2022年档案管理方案 .pdf

一、设计说明档案管理学 是我大学文秘专业的必修专业课之一，通过学习， 我对档案管理的理论知识有了充分的理解， 大二下学期在开封市档案二科一周的实习过程中，我设身处地的参与了档案管理部门的档案管理工作。在理论和实际都有一定的储备之后，我选择“档案管理工作”为自己毕业设计方案的设计方向，目的是通过方案的制定使自己学会运用理论联系实际的工作方法，通过这种方式使自己对档案管理工作的认识达到一个新的高度，并“举一反三”帮助我在生活中、工作中不断进步。毕业设计方案主要针对的是档案管实体理工作中的“整理、保管”两个环节，在自己到档案馆二科收集详实资料的基础上，以开封市档案馆二科的档案管理工作为现实依据，以档案管理学中的相关内容为理论依据，最后以网络资料作为资料补充，最终形成了本方案。二、引论部分（一）开封市档案馆二科是开封市重要的档案管理机构，馆藏的是开封市1948 年1983 年撤销开封地区前开封的机关单位档案，具有重要的历史价值。因此，为了加强档案馆的业务建设，推进档案馆工作的规范化、标准化为，保证档案管理和利用工作的顺利开展，使档案管理事业更好地服务于人民，服务于社会，特制定了以下档案管理方案。（二）本实施方案依据 中华人民共和国档案法 和国家档案局的有关规定、规范、标准，及省档案局制定的河南省各级国家档案馆档案管理规范，结合本馆工作实际制定。（三）本实施方案所指的“档案管理” ，包括全宗设立、档案分类、档号编制、档案存放、检索工具、档案装具等内容。开封市档案馆二科档案管理方案一、档案二科馆藏档案的全宗设立一个立档单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。（一）革命历史档案1. 中原支前司令部档案2. 豫皖苏行公署汇集全宗（二）建国后档案1中国共产党陈留地方委员会2. 陈留专员公署3. 中共开封地区委员会4. 河南开封地区行政公署5. 党群系统档案6. 计划、统计、物资、劳动系统。7. 农林水系统档案8. 工业、交通、基建系统档案二、档案的分类（一）本馆馆藏档案以中华人民共和国成立为界限，以历史时期划分为革命历史（二）档案和建国后档案。本馆按全宗对档案进行管理。同一立档单位的档案不得分散，不同机关单位的档案不能混淆。（三）本馆将全宗按立档单位的性质、 社会地位或系统结合重要程度建立若名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - 干个有密切联系的全宗群。（四）全宗内的文书档案一般采用年度组织机构进行分类。这种分类方式，对历史档案和撤销机关的档案比较适宜。档案馆二科保存的正是1948 年1983 年开封地区撤销之前的开封党政军机关单位档案，因此这种分类方式很适合开封市档案馆二科的档案管理。（五）案卷少的全宗，可以不分类。三、全宗内档案分类后档案的编号方式（一）按照时间先后顺序排列， 类内案卷编号时按照全宗内所分类别、年度或不同保管期限分别从1 号卷开始编号。（二）案卷排列就是固定全宗之间的排放顺序。若全宗内档案进行了分类，实际上就是对类内案卷进行排列。 案卷排列一般按案卷形成的时间顺序和各案卷内容上的相互联系进行。（三）案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码。案卷编号方法只能采用自然整数严格按案卷排列顺序依次编号的方法。案卷编号是一种虽简单却十分重要的规范化手段。四、档号编制档号包括全宗号、案卷目录号（或分类号）、案卷号、页（件）号。档号编制遵循唯一性、 合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则， 做到简明、齐全、不重复、不虚号、不空号。（一）全宗号1全宗号，是本馆给定每个全宗的代码。已进馆和待进馆的全宗，按全宗群内的排列顺序以阿拉伯数字为每个全宗流水编号。2全宗号一经确定，不得随意变更。（二）案卷目录号1案卷目录号编制以全宗为单位进行，在一个全宗内按案卷目录排列的顺序编号，一个立档单位的案卷目录只能编一个顺序号。在一个全宗内， 不允许出现重复的案卷目录号，不得有虚号、空号。2. 案卷目录按不同保管期限混年编制案卷目录号。案卷目录视年代结合目录条目的多少进行断限，一般以11000 卷为一本。3. 一式两份或两份以上内容相同的案卷目录，只编同一个目录号。（三）案卷号1. 案卷号以案卷目录内的案卷排列次序流水编号，在同一本案卷目录内不得出现重复的案卷号和空号。2. 本馆各全宗一般按不同保管期限，混年度采用大流水编制案卷号。3. 案卷号一般不超过三位数。 如果条目数量超过三位数， 应以年度断号。 