2022年物业部制度及岗位职责 .pdf

1 陕西昌达昌物业物业部制度及岗位职责建议稿陕 西 昌 达 昌 物 业 路 则 修谨 呈二八年十一月二十五日精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 10 页2 陕 西 昌 达 昌 物 业 物 业 部 制 度 及 岗 位 职 责物 业 部 -总 管 理 处 制 度 及 岗 位 职 责1. 部 门 概 况 。物 业 管 理 部 是 物 业 部 属 下 之 一 分 部 ， 主 要 负 责 之 住 宅 、 商 场 、地 库 、外 围 、小 区 保 洁 、小 区 绿 化 及 邮 件 的 处 理 ，协 助 举 办 商 场 推 广活 动 ，整 个 小 区 事 务 及 接 待 相 关 单 位 对 本 小 区 之 访 查。整 个 部 人 员 虽少 ，但 负 责 之 事 务 较 为 繁 重 ，在 整 个 管 理 处 的 日 常 工 作 中 起 较 为 重 要之 作 用 ，本 部 工 作 表 现之 好 坏 直 接 影 响 整个 小 区 之 声 誉 起 到 举 足 轻 重之 作 用 。2.部 门 职 责 简 述2.1 物 业 主 任2.1.1 协 助 助 理 物 业 经 理 处 理 日 常 管 理 事 项 ；2.1.2 领 导 及 监 管 物 业 助 理 之 工 作 ；2.1.3 带 领 物 业 助 理 处 理 有 关 客 户 之 投 诉 ；2.1.4 分 配 工 作 予 物 业 助 理 ；2.1.5 遇 有 紧 急 事 项 ， 须 马 上 作 出 注 意 及 适 当 应 变 工 作 ；2.1.6 非 办 公 时 间 处 理 客 户 之 投 诉 ；2.1.7 对 物 业 作 出 总 体 之 巡 逻 工 作 ；2.1.8 与 工 程 部 配 合 有 关 日 常 之 维 修 工 作2.1.9 草 拟 通 告 、 信 件 等 文 件 ；2.1.10 协 助 住 户 解 决 任 何 管 理 上 之 问 题 。2.2 推 广 主 任2.2.1 处 理 商 场 之 推 广 活 动 ；2.2.2 与 发 展 商 紧 密 联 系 有 关 商 场 之 推 广 事 宜 ；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 10 页3 2.2.3 处 理 有 关 节 日 之 装 饰 及 推 广 ；2.2.4 计 划 及 推 广 商 场 之 形 象 ；2.2.5 与 对 外 传 媒 之 联 系 ；2.2.6 处 理 客 户 要 求 租 用 灯 箱 及 商 场 大 堂 事 宜 ；2.2.7 与 其 他 部 位 协 调 以 确 保 推 广 活 动 顺 利 进 行 。2.3 联 络 主 任2.3.1 处 理 客 户 之 咨 询 及 投 诉 ；2.3.2 与 工 程 部 联 系 及 跟 进 对 客 户 之 维 修 问 题 ；2.3.3 处 理 日 常 管 理 事 宜 。2.4 物 业 助 理 一 - 日 常 管 理2.4.1 每 日 巡 逻 确 保 清 洁 及 保 安 事 宜 一 切 正 常 ；2.4.2 与 工 程 部 跟 进 维 修 事 项 ；2.4.3 接 听 及 处 理 客 户 咨 询 及 投 诉 ；2.4.4 不 断 更 新 客 户 纪 录 ；2.4.5 协 助 助 理 物 业 主 任 处 理 日 常 管 理 事 宜 ；2.4.6 处 理 交 接 工 作 。物 业 助 理 二 - 保 洁2.4.7 监 察 日 常 清 洁 工 作 ；2.4.8 与 清 洁 公 司 作 定 期 性 之 巡 示 确 保 物 业 清 洁 条 件 良 好 ；2.4.9 与 有 关 管 理 清 洁 之 政 府 部 门 联 系 ；2.4.10 监 管 及 跟 进 灭 虫 工 作 。3. 工 作 程 序3.1 收 楼 程 序收 楼 之 业 主 /租 户 须 配 备 以 下 条 件 ：3.1.1 能 出 具 由 售 楼 部 书 面 发 出 之 收 楼 证 明 书 ， 及 有 效 的 身份 证 正 本 。 如 非 业 主 本 人 收 楼 ， 需 出 具 业 主 签 名 之 委精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 10 页4 托 书 方 可 办 理 收 楼 手 续 。