2022年档案管理操作规范 .pdf

档案管理操作规范一、 目的为进一步加强本公司库房档案管理工作，确保库藏档案的安全、完善和齐全，结合本公司实际情况，特制定如下管理规范。二、 适用范围适用于公司档案管理部档案管理工作。三、 工作内容1、 接收档案1） 接收档案时必须由两名或两名以上库房人员一起进行，并由其中一名库房人员作为接收工作的主要负责人。2） 档案清点时，须持有客户提供的档案清单并与相关档案进行仔细核对。有缺失或遗漏的情况发生，需在档案清单上注明并取得客户的签字认可。3） 档案清点结果与客户清单有异时，在未取得客户确认前， 不得进行装箱作业。4） 档案装箱时， 要求按客户清单上排列的先后顺序，依次装箱并在外箱上注明相应的箱号或装箱明细。 如客户档案有分类的，则不同分类的档案不得混装。 不得随意、糊乱装箱，避免为二次确认时制造人为障碍。 在装箱过程中，不得随意翻阅客户档案或讨论与装箱工作无关的话题。 装箱工作中主要负责人需每日填写工作进度表，注明装箱内容、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 3 页 - - - - - - - - - 箱数以及装箱人签名等内容。 装箱结束后，对档案存放设备进行逐一检查，确保没有遗漏。5） 完成档案接收工作后， 由档案接收主要负责人出具档案交接单给客户。2、 档案整理1） 档案入库后，由两名或两名以上库房人员一起进行档案整理及二次确认，并由其中一名库房人员作为二次确认的主要负责人。2） 档案整理时， 须持有经双方签字确认的档案清单。整理人员根据清单与箱号对入库档案进行一一核查，确认无误后制作带条码的档案清单。 档案整理过程中，主要负责人需每日填写工作进度表，注明确认进度、异常情况以及确认人员签名等内容。 在整理过程中，整理人员不得随意折阅客户档案。 整理工作未结束前，主要负责人每日下班前必须检查整理库内的待整理箱的包装情况是否有异常、整理库房的门是否已上锁，确保档案安全。 整理工作完成后，整理人员在核对制作的带条码的档案清单无误后签字确认。3） 档案整理完毕，根据外箱上的条码次序，依次排列上架。4） 档案整理完成后， 根据工作表所记录的汇总， 对有异常情况的追溯档案接收负责人的相应责任并上报公司领导作相应处理。 如果档案整理人员未在整理过程中发现异常，而在后期客户调名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 3 页 - - - - - - - - - 档查阅时发现问题的，则追溯档案整理负责人的责任并上报公司领导作相应处理。3、日常管理1）库房内所有设备和密集柜的排列应整齐有序，所排列档案须有标识索引。2）按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。3）档案查阅完毕后，应立即放回原处，柜门随时处理关闭状态。4）坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。5） 按国家档案管理有关标准， 每日检查二次库房温湿度和除湿机运行情况。保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 3 页 - - - - - - - - -