2022年电子文件管理办法 .pdf

CJRDC 华电新疆发电有限公司昌吉热电厂企业标准QW/01.03.00.0402 2012 _ 电子文件管理办法201203发布 201203实施华电新疆发电有限公司昌吉热电厂发布名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 10 页 - - - - - - - - - 前言为 了规范 华电新 疆发电 有限公 司昌吉 热电厂 具有保 存价 值的电 子文件 的管理 工作，特制定 电子文 件管理 办法 。本 办法由 华电新 疆发电 有限公 司昌吉 热电厂 标准化 管理 委员会 提出。本 办法由 华电新 疆发电 有限公 司昌吉 热电厂 厂长办 公室 归口管 理并负 责解释 。本 办法由 华电新 疆发电 有限公 司昌吉 热电厂 厂长办 公室 负责起 草。本 办法主 要起草 人：黄玲审核 ：弥惠 萍审定 ：邓红 周审批 ：水海 波本 办法首 次发布 于 2012 年 3 月。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 10 页 - - - - - - - - - 电子文件管理办法1 范围本 办法规 定了华 电新疆 发电有 限公司 昌吉热 电厂 ( 以 下简称 为我厂 ) 电 子文件 的管理 职能、管 理内容 与要求 ，检查 与考核 。本 办法适 用于我 厂电子 文件的 归档与 管理。2 规范性 引用文 件下 列文件 中的条 款通过 本办法 的引用 而成为 本办法 的条 款。凡是注日期的 引用文 件，其随后 所有修 改单 ( 不包 括勘误 的内容 ) 或 修订版 均不适 用于 本办法 ，然 而，鼓励根据本办 法达成 协议 的各方 研究是 否可使 用这些 文件的 最新版 本 。凡是 不注日 期的引 用文件 ，其 最新版 本适用 于本 办法。DA/T 22-2008 电子文 件归档 与管理 规范 DA/T 31-2005 纸 质档案 数字化 技术规 范 中国华 电集团 公司电 子文件 管理办 法3 术语和 定义下 列术语 和定义 适用于 本标准 ：3.1 电子 文件指 在数字 设备及 环境中 生成，以数码形 式存 储于磁 带、磁盘、光盘等 载体，依赖计算 机等数 字设备 阅读、 处理， 并可在 通信网 络上传 送的文 件。3.2 归档 电子文 件指 具有参 考和利 用价值 并作为 档案保 存的电 子文件 。4 管理内 容与要 求4.1 总则4.1.1 制定 本办 法的 目的 是加 强对公 务活 动中 产生 的， 具有 保存 价值 的电 子文 件的形 成、 积累 、归档 、保管 、利用 、统计 的管理 。4.1.2 电子 文件 形成 部门 时应 有严格 的管 理制 度和 技术 措施 ，确 保其 真实 性、 完整性 和有 效性 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 10 页 - - - - - - - - - 4.1.3 电子 文件 形成 部门 应对 电子文 件的 形成 、收 集、 积累 、鉴 定、 归档 等实 行全过 程管 理与 监控， 保证管 理工作 的连续 性。4.1.4 具有 永久 保存 价值 的文 本或图 形形 式的 电子 文件 ，如 没有 纸质 等拷 贝件 ，电子 文件 形成 部门必 须制成 纸质文 件。归 档时， 应同时 保存文 件的 电子版 本、纸 质版本 。4.1.5 我厂 电子 文件 管理 应在 执行 中国 华电 集团 公司 电子 文件 管理 办法 的 基础上 ，严 格执 行我厂 的电 子文件 管理办 法。4.2 电子 文件的 真实性 、完整 性和有 效性保 证4.2.1 电子 文件 形成 部门 应建 立规范 的制 度和 工作 程序 并结 合相 应的 技术 措施 ，从电 子文 件形 成开始 不间断 地对有 关处理 操作进 行管理 登记， 保证 电子文 件的产 生、处 理过程 符合规 范4.2.1.1 登记处 理过程 中相互 衔接的 各类责 任者 （如审 核者、 签发者 等）。4.2.1.2 登记处 理过程 中的各 类操作 者（收 文者 、存储 管理者 等）。4.2.1.3 登记处 理过程 中产生 的责任 凭证信 息（ 批示、 签名等 ） 。4.2.2 应 采取可 靠的安 全防护 技术措 施，保 证电 子文件 的真实 性4.2.2.1 建立对 电子文 件的操 作者可 靠的身 份识 别与权 限控制 。4.2.2.2 设置符 合安全 要求的 操作日 志 ，随时 自动记 录实施 操作的 人员 、时间 、设 备、项目、内 容等。