3.1.2 计 算 收 楼 时 所 需 之 费 用 详阅 收 楼 表 格 一 ，填 写 收 费表 格 并 与 业 主 到 财 务 收 费 处 交 款 。3.1.3 要 求 业 主 /租 户 填 妥 联 络 资 料 登 记 表 详 阅 收 楼 表 格二 。3.1.4 联 同 业 主 /租 户 到 收 楼 单 元 验 收 详 阅 收 楼 表 格 三 。3.1.5 将 要 收 楼 之 单 元 门 匙 如 数 交 给 业 主 ， 并 作 签 收 详 阅收 楼 表 格 四 。3.1.6 如 有 收 楼 单 元 需 要 执 漏 工 程 ，业 主 /租 户 可 需 托管 一 条门 匙 于 本 部 ， 以 方 便 工 程 人 员 执 漏 详 阅 收楼 表 格 五 。3.1.7 填 妥 其 他 相 关 表 格 包 括 ： 紧 急 联 络 人 表 格 、 防 火 负责 人 登 记 表 等 表 格 。3.2 文 件 处 理3.2.1 将 已 填 妥 收 楼 表 格 包 括 收 楼 表 格 二 、 收 楼 表 格 四 、收 楼 证 明 书 抄 送 财 务 部 。3.2.2 新 收 楼 单 元 所 有 收 楼 文 件 存 档 。3.2.3 更 改 各 相 关 状 态 表 ， 以 作 记 录 。3.2.4 将 需 要 报 维 修 项 目 之 表 格 抄 送 发 展 商 及 管 理 处 工 程部 。3.3 二 次 装 修 程 序3.3.1 接 受 业 户 提 出 装 修 申 请 ， 并 按 规 定 收 取 装 修 按 金 。3.3.2 要 求 业 户 购 买 装 修 保 险 ；3.3.3 填 妥 有 关 装 修 表 格 资 料 ；3.3.4 收 取 装 修 图 纸 ， 转 交 工 程 部 审 阅 ；3.3.5 待 工 程 部 施 工 许 可 证 批 出 后 ， 到 本 部 办 理 装 修 工 人 出入 证 ；3.3.6 装 修 完 毕 后 ， 经 业 户 申 请 后 ， 由 本 部 联 同 工 程 部 进 行装 修 验 收 工 作 ；3.4 办 理 装 修 工 人 出 入 证 之 程 序精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 10 页5 3.4.1 要 求 到 本 部 办 证 之 负 责 人 出 示 由 工 程 部 批 出 的 施 工 许可 证 副 本 ， 及 办 证 时 所 需 之 工 人 照 片 两 张 、 身 份 证 副本 身 份 证 须 与 申 请 办 证 之 工 人 符 合 身 份 。3.4.2 填 写 收 款 表 格 ， 到 财 务 交 款 ， 每 个 出 入 证 规 定 收 取 押金 人 民 币元 ， 工 本 费 人 民 币元 ， 共 人 民 币元 /个 。3.4.3 待 上 述 之 两 点 完 成 后 ， 即 可 开 始 办 证 ， 首 先 将 工 人 资料 抄 写 于 装 修 表 格 6内 ，及 将 出 入 证后 面 之 号 码 一同 抄 在 表 格 内 。 在 工 人 之 资 料 抄 妥 在 出 入 证 上 ， 把 相片 钉 于 出 入 证 规 定 之 位 置 上 ， 用 本 部 规 定 之 专 用 章 盖印 ， 此 证 方 可 生 效 使 用 。3.4.4 将 工 人 之 资 料 存 档 。3.4.5 待 装 修 公 司 装 修 完 毕 后 ， 负 责 人 到 本 部 办 理 退 证 手 续时 ，必须 出 具 缴 交 出 入 证 之 发 票 及 相 应 之 出 入 证 数 量 ，假 设 有 遗 失 ， 按 金 一 律 不 予 以 发 还 。3.4.6 在 退 款 时 ， 办 理 退 款 人 必 须 填 妥 库 存 现 金 支 出 单 、装 修 表 格 16， 及 发 票 后 要 盖 上 财 务专 用 报 锁 章 ， 签 经办 人 栏 ， 方 可 呈 予 批 复 。3.4.7 将 退 证 后 面 之 号 码 与 旧 有 记 录 对 照 及 删 掉 ， 然 后 将 退证 存 放 好 。