2022年物资材料采购管理规定 .pdf

物资材料采购管理规定第一条为了加强内部管理和控制，规范采购行为， 保障生产经营活动的正常进行，以最大限度地降低采购成本，特制定本办法。第二条本办法对本公司所有材料物资的采购均适用，公司控股子公司参照执行。第三条采购流程及职责分工一、采购流程：1、 生产部根据设备状况滚动编制月度、 季度、 年度生产计划包括主要材料( 玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量，经分管副总经理、总经理批准后实施。2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划，经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价; 办公用品由需求部门申请，综合管理部门负责统一采购，其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请，采购部门负责采购。3、采购审批权限：公司原辅材料采购计划，由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准; 其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请，经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行; 大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 15 页 - - - - - - - - - 4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审，原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责：参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等，监查组由董事长任组长，总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合，但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复; 供应商评审采用比较记名投票方式，董事长一人两票制， 其余人员一人一票制， 全数为五票， 少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。6、定期或即时签订购销合同，日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。7、仓库收货、品管人员现场验货。二、职责分工：1、销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正; 2、生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正; 3、采购部门负责公司所有材料物资的采购，同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请; 4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验; 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 15 页 - - - - - - - - - 5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核，同时负责相关资金的落实安排 ; 6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等; 7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批，包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽; 8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。第四条一般材料物资、备品的存量最高不得超过_个月的用量。第五条供应商评定控制程序1、主要材料的含义主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料，主要包括玻璃、铝框、接线盒、 EVA等，辅助材料就是主要材料以外的材料; 2、对供应商的评价2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求，结合物资的质量、价格、供货期等比较，选择合格的供应商，填写供应商选择评定记录表。在无差异或差异可控的基础上， 对同类材料供应， 应尽量选择几家合格的供应商。 经采购部、监查组等相关机构审查通过后，录入合格供应商名单中材料物资采购管理办名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 15 页 - - - - - - - - - 法材料物资采购管理办法。2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素：a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等; b、质量保证能力，即质量控制体系; c、业内评价、第三方认证等; d、满足法规的要求，采购产品涉及强制性认证的，应具有相关认证的证书和质量证明等2.3、对第一次供应材料的供应商，除提供充分的背景证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，经测试合格后才能供货：a、新供应商根据相关要求提供少量材料; b、交生产车间试用，并填写供应商评定记录表中相关栏目，结果反馈给采购部 ; c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的，必要时再经试用，均合格的，经总经理批准后，列入合格供应商名录。3、供应商的日常管理3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪，及时与品管部进行沟通。供名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 15 页 - - - - - - - - - 应商产品如出现严重质量问题，采购部应及时向供应商发出限期整改通知单限期整改，如两次发出“通知单” 但质量仍没有明显改进的， 应取消其供货资格。3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评，填写供应商业绩评定表 ，评价时按百分制，质量评分占_% ，交货期评分占 _% ，价格及售后服务占 _% 。评定标准为：一年中平均质量合格率达到_% 以上的给予满分，每降一个百分点扣 _分，但质量评分不能低于 _分;交货期都准时交货的给满分，经常送货不及时的， 给_分以下 ; 在同等质量的基础上价格在业内最低的，给_分以上。