文件、记录和档案管理制度.docx

文件、记录和档案管理制度 文件、记录和档案管理制度 一、目的 为了规范和加强公司安全文件及档案管理，确保相关部门及人员得到及时有效版本的文件，并及时撤出失效或作废的文件，根据国家有关法律法规和上级的有关要求，特制定公司安全文件及档案管理制度。 二、适用范围 适用于本公司安全文件及档案管理。 三、职责 安全环保部负责组织编制并持续改进安全标准化工作文件；负责安全标准化有关的文件的发放、更改、控制和档案管理，及时对外来文件的收集、整理、汇总、评价、归档。 四、文件和档案处理处理要求 1与安全相关的文件处理处理 1）上级重要来文（含电子公文）按公司公文处理办法执行，办理结果存档备查。 2）安全环保部起草的安全文件，经公司领导签发后下发，办理结果存档备查。 3）外来文件由公司综合管理部负责送公司领导审阅和有关部门传阅，办理结果存档备案。 2安全会议资料处理 1）传达贯彻上级部门重要会议精神，做好会议内容记录和贯彻落实情况的记录和相关存档备案。 2）每季度召开一次公司安委会议，准备相关会议资料，做好会议记录，形成会议纪要，督查落实会议纪要，保存相关资料。 3）每月召开公司安全生产例会会议，准备相关资料，收集安全信息，讲评上月安全生产情况，通报安全违章事故，布置本月安全重点工作，做好会议记录，督促落实会议决定，保存相关资料。 4）与安全有关的各种生产记录。 5）公司分管领导、安全环保部针对安全专项指导工作组织召开的专题会议， 做好会议记录，贯彻落实会议记录，保存相关资料。 6）安全环保部负责及时将失效的基本制度、管理办法和实施细则从公司各部门收回，并将现行有效版本的文件及时发放给各部门。当文件受到损坏或遗失时，有关单位提出申请后，可补发或重新发放。 3文件的评审和修改 1）公司安全环保内控制度及安全标准化文件的修改应适时进行。当法律、法规变更、企业使用新技术、新设备、新货种等情况及其它方面需要时，应对相关的体系文件（责任制、管理制度、操作规程、应急预案）进行修改，并注明生效日期。公司组织内部审核或上级审核时，应对公司安全环保内控制度及安全标准化文件的适宜性和可操作性进行审查并提出修改意见或建议，必要时安全环保部组织进行修改。 2）安全环保部负责收集涉及到需要修改文件的法律、法规变更信息和审核、管理评审要求文件修改的信息。各部门若有这方面的修改信息应及时向安全环保部反映。 4安全生产档案管理 1）安全生产档案的建立 建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全档案管理制度和记录。 收集整理企业法定证照，企业负责人、安全管理人员、特种作业人员上岗资格证照，从业人员登记表及上岗证。 收集整理安全生产机构设置文件，逐步建立安全生产责任制，公司与各部门签订安全生产责任书。 收集整理各项安全管理规章制度、安全操作规程和相关应急救援预案。 收集整理各项规章制度的资料、记录； a. 按照安全生产教育培训制度的要求收集整理教育培训记录及资料，包括送出去和企业自身进行的安全培训教育、考核、持证情况等； b. 按照安全生产例会制度建立各类各次会议的记录档案； c. 按照安全生产检查制度建立安全检查档案，包括企业负责人、各级领导和安全管理人员的检查记录； d. 按照设备设施管理制度建立设备设施档案，包括生产厂家资质、出厂合 格证、使用说明书、安装资质证明、检测检验合格证明以及操作使用、点检、维护、修理等资料和记录； e. 按照危险源管理制度建立危险源管理档案，包括危险源的识别、评估分析、管理、监控的记录和资料； f. 按照隐患排查与整改制度建立隐患排查治理档案，包括排查、治理、验收等记录和资料； g. 按照劳动防护用品管理制度建立劳动防护用品档案，包括劳动防护用品的购买、仓储、发放、使用、管理的记录和资料； h. 建立安全、环保投入资金的提取、管理、使用档案； i. 按照伤亡事故管理制度建立事故调查处理档案，包括事故调查的记录、笔录、处理过程、事故报告、结案批复等； j. 其他有关安全生产的档案资料。 2）安全生产档案的管理 安全生产档案，按照职能分工由相应的对口管理部门负责收集、整理、保管；车间、班组的安全教育培训、安全检查和隐患整改等资料，统一由部门整理交由安全环保部保存。 存入安全生产档案的资料，要分类整理，按照时间先后编写页码，制作目录，成套成盒保存，不得杂乱无章。 安全生产档案系保密资料，除有关政府主管部门在依法检查时可以查阅外，其他无关人员，外界人员均不得借阅。若因工作需要查阅的，须经单位主要领导批准。查阅结束后，应及时收回保存。 3）档案保存期限与要求 工伤事故档案长期保存；安全教育资料长期保存；会议记录保存三年，安全检查记录保存三年，其他安全管理档案保存视上级或主管部门的要求以及公司需要而定。 档案保存柜应随时保持通风干燥，严防虫蛀、鼠咬、严防潮湿、水浸，严防火灾，应设防火警示标志，建立用火制度。发生火灾时，应首先将档案资料安全转移。