第2章 高效办公-索引教学课件PPT.pptx

第2章 高效办公-索引office2019word第2章 高效办公索引第2章 高效办公主讲教师 尹建新索引索引office2019word第2章 高效办公索引文档编辑 2如何创建索引3实例操作目录1什么是索引？office2019word第2章 高效办公索引1.1.什么是索引什么是索引 l 概念概念 将文中具有检索意义的事项,如人名、地名、词语、概念，按照一定方式有序编排起来，供检索的参考指南。l 作用作用 索引提示了一书、一刊的基本情况，如篇目、文句，可以深入、完整 、详细地为读者提供所需文献的具体线索，大大加快数据的检索速度 提示文献的内容和指导读者信息查找office2019word第2章 高效办公索引2.2.创建索引创建索引第一步，标记索引项第一步，标记索引项 如果文档中没有任何的标记项，则无法进行索引，也无法生成索引目录第二步，生成索引目录第二步，生成索引目录 由索引标记项而生成的目录，称为索引目录l 手动标记l 自动标记office2019word第2章 高效办公索引第一步，标记索引项手动标记方法一：手动标记 2.2.创建索引创建索引 对话框操作 域操作菜单操作：引用-标记索引项优点：优点： 标记精确、比较灵活缺点缺点： 但标记量很大时，是个苦差事office2019word第2章 高效办公索引方法2：自动标记 第一步，标记索引项自动标记2.2.创建索引创建索引 当需要标记的信息量很大时，可以使用批量的自动标记。A创建索引词条word文件 B执行“自动标记”菜单操作菜单操作：引用-插入索引-自动标记l 优点优点p 可以批量添加标记，只需设置好索引词条文件即可l缺点缺点p 有些死板，不辨敌我p 并不是文档中的所有位置处的信息都可标记到当同一个段落中出现多个相同内容时只会标记第一个出现的词条文本框中的信息页眉页脚处信息批注中信息。通常是一个2列多行的表格。l 第1列为待标记的项l 第2项为相应的标记域office2019word第2章 高效办公索引2.2.创建索引创建索引执行菜单操作：引用-插入索引-确定第二步，生成索引目录office2019word第2章 高效办公索引3.3.案例讲解案例讲解 建立文档“Province.docx”，由四页组成，如图2-12和图2-13所示，其中：（1）第一页中第一行内容为“浙江”，样式为“标题1”；页面垂直对齐方式为“居中”；页面方向为纵向、纸张大小为16K；仅第一页添加页眉“浙江”，居中。（2）第二页中第一行内容为“江苏”，样式为“标题2”；页面垂直对齐方式为“顶端对齐”；页面方向为横向，纸张大小为A4；对该页面添加行号，起始编号为1。（3）第三页中第一行内容为“浙江”，样式为“标题3”，页面垂直对齐方式为“底端对齐”；页面方向为纵向，纸张大小为B5（JIS）。（4）第四页中第一行内容为“索引”，样式为“正文”，页面垂直对齐方式为“顶端对齐”；页面方向为纵向，纸张大小为A4。（5）在文档页脚处插入“第X页 共Y页”形式的页码，X为当前页，Y为总页数，居中显示。（6）使用自动索引方式，建立索引自动标记文件“Index.docx”，其中：标记为索引项的文字1为“浙江”，主索引项1为“Zhejiang”；标记为索引项的文字2为“江苏”，主索引项2为“Jiangsu”。使用自动标记文件，在Province文档第四页第二行中创建索引。office2019word第2章 高效办公索引THANK YOU .