电子文件管理制度.docx

电子文件管理制度 电子文档管理制度 编号: 2 1.公司通过使用防火墙、员工密码以及防病毒软件，保护其 IT 系统免被非法使用和进入。 1、1其它安全措施如下： o存放主服务器的房间上锁，服务器和设备授权专人管理 o128 位加密：针对Internet 通信和交易的最高保护级别。加密时会以电子方式将信息打乱，这样在信息传送过程中，外部人员查看或修改信息的风险就会降低。 o公钥基础架构 (PKI)：保护通过 Internet 发送的机密/秘密电子信息的方式。信息发送人持有私钥，并可向信息接收人分发公钥。接收人使用公钥将信息解密。 o虚拟专用网络：此方法将所有网络通信加密或打乱，提供网络安全或保护隐私。 1、2员工不得向计算机中添加任何软件，除非系统管理员允许，不得卸载办公软件。系统经常发生的异常情况如死机蓝屏以及任何无故的效率下降均应报告网络管理员。 1、3 电子文档更新必需硬拷贝文档保持一致，并且所有的文件发放记录必需保留书面签字不得以电子档形式保留。 2.定期备份数据，要求： ?公司必须备份数据，确保即使主要 IT 系统瘫痪（出于病毒攻击、工厂失火等原因），记录也不会丢失。 ?数据可以不同方式备份，较为简单的方式有软盘或光盘，较复杂的方式有异地备份服务器。 ?计算机系统每日创建或更新的关键数据应每日备份。 ?所有软件（不管是购买的还是自行开发的）都应至少进行一次完整备份以作出保护。 ?系统数据应至少每月备份一次。 ?所有应用程序数据应每周完整备份一次。 ?所有协议资料应每周完整备份一次。 ?每日备份应在办公时间过后、计算机使用率较低的情况下进行。备份数据应储存在大容量硬盘中。 ?备份数据应由系统管理员存放在安全的异地位置。 o所有备份媒体应存放在安全可靠的地点。所有每周备份媒体应存放在防火保险箱内。 所有软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。 3.公司应确保员工定期更改密码 要求： ?所有可以使用计算机系统的员工必须至少每年更改密码两次。 ?员工必须至少每半年更改密码一次 ?所有密码更改完成后必需到系统管理员处备案。 ?网络管理员应负责通知计算机用户更改密码。网络管理员应指定更改密码的频率和日期，服务器运行软件将提醒员工进行更改。 ?对于未能在指定日期内更改密码的员工，应锁闭其对计算机网络的使用，直至系统管理员解除锁闭为止。 ?密码应为字母和数字的组合，长度至少为六个字母和符号。不应采用“明显”密码，例如出生日期、城市名等。 ?为防止密码有可能会被泄漏或破译，员工应经常更改密码。如果员工怀疑密码已被泄漏，应立即使用新密码。 4.除非授权，否则不能随意添加员工进入 IT 系统 ?公司必须制定书面程序，确定哪些员工有权进入其 IT 系统。 ?根据公司现行制度，仅允许以下部门的员工进入 IT 系统：行政、薪酬、仓储、订单以及销售部门。 ?公司根据员工的职责赋予其相应的权限。例如，只负责发薪的员工不能使用发票或订单表格。 ?雇用新员工后，其直接主管必须确定该员工是否需要进入 IT 系统。如果确实需要，主管应为此员工申请使用权。主管应向 IT 经理递交一份书面申请表格，注明员工的姓名及其需要使用的应用程序。