4.2.2.3 对电子 文件采 用防错 漏和防 调换的 标记 。4.2.2.4 对电子 印章、 数字签 署等采 取防止 非法 使用的 措施。4.2.3 电子 文件 的处 理和 保存 应符合 国家 的安 全保 密规 定， 针对 自然 灾害 、非 法访问 、非 法操 作、病毒侵害等 采取与 系统安 全和保 密等级 要求相 符的防 范对策，主要有：网络设 备安全 保证 ；数据 安全保 证；操 作安全 保证； 身份识 别方法 等。4.3 电子 文件的 收集与 积累4.3.1 收 集积累 要求4.3.1.1 记 录了 重要 文件的 主要 修改 过程 和办 理情 况， 有查 考价 值的 电子 文件 及其电 子版 本的 定稿均 应被保 留。正 式文件 是纸质 的，如 果保管 部门 已开始 进行向 计算机 全文的 转换工 作，则 与正式 文件定 稿内容 相同的 电子文 件应当 保留， 否 则可根 据实际 条件或 需要， 确 定是否 保留。4.3.1.2 当 公务 或其 他事务 处理 过程 只产 生电 子文 件时 ，电 子文 件形 成部 门应 采取严 格的 安全 措施，保证电子 文件不 被非正 常改动。同时应 随时对 电子文 件进行 备份，存储于能 够脱机 保存 的载体 上。4.3.1.3 对 在网 络系 统中处 于流 转状 态， 暂时 无法 确定 其保 管责 任的 电子 文件 ，电子 文件 形成 部门应 采取捕 获措施 ，集中 存储在 符合安 全要求 的电 子文件 暂存存 储器中 ，以防 散失。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 10 页 - - - - - - - - - 4.3.1.4 对 用文 字处 理技术 形成 的文 本电 子文 件， 电子 文件 形成 部门 收集 时应 注明文 件存 储格 式、文 字处理 工具等 。文字 型电子 文件以XML 、 RTF、 TXT为 通用格 式。4.3.1.5 对 用扫 描仪 等设备 获得 的采 用非 通用 文件 格式 的图 像电 子文 件， 电子 文件形 成部 门收 集时应 将其转 换成通 用格式 。扫描 型电子 文件以JPEG、 TIFF 为 通用格 式。4.3.1.6 对 用计 算机 辅助设 计或 绘图 等设 备获 得的 图形 电子 文件 ，电 子文 件形 成部门 收集 时应 注明其 软硬件 环境和 相关数 据。4.3.1.7 对 用视 频或 多媒体 设备 获得 的文 件以 及用 超媒 体链 结技 术制 作的 文件 ，电子 文件 形成 部门应 同时收 集其非 通用格 式的压 缩算法 和相关 软件 。视频 和多媒 体电子 文件 以 MPEG 、AVI为 通用格 式。4.3.1.8 对 用音 频设 备获得 的声 音文 件， 电子 文件 形成 部门 应同 时收 集其 属性 标识、 参数 和非 通用格 式的相 关软件 。音频 电子文 件以WAV 、 MP3 为通用 格式。4.3.1.9 对 通用 软件 产生的 电子 文件 ，电 子文 件形 成部 门应 同时 收集 其软 件型 号、名 称、 版本 号和相 关参数 手册、 说 明资料 等。专用 软件产 生的电 子文件 原则上 应转换 成通用 型电子 文件 ，如 不能转 换，收 集时则 应连同 专用软 件一并 收集。4.3.1.10 计 算机系 统运行 和信息 处理等 过程中 涉及 的与电 子文件 处理有 关的参 数、管理数据等 应与电 子文件 一同收 集。4.3.1.11 电 子文件 形成部 门应制 作电子 文件的 备份 。4.3.2 电 子文件 的登记4.3.2.1 电子文 件稿本 代码： M 草稿性 电子文 件； U 非正式 电子文 件； F正 式电子 文件。4.3.2.2 电子文 件类别 代码 ： 文本 文件 ； 图像文 件；图形文件 ； 影像 文件 ；A声 音文件 ；O超媒 体链结 文件 ; 程序文 件； 数 据文件 。4.4 电子 文件的 归档4.4.1 归 档要求文 件 形 成 部门 或 信 息管 理 部门 应 定 期把 经 过鉴 定 符 合归 档 条 件的 电 子文 件 向 档案 部 门移交 ，并按 档案管 理要求 的格式 将其存 储到符 合保管 期限 要求的 脱机载 体上。4.4.2 鉴 定4.4.2.1 电 子文 件的 鉴定工 作， 应包 括对 电子 文件 的真 实性 、完 整性 、有 效性 的鉴定 及确 定密 级、归 档范围 和划定 保管期 限。4.4.2.2 归 档前 应由 文件形 成单 位按 照规 定的 项目 对电 子文 件的 真实 性、 完整 性和有 效性 进行 检验，并由负责 人签署 审核意 见，检 验和审 核结果 填入归档电子 文件移 交、接收检验登 记表 （ 见附件1 所示 ） 。如果 文件 形成单 位采用 了某些 技术方 法保证 电子文 件的真 实性 、完整 性和 有效性 ，则应 把其技 术方法 和相关 软件一 同移交 给接 收单位 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 10 页 - - - - - - - - - 4.4.2.3 电 子文 件的 归档范 围参 照国 家关 于纸 质文 件材 料归 档的 有关 规定 执行 ，并应 包括 相应 的背景 信息和 元数据 。4.4.2.4 电 子文 件保 管期限 和密 级的 划分 工作 ，参 照国 家关 于纸 质文 件材 料密 级和保 管期 限的 有关规 定执行 。电子 文件的 背景信 息和元 数据的 保管 期限应 当与内 容信息 的保管 期限一 致。应 在电子 文件的 机读目 录上逐 件标注 保管期 限的标 识。4.4.3 归 档时间逻 辑归档 可实时 进行， 物理归 档应按 照纸质 文件的 规定 定期完 成。4.4.4 检 测在 进行电 子文件 归档工 作时， 应 对归档 电子文 件的基 本技术 条件进 行检测， 检测内 容包括 ：硬 件环境 的有效 性，软 件环境 的有效 性及其 信息记 录格 式、有 无病毒 感染等 。4.4.5 归 档电 子文件 的归档，按照鉴 定标识 进行。电子文件 的归档 可分两 步进行，对实时 进行的 归档先 做逻辑 归档， 然后定 期完成 物理归 档4.4.5.1 逻辑归 档将 电子文 件的管 理权从 网络上 转移至 档案部 门 ，在归 档工作 中，存储格式和位 置暂时 保持不 变。4.4.5.2 物理归 档4.4.5.2.1 凡在 网络中 予以逻 辑归档 的电子 文件 ，均应 定期完 成物理 归档。4.4.5.2.2 把带 有归档 标识的 电子文 件集中 ，拷 贝至耐 久性好 的载体 上，一 式 2 套 ，一套 封存 保管， 一套供 查阅使 用。对 于加密 电子文 件，则 应在 解密后 再制作 拷贝。4.4.5.2.3 本 标准 推荐 采用 的载 体， 按优 先顺 序依 次为 ：只 读光 盘、 一次 写光盘 、磁 带、 可擦 写光盘 、硬磁 盘等。 不允许 用软磁 盘作为 归档电 子文 件长期 保存的 载体。4.4.5.2.4 存 储电 子文 件的 载体 或装 具上 应贴 有标 签， 标签 上应 注明 载体 序号、 类别 号、 保管 期限、 存入日 期等， 归档后 的电子 文件的 载体应 设置 成禁止 写操作 的状态 。4.4.5.2.5 特殊 格式的 电子文 件，应 在存储 载体 中同时 存有相 应的查 看软件 。4.5 归档 电子文 件的整 理4.5.1 归 档电子 文件的 整理按DA/T 22-2008 电 子文件 归档与 管理规 范规 定的要 求进行。4.5.2 归 档电子 文件以 件为单 位整理 。4.5.3 同一 全宗 内的 电子 文件按 照年 度 机构 ( 问题 ) 或 保管 期限 机 构 ( 问题 ) 等分类 方案 进行 分类。4.5.4 将 著录结 果制成 机读目 录和纸 质目录 。4.6 归档 电子文 件的移 交、接 收与保 管名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 10 页 - - - - - - - - - 4.6.1 移 交、接 收与保 管要求对 归档电 子文件 ，应 按有关 规定 进行认 真检验 。在 检验合 格后将 其如期 移交至 档案馆 等档案 保管部 门，进行集中保 管。在已联网的 情况下，归档电 子文件 的移交 和接收 工作可 在网络 上进 行，但 仍需履 行相应 的手续 。4.6.2 移 交、接 收检验4.6.2.1 文 件形 成单 位在移 交电 子文 件之 前， 档案 保管 部门 在接 收电 子文 件之 前，均 应对 归档 的每套 载体及 其技术 环境进 行检验 ，合格 率达到100%时 方可进 行交接 。4.6.2.2 检验项 目如下 ：载 体有无 划痕， 是否清 洁；有 无病毒 ；核 实登记 表、软 件、说 明资料 等是否 齐全 ；对 特殊格 式的电 子文件 ，应核 实其相 关的 软件、 版本、 操作手 册等是 否完整 。4.6.2.3 档 案保 管部 门应按 照要 求及 检验 项目 对归 档电 子文 件逐 一验 收。 对检 验不合 格者 ，应 退回形 成单位 重新制 作，并 再次对 其进行 检验。4.6.3 移 交手续档 案保管 部门验 收合格，完成登 记环节。电子文 件登记 表一式2 份，一 份交电 子文件 形成单 位，一 份由档 案保管 部门自 存。电 子文件 登记表 详见 附件 2 所示。4.6.4 保 管要求归 档电子 文件的 保管除 应符合 纸质档 案的要 求外， 还应 符合下 列条件 : a) 归档载 体应作 防写处 理。避 免擦、 划、触 摸记录 涂层 ；b) 单片载 体应装 盒，竖 立存放 ，且避 免挤压 ；c) 存放时 应远离 强磁场 、强热 源，并 与有害 气体隔 离；d) 环境温 度选定 范围： 17 20； 相对湿 度选定 范围 ：35% 45% 。归 档电子 文件在 形成单 位的保 管，也 应参照 上述条 件。4.6.5 有 效性保 证4.6.5.1 归 档电 子文 件的形 成单 位和 档案 保管 部门 均应 对电 子文 件的 读取 、处 理设备 的更 新情 况进行 检查登 记。设备环境更 新时应 确认库 存载体 与新设 备的兼 容性；如不兼容，应进行 归档 电子文 件的载 体转换 工作 ，原 载体保 留时间 不少于3 年 。保留 期满后 对可擦 写载体 清除后 重复 使用， 不可清 除内容 的载体 应按保 密要求 进行处 置。4.6.5.2 对光盘 每满 4 年进行 一次抽 样机读 检验，抽样率不低于10% ，如发现问题应 及时采 取恢 复措施 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 10 页 - - - - - - - - - 4.6.5.3 对磁性 载体上 的归档 电子文 件，应 每4 年 转存 一次。 原载体 同时保 留时间 不少于4年 。4.6.6 利 用4.6.6.1 归 档电 子文 件的封 存载 体不 应外 借。 未经 批准 任何 单位 或人 员不 允许 擅自复 制电 子文 件。4.6.6.2 利用时 应使用 拷贝件 。4.6.6.3 利 用时 应遵 守保密 规定 。对 具有 保密 要求 的归 档电 子文 件采 用联 网的 方式利 用时 ，应 遵守国 家或部 门有关 保密的 规定， 有稳妥 的安全 保密 措施。4.6.6.4 利用者 对归档 电子文 件的使 用应在 权限 规定范 围之内 。4.6.7 归 档电子 文件的 鉴定销 毁4.6.7.1 归 档电 子文 件的鉴 定销 毁， 参照 国家 关于 档案 鉴定 销毁 的有 关规 定执 行，且 应在 办理 审批手 续后实 施。4.6.7.2 属 于保 密范 围的归 档电 子文 件， 如存 储在 不可 擦除 载体 上， 应连 同存 储载体 一起 销毁 ，并在 网络中 彻底清 除。不 属于保 密范围 的归档 电子 文件可 进行逻 辑删除 。4.6.8 统 计档 案保管 部门应 及时按 年度对 归档电 子文件 的接收、 保管、 利 用和鉴 定销毁 情况进 行统计。4.7 附件4.7.1 附 件 1：归档 电子文 件移交 、接收 检验登 记表。4.7.2 附 件 2： 电子文件登记表。5 检查与考核5.1 厂长 办公室 对全厂 电子文 件的管 理工作 实施 日常监 督和不 定期检 查。5.2 对违 反规定 的部门 根据具 体情况 ，给予50 200 元 的考核 。5.3 对给 企业造 成损失 的责任 部门（ 或责任 人） ，厂长办公室提 出考核 意见报 厂领导 批准后 实施 考核。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 10 页 - - - - - - - - - 附件 1:表 1 归档 电子文 件移交 、接收 检验登 记表检验项目单位名称移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验完整性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填 表 人 （ 签名）年月日年月日审 核 人 （ 签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 10 页 - - - - - - - - - 附件 2:表 2 电子文件登记表第页文件编号题 名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限备注名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 10 页 - - - - - - - - -