3.5 工 程 维 修 程 序3.5.1 各 同 事 对 日 常 巡 查 或 接 业 户 报 修 工 程 后 ， 必 须 及 时 落单 ， 集 中 放 于 工 作 单 文 件 架 内 ；3.5.2 物 业 助 理 定 时 将 工 程 单 送 到 B1 工 程 部 签 收 ， 并将 工 程单 第 四 联 收 回 分 派 给 相 关 之 同 事 。 接 收 回 工 程 单 后 ，请 妥 善 保 管 并 在 日 常 工 作 中 加 以 检 查 所 报 修 之 工 程 项目 ， 如 已 完 成 自 行 作 记 录 ；3.5.3送 工 程 单 之 同 事 每 日 将 工 程 部 完 成 之 单 签 收 ， 并 带 回到 办 公 室 ， 分 派 给 相 关 之 同 事 。 对 已 完 成 之 工 程 进 行复 查 ， 确 认 该 工 程 完 成 后 在 工 程 单 上 签 名 并 附 已 收 回之 工 程 单 第 四 联 钉 在 一 起 并 交 回 文 员 处 集 中 存 档 ；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 10 页6 3.5.4 如 果 三 天 以 上 未 能 完 成 之 工 程 单 ， 物 业 助 理 应 交 予 物业 主 任 与 工 程 部 维 修 主 管 协 商 跟 办 。 如 因 某 种 原 因 不能 完 成 之 工 作 单 ， 交 由 物 业 助 理 做 好 存 档 ， 由 物 业 主任 定 期 跟 进 ；3.5.5 对 于 工 程 较 大 而 长 时 间 不 能 完 成 之 工 程 单 ， 由 本 部 门拟 出 备 忘 录 知 会 工 程 部 经 理 跟 进 并 由 物 业 助 理 做 好 存档 。3.5.6 物 业 助 理 将 收 集 已 完 成 之 工 程 单 进 行 定 期 存 档 ， 以 备日 后 有 需 要 时 检 查 。3.6 借 匙 程 序3.6.1 内 部 借 用 匙 程 序 ：1) 锁 匙 由 部 门 文 员 保 管 。2) 本 处 部 门 及 售 楼 处 向 本 部 借 匙 时 ， 须 填 妥 借 匙 记 录 。3) 由 本 部 物 业 助 理 经 手 借 予 借 匙 人 。4) 借 匙 人 还 匙 时 ， 须 交 回 物 业 助 理 ， 由 物 业 助 理 注 销借 匙 记 录 。3.6.2 如 本 小 区 业 主 或 租 户 借 用 公 众 区 洗 手 间 锁 匙 程 序 。1) 要 求 业 户 出 示 有 效 之 证 明 或 委 托 书 。2) 本 部 物 业 助 理 核 实 有 关 证 件 后 ， 并 填 写 收 费 表 格 ，要 求 业 户 交 纳 人 民 币元 押 金 。3) 由 物 业 助 理 将 锁 匙 借 予 业 户 。4) 业 户 归 还 匙 锁 后 ， 将 锁 匙 押 金 交 办 理 手 续 退 回 予 业户 。3.7 保 洁 项 目 电 梯 玻 璃 清 洗 程 序3.7.1 清 洁 公 司 清 洁 工 作 严 格 按 所 制 定 之 工 作 表 格 规 定 之 时间 进 行 ， 如 有 变 动 应 提 前 一 天 知 会 本 部 ；3.7.2 清 洗 时 ， 须 在 工 作 之 客 梯 口 摆 放 围 栏 及 工 作 告 示 牌 ；3.7.3 清 洁 过 程 中 ， 必 须 确 保 有 工 作 人 员 在 场 ， 防 止 有 不 知情 人 员 进 入 客 梯 ；3.7.4 清 洗 完 毕 ， 清 洁 负 责 人 必 须 及 时 通 知 保 安 部 负 责 锁 好精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 10 页7 电 梯 门 ， 在 电 梯 上 锁 前 清 洁 人 员 亦 必 须 在 场 ；3.7.5 确 保 保 安 部 锁 好 电 梯 后 ， 清 洁 人 员 须 及 时 清 理 工 作 现场 之 告 示 牌 及 清 洁 工 具 。