物资采购内部管理过程中存在的问题与有效办法范文.docx

物资采购内部管理过程中存在的问题与有效办法范文当前社会经济背景下各行各业的竞争越来越激烈，各个企业也越来越注重自身所取得的经济效益。然而，现阶段我国很多行业的内部管理体系仍存在一定的缺陷，大部分行业在发展过程中过于重视经济效益的多少而忽略了自身实力的提升，缺少完备的管理体系和专业人才队伍的建设与培养。从而导致我国一些行业发展脱离市场的实际需求，其中酒店行业作为我国全行业中发展较为突出的行业之一，其在物资采购内部控制建设方面亟待完善、提升。对此，我国酒店企业应及时调整优化当前的物资采购管理模式，从而有效提升我国酒店行业的管理水平和经济效益。一、当前酒店物资采购内部管理过程中存在的问题（一）酒店管理人员的专业能力及素养不过关当前我国部分酒店相关管理人员的专业能力与专业素养不过关，从而导致在对酒店进行管理的过程中因缺少对酒店具体情况以及各项业务的了解和掌握，从而使得酒店管理工作做得不到位，酒店物资采购工作也因缺乏规范的管理而导致采购数量及质量出现问题，这不但使物资成本增加，还造成了物资浪费，严重影响酒店的经济效益。（二）酒店物资采购缺少合理的规划我国大部分酒店在进行物资采购之前并没有进行详细的、合理的物资采购规划。例如酒店对于其备用物资的存储通常是依据管理人员对暂存物资数量的大致估算来进行物资的采买，这就使得很多时候采买的物资数量过多或不足，导致多余的物资不能在有效期内全部使用完，最终造成不必要的资金和物资浪费1。物资不足也会对酒店的服务质量造成一定程度的不利影响。因此，酒店应当在进行采购之前事先做好合理的规划。（三）酒店采购管理制度不够完善现阶段我国很多酒店在采购管理方面还存在着不足，采购管理制度不够完善，相关管理人员在采购过程中不能做到尽职尽责。酒店在对采购管理人员进行任用和培养的过程中，很少结合实际情况和员工专业能力进行人员的调换，使得很多工作人员的工作年限较长，但同时也不免有一些工作人员在工作过程中敷衍了事，不认真对待，管理人员的监管力度也不严格，从而使其更加放纵，最终导致酒店的管理工作和采购工作不规范，给酒店的经营发展带来严重的阻碍。（四）对内部财务的监管力度不够酒店财务管理人员对于内部资金支出和收入的监管力度不够，因此对酒店物资采购的资金也没有进行准确的核实与管理。在物资采购或入库过程中缺少完备的成本监管体系，甚至一些财务管理或采购人员为了一己私利从采购环节中赚取费用，这都会影响酒店的最终经济效益。（五）酒店对物资供应商的选择不合理影响酒店物资采购的因素主要分为以下两点因素。第一个方面是酒店的采购人员在采购时没有考虑到酒店实际的物资需求，一次性盲目地采购了大量的物资，一旦出现此类情况，势必会造成大量的酒店物资无法在其有效期内被使用完毕，一来对于剩余物资的存放是一个问题，不仅会占用较多的空间，还会占用相关工作人员的时间和精力来用于对物资进行保管，无形中增加资金成本。第二个因素是对酒店物资供应商的选择。如果采购人员选择的物资供应商过于注重自身利益而在采购过程中一味抬高价格，采购人员则一味地注重价格的协商，双方缺少关于供货期限以及物资数量和质量的确认，则在最终物资验收时很容易出现问题2。二、酒店物资采购内部控制管理的有效办法（一）完善酒店采购内部管理制度酒店采购内部管理制度的健全一方面可以对物资采购进行合理的规范，另一方面还可以有效提高酒店管理水平和工作人员的工作效率，避免采购环节出现纰漏。酒店在制定采购管理制度的过程中应对采购的注意事项及流程进行严格、详细地说明，应严格要求采购人员在与物资供应商进行协商的过程中要对采购价格进行明确，并将不同供应商给出的价格进行比对，最后综合价格、质量及供应时间等各个因素，选择最佳的供应商达成合作。其次，采购人员还应当对各种物资的种类及价格进行详细的记录，若采买的物资数量多于预计数量，则应向财务部门报备。（二）明确物资采购的相关标准酒店在物资采购方面应当制定明确的采购标准，从而使得采购物资的价格和质量满足酒店的实际需求。采购标准的明确既能够使供应商的供货质量和效率有所提高，也可以给酒店采购人员提供具体的采购目标。事先对采购物资的数量与质量进行严格要求，能够有效避免采购人员进行盲目的物资采购，还能够有效减少供应商的损失，从而使双方能够进行长期的合作提供保障。其次，采购标准的制定还可以加大供应商之间的良性竞争，从而为酒店购买物资提供更多的选项，有利于减少酒店的采购成本。此外，对于采购的一些重要物资，应当提供完善的物资评价标准，对物资评价进行定期的更新、完善。（三）提高对物资采购人员的监管力度1、加强对负责采购的相关人员的培训。相关人员要掌握一定的专业知识与专业技能，要有良好的专业素养。酒店应安排一些培训课程，鼓励员工积极参与进来，从而提升相关人员的专业技术，完善其知识体系，明确酒店物资采购监管的重要性，提升工作人员的责任意识和专业素养，以避免因工作疏忽而造成酒店物资和资金的浪费。2、酒店应确立考核制度，对工作相关管理人员及采购人员的工作态度及相关的知识技能进行定期考核，对于考核成绩较好的员工应给予鼓励，对于考核不达标的员工应督促其再次参加培训，以不断提高自身工作能力。另外，相关人员要严格遵循采购规范，明确自身职责，对酒店物资进行严格管理。3、提高相应的招聘条件，并对优秀的管理及采购人员进行引进或吸纳，这样可以使其专业性以及综合素养都得到保证。同时其可以对其他人员产生积极的影响，从而使专业化的物资采购和管理团队得以构建3。（四）加强财务管理酒店财务的管理对于酒店自身经济效益有着十分关键作用。因此，酒店应注重对内部财务的监管，要实现财务会计内控管理有效开展，最首要的是使相关管理人员增强财务会计内控管理的意识，认识到财务内控管理对酒店经营管理的重要性，加强财务会计内控管理制度建设，以提高财务人员的工作质量和工作效率，推动酒店的平稳运营。另外，还要深入理解财务内控管理与财务会计之间的关系，对财务人员的专业水平有更多的了解，保证其工作态度和工作质量。（五）加强对资金成本的管控酒店要对内部经营管理的各个环节的成本控制进行强化，以此来确保成本使用的合理性，进而使其自身的经济效益最大化的目标得以实现。与此同时，在进行成本控制时，需要对相关的运营成本进行适当减小，这样可以使其获取的利润空间得到增大，从而使资金成本的投入和酒店经营发展目标的一致性得到保障。但需注意的是，需要利用正确的观念来完成经营成本的控制，并使得自身的管理水平得到一定的提升。这样使成本节约的目的得以实现，以此来保障酒店自身的收支平衡。另外，酒店还可以对动态管理体系进行构建，这样可以对各个环节的成本支出进行严格把控，使得资源浪费现象得到有效避免，进而使其自身的整体效益得到全面提升。三、结语综上所述，酒店行业作为我国全行业中发展较为突出的行业之一，其在物资采购内部控制建设方面亟待完善、提升。因此，酒店行业必须采取有效措施加强其物资采购内部控制建设。