公司客户接待制度.docx

公司客户接待制度 惠州市尊宝科技发展有限公司 接待管理制度 一、总则： 1.1为使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。 1.2本制度适用于公司接待工作。外驻机构及总部接待工作另作规定。 1.3行政办公室负责制度解释。 二、接待事务分类 2.1贵宾接待 前来公司参观考察意向明确的酒店客户，重要合作伙伴的接待。 2.2业务接待 公司准经销商、经销商以及合作伙伴 2.3普通接待 指一般性合作商、供应商接待，或者意向和项目不明确的客户接待。 三、接待场所管理 3.1公司将设立三个接待场所： 3.1.1总经理办公室：用于贵宾接待； 3.1.2 六楼会议展厅：用于贵宾接待，业务接待； 3.1.3商务办公室：用于普通接待，待客必须在指定处进行。 四、接待职责分工 4.1接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象具有十分重要的意 义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。 4.2接待内容包括：迎客引入（贵宾接待须打欢迎词）、接待洽谈、参观介 绍及招待服务等。分工如下： 4.2.1商务部文员进行接待地点准备工作，具体落实客户到达时间，客户是 否需要派车接送，客户人数，客户前来意向（客户是否需要演示公司产 品及系统）等。所有贵宾接待公司均需准备电脑及投影演示公司概 况，业务内容，发展历程等。 4.2.2商务部：商务部各区域负责人及时与各地业务部门沟通联系，并负 责安排接待食宿工作安排，有各区业务人员接待的客户由业务人员安排及全程陪同。由客户对口部门进行接待服务并陪同洽谈及参观介绍。 五、接待方式 5.1贵宾接待：客户对口部门迎接客户，公司领导陪客接待，必须提前准备以 咖啡、热茶、烟、饮料方式招待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排就餐，具体就餐标准须请示公司总经理。 5.2业务接待：营销部门主办人员迎接客户于产品展厅洽谈，商务部文员陪同 并服务，以烟茶、饮料方式招待。原则上安排工作餐，由营销经办人陪同。 如须安排外出就餐，由营销部门领导陪同。 5.3普通接待：业务部门接待并服务，以普通香烟、茶水方式招待，由部门指 定人员陪同于餐厅就餐。 5.4接待礼仪要点 5.4.1接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。 5.4.2商务文员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作， 保证规范进行。 5.4.3接待过程中迂有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。 5.5接待用品准备 5.5.1通用备品：公司产品资料，样板，烟及配套用品、水及水具、便笺及笔等。 5.5.2备品采购：商务部申请采购，并及时补充。 六、环境标准 6.1物品摆放整齐，且表面无灰尘； 6.2.地面干净无脏物，空气流通清新； 6.3室温适度，灯光合适，投影仪调好； 6.4备品齐全。 七、参观规定 7.1决定参观须请总经理批准。 7.2参观介绍以客户对口部门为主。 7.3非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。 7.4参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办在后。 7.5商务部必须提前通知生产各部，针对贵宾客户生产各部必须提产通知，并 要求生产各部统一着装及戴挂厂牌。参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。 八、接待标准及要求 8.1本公司接待人员由公司领导根据情况确定，一般性接待用餐标准原则上每 人按20-40元安排，一般中午接待不饮酒。确需要饮酒的，需先报公司领导同意后，并注明安排领导和接待事由； 8.2针对公司贵宾客户接待所有接待餐费，休闲费用等均由公司总经理，副总 经理定夺接待级别。商务部及接待部门需事先向总经理请示并预定餐位，住房及休闲选址等。 8.3就餐后原则上不安排与工作无关的其他活动； 8.4确需超标准超范围接待的，需经请示公司领导同意后方可安排； 8.5因工作需安排住宿的，请示公司领导同意后，由客户对口部门承办，并根 据接待人员情况原则上定点住宿。 8.6因工作接待需送礼品的（包括地方特产品），由公司领导安排，客户对口部 门承办。 九、接待费用结算 9.1接待费用由经办人如实填写费用报销单，并注明接待事由及来客人数，经 行政部核实后，由公司领导审批，财务部审核报销。 9.3公司的所有接待工作必须纳入统一的安排和管理，不得各行其是，擅作主 张。否则一律不予报销。