3.8 过 期 信 报 之 处 理 事 宜3.8.1 每 日 由 信 差 将 信 报 及 邮 件 按 规 定 进 行 投 递 ；3.8.2 如 信 差 在 投 递 时 ， 发 现 投 递 之 单 元 无 人 或 信 箱 塞 满 ，信 差 则 将 此 信 报 转 交 保 安 室 之 保 安 员 ，并留 下 留 言 纸 ，要 求 业 户 到 保 安 室 领 取 ；3.8.3 如 业 户 在 限 期 三 日 内 ， 仍 未 到 保 安 室 领 取 其 信 报 及 邮件 ， 则 由 保 安 部 将 已 过 期 之 信 报 、 邮 件 ， 交 由 公 寓 楼组 同 事 通 知 业 户 有 关 领 取 信 报 、 邮 件 事 项 ；3.8.4 如 业 户 之 信 报 存 在 管 理 处 超 过 一 个 月 。 报 纸 按 废 纸 处理 ， 信 件 及 其 它 邮 件 由 信 差 退 回 邮 局 并 作 好 有 关 记 录 信 件 及 邮 件 在 退 回 邮 局 时 ， 需 作 记 录 并 要 求 邮 局 签收 。3.9 财 物 损 害 处 理 程 序保 安 员 在 当 值 巡 查 中 或 接 报 ， 如 发 现 本 小 区 内 任 何 财 物 的 损 坏 包 括 自 然 或 人 为 ， 都 应 按 以 下 处 理 程 序 作 出 处 理 。3.9.1 立 即 通 知 当 值 主 管 到 现 场 拍 照 及 展 开 保 护 现 场 的 工作 。 如 发 现 是 人 为 之 损 坏 则 要 求 当 事 人 立 即 进 行 调 查处 理 ；3.9.2 如 损 坏 物 品 属 人 为 行 为 ， 则 由 保 安 当 值 主 管 对 当 事 人作 出 交 涉 及 填 写 损 坏 物 品确 认 表 。如 当 事 人 非 本 小区 之 业 户 ， 则 暂 收 取 人 民 币元 正 作 为 维 修 该 物 或 工 程 之 费 用 ， 日 后 作 出 多 退 少 补 处 理 ； 如 属 业户 ， 可 暂 免 收 人 民 币元 维 修 费 ， 但 必 须 签 妥 损坏 物 品 确 认 ；3.9.3 保 安 主 管 须 立 即 或 事 件 发 生 后 之 第 二 天 把 所 收 款 项 交予 财 务 部 ， 及 将 损 坏 物 品 确 认 表 交 予 物 业 经 理 审 阅 ；物 业 部 人 员 须 配 合 工 程 部 人 员 跟 进 有 关 维 修 被 损 坏 之精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页，共 10 页8 项 目 。3.10 警 铃 报 警 之 处 理 程 序3.10.1 当 管 理 处 收 到 有 关 警 铃 报 警 之 信 息 ， 本 部 将 即 刻 追 查报 警 之 区 域 及 原 因 ，如 查 实 为 误 报 ，即向 该 区 域 之所 有 业 户 作 解 释 ；3.10.2 接 报 之 同 时 ， 即 派 物 业 助 理 到 现 场 观 察 ， 了 解 具 体 情况 并 做 好 维 持 秩 序 工 作 ；3.10.3 保 安 部 之 消 防 员 亦 应 赶 赴 现 场 ， 协 助 做 好 解 释 及 维 护工 作 ， 并 检 查 有 关 避 难 场 所 ， 以 查 看 是 否 有 公 司 职 员避 难 ， 并 做 出 处 理 ；3.10.4 事 件 平 息 后 ， 物 业 部 以 书 面 形 式 向 所 有 受 影 响 之 公 司作 解 释 ；3.10.5 而 对 于 单 元 之 消 防 验 收 ， 应 以 书 面 形 式 预 先 知 会 将 受影 响 之 业 户 。3.11 指 示 牌 等 物 品 之 借 用 程 序3.11.1 业 户 向 本 处 要 求 借 用 本 处 之 指 示 牌 及 其 它 物 品 时 ， 必须 以 书 面 形 式 向 本 处 申 请 ， 交 本 处 审 批 ；3.11.2 业 户 之 申 请 须 由 物 业 主 任 以 上 职 级 ， 才 能 进 行 审 批 ；3.11.3 如 业 户 之 申 请 获 批 准 ， 则 须 填 妥 借 用 指 示 牌 之 表 格 ，并 按 有 关 规 定 交 纳 租 金 ；3.11.4 业 户 凭 已 付 款 之 单 据 ， 由 物 业 助 理 协 同 到 保 安 部 领 取指 示 牌 及 所 租 用 之 物 品 ， 并 摆 放 于 本 处 所 批 准 摆 放 之位 置 ；3.11.5 如 业 户 租 用 之 指 示 牌 期 满 ， 本 部 即 通 知 保 安 部 收 回 指示 牌 。