2022年标书方案制作流程.docx

精选学习资料 - - - - - - - - - 标书方案制作指南第1页名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 文档使用说明本文档主要用于售前标书方案制作指导,此手册明确了投标书制作、招标书制作、文案文档类的工作流程,在实际工作中,假如遇到本手册未明确的流程,请询问组长,进行确认； 每个特殊情形的解决方式将会在此手册中进行补充,并在月考核中加分, 分 数由组长依据问题复杂程度而定；第2页名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 目 录1投标书制作流程 . 4标书购买 . 4标前会 . 4标前会中需要列出的留意事项. 5标书撰写 . 7 标书审核 . 8 标书装订 . 9 盖章留意事项 . 10 标书跟踪 . 102招标书制作流程 . 14信息猎取 . 14招标书制作留意事项. 14招标书审核 . 153方案文档类工作流程 . 16方案负责人的确认. 16方案制作 . 16方案的答疑及存档. 16给客户发送 PPT资料 . 17对文档进行压缩. 17第3页名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 1 投标书制作流程1.1 标书购买1投标人确认依据具体项目,与销售确认本次项目投标公司股份或集团其他子公司等,然后以正确的投标人名义购买标书；2投标保证金汇款相关项目售前负责人负责标书费与投标保证金的申请汇款,并督促财务汇款； 通常情形下标书费用由销售直接垫付,投标保证金由公司财务汇款； 假设销售人员因其他原因无法缴纳标书费用,就售前人员代替其申请,统一由公司财务汇款；3标书购买标书购买应留意时间点的把控, 看到招标公告或得到销售信息应立刻着手预备相应的报名资料； 报名资料基本都囊括在投标书模板的企业资质章节,一般情形下需要将所需资料打印后盖上公章一般投标章即可具体由销售确认给局方,或者扫描后传给销售,由销售提交给招标方；4 网站注册一般报名会要求投标方以公司名义在网站注册,为防止用户名密码丢失 下次投标仍有可能使用,而一般一个公司仅答应注册一次,注册时需要将用户名密码统一设为12121212,无论销售或者售前注册均需遵守；1.2 标前会当售前得知投标事宜以后第一组长需指定一名标书负责人,标书负责人在当天召集标前会召开,参与人员应包含负责人,制作人,商务负责人商务组组长指定,销售接入,市级项目需组长参与, 省级项目需部门经理参与； 标书负责人和标书制作人员认真阅读招标书,使用批注的方式提取关键点,在标前会议上汇总,生成文档,文档包含关于标书的全部留意事项,下发给标书制作小组成员, 在标书制作过程中严格执第4页名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 行；1.3 标前会中需要列出的留意事项标书负责人由组长指定认真阅读标书,使用批注的方式提取关键点,在标前会 议上汇总,并列出部分留意事项：1）开标时间与地点,是否需要售前人员去现场、是否讲标,假设确定需要售前前往,应与销售商量前往时间并着手购买车票,假如需要乘坐飞机需要依据财务流程向领 导申请；2）确定招标文件中是否具有需要其他部门帮助完成的事宜,譬如企业资质原件、投标 保证金、银行资信证明、假设需要应先着手处理此类事情；资质者,标之大事,不行不察, 由于许多招标资质是第一道关,你少供应一样东西,就要被人家咔嚓掉； 所以,标书要求的全部资质都肯定要供应； 其中特殊需要留意的是：1、 投标保证金：是否需要,提交方式有可能是电汇、转账、汇票、现金等方式 或是其他方式,以标书要求为准,假如方式对于我司不便利,可要求销售与客户 沟通的确是否可以使用其他方式 ；保证金的申请,售前人员申请保证金需留意以下几个问题：. 确认保证金数额,该数额是针对每个分包的,仍是针对整个项目的,是否与报 价有肯定的关系；. 确认招标方的账号、开户名、确认是招标方的仍是招标代理机构的,通常情形 下需要将款项汇入招标代理机构账户；. 将保证金申请模板打印,后面贴上招标文件中需要投标保证金的章节打印、标 注出来,然后找领导签字；.申请保证金需要部门经理与事业部总经理以上的领导审核通过；并需要留意一定要在申请单的备注处注明某某代某某申请,前者为售前人员后者为销售人员；.申请完后需跟进财务的汇款进度,保证在招标文件要求的时间点之前完成汇款,制作标书时需要将财务供应的汇款凭证附于标书内；2、资信证明：假如需要的话, 赶忙向财务申请吧, 假如没有要求我方尽量不供应,由于该文件每次都需要财务向银行进行申请,每申请一次都需要单独缴费,需要第5页名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 花费 3 天左右时间；我方申请的资信证明无法表达资信证明等级,因此假如招标 书要求供应资信等级证明,就需要与销售商量处理；* 特殊留意是的是申请肯定要写对方的全名,不要写简称！3、资质原件： 假如标书中明确提出需要原件,就肯定要留意！ 由于原件这种稀奇物事,他们一般情形下不会要, 我们也不供应的, 假如的确需要, 那就赶忙填写原件申请单并向总裁办进行申请吧,留意提前申请,可能会显现其他项目或部门也 需要原件,当心撞车；4、财务报表：这种东西也是一般情形下不供应的,所以特殊需要留意；5、授权代表身份证复印件： 这东西和授权代表书一样, 属于不管标书中是否提到 了,都要供应的东西,一般情形下我们都供应两名授权代表,并必需保证一名代 表能够到达开标现场；一个正常而又健全的招标书中一般会有一小节是特地的资质要求,这一小节的东西一个都不能漏；假如招标书不正常或不健全,那么资质要求可能会散落在投标人须知、投标文件的编制规定、开标与评标程序、商务要求、技术要求等多个部分中,需要一个一个地找出来；3）通读招标文件后,预估工作量,并与组长商量本次标书的参与帮助人员,并能够根 据参与人员的特点支配不同的工作内容,以提高小组工作的效率与质量,并设定详 细的标书进度表；4）标书项目总负责人与销售沟通确定本次项目我方的局方关系如何,招标文件技术要 求与我方设备的满意情形,竞争对手情形,以及其他的项目历史情形,假设技术有较多的不满意时,售前人员需跟相关研发人员进行核对,假设不满意仍需研发说明是否有开发的方案并预估开发的周期；5）标书负责人将批注完的招标文件发送至商务组组长邮箱,并由商务组长支配相应的 商务人员；6）标书负责人获得具体的项目信息后,需召集项目参与人员以及负责商务的商务人员 召开标前会议,进行信息的互通与项目进度的支配；7）确定本次项目是否需要外购设备,部格外购设备商务会有常规保护更新,其他外购 设备应与销售以及选购部门着手确定外购设备的型号与报价；比方服务器等外购设第6页名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 备,这些商务应当都有常规的保护更新的,你确认下,然后除此之外的外购设备可 以技术组跟进下；8）确定标书制作装订要求包括技术、商务标书分开,单独封装报价或资质,要求胶 装等；1.4 标书撰写依据标前会议的分工方案,各司其职；列出部分留意事项：1）招标书假如要求资质盖章,在资质申请单上注明；留意签章的要求,可能显现每页 签字或者盖章的要求；有没有必需使用公章的要求,是否可以使用投标章；准时要 求盖公章,非省级都需要督促销售争取盖投标章,附上使用效力说明函即可；2）认真查看标书资质要求,填写资质申请单,并提出时间要求；有疑问及早联系招标 方,并让招标方出书面函；3）电子版资质由部门负责人员定期更新上传VSS,标书制作过程中应时刻留意资质是否过期,假如过期社保、财务类的资质统一找财务部门要最新的,产品相关向总裁 办询问；4）依据招标要求设计方案有时需要与销售或者局方沟通,确定设备配置数量 确定后尽快提交给商务组 ,供货期,付款要求等,提交商务组报价；外购设备提交选购 部询价,并提出时间要求；5）技术、商务点对点应答,是评标时的重要依据,专家基本上会依照点对点的答复打 分,需要特殊重视；这部分通常会作为后续合同的附件具有法律效力,所以要特殊 主要措辞严谨；有的标书中会给出明确的要求,有的标书就没有要求,不过有没有要求都不能只写“满意”,必需具体说明, 不行完全复制招标要求； 对于可能不满意的部分, 要重点考 虑,并与销售、研发、商务组充分争论,在标前会上达成一样,给出合理应答；这 部分要留意对于后续事宜的猜测,有些问题的答复需要挑选适当的语言防止为后续 项目实施产生麻烦；6）评分标准应答 省级标书及部分重要标书要求 ,这是标书中特别重要的一部分,假 设标书里明确提出了评分标准,那我们肯定要针对评分标准来设计投标书；评分标第7页名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 准里提出的任何要求,我们也都要满意；无论招标书中是否要求评分标准应答,我方都对其进行应答, 不满意的地方应当与组长、 销售沟通后确定应答用语与方式 如有必要可以找到更上级领导争论 ；7）标书排版以招标书要求次序为主,假设无明确说明就以部门标书模板为主,撰写标书使用的模板素材应从vss 上猎取；标书中各部分形式以招标书中表格模板为准,无特殊情形不行擅自改动；8）标书中的案例部分肯定要结合本次投标实际情形有针对性地挑选案例,项目所在区 域的省市案例、国家级客户案例、其他省网案例应排列在案例章节的前部,留意案 例证明的其他要求,是否需要案例具体情形列表,是否需要显示价格我方合同复 印件只供应合同总价,不供应各部分价格；9）在使用投标书模板时,需要留意修改的一些地方：标书封面、页眉,售后服务、工 程实施方案要符合招标书要求结合商务点对点应答,确保质保期、试用期、交货 安装调试、 培训等内容满意要求, 没有要求的内容不要涉及 ,技术方案需要重点考 虑,模板里余外部分尽量删去,案例部分需要针对本次项目；10）检查标书,包括排版布局,错别字,语句通顺,“盖章签字 ”前不要遗漏 “此页以下无正文 ”,全文档查找,替换其他项目的投标书字眼等；最终更新目录；11）完成初稿后,提交标书审核人员进行审核；12）项目的竞争最终一个环节一般在价格竞争上,所以使得价格在投标前会不断的 修改；另一个方面售前给商务的配置又大多与标书要求不符,这在客观上使得商务 在制作报价表时间更为紧急；所以为了提高效率,削减部门对外输出的错误,以后售前在投标时参照招标书对于报价的要求使用EXCEL 制作配置单,在配置确定后再 copy 到 word 文档中；给商务发配置时,发送 EXCEL 版本；13）在标书撰写过程中,要考虑时间因素；要预估复印封装的时间,常规标书需要留出小时的打印时间, 并提前给复印社打 成等情形；1.5 标书审核,确认是否有人手, 大致要多长时间完标书审核人员需要熟识招标书后,对初稿进行审核； 原就上, 省及重要地市标书需第8页名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 要到组长、 部门经理审核； 部门经理和组长可依据实际情形指定负责人审核或者交叉审 核；标书的审核和修改需要反复,确保投标书符合招标书要求；1） 第一需要留意一些基本点：页眉页脚、页码是否连续、目录是否更新、是否有 空白页、招标编号是否正确、招标人名称是否全称等；2） 需要审核配置,看看配置是否性价比最高,是否仍有不满意招标书要求的地方？抑或是超过了标书要求,使得报价过高；3） 检查资质是否齐备, 依据标书要求以及评分标准核对供应资质的数目是否是我 司能够供应的最大数量,或已达总分值标准；4） 检查资质的时效性；5） 检查售后服务、培训等商务条款,确认质保期、反应速度等时间是否符合招标 书要求,不符合的需要与确认缘由,不能实现的也需要确认是否写满意要求；1.6 标书装订制作标书的主要负责人统筹支配打印、签章、复印、封装等工作；列出部分留意事 项：1） 在打印社需打开标书与工作人员一起再检查一遍,页等；2） 打印标书时, 严格依据招标书中的要求进行打印,主要包括目录、 页码、空白先打印正本, 正本必需单面打印,超过 500 页就进行合理分册, 打印完后肯定要认真检查每页； 检查无误后先签字盖章, 需要盖章的图片主要包括营业执照、组织机构代码证、 税务登记证、身份证、产品入网证等, 假设招标书有其他要求就依据招标书要求进行 盖章,形成完整的一份标书后, 再进行统一复印成副本, 假设招标文件没有要 求,副本采纳双面复印,复印件也要认真检查；3） 在打印社进行标书封皮制作时定要留意招标文件的具体要求,封皮需要供应 什么信息等；4） 在公司封装标书时, 找一个大一点地方签字盖章, 防止显现纷乱过失, 最终不 要忘了在每份标书图片盖章的地方需要盖上复印无效章；第9页名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 5） 假如是周末来公司制作标书,就提前确定制作标书的材料是否齐全；6） 完成标书装订后, 再次检查全部正副本, 重点是正本, 看有无错页漏页, 签字 盖章是否齐全等； 最终依据招标书要求进行标书的封装,比方正副本分开封装,技术、商务分开装订封装,报价单独封装,保证金单独递交等；7） 假设盖章采纳的是投标专用章, 就需开据公章使用等效函 , 假设开标现场招标 方未要求出示等效函, 我方通常不主动出示该文件, 是否可以用投标专用章代 替公章需销售和招标方或招标代理商进行沟通确认；8） 留意电子版标书的提交, 假设局方要求电子版标书, 确定使用光盘仍是 U 