综合性物资采购管理制度.docx

综合性物资采购管理制度 综合性物资采购管理制度 1 目的和范围 本标准通过规范采购工作流程，达到有效降低采购成本，满足公司对优质资源的要求，提高采购效率的目标。 本标准适用于XX重工（沙洋）制造有限公司的办公用品（文具）、办公家具、品宣物品、6S管理物品、以及日常用品类采购管理工作。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 1.1-2022标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写。 Q/TFGL 03017-2022 招议标管理制度。 Q/TFGL 01122-2022 固定资产管理制度。 Q/TFGL 01320-2022 财务报销管理制度。 3 职责 3.1 综合管理部分管领导 负责物资采购申请的审批。 3.2 综合管理部 3.2.1 审核各部门的采购申请。 3.2.2 负责办公用品、办公家具、品宣物品、日常用品类等由综合管理部归口管理的物资的采购需求汇总，以及采购的申请、验收、领取与分发等，建立管理台账，按时完成各部门费用分摊。 3.3 综合管理部 3.3.1 负责综合性物资的采购，包括采购合同签订，采购跟催与到货验收以及采购付款等。 3.3.2负责综合性物资的采购入库、领用出库以及库存管理。 3.4 各部门 负责提出物资采购申请。 4 要求 4.1 采购范围 4.1.1 办公用品（文具）类采购，分为易耗品和耐用品。其中易耗品包含中性笔、纸杯、复印纸、订书针等，耐用品包含电话机、剪刀、裁纸刀、文件夹、拉杆夹、计算器、订书机等。 4.1.2 办公家具类物品采购，包括办公桌、档案柜、椅子等。 4.1.3 日常用品类物品采购，包括保洁用品，维修配件、员工福利卡、工作服等。 1 4.2 采购员的职责 4.2.1 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。 4.2.2 建立完善的采购管理制度，对供应商进行合格供方评定工作。 4.2.3 与供应商的比价、议价、谈判工作。 4.2.4 经与供应商谈判后，签订采购合同，合同归档，来料及处理各种异常情况，确保采购计划如期、如质、如量的完场。 4.2.5 负责新产品、新材料供应商的寻找，材料收集及开发工作。 4.2.6 每年对原有合格供方进行复审，淘汰不合格的供应商。 4.2.7 及时跟踪掌握市场价格行情变化及品质情况，以提升产品品质及降低采购成本。 4.2.8 执行公司质量方针，质量目标的落实。 4.2.9 负责与供应商及其他部门的协调工作。 4.2.10 积极参与紧急的、临时的采购工作。 4.2.11 不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。 4.2.12 经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位。 4.2.13 未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;经查实后采购人员承担相应损失，损失额在10000元以上的责令其下岗。 4.2.14 供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品采购方案，落实供货单位，并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。 4.3 采购流程图 综合性物资采购流程图见图1。 图 1 综合性物资采购流程图 2 4.4 采购流程活动说明 采购流程活动说明见表1。 表 1 采购流程活动说明 续表 1 采购流程活动说明 3 4.4 采购形式 4.4.1 验收部门必须同采购员一同对所有运抵本公司的采购物品依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时通知部门主管负责人(必要时直接报告上级领导)处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 4.4.2 常用物品采购，可进行年度采购合同签订。并按合同签订要求完成相应流程。 4.4.3 选择供应商之前需进行供应商比价（至少三家），择优选取。 4.4.4 单次、临时性采购，5000元以上需签订采购合同，金额十万元以上，需进行招标程序。 4.4.5 单价超过2000元以上为物资，视为固定资产，验收合格后通过固定资产入账OA电子流程进行入账申请，并按固定资产管理制度进行管理。 4 附录 A （规范性附录） 综合性物资采购申请表 5 注：办公用品等由综合管理部统一归口管理的物资，由综合管理部汇总各部门需求后统一编制。 6