断号后的案卷应从“ 1”开始重新编制，即一本案卷目录一个流水号，不能两本或两本以上的案卷目录共编一个案卷流水号。（四）页（张）号1. 本馆案卷统一采用按页编号。以前已采取按张编号的档案均维持原状不变。页（张）号以每本案卷为单位从“ 1”开始编写，一本案卷内不得出现重号、空号。2. 卷内文件凡有字迹和图表的页（张）面都编写一个页（张）号，空白页不编号。 3. 页（张）号的位置，正面编在右上角，背面编在左上角。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - 4. 页（张）号一律采用阿拉伯数字书写，字迹工整清楚。（五）件号1. 不装订的案卷卷内文件按件编制件号。2. 本馆文书档案一般自2003 年始实行立卷改革，编制件号。件号是归档文件的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始编号，同一保管期限一年一个流水号。3. 件号一律采用阿拉伯数字书写。不得有空号、重号。五、档案封皮填写1. 每一本案卷目录封页上都应填写全宗号、目录号（或分类号）。2. 每一本案卷卷皮上都应填写全宗号、目录号（或分类号）、案卷号。3. 实行立卷改革后的归档文件， 封面和盒楞要按照实际的档案盒样式填写内容，应包括：档号，案卷题名，案卷号，保管期限，密级。同时，应在每份文件的首页上面靠右的空白位置加盖归档章，填写全宗号、目录号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、总页数。4. 在档案归档文件目录封面上应填写全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。六、档案的存放（一）档案与资料分开存放。（二）档案按革命历史档案、建国后档案分开存放。（三）文书档案按全宗群集中，再以全宗为单位存放。（四）不同保管期限的档案，原则上分开存放。（五）档案排架均采用从上至下，从左至右，按案卷号顺序排列。（六）本馆档案库房按从下至上的顺序编号。每个楼层从左到右依次编号，共八个库房。（七）本馆库房密集架从库房门口从外往里编号，一楼档案柜在每个库房分五组或四组，一组五节，从左至右编号。七、档案检索本馆编制下列必备的检索工具。（一） 开封市档案馆指南（二）馆藏档案全宗名册。（三）档案存放索引。（四）全宗指南、全宗介绍。（五）案卷目录、案卷文件目录、案卷存放位置索引、开放档案目录。八、档案装具标准和档案室内器材（一）文书档案卷皮、 卷内文件目录、 备考表格式，均按照国家标准（GB970588） 文书档案案卷格式执行。原已使用的非标准案卷格式，维持原状，不作变更。（二） 其它具有特殊装封要求的档案，采用不同的材料和格式。（三） 存放档案的装具采用档案密集架、档案柜。（四） 用于档案管理工作的各种图表及其外型尺寸和用纸，均按机关档案业务建设规范执行。（五） 、每个库房配备有温湿计，去湿机。九、档案的提供利用1. 本档案馆提供档案的阅览、外借、制发档案的复制本、档案证明、档案目名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - 录、档案展览、档案咨询服务。2档案馆配备专门的阅览室提供档案的阅览服务。3在提供服务的过程中工作人员要严格按照本档案馆的工作岗位制度、档案资料借阅制度的要求进行操作, 保证馆藏档案的完整、安全。十、档案馆的工作制度（一）档案馆工作职责1. 组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案行政管理部门制订的有关规定、办法、细则。2. 制订全县及本单位的档案工作计划、管理办法、规定等。3. 负责对辖区内所属单位和各部门的档案工作进行监督指导。4. 负责对全县及本单位的全部档案及有关资料实行综合管理，积极提供利用，为各项工作服务，为党和国家积累档案史料。5. 办理领导交办的其他有关档案业务工作（二）档案馆工作岗位制度1. 档案管理人员要严格执行党和国家的各项保密制度，认真做好档案保密工作。2. 查阅密级档案必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复制。3. 档案管理人员应祥细登记查阅人姓名、单位、查阅时间及内容。4. 查阅党组织的文件、 机要文件、会议记录等档案， 必须经本单位领导批准，并不得擅自扩大查阅范围。5. 凡案卷内容涉及保密问题的，一律不得外借和泄密。6. 非档案工作人员， 未经允许严禁进入档案库房。 负责本单位各类文件材料归档的检查验收，保管及借阅利用工作，严格执行各项档案管理制度。7. 