2022年数据采集软件用户手册 .pdf

广东省应急平台体系数据采集软件用户手册2011 年 3 月名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 41 页 - - - - - - - - - 1 / 41 前 言数据采集软件是广东省应急平台体系数据库规范（试行）的配套软件，用于收集广东省应急平台体系数据库规范（试行）中描述的基础信息数据库、预案库、工作网络数据库、救援队伍数据库、应急物资数据库、专家数据库、法规库、案例库、知识库、文档库等数据，地理信息数据库的地名和专业地理专题图可通过本软件收集，其他地理信息数据和事件信息数据库、模型库的数据不通过本软件收集。本用户手册用【 XXXX 】表示“ XXXX ”文件、目录或界面操作按钮。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 41 页 - - - - - - - - - 目 录第一章 软件安装与启动 . 11.1光盘文件说明 . 11.2运行环境要求 . 11.3系统安装与卸载 . 11.3.1安装 . 21.3.2卸载 . 71.3.3可能问题 . 81.4软件启动 . 9第二章 数据录入 . 122.1选择数据类别 . 122.2录入界面简介 . 132.3添加记录 . 142.4保存记录 . 172.5删除记录 . 18第三章 数据导航 . 233.1查找记录 . 233.2第一项记录 . 243.3前一项记录 . 253.4下一项记录 . 263.5最后一项记录 . 273.6数据列表区导航 . 27第四章 数据导入 . 294.1数据准备 . 294.2数据导入 . 294.3导入数据检查 . 37第五章 最佳实践 . 38名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 41 页 - - - - - - - - - 1 / 41 1. 第一章 软件安装与启动1.1 光盘文件说明光盘上的文件包括setup.bat 、数据采集软件 .msi 文件、 Access 2010 Runtime文件，说明如下表：目录与文件名称说明备注setup.bat 引导程序，引导软件自动安装会 先 安 装 MS Access 2010 Runtime（运行时）后安装数据采集软件数据采集软件 .msi 数据采集软件安装程序AccessRuntime.exe MS Access 2010 Runtime（运行时）数据采集软件所需的运行环境1.2 运行环境要求数据采集软件所需运行环境的最低要求如下表：名称要求CPU 500MHz 内存256MB 屏幕分辨率1024768pixels 操作系统Windows 7 (32- or 64-bit)或Windows Vista (32- or 64-bit with Service Pack 1)或Windows XP (with Service Pack 3) 或Windows Server 2003 R2 (with MSXML 6.0) 或Windows Server 2008 (32- or 64-bit with Service Pack 2) 其他MS Access 2010 Runtime 或MS Access 2010 1.3 系统安装与卸载如果电脑已安装过本程序，请先卸载（参照1.3.2） ，再安装（参照 1.3.1） 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 41 页 - - - - - - - - - 1.3.1 安装（1）鼠标双击光盘上的【 setup.bat 】文件运行安装程序，如下图：提示：?已安装 MS Access 2010或 MS Access 2010 Runtime的电脑，可直接运行【数据采集软件 .msi】进行安装，如下图：?卸载数据采集软件后再安装本程序时，由于MS Access 2010 Runtime已安装，如果未独立卸载MS Access 2010 Runtime，可直接运行【数据采集软件.msi】进行安装。（2）安装程序运行后，提示安装Ms Access 2010 Runtime ，如下图：接受协议条款后，单击【继续】进行安装。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 41 页 - - - - - - - - - 3 / 41 （3）Ms Access 2010 Runtime安装完成后，自动进入数据采集软件的安装，如下图：点击【下一步】继续。提示：?如果看到的界面如下图，是由于电脑已安装数据采集软件，但没有卸载，请选择【删除 数据采集软件】 ，然后点击【完成】，进行卸载，参考 【1.3.2 卸载】。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 41 页 - - - - - - - - - （4）选择安装文件夹，如下图：选择文件夹后，点击【下一步】继续。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 41 页 - - - - - - - - - 5 / 41 提示：?模板文件和数据文件均在安装文件夹下，所有录入或导入到系统中的数据均保存在安装文件夹下的【数据采集数据采集 .accdr】文件中，当数据采集结束后，需要提交该文件。请注意安装文件夹的位置，缺省为【C:Program 数据采集软件】。（5）确认安装，如下图：点击【下一步】继续。（6）安装与拷贝文件，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 41 页 - - - - - - - - - （7）结束安装，如下图：点击【关闭】完成安装。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 41 页 - - - - - - - - - 7 / 41 1.3.2 卸载卸载本程序前，请先备份原安装目录下的【数据采集数据采集 .accdr】文件和导入的 excel 数据文件，然后卸载程序。卸载程序有两种方式：（1）双击光盘上的【数据采集软件.msi】进行卸载，如下图：启动程序后，弹出如下界面：选择【删除数据采集软件】，然后点击【完成】，进行卸载。（2）从 Windows【控制面板】卸载程序打开 Windows【控制面板】 中的【添加删除程序】，在弹出对话框中选中 【数据采集软件】并卸载，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 41 页 - - - - - - - - - 提示：?如需卸载 MS Access 2010 Runtime ，打开 Windows【控制面板】中的【添加删除程序】进行卸载，参照卸载方法2。1.3.3 可能问题在 Windows7 操作系统进行安装时，可能出现如下图的提示：此情况发生时，请关闭窗口，分两步安装：（1）运行光盘上的【 Access 2010 RuntimeAccessRuntime.exe 】文件，完成MS Access 2010 Runtime安装。（2）运行光盘上的【数据采集软件.msi】文件，完成数据采集软件的安装。提示：?任何情况下，均可分两步安装，如果系统已安装Ms Access 2010 或名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 41 页 - - - - - - - - - 9 / 41 Access 2010 Runtime，可直接进行第二步，运行光盘上的【数据采集软件.msi】文件即可。1.4 软件启动系统安装完毕后，在程序组中出现下图所示的程序组：（1）启动数据采集软件点击【数据采集】，即启动数据采集软件，欢迎界面如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 41 页 - - - - - - - - - 提示：?【数据采集】是安装目录下【数据采集数据采集 .accdr】的快捷方式，所有录入和导入的数据均保存在【数据采集数据采集 .accdr】文件中，当数据收集完毕，需要提交该文件。（2）选择填报单位在欢迎界面中选择正确的填报单位，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 41 页 - - - - - - - - - 11 / 41 正确选择填报单位名称后，点击【填报数据】按钮，进行数据填报。提示：?成功设置填报单位后，再次启动数据填报软件时，将直接进入数据填报首页，不再显示填报单位选择界面。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 41 页 - - - - - - - - - 2. 第二章 数据录入2.1 选择数据类别在数据填报首页选择要填报的数据类别如【专家】，如下图：单击【专家】进入数据录入界面，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 41 页 - - - - - - - - - 13 / 41 2.2 录入界面简介所有录入界面主要由三个部分组成，包括功能按钮区、数据录入区、数据列表区。（1）功能按钮区完成数据维护管理和导航操作，如下图：包含的功能如下：【添加记录】：新增一条记录（添加记录前自动保存当前记录）；【保存记录】：保存当前记录；【删除记录】：删除当前记录；【查找记录】：在当前表中查找满足条件的记录；【第一项记录】：定位到第一条记录；【前一项记录】：定位到当前记录的前一条记录；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 16 页，共 41 页 - - - - - - - - - 【下一项记录】：定位到当前记录的后一条记录；【最后一项记录】：定位到最后一条记录。【批量导入】：从 Excel 文件导入批量数据；（2）数据录入区分项显示一条记录的内容，并实现对各数据项的编辑修改，如下图：（3）数据列表区显示所有的数据，可以实现数据的快速导航和修改，如下图：2.3 添加记录如果当前是一条新的记录，可直接在界面中录入数据，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 17 页，共 41 页 - - - - - - - - - 15 / 41 如果当前已有记录，点击【添加记录】 ，然后录入数据，如下图：提示：?普通文本录入直接在文本编辑框中输入数据，如下图：?日期录入所有日期录入格式为： YYYY-MM-DD ，如 2010-11-12，2008-8-8。?单选下拉框录入点击右边的下拉三角，选择数据项，如下图：?电话号码录入名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 18 页，共 41 页 - - - - - - - - - 多个电话用英文逗号“ ,”分隔，电话区号、分机用“ -”分隔。如： “,-123” 。?邮政编码录入邮政编码只能输入6 个数字，如下图：?身份证号码录入身份证号码只能输入15 或 18 个字符，前 17 个只能为数字，后一个可以为字母或数字，如下图：?附件录入双击附件录入框，如下图：双击后，弹出附件对话框如下图：可添加和修改附件。?