总评分不能低于_分，若低于 _分或质量评分低于 _分，应取消其合格供应商资格 ; 如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其的检验或验证工作。3.3、采购人员保持与供应商及时沟通，当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时，采购部应采取相关措施，以确保该变化符合认证规定的要求。第六条供应商的选择所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库，同类物品采购至少准备两家或以上数量供应商，以确保供应渠道的顺畅， 供应商的选择从合格供应商名录中择优录用; 第七条价格确认1、已经核定的物料，采购人员应注重分析，收集信息资料以尽可能降低采购成本，其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员，以供参考; 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 15 页 - - - - - - - - - 2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议，经审议通过后方可执行，已经核定物料采购价格通知上调时，须附价格上调原因，采购部报请物资采购监查组进行审议，审议通过后方可执行; 第八条询价、比价、竞价1、根据物料采购的需求，采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价，询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式(长期合同或即时合同 ) 等; 2、采购部在收到供应商反馈信息后，采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析，选择符合条件的供应商进行招投标，公开竞价 ; 3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真，审议的方法是评定计分制，审议的地点必须是公司注册地，审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。第九条执行采购1、采购人员接到经核准的“请购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。对金额较大的或批量采购，应到供方生产工厂进行实际考察，以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等，向对方明确订货意向。2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员应准备相应买卖合同四份，经授权签字盖章后生效，供方留存两份，需方留存两份，其中一名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 15 页 - - - - - - - - - 份采购部、一份财务部，合同需要列明至少下列条款：2.1、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式; 2.2、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明 ; 2.3、订单所采购的数量 / 重量：单位包装数量 / 重量; 包装件数 ; 2.4、价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款2.5、交货日期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。2.6、付款方式2.7、所需的质量证明资料 ( 检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等)。2.8、质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。2.9、运输方式和销售发票的要求。3、属于分批交货的货物，采购人员根据实际需求，出具交货通知单经采购部门经理审核，加盖公章后由采购人员通知供方发货，采购人员应跟踪控制材料物料交货，及时向供应商跟催交货进度。4、发货前要求供应商在其 “送货单”上注明“订购单编号” 及“包装方式”，以便验收确认。 5、采购部门接到生产部门紧急采购案件，应立即进行询价、议价，按采购程序指明专人迅速办理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 15 页 - - - - - - - - - 6、阶段控制及沟通6.1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段，采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。6.2、采购人员未能按既定进度完成作业时，应将异常情况反馈给主管上级，说明异常原因及预定完成日期，以便拟订对策处理。7、采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：7.1、集中计划采购：凡具有共同性的材料物资，可以集中采购计划交货的，可核定材料项目，通知生产等部门依计划提出请购， 采购部门定期集中办理采购。7.2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的大宗材料物资，应事先选定厂商，议定长期供货价格，报批准后通知各部门依需要提出请购计划。8、退货经检验不合格的材料物资需要退货时，仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库，同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”，采购应及时同供应商沟通进行后续处理。第十条货物验收及付款1、供应商交货时采购部应通知仓库，对实物清点件数或称重，随货同行的有关证件进行核对，实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 15 页 - - - - - - - - - 库单，库管员签字确认，如发现不符时，即通知采购部会同处理。2、对有质量参数要求的材料物资，品管部派员验收，经验收合格后仓库出具入库单，同时品管人员和库管员必须签字确认。第十一条付款结算1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。2、付款申请由采购人员提交，提交的内容包括：送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等，申请付款应严格按照相关合同要求进行，分清轻重缓急材料物资采购管理办法采购管理。申请付款单上应注明交货日、 开票日、预付款、已付款、余款等。按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续。