高速公路档案管理的现状与改良.docx

高速公路档案管理的现状与改良在大数据和云计算高速发展的今天，高速公路档案管理形式已发生很大的改变，已经过传统的纸质档案管理为主逐步向局域网、办公自动化系统下的电子档案管理转变。高速公路档案是维护高速公路历史真实相貌的重要记录，对于总结经历、认识规律、延续历史、促进高速公路各项工作有效开展，发挥着举足轻重的作用。因而，高速公路档案需要在管理理念、管理手段上与新技术发展相接轨。1高速公路档案管理的现状1.1档案管理体制机制。从各省编办批复的高速公路管理机构设置情况来看，高速公路内部还没有设立专门的档案管理机构，各单位、部门都设置了兼职档案工作人员。大多数高速公路管理机构中，办公室文书兼职文书档案工作，人事档案由政工办或人事处人员兼职，会计档案由财务人员兼职，养护、路政、收费、通信等高速公路业务部门档案由各业务部门人员兼职。以吉林省高速公路管理局为例，高速公路档案实行局、分局、管理处、收费站分级管理形式。1.2档案人员的现状。高速公路档案人员整体素质参差不齐，年龄、学历和专业技术水平相差很大。以吉林省高速公路管理局长春管理分局为例，现有档案专业技术职称人员47人，其中副研究馆员2人，馆员及下面45人。按年龄构造划分，其中35岁下面档案人员20人，36岁到50岁档案人员24人，51岁以上档案人员3人。按学历构造划分，其中硕士研究生及以上5人，大学本科32人，大专及下面10人。1.3档案软硬件保障。目前都采用计算机辅助档案管理，大多数高速公路管理单位还没有专用的档案管理软件。以文书档案为例，目前已经实现了归档文件目录电子化管理，因缺少相应的软硬件设备和人员缺乏，大部分的纸质文书档案还没有进行数字化处理，管理手段和管理方式相对落后。很多高速公路管理单位已采用综合办公系统来处理文件，如今构成的电子文件数量明显多于纸质文件，但很多单位还没有配备相应的文书档案管理软件与之相匹配，档案管理方式相对于快速发展的电子文件相对滞后。2高速公路档案管理存在的问题2.1档案管理意识不够强。由于没有专职的档案管理部门和人员，兼职档案人员忙于日常工作太多，对档案管理工作重视程度和关注度不高。2.2档案管理硬件建设难以适应工作需要。随着档案库存量的增加，因办公条件限制，无法落实专用档案室，档案分散在各职能科室，未实现集中、规范化管理，没有专职的档案管理人员和库房。2.3数字化、信息化档案管理工作相对滞后。档案数字化进程缓慢，大部分档案还是以纸质形式存在，缺乏数字化工作所需资金、技术和人员等方面的保障。2.4管理不规范。办公自动化系统中构成的电子文件档案格式和标准不统一，缺乏规范性。3高速公路档案管理的改良措施3.1提高对档案管理工作的重视。切实加强档案工作的领导，从人、财、物方面给予保障，牢固树立档案管理法制观念，加强对档案工作的宣传力度。3.2完善档案管理组织网络，提高档案管理水平。以高速公路档案部门为主导，加强行业内部之间、行业与社会各界的沟通互动和沟通合作，为社会提供愈加系统、优质的高速公路档案服务，推进高速公路档案工作良性运行。3.3加快档案的信息化建设，实现资源分享。购置存储服务器、计算机查询终端、专用网络版档案管理软件，将纸质载体的档案转为机读数字档案，实现文件、档案与信息技术的合作与资源分享。运用互联网技术和信息化手段开展工作，搭建沟通的网络平台，开设高速公路档案网站，及时传播能够公开的高速公路档案以及编研成果，实现高速公路档案资源的网上分享。建立信息互联互通机制，加强全国高速公路管理机构之间的配合协作，实现一张网一键查询，全程留痕监督，既方便因公快速查询，又能杜绝非法查询，有效促进各省高速公路档案信息的互联互通和档案的有效利用。3.4加强培训，提高档案人员的业务水平。高速公路档案人员所在单位能够结合本单位发展战略和岗位要求，组织开展档案人员继续教育培训，参加档案主管单位组织的档案人员继续教育培训。充分利用当代信息技术开展远程教育，为基层、一线档案人员更新知识构造、提高能力素质提供便捷高效的服务。结合高速公路档案事业发展的要求，培养造就有理想信念、有职业操守、有创新意识、有专业能力的档案人员，为高速公路档案事业发展提供人才保证和智力支持。作者:张玉梅单位：吉林省高速公路管理局长春管理分局