必填字段标题加粗的为必填字段，必须填写，否则不能成功保存。如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 19 页，共 41 页 - - - - - - - - - 17 / 41 ?提示信息页面左下角有录入提示信息，如下图：2.4 保存记录数据录入完整后，应点击【保存记录】进行保存，如下图：提示：?如果连续录入，可直接点击【添加记录】，当前记录会自动保存。?必填字段不完整时，会保存不成功，弹出如下对话框：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 20 页，共 41 页 - - - - - - - - - 需补全必填字段内容，然后保存记录。?数据导入前，应先保存记录。?页面切换时，应先保存记录。?当保存记录不成功，且希望放弃当前记录时，请点击【删除记录】或按Esc键。2.5 删除记录需要删除当前记录时，点击【删除记录】 ，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 21 页，共 41 页 - - - - - - - - - 19 / 41 提示：?【删除记录】仅删除当前一条记录。2.6 关联数据录入运输企业与运输工具、 募捐机构与现存资金、 应急管理机构与应急人员、应急物资生产企业与生产能力和转产能力、专家组与专家等关联数据录入时，统一采用了如下界面形式（以应急管理机构与应急人员为例）：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 22 页，共 41 页 - - - - - - - - - 提示：?先录入应急管理机构的数据，保存成功后，再录入该应急管理机构包含的应急人员。?录入应急人员时，点击界面的【编辑】按钮，如下图：弹出应急人员的录入对话框，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 23 页，共 41 页 - - - - - - - - - 21 / 41 在对话框中录入应急人员相关信息。2.7 扩展数据录入重点防护目标、 重大危险源、 避护场所、应急装备均由基本数据和扩展数据构成，为了录入方便，在一个界面实现基本数据和扩展数据的录入，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 24 页，共 41 页 - - - - - - - - - 提示：?数据录入时先录入完整的基本数据保存成功后，再录入扩展数据。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 25 页，共 41 页 - - - - - - - - - 23 / 41 3. 第三章 数据导航下列按钮能实现导航功能：【查找记录】：在当前表中查找满足条件的记录，并定位到该记录；【第一项记录】：定位到第一条记录；【前一项记录】：定位到当前记录的前一条记录；【下一项记录】：定位到当前记录的后一条记录；【最后一项记录】：定位到最后一条记录。点击数据列表区的任意一条记录，则定位到该记录。3.1 查找记录在录入界面中，点击【查找记录】 ，如下图：弹出如下对话框：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 26 页，共 41 页 - - - - - - - - - 根据匹配情况，会显示匹配的第一条记录，再次点击【查找下一个】自动定位到下一条匹配的记录。提示：?查找范围分为【当前字段】和【当前文档】，【当前字段】仅在当前字段中查找，【当前文档】在所有字典中查找。?匹配分为【字段任何部分】、【整个字段】、【字段开头】三种形式，【字段任何部分】为模糊匹配，【整个字段】为精确匹配（完全匹配），【字段开头】为字段内容开始部分与查找内容精确匹配，如下图：3.2 第一项记录点击【第一项记录】可定位到第一条记录，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 27 页，共 41 页 - - - - - - - - - 25 / 41 3.3 前一项记录点击【前一项记录】可定位到当前记录的前一条记录，如下图所示：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 28 页，共 41 页 - - - - - - - - - 提示：?如果当前记录是第一条记录，点击 【前一项记录】会弹出如下提示信息：3.4 下一项记录点击【下一项记录】可定位到当前记录的后一条记录，如下图所示：提示：?如果当前记录是最后一条记录，点击 【后一项记录】弹出如下提示信息：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 29 页，共 41 页 - - - - - - - - - 27 / 41 3.5 最后一项记录点击【最后一项记录】可定位到最后一条记录，如下图：3.6 数据列表区导航（1）点击列表区的任何一行，就显示该条记录的详细内容，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 30 页，共 41 页 - - - - - - - - - （2）记录按列排序，点击数据列表区字段名称右边的下拉三角可以选择排序方式，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 31 页，共 41 页 - - - - - - - - - 29 / 41 4. 