盘,如无要求尽量使用光盘刻录, 并确保为最终打印版本； 另电子版的提交如局方 没有明确要求 word 版本,就挑选 PDF 版本提交；9） 标书制作过程中为防止出错应尽量打词组,防止打单字；10）标书制作过程中有对招标文件要求把不准的地方肯定要和销售确认,不能 自作主见；11）假如是标书总负责, 应将重心放在掌握时间节点和标书质量上,不要承担过多标书工作；1.7 盖章留意事项依据招标书的规定,有的时候需要逐页盖章,这时需在投标文件上逐页盖章；常常需要盖公章的地方仍包括： 单位名称、资质文件复印件、 报价文件、售后服务、代理商授权函、标书封面、骑缝章、身份证复印件、信封封口处、改动处需签名并加盖 公章；有时标书中会要求在 “于* 年* 月* 日* 时之前不得启封 ”的字样处加盖公章, 具 体依据标书要求而定； 可以在电子版上搜寻一下盖章、 签章来定位需要盖章的地方以免 遗漏；1.8 标书跟踪标书装订封装完成后,要向递交标书的人员进行具体的说明假如投标人在公司,请直接参与标书的制作和封装,便于明白标书状况第10页,确保交标书的人员熟识标书封装名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 和递沟通程；假如是寄给销售或其他人, 标书总体负责人必需进行跟踪, 确保在截标日期前到达、递交,并且要与邮寄对象进行1.9 其他留意事项沟通以确保其知道流程和相关内容；部分标书要求出具检察院开据的无行贿犯罪证明,现总结开据体会如下：“ 无行贿及犯罪证明”开具时申请股份公章的流程：需要法人代表签字,或短信申请同意；目前建议比较顺当的方式：1、 资质申请负责人按流程提交申请单,部门经理、xx 总批示完成2、 组长编写项目盖章申请 ,提交总裁办段媛媛 3、 董事长助理飞信或短信向法人代表申请,同意后申请人可进行盖章格式如下：法人代表您好：售前部门 章, xxx/xxx 已同意,请批示XXX 申请 XX 省 XX 市 XX 投标项目,需盖股份公司公第11页名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 附件 标书掌握文档模版项目基本信息xxxxxx 选购项目编号xxxx3 :无综合评分投标产品： xxxx总负责及参与人员：xxx投标人： xxxx联系方式：授权代表:xx开标方式授权代表： xxxx代理商、制造商竞争对手信息：开标时间、地点：xxxxx唱标讲标中标条件最低价中标厂商个数1 个几轮报价1 轮标书需要预备及申请的资质保证金申请及已完成社保证明申请中财务报表学历证明回单资信证明纳税证明技术职称证书职业资格证书资质证明申请售后服务系统方案授权函资质原件公章申请所需资质申请5 日时间技术特殊项1、 中标供应商必需在领取中标通知书之前,向选购中心提交金额为中标总 价 5%的履约保证金中标单位的投标保证金自动转成履约保证金,不足商务特殊项部分中标单位在领取中标通知书之前补齐；2、 本次招标的报价包含招标代理及评审费用3000 元,请各供应商计入总报价,中标供应商在领取中标通知书前交招标代理公司；1符合专业条件的投标人或者对招标文件作实质响应的投标人不足三家 的；废标条件2显现影响选购公平的违法、违规行为的；3因重大变故,选购任务取消的；4基本技术要求无法满意见技术需求书；封装要求标书分工准时间节点评分标准应答17 日标 书 初 审 时 间 节21 日点第12页名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 商务点对点提交的/ 报 价 提 交 的 时 间21 日时间节点节点技术点对点时间节17 日标 书 终 稿 时 间 节22 日点点标书框架时间节点20 日标 书 封 装 时 间 节23 日点第13页名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 2 招标书制作流程2.1 信息猎取售前部门工作不仅包括投标书的制作仍包括招标书的制作,招标文件制作主要是应招标方要求帮助其完成招标文件的制作,我方参与招标文件的制作, 可以引导招标文件的技术、商务要求, 可以通过此方式限制其他厂家的投标或得分,因此每次项目中应尽 量争取参与招标文件的制作；1）与销售以及局方沟通确定我方完成招标文件的哪一部分,是完整的招标文件仍是仅 供应技术商务部分；2）每次招标文件制作无论局方要没要求我方均供应评分标准供局方参考；3）明白竞争对手情形,确定本次项目中是限制国外厂家仍是国内厂家,并针对不同的 厂家确定不同技术商务要求；4）确定评分标准的制作目的是直接将某些竞争对手排挤在外,限制其投标,仍是需要 其投标只是限制其得分；2.2 招标书制作留意事项1）假设局方供应了招标书制作要求,应依据局方供应的模板内容制作,假设局方没有 供应相关资料,就依据部门内的招标书模板制作,详见 VSS 上招标书模板；2）技术要求部分的制作,应依据项目中所使用设备的情形,并参考我方的技术资料进 行制作,并确定我方设备的完全满意,有时需要在技术要求中不能太明显表达是我 方设备时,应留意一些用语与设备关键参数的处理,譬如我方设备特有的名称或技 术名词,特有的技术参数；3）商务要求部分的制作,应留意调研竞争对手的情形,譬如注册资金、成立日期、公 司规模、是否代理、售后情形、公司地址、相关资质等；并依据对方的情形进行相 应的限制；4）评分标准部分的制作,评分标准主要以技术商务部分要求为参考,依据不同的情形第14页名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 进行制作；5）为了更好地协作总裁办工作,售前需尽量在下午5 点前完成盖章流程的全部申请,并反馈给总裁办,然后总裁办会进行公章的交接等事宜；同时对于非紧急的盖章需 求,盖章时尽量在部门内先统计一下,在某一个时间段一同处理,尽量削减对总裁 办的正常工作影响；6）招标书格式应参考投标书模板,保持一样；2.3 招标书审核招标书在制作完成之后,由该项目负责的售前进行审核；第15页名师归纳总结 - - - - - - -第 15 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 3 方案文档类工作流程技术方案是技术商务一部呈现部门及公司形象的一个途径,技术方案由销售或技术商务一部方案负责人直接发给客户,请参见以下方案制作流程：3.1 方案负责人的确认由技术商务一部组长指定方案负责人,负责人负责与销售人员初步确定方案需求内容,方案制作留意事宜,方案完成的时间节点；3.2 方案制作负责人与销售人员沟通, 明白整个项目情形, 与客户进行有效沟通, 精确把握客户需求,假如客户对于方案中如是否备份、哪些部分进行备份产生困惑时,方案负责人要进行引导,同时预估工作时间,制作方案；方案中要包括：用户需求描述、用户需求分析,节目规划表、方案组网图、介绍等；方案描述、方案具体产品配置、方案产品介绍、公司方案中的配置依据产品的配置模板进行制作,在没有配置模板的情形下, 针对方案所出的配置需要与研发的产品经理进行确认,方案经项目所在片区售前审核后,递交给销售人员, 或询问销售人员是否合适直接发给客户,联系；最终和客户沟通确认接收, 并保持售前部门给销售的方案必需存成PDF,然后打上“ 本方案仅供* 内部阅读使用”的水印字样,防止保密资料泄露；方案格式应参考投标书模板,二者保持一样；3.3 方案的答疑及存档方案交予客户后, 预备进行客户的答疑, 对于方案中设备的配置情形及需求的满意 情形耐心说明,直到客户清晰整个方案；第16页名师归纳总结 - - - - - - -第 16 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - 留意事项：1、制作方案过程中与客户的沟通很重要,当方案负责人拿到方案制作申请表时,需要进行摸索： 与客户确认哪些需求才能够确定配置,在与客户沟通时清晰的表达意向,准确的把握客户需求；2、需求确认后,对于没把握的配置,不要擅自做主,必需与研发进行确认；3、方案中需求及分析描述要清晰,防止产生歧义,方案图要做到美观易懂,配置精确 无误,通过方案提升公司与售前形象；3.4 给客户发送 PPT 资料1、 本流程适用于出差技术沟通之后,以及日常可能显现的给客户发送 PPT 资料 的情形；2、 对于需要发送给客户的PPT 资料,请添加水印并转成PDF 文件后方可发送；3、 特殊的,在沟通现场请勿直接拿U 盘将 PPT 拷贝给客户,而是告知公司有规定,期望回去之后通过邮件方式发送；假如估计到客户有此需求, 可以实现转成 PDF,并使用自己的 U 盘拷贝给客户；3.5 对文档进行压缩为节约储备空间, 加快文档的储存、 处理和打开速度, 在储存及上传有图片的文档时进行压缩,可节约 50%以上的储备空间；大家在工作中敏捷应用, 图片少的必需压缩,图片多并且时间期限紧急的标书可以考虑,后续进行处理；第17页名师归纳总结 - 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