸附和磁条压紧。平台式绘图仪绘图精度高，对绘图纸无特殊要求，应用比较广泛。绘图仪外形图如图7-9所示。图7-9 绘图仪外形图 7.3.4复印机复印机 复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。复印机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过其他制版等中间手段，而能直接从原稿获得复印品。复印份数不多时较为经济。复印机外形图如图7-10所示。图7-10 复印机外形图 复印机分为模拟复印机和数码复印机 1模拟复印机模拟复印机 模拟复印机是通过曝光、扫描将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程的复印机产品。2数码复印机数码复印机 数码复印机则是指首先通过CCD（电荷耦合器件）传感器对通过曝光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生有点组成的静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程的产品。数码复印机主要优点在于数码复印机主要优点在于： 整洁、清晰的复印质量。文稿，图片/文稿，图片，复印稿，低密度稿，浅色稿等五项模式功能，256级灰色浓度、400DPI的分辨率，充分保证了复印品的整洁、清新。一次扫描，多次复印。数字复印机只需对原稿进行一次扫描，便可一次复印达999次甚至更多。因减少了扫描次数，所以减少了扫描器产生的磨损及噪音，同时减少了卡纸的机会。电子分页。一次复印，分页可达999份。先进的环保系统设计。无废粉、低臭氧、自动关机节能，图像自动旋转，减少废纸的产生。强大的图像编辑功能。自动缩放、单向缩放、自动启动、双面复印、组合复印、重叠复印、图像旋转、黑白反转、25%400%缩放倍率。复印机还可以根据不同的分类方法进行以下分类：根据复印速度分为：低速、中速和高速；根据复印的幅面分类：普及型和工程复印机；根据使用纸张分类：特殊纸复印机和普通纸复印机（特殊纸一般指可感光的感光纸，而普通纸是指普遍使用的复印纸）。根据复印机显影方式分类：单组份和双组份；根据复印机复印的颜色分类：单色、多色及彩色复印机。复印机的操作步骤如下（1）放置原稿，正面朝下，按纸张标尺放正。(2) 设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量。(3) 放入纸张。(4) 启动复印。说明：具体功能按键，需要参考具体机型的说明书；要复印多份，请先在设定后复印样张，满意后，再设定复印数量，启动复印。复印机使用中应注意的问题（1）不可将重物放在复印机上或让复印机受到冲击。（2）当复印机在复印时，不可打开任何门盖或断开电源。（3）不可让磁性物体靠近复印机，或在复印机旁使用易燃喷雾剂。（4）不可把盛水或其它液体的器皿放在复印机上。（5）不可让纸屑、书钉或其它金属碎片掉进复印机内。（6）不可使用有损坏或裂开的电源线，电源线不可塞入复印机内。（7）当复印机异常热或产生异常噪音时，不可继续使用，应立即断开电源检修。7.3.5扫描仪扫描仪 扫描仪是一种计算机外部仪器设备，通过捕获图像并将之转换成计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字化输入设备。对照片、文本页面、图纸、美术图画、照相底片、菲林软片，甚至纺织品、标牌面板、印制板样品等三维对象都可作为扫描对象，提取和将原始的线条、图形、文字、照片、平面实物转换成可以编辑及加入文件中的装置。扫描仪外形图如图7-11所示 图7-11 扫描仪外形图扫描仪用途：1可在文档中组织美术品和图片。2将印刷好的文本扫描输入到文字处理软件中，免去重新打字之麻烦。3对印制版、面板标牌样品（该板即使无磁盘文件，又无菲林软片）扫描录入到计算机中，可对该板进行布线图的设计和复制，解决了抄板问题，提高抄板效率。4可实现印制板草图的自动录入、编辑、实现汉字面板和复杂图标的自动录入。5在多媒体产品中添加图像。6在文献中集成视觉信息使之更有效地交换和通讯。扫描仪的安装和使用 1将扫描仪连接到计算机的端口上；2鼠标点击【开始】菜单，选择系统控制工具区域中的【打印机和传真】项目界面如图7-12所示图7-12 扫描仪自带扫描程序的“专业模式”界面 7.3.6传真机传真机 传真机是指在公用电话网或其相应网络上，用来传输文件、报纸、相片、图表及数据等信息的通信设备。