第四章 数据导入4.1 数据准备（1）把【数据导入模板】下的特定excel 文件拷贝出来；（2）在模板文件中填入数据，如下图：（3）保存该文件。提示：（1）不能修改模板文件第一行的字段代码；（2）不能调整模板文件列的顺序；（3）必填项必须填写；（4）附件不能直接导入，模板文件中不包含该列，批量导入完成后进入数据采集软件界面导入附件。4.2 数据导入（1）点击【批量导入】，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 32 页，共 41 页 - - - - - - - - - 系统弹出如下对话框：（2）选择编辑好的 excel文件，点击打开即可完成导入操作，导入数据将显示在列表区，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 33 页，共 41 页 - - - - - - - - - 31 / 41 4.3 关联数据导入运输企业与运输工具、 募捐机构与现存资金、应急管理机构与应急人员、应急物资生产企业的生产能力和转产能力、专家组与专家等关联数据导入时，应先导入主表数据（运输企业、募捐机构、应急管理机构、应急物资生产企业），后导入子表数据（运输工具、现存资金、应急人员、生产能力和转产能力、专家）。下面以专家为例说明。（1）专家组数据准备，其数据文件内容如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 34 页，共 41 页 - - - - - - - - - （2）点击专家组录入界面的【数据导入】导入该数据文件，结果如下图所示：提示：没有导入专家时，所有导入的专家组包含的专家为空。（3）专家数据准备，其数据文件内容如下图：提示：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 35 页，共 41 页 - - - - - - - - - 33 / 41 该数据文件可以包含多个专家组的专家。（4）点击专家组界面上的【编辑】弹出专家录入对话框，如下图：（5）通过专家录入对话框的【批量导入】导入运输工具数据文件，如下图：（6）点击专家对话框的【关闭】 ，关闭对话框，导入完成。提示：一次可导入所有子表数据（包含不同专家组的专家），如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 36 页，共 41 页 - - - - - - - - - 界面显示时只包含该专家组的专家，如下图：4.4 扩展数据导入重点防护目标、 重大危险源、避护场所、应急装备的基本数据和扩展数据可以一次导入，导入模板中已包含了基本数据和扩展数据，如下图（防护目标的宾名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 37 页，共 41 页 - - - - - - - - - 35 / 41 馆饭店） ：提示：?扩展数据放在模板文件的最后。4.5 附件导入所有附件都能直接导入。附件的导入按如下步骤进行（以专家为例）：（ 1 ） 导 入 专 家 数 据 ， 数 据 的 附 件 数 显 示 为0 ， 如 下 图 所 示 ：（2）鼠标双击【附件】录入框，弹出附件录入对话框，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 38 页，共 41 页 - - - - - - - - - （3）选择附件需要导入的附件，如下图：点击【确认】完成导入。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 39 页，共 41 页 - - - - - - - - - 37 / 41 （4）保存当前记录，这时附件数显示为导入的文件数据，如下图：4.6 导入数据检查数据导入时遵循如下规则：?必填字段缺失或数值类型不正确，该条记录（行）将舍弃。?非必填字段缺失或数值类型不正确，该字段内容舍弃，该记录（行）能导入。导入的数据会丢弃部分不符合格式要求的数据，因此应在数据录入界面对导入的数据进行检查。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 40 页，共 41 页 - - - - - - - - - 5. 第五章 最佳实践（1）按【shift+F2】组合键能放大查看备注字段或显示不全的字段内容。如下图：（2）按【Esc】键能撤销记录。在当前记录不能成功保存时，无法增加新的记录，放弃当前记录的修改，可以按【Esc】键。按一次【 Esc】键放弃当前字段的修改，按两次【 Esc】键或鼠标点击【删除记录】将放弃整条记录的修改。（3）按【 F5】键可刷新全部记录。（4）录入应急管理机构和应急人员时，应先录入应急管理机构，后录入应急人员，或在录入应急管理机构的同时录入应急人员。（5）录入专家组和专家时，应先录入专家组，后录入专家，或在录入专家组的同时录入专家。（6）如果需要混合使用数据录入和批量数据导入，请先进行批量数据导入，并检查，后录入数据。当批量导入数据不完整时，可全部删除后重新导入。（6）批量数据删除，通过选择数据列表区的多条记录，按【Shift+Delete】可批量删除。（7）加粗项为必填项。（8）附件：不能导入，只能在录入界面添加，一次可以多个，但不能超过2G。（9）日期： YYYY-MM-DD ，如 2011-3-18。（10）电话：多个电话可用英文输入状态下的逗号分隔，区号或分机用中划线分隔【 -】 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - 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