3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：3.1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续; 3.2、外埠采购且供应商要求立即付款时; 3.3、现场调试期间临时急需材料采购; 3.4、_元以下的零星采购第十二条进度控制及异常反馈1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求，掌握到货进度。2、采购人员发现供货方交货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催货，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 15 页 - - - - - - - - - 对异常原因及处理对策，通知生产部协调处理。第十三条质量评价就公司所耗用的材料物资质量予以关注，根据使用效果分别材料、 分别供应商作出质量评价，以利于供应商的优选。第十四条参与采购过程的各相关部门，明确分工、明确责任、互相配合，发挥互相督促的作用，确保公司利益不受损害。第十五条参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或佣金，虚心接受群众监督。第二十六条本办法自公布日起执行。物资科岗位职责2021 职责_对医院库存物资的管理，要按照“计划采购，定额定量供应”的办法进行管理，对医院低值易耗品的管理， 要采取“定量配置， 以旧换新”的管理办法。2. 按照医院会计制度的规定，正确划分“固定资产”、 “其他材料”、 “库存物资”的范 _和归类，并建立管理制度。3. 建立并实行三级账 (卡)核算制，负责二级分类明细账和三级明细账，包括固定资产一一房屋建筑屋、固定资产- 般设备、固定资产一一其他固定资产、库存物资一生产用煤、库存物资一一生活用煤、库存物资一一行政低值易耗品、库存物资一行政材料、在加工材料一一被服加工材名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 15 页 - - - - - - - - - 料等，实行物资数量、金额、品种、规格的核箅，指导保管部门建立同样的明细账，使用部门建立实物保管账。4. 负责固定资产明细核算。 编制固定资产目录并分类编号， 建立固定资产卡，对购置、调入、内部转移、封存、调出和报废等增减变动情况，督促有关部门或人员办理会计人员手续。5. 负责其他材料和库存物资的明细核算，建立明细账。 认真填制和审核各类材料原始凭证，分别按材料的保管地点、类别、品种登记明细贩，按制度规定计算价格和成本费用，对在途材料要督促清理验收，对已验收入库尚未付款的材料月末要清点估价入账，配合有关部门制定消耗定额，库存物资按规定用途领用和核算。在条件成熟时，实行电脑核算。_对各类材料物资的管理，要会同物资管理部门和财会部门定期检查、核实，年终要全面清查、核实，做到账账相符，盘盈、盘亏、报损均应查明原因，按规定或经领导审批进行账务处理，建立健全赔损制度。_分析和掌握各类财产物资的储备、供应、维护保养、交接、安全以及使用情况。合理核定财产物资的储备定额，加快资金周转，减少积压，保证财产物资的安全, 向财会部门和行政领导汇报。8. 及时办理原始凭证的会计事物， 根据审核无误的原始凭证编制原始凭证汇总表之后，上交主管会计审查，按期归集汇总编制收支报表。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 15 页 - - - - - - - - - 9. 监督废旧物资的回收、利用以及奖励和变价收人分成核算。10.做好领导交办的其他工作。物资科岗位职责21. 协助采购部经理办理国内外采购事宜，保证酒店物品的正常供应。2. 与供应商建立良好的供求关系，确保以最合理价格购到符合标准的物品。3. 有效地控制和监督物品的出入库手续和数量，及时解决有关技术问题， 压缩费用开支。4. 协助采购部经理检查月末盘点工作。5. 按时完成上级指派的其他工作。物资科岗位职责31. 负责水电站物资设备采购、运输、仓储管理。2. 转运站建设管理。物资科岗位职责41. 负责物资验收、入库保管与发放工作。2. 严格履行物资验收入库手续，拒绝入库数量、质量、票据与合同不相符的物资。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 15 页 - - - - - - - - - 3. 负责根据“领料单”出库物资。4. 负责物资分类别、性能摆放，保证仓库整洁。5. 负责材料设备的质检报告、合格证等证书的复印及发放工作。6. 做好仓库的防水、防盗、防潮工作，定期检查、维护消防器材, 保障仓库和物资财产的安全。7. 掌握材料、设备的主要性能，妥善保管库存物资。8. 做到物资合理库存，避免物资积压式供应短缺，确保生产正常运行。9. 按时清仓盘点，做到日清月结。10.完成领导交办的其他工作。物资科岗位职责51. 负责公司物资的采购工作。2. 按公司下达的物资计划， 核对仓库库存，拟订采购方案，及时采购所需物资。3. 采购物资时，根据市场行情波动，做好购价、比价、议价工作，采购的物资必须质优价廉。4. 办理物资入库手续， 在保证数量相符的情况下， 持产品的合格证、 资质证、发票、合同等四证交保管员验收。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 15 页 - - - - - - - - - 5. 掌握公司各部门物资的需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场行情，与物资供应方建立良好的关系，按照合同法的规定签订购货合同。6. 熟悉掌握各类物资的名称、规格、型号、用途和生产厂家，以及有关材料性能、质量、标准。7. 加强法制学习，树立法制观念，自觉抵制不良之风。8. 完成领导交办的其他工作。物资科岗位职责61. 全面负责供销系统的党务工作， 抓党风廉政建设及干部职工的思想政治工作。_对党群宣传、纪检、工会，共青团、妇女、老干部工作全面负责。物资科岗位职责71. 上班时间不迟到、早退，上班打卡后，到经理室签到。上岗后认真清点提货单据，接受当天任务。根据任务性质，整理单据、货款, 如属国际托运，出发时一定提醒、督促托运组备齐一切手续。2. 提货时，提运员必须根据提单的品名、规格、数量进行验收，如发现不符合要求可拒绝提货。3. 在车站、码头提托运回来的物品,若有破损、货差等问题，必须做现场记录，提回来后详细报告主管或经理，及时做好货物差错、破损的索赔工作。提运名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 15 页 - - - - - - - - - 员要督促并要求搬运工人对物品轻拿轻放，防止物品破损 , 并堆放整齐 , 保证物品不在运输途中丢失。认真填写物品交接单，做好交接工作。4. 及时领取提货通知单。 在外工作时要严守纪律， 杜绝有损酒店声誉的言行。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 15 页 - - - - - - - - -