3.12 参 观 程 序精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页，共 10 页9 3.12.1 安 排 参 观 之 有 关 事 项 直 接 由 物 业 部 负 责 处 理 ；3.12.2 申 请 者 必 须 先 填 妥 参 观 申 请 表 ，交 到 本 部 推 广 小 组 处 。3.12.3 接 到 有 关 申 请 后 ， 物 业 部 会 将 其 交 予 总 经 理 作 审 批 及安 排 有 关 之 参 观 事 宜 。3.12.4 为 能 有 充 足 时 间 准 备 ， 物 业 部 均 要 求 申 请 者 提 前 三 天通 知 及 填 妥 申 请 表 格 。3.13电 信 业 务 办 理 程 序3.13.1 业 户 向 本 处 购 买线 程 序3.13.2 以 本 公 司 名 义 向 电 信 局 申 装， 同 时 出 单 工 程 部 拉线 至 单 元 ；3.13.3 约天 后 ， 电 信 局 通 知 缴 费 ， 携 “ 单 元 用 户 新 装申请 卡 ” 去 电 信 局 缴 交 工 料 费 人 民 币元 /条 ， 约周后 电 信 局 来 物 业 总 机 房 装 机 ；3.13.4 出 工 程 工 作 单 予 工 程 部 为 业 户 跳 线 试 机 ， 经 业 户 验 收后 签 字 认 可 ；3.13.5 开 通 约 两 周 后 ，办 理 过 户 手 续 将过 户 给 使 用 业户 。3.14 业 户 自 行 申 装 或 迁 移线 程 序3.14.1 业 户 向 本 处 缴 纳 人 民 币元 /条 迁 移 费 。3.14.2 假 设 属 物 业 内 部 迁 移 ， 则缴 纳 内 部 迁 移 费 人 民 币元/条 ，本 处 在 业 户 之“ 新 装申 请 卡 ”或“迁 移 申请 卡 ”盖 章 确 认 本 处 同 意 ，业户 迁入 物 业 业 户 自 行去 电 信 局 办 理 迁 移手 续 ；3.14.3 出 工 程 工 作 单 予 工 程 部 ， 为 业 户 拉 线 至 单 元 ；3.14.4 电 信 局 来 总 机 房 为 业 户 装 机 后 ， 出 工 作 单 予 工 程 部 为业 户 跳 线 试 机 并 经 业 户 验 收 签 名 。4. 新 职 工 之 培 训课 程4.1 阅 读 工 作 资 料 ；4.2 基 本 概 况 ；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页，共 10 页10 4.3 工 作 过 程 中 所 用 表 格 之 运 用 及 工 作 职 责 ；4.4 以 往 工 作 会 议 纪 录 及 有 关 之 规 章 制 度 ；4.5 本 处 对 业 户 的 信 函 及 所 发 放 之 通 告 ；4.6 熟 悉 本 小 区 之 有 关 收 费 资 料 及 数 据 。以 上 需 时 约 为 3 个 工 作 日4.7 实 务 操 作4.7.1 由 奖 赏 物 业 助 理 带 领 到 分 区 域 巡 视 ， 熟 悉 本 小 区 各 出入 口 、 消 防 通 道 、 各 种 功 能 设 施 ；4.7.2 熟 悉 物 业 内 所 有 业 户 基 本 情 况 ；4.7.3 掌 握 有 关 之 工 作 程 序 ：4.7.4 收 楼 程 序 及 手 续 ；4.7.5 二 次 装 修 程 序 手 续 ；4.7.6 工 程 维 修 程 序 手 续 ；4.7.7 每 日 之 例 行 巡 查 及 工 作 报 告 之 书 写 ；4.7.8 如 何 填 写 有 关 申 请 表 格 ；4.7.9 申 请 用 款 、 退 款 之 手 续 ；4.7.10 业 户 投 诉 处 理 技 巧 。以 上 需 时 约 为 10 个 工 作 日4.8 试 行 上 岗4.8.1 在 助 理 物 业 主 任 之 指 导 下 开 始 承 担 物 业 助 理 之 职 责 约 一 个 月 ；4.8.2 在 助 理 物 业 主 任 之 监 察 下 ， 独 立 完 成 日 常 管 理 工 作 约一 个 半 月 ；4.8.3 工 作 过 程 中 以 实 例 培 训 其 物 业 管 理 意 识 。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页，共 10 页