传真机是集计算机技术、通信技术、精密机械与光学技术于一体的通信设备，其信息传送的速度快、接收的副本质量高，它不但能准确、原样地传送各种信息的内容，还能传送信息的笔迹，适于保密亲笔通信，具有其它通信工具无法比拟的优势，为现代通信技术增添了新的生命力，并在办公自动化领域占有极重要的地位，发展前景广阔。目前市场上常见的传真机可以分为四大类：1热敏纸传真机（也称为卷筒纸传真机）。2热转印式普通纸传真机。3激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）。4喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）。传真机外形图如图7-13所示 图7-13 传真机外形图传真机的工作原理是，先扫描即将需要发送的文件并转化为一系列黑白点信息，该信息再转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。接收方的传真机“听到”信号后，会将相应的点信息打印出来，这样，接收方就会收到一份原发送文件的复印件。但是各种传真机在接收到信号后的打印方式是不同的，他们的工作原理的区别也基本上在这些方面。传真机的安装和使用要点1使用前请仔细阅读使用说明书，正确地安装好机器，包括检查电源线是否正常、接地是否良好，机器应避免在有灰尘、高温、日照的环境中使用。2芯线：有些芯线如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4芯线而有的用的是3芯线，这两种连接如错误，则传真机无法正常通信。3线路通信质量的简单判断：当线路通信质量差时，进行传真可能会引起文件内容部分丢失，字体压缩或通信线路中断。判断方法：摘机后听拨号音是否有异常杂音。如“滋滋”声或“咔咔”声。4记录纸的安装：记录纸有两种，传真纸（热敏纸）和普通纸（一般为复印纸）。热敏纸是在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面区别，安装时须依据机器的示意图进行。如新机器出现复印全白时，故障原因可能是原稿放反或热敏纸放反。传真机卡纸的处理 1原稿卡纸，如显示“DOCUMENT JAM”等。如强行将原稿抽出，易引起进纸机构损坏（如三洋117、217等会显示“MACHINE ERROR”）。解决方法：掀开面板，将原稿抽出或将面板下自动分页器弹簧掀开（详见各机器使用说明书）将纸取出。2记录纸卡纸，故障原因是记录纸安装不正确、纸质量差、切纸刀故障。解决方法：（1）正确安装记录纸；（2）选用高质量记录纸；（3）对于切纸刀引起的卡纸，打开记录纸舱盖时不能过于用力。如打不开，则可以将机器断电后再加电，一般问题可以解决，切记不可强行打开，否则极易引起切纸刀损坏，如松下V40、V60等。7.3.7多功能一体机多功能一体机 多功能一体机就是一种具备打印、传真、复印、扫描等四项功能中两项以上的机器，并且它的多项功能在同时工作时相互之间不会受影响。既可以与计算机相连接替代打印机与扫描仪，也可以脱机工作，实现普通传真机及电话的功能。目前市面上的多功能一体机一般分为：激光多功能一体机和喷墨多功能一体机。多功能一体机外形图如图7-14 所示 图7-14 多功能一体机外形图7.4办公自动化系统实例分析办公自动化系统实例分析南方某市机关办公自动化系统功能如图7-15所示机关办公自动化系统是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的具有战略意义的信息系统。它的总体目标是：以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖政府办公部门的办公信息系统，提供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的政府信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。1. 需求分析需求分析 一般而言，机关办公自动化系统均以公文处理和机关事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括收发文审批签发管理、公文流转传递、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等等应用。