负责对有关单位的档案立卷工作进行业务指导，对销毁文件按有关规定提出具体意见。8. 严格执行档案保密制度，做好档案资料的保管工作。9. 积极开展档案的提供利用， 编制各类档案的检索工具， 提高档案的现代化管理水平。10. 认真做好编研工作，及时填报档案工作统计报表。（三）档案馆借阅制度1. 查阅利用本馆档案资料必须持有本机关介绍信等有效证件，并按要求填写查阅登记表。基层单位需经上级有关部门批准，方可查阅。2. 查阅已开放档案的，按档案馆开放档案办法办理，利用者可凭身份证等证件查阅。3. 查阅档案资料， 应在本馆查阅室查阅， 原则上不准外借。 如查阅本部门的档案，确因工作需要外借的， 须经馆领导批准方可限期借阅。借阅的档案资料要控制总量， 期限原则上不超过五天。 借阅人须严格履行借阅登记手续。借时当面点清（卷）册数，还时要认真检查，核实无误后注销借阅。4. 档案资料借阅利用者， 必须妥善保管好档案资料。 不得转借和擅自记录复印，不得在案卷材料上圈点划线，不得涂改、删除、调换、拆散档案资料内容。如需摘录、复印须经档案馆同意，按有关规定办理。如利用者有违法行为，将按有关规定追究法律责任。5. 查阅档案资料者， 必须严格遵守 中华人民共和国保密法 和本馆制定的保密制度、守则，严守国家机密。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - 6. 查阅档案资料者按有关档案利用规定须交纳档案利用保护费。7. 本馆工作人员对档案利用情况要及时登记。制定档案利用统计分析制度并切实执行。 在提供档案利用中既要严格把关，保证档案资料的完整与安全，又要热情周到，做好咨询、解释工作，使档案更好地得到有效利用。阅档规则1. 严禁利用者携带易燃易爆物品进入阅览室。2. 保持室内肃静和公共卫生、严禁吸烟。3. 要保守机密，谁借谁用，不准转让他人传阅、摘抄、复制等。4. 利用者在查阅中遇到疑难问题等，可向接待人员进行咨询。（四）档案馆库房安全管理制度1. 库房管理人员要坚守岗位， 忠于职守， 增强政治责任感和安全意识，严格履行工作职责。2. 未经允许， 非本馆人员不准进入档案库房。因工作需要进库参观者， 必须经馆领导批准，并由库房管理人员陪同参观。3. 禁止将火种、食品、易燃易爆等物带进库房，做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防措施。4. 库房钥匙要专人妥善保管使用，定点存放， 严禁随意转借他人使用。 出库房时要关好门窗切断电源，封闭密集架。5. 库房管理人员要定期或不定期进行库房安全检查，发现安全隐患， 应及时报告并消除，并做好安全检查记录。6. 加强温湿度控制， 坚持定时进行温湿度记录， 定期进行统计分析， 及时调整温湿度达到控制范围之内。7. 库房管理人员要遵守保密制度， 不随意谈论档案内容和存放地点。违反规定造成档案丢失或泄密的，要根据情节追究责任。8. 加强档案资料库房的值班工作，严格履行交接班手续。 做到防范未然， 管理从严，保证安全。（五）档案馆消防安全工作制度1. 为确保档案馆的消防安全，特制定本制度2. 档案馆成立消防安全工作领导小组。馆长任组长，工作人员为成员。以本局现有人员组建消防抢救小分队，局长为队长，工作人员为队员。3. 当发现有火灾隐患时 , 应及时报告，尽快采取措施消除火灾隐患. 当发现火情时 , 应立即打火警电话 “119”报警，同时用库房内备用的灭火器进行扑救工作。4. 档案馆配备的消火栓、 灭火器、火险自动报警装置等消防器材指定专人负责维修保养。5. 档案管理人员具体负责档案库房的防火工作。库房内不得使用与档案管理无关的用电设施； 节假日期间除确需保持既定温、湿度外，一般应切断库房内有关电器的电源； 任何外人未经局、 馆领导批准不得进入库房， 外人获准入库房必须由管理人员导行； 库房内严禁吸烟， 经高温处理的档案资料未经冷却不得进入库房，坚持每日防火巡查，做好记录。消防抢救小分队均应服从局、馆消防安全工作领导小组的统一指挥，必要时全力以赴灭火抢险。6. 每季度组织一次全面防火检查，及时整改存在问题，消除一切火灾隐患；开展经常性的消防安全教育； 制订灭火疏散预案并进行演练； 消防器材损坏或老化时应立即维修、 更换；定期对全体人员进行消防培训；督促各科室落实消防安名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - 全制度。7. 本馆内严禁使用电热器具，严禁使用明火。8. 本馆严禁带入、存放易燃易爆化学物品。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -