2022年物料编码规则的几个原则 .pdf

物料编码的几个原则物料编码的用途：识别唯一性，信息沟通与交流的标准语言；提高物料计划、控制及仓储收、发、存等管理效率；快速查询、检索、录入、排序、易读，易记和易识别等辅助需求；结合企业信息系统支持的水平，将过去手工编码与现代化信息系统共享结合并做到扬长避短，帮助用户快速查询、检索、录入，易读，易记和易识别是我们物料编码的基准。一、考虑物品分类需求。根据企业物料数据级别，分别针对成品与原材料制定相应的编码规则，如大、中、小三级分类（具体使用几级，每级几位容量据企业物料特征分析），再辅之以流水号，一般常规企业都够用了！Eg，以大、中、小三级分类为例，其中大类在1 位数（ 10 以内），中、小类根据情况可又是一位或二位（ 100 以内），流水号5 位，即支持企业最多十万个分类，每个小类十万的物料编码容量，一般常规企业绰绰有余了！在应用中，一般企业员工一周内即可对企业分类熟记于心，当员工在录入或查询时通过输入前面几位分类代码，再加上一个通配符即可快速定位目标物料；编码原则如此设计，可以最大限度的满足用户查询、快速录入的需要。提高工作效率50% 以上。信息系统还有一个特点，就是能做到信息一次录入，平台与协作团队共享，对于企业原来在手工编码中积累起来的编码规范，可以加以利用， 如规范物品规格、 目录册项或者描述规定，并记入信息系统，既满足了编码与规则修撰的频次与工作量，也提高工作效率。二、应考虑可扩展性的需要。编码原则的制定应能考虑公司5-10 年内物料的变化趋势。 并且要对不同的情况留有一定的余地。例如贴片物料的封装，现在主要用的是0805 ，0603 ，可能以后会逐渐使用0402 和 0201 的，那么在编码原则中应当为这些物料留出余地。三、多少有别，巧用“其他”分类。在考虑到物料的分类过程中，有时候一个小类只有一个物料，甚至一个大类都只有一个物料，针对这种情况，若给其一个大类或小类编码的话，给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时，没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起，用其他类来表示。一方面，可以减轻用户记忆的压力，毕竟要记住这些意义不大的字符，有点困难；另一方面，由于其物料比较少，而且不经常用，把他们归为一类，不会影响用户的查询效果。利用其他分类，就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。企业若在物料编码时，给每个种类的物料都编一个其他的分类，则，把一些常用的零件按其正常情况分类，把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料，都合并到其他类中，可以减少用户很多的工作量，并且使用效果不会受到影响，事半功倍，何乐而不为呢？名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 3 页 - - - - - - - - - 四变动属性不应纳入编号有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编号中。否则，一但发生变动时，是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如物品的规格参数，责任部门，其它如客户所属之责任区， 业务员的所属区域.等等皆是如此。 正确的方法， 应将这些属性另设独立的栏位表达。五、不要寄希望通过编码信息反映物料的具体信息或全部信息。我们说的物料基本信息，一般包括两部分内容，一是物料的种类信息，如包装材料还是零件；另外一种是物料的具体信息，如其规格、 尺寸、 颜色、供应商等等。 我们在物料编码中，要把种类信息纳入其中，而对于物料的具体信息不应该纳入其中。有些用户， 喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去，如此的话， 看到编码就知道该下个哪个供应商。这看起来是蛮方便的，但是，实际上，会产生其他很多的错误。如当该零件有多个供应商时，则会需要编写多个编码，供应商越多，编码越多；其次，当该零件多个供应商没有区别，每个客户都可以使用时，则编写BOM 会遇到麻烦，不知道用哪种零件为好，虽然，可以指定一个供应商为默认的供应商，其他的作为替代件来解决，但是，这也与企业实际管理有点差异，替代件的话，永远会只在被替代件无法满足需求的情况下，才会考虑。而有是企业需要进行供应商之间的平衡，若如此编码，ERP系统就无法满足企业的需要。可见，若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去，企业很可能会搬起石头，砸自己的脚。一般情况下，只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产，才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去（有时候，有些客户会出于种种原因，如企业某个供应商是其子公司等原因，要求企业指定有某个供应商的零件），遇到这种情况，企业为了管理上的准确问题，可以把这些材料分离出来编一个新的料号，而不是将供应商信息编到物料编码规则中。所以不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。物料的其他信息，如颜色、规格等，也如同上面的例子，一般也是不纳入物料编码的规则为好。六、能用数定的不用字母，能用字母的不用汉字；。打中文速度快，还是打英文速度快？当然是英文速度快。打中文准确率高，还是打英文准确率高？当然是打英文准确率高。中英文混输快，还是光输入英文或者中文速度快，并且准确呢？当然是后者快而准确。较之数字小键盘，数字在速度和准确率方面又更胜一畴既然如此，我们为什么要在编码中，加入几个中文汉字呢？有些企业由于用户的文化水平普遍不高，平时不怎么接触英文，所以，在物料编码时，他们希望通过利用中文来进行表示。这在实际工作中，非常的不方便。查询时我们要求的就是快而准确，若我们在输入编码时，非常的费时，而且容易出错，那我们要物料编码还有什么意义呢？七、在编码信息中，避免使用特殊符号。编码中尽可能不用-、# 、*等这些无意义的符号（只是为了区分编码的段，而没有任何含义），因为这些符号不便于电脑输入，而且会使编码太长；如果使用字母和数字混和编码时，应避免使用字母O、I、Z等字母，以免书写时与0、1、 2 相混淆；八、长短应适中。物料编码不应该太长，若太长的话，一方面是不容易记忆，要用户记住一长串没有互相没有联系的字符，是一件痛苦的事情，我们千万不要把痛苦强加在用户身上，不然，到最后，他会加倍的还给他们。另一方面，进行输入查询也比较麻烦。一般情况下，我们建议，编码长度最好不要超过12 位，若像身份证这样18 位的话，输起来够让人头疼的。那如何能够使得长度不超过12 位呢？用户可以从如下几个方面考虑：1、在物料编码中， 编码时， 不要想把全部信息都纳入其中。在上篇文章中， 笔者也强调过， 在编码时，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 3 页 - - - - - - - - - 只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12 位已经足够使用；若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话， 20 位都不够。2、在物料编码时，每一为都要仔细考虑，这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上，位数越少越好，能够7 位解决的，就不要用8 位。别看只差一位数字，要知道物料编码在ERP 各个功能中都要用到。根据有人统计，一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时，平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的，有的更达到千次的使用率，若这么累积下来， 看看一天要多输多少字符，若每个编码都节省一个字符的话，一个月下来，可以节省多少时间。3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11 码，而有的物料只需要9 码，则为了追求统一，把这种物料的编码加入两位没用的编码，而达到11 码时，是没有必要的。4、 同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码， 长度最好一致， 这主要是出现在流水码的问题上。如把 01 简写成 1 等，这些做法不是很合适。因为若长度一致的话，可以一目了然的发现一些简单的错误，如漏写一码等明显错误。九、应有防错功能。各位对于身份证号码应该都比较熟悉，如身份证号码339005197805051818，18 位为效验位（识别码），通过复杂公式算出，普遍采用计算机自动生成。所以，在编码时，最好也能够具有自动防错功能。1、能够根据类别等信息，自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类，分别为L、G、L 代表，则人工输入编码后，系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么，提醒用户输入是否准确。2、另外一种方法，就是根据身份证一样，只要用户按照前面的信息输入相关的内容，ERP 系统就会根据某种算法，生成一个校验码，并依附在原由的编码后面，以保证物料编码的准确性。ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢？为什么其他的内容没有这个功能呢？其实很简单，因为他们都深刻了解物料编码准确性，对于ERP 系统来说，是多么的重要。十、应容易记忆。物料编码是用来做什么的？是用来帮助用户快速的查找物料的，若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品，那物料编码也就失去了其意义。所以，物料编码在编写时，要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用，即方便记忆、理解，输入又比较方便。十一、对于原先的编码，若发现问题时，要坚决抛弃。在企业上 ERP 系统前，或多或少都有了自己的编码体制。但是，这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的，或者说，不符合编码的原则。如对于同一种物料，不同的供应商就按不同的编码来管理；物料全部按流水号进行编写，没有分类，连最基本的原材料跟成品都没有区分，难以记忆；而因为没有通过信息化软件进行管理，导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的，如一物二码、二物一码的情况都存在，为此，企业要特别注意，即使企业已经拥有编码体系，对物料编码也要进行一一梳理，一一核对其准确性。这么做，虽然比较花时间，但是，确是比较值得的。更糟糕的是，在ERP 实施时，他们不听顾问的建议，对物料进行重新编码；而认为重新编码要花费太多的时间跟精力，没有人愿意做这件事情，宁可让这些错误存在，也不愿意花力气去重新整理。当这套编码原封不动的用到ERP 系统中后，结果就可以遇见了。最后没办法，只好全部返工，重新修改了编码原则，并按新的编码原则对物料进行编码。十二、兼容性： 建立 本公司的物料编码与主要客户、重要供应商的编码的对照关系，可以自由查询、 对照；为 EDI 及供应链协同建立桥梁。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 3 页 - - - - - - - - -