机关办公自动化系统办公事务管理公共信息管理个人办公事务管理系统管理发文管理收文管理项目管理设备管理经费管理会议管理通知通告工作日志日志管理公车管理出差管理档案管理日程安排处科资料天气预报会议安排公共论坛工作日志调研资料留言本个人通信录便签权限分配角色管理人员管理流程管理系统资源密码管理模板维护导航管理字典维护图图7-15机关办公自动化系统功能机关办公自动化系统功能2. 现场勘测现场勘测根据机关大楼建筑办公区的结构特点制定详细的网络连接图，其中包括如下信息：（1) 网络上个信息电（即办公点）的分布图，工作空间大小与距离。（2）电源插座的位置，包括目前正在使用的插座的设备。（3）所有不可移动的物品的位置（如支撑柱，分隔墙，内置柜等）。（4）所有办公家具的当前位置。（5）所有计算机和类似打印机的外部设备的位置。（6）门和窗口的位置。（7）通风管道和目前电线的位置。3. 确定确定Internet接入方式接入方式目前各地电信部分和ISP为企业级用户提供了如下的入网方式：(1）通过分组网入网(2）通过帧中继入网(3）通过DDN专线入网(4）通过微波无线入网(5）通过光纤接入 首先要确定网络的拓扑结构，该结构采用星状结构，其中100Base-T星型结构的快速以太网是理想的选择。用双绞线作为传输线缆，星状总线网的物理结构采用星状连接，逻辑结构采用总线状的，采用IEEE的802.3协议标准。网卡、集线器和双绞线应选100M的。当用户扩展过多时，可采用堆叠式集线器。 由于企业机关系统内部有些部分涉及保密信息，因此不能直接与外部互联网相连，也不能与企业内部其他计算机直接通信，因此网络拓补设计可采用子网连接模式，各个部门的计算机组成子网，各子网再通过交换机连接到路由器上，然后在路由器上设置IP，对访问外部Internet的权限进行分配。 办公自动化系统内网互连设计如图7-16所示部门1部门2部门3部门4交换机交换机交换机交换机汇聚交换机防火墙服务器图7-16 办公自动化系统内网互连设计部门1部门2部门3部门4交换机交换机交换机交换机汇聚交换机防火墙服务器 图7-16办公自动化系统内网互联设计 5. 设备匹配及确定软件设备匹配及确定软件 网络内计算机选用用10/100M自适应全双工网卡，实现以太网通信。交换机，采用24口交换机，若日后需要扩展可加入集线器，增加的用户通过集线器连接到交换机。网线使用超五类非屏蔽双绞线，网络接头用RJ-45。服务器操作系统建议使用Windows2003 Server，便于使用。6. B/S的的Web应用体系结构设计应用体系结构设计浏览器/服务器(Browser/Server)是一种分布式的客户/服务器结构，在该结构中，客户端的计算机只需安装浏览器，就可以访问分布在网络上的许多应用服务器软件。浏览器的界面是统一的，可将培训的时间与费用减至最少。并且客户端的硬件与操作系统只要能支持浏览器软件即可。 B/S三层结构图如图7-17所示 图7-17 B/S三层结构图客户机Web服务器数据库服务器浏览器www服务器数据库管理SQL Web服务器可采用windows 2003 Server操作系统，搭配IIS(Internet Information Service)Web服务软件构建，为保障数据的安全和保密性，办公自动化系统涉及操作的数据信息存储在单独的数据库服务器中，通过SQL数据库管理软件与服务器连接，完成数据查询和传输等功能。 政府办公自动化系统开发中软件界面的设计要美观、易用，方便用户输入信息。因为用户界面是否友好不仅在很大程度上体现了编程水平，同时也直接影响用户的工作效率和数据的真实性。界面简洁明了是最基本的要求。图7-18 所示为办公自动化系统界面设计示意图图7-18 办公自动化系统界面设计知知 识识 总总 结结 详细介绍了办公自动化系统组成详细介绍了办公自动化系统组成与特点以及办公自动化的分类和功能，与特点以及办公自动化的分类和功能，对目前常用的电脑、打印机、复印机、对目前常用的电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、绘图仪、多功能一传真机、扫描仪、绘图仪、多功能一体机的工作原理进行分析，并介绍使体机的工作原理进行分析，并介绍使用的方法。这是现代化办公必须掌握用的方法。这是现代化办公必须掌握的基本技术。最后对一个办公自动化的基本技术。最后对一个办公自动化系统实例进行了分析。系统实例进行了分析。