文件控制管理制度.docx

文件控制管理制度 文件控制管理办法 1、目的：有效管理公司内部文件几记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信 息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。 2、适用范围：适用于公司所有的内部管理文件几外部文件。 3、一级文件：M质量手册 二级文件：P程序文件，HHaccp规范文件 三级文件：W部门管理制度、作业指导书、工艺流程、技术文件、检验标准书、技术图纸等 四级文件：R记录单、表单 其他文件：通知、公告、合同 4、管理职责： 1）一级文件和二级文件的制订/修改/废止由总经办负责，管控权限归总经办，行政人事部存档。 2）三级文件和四级文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办，其中部门管理制度归行政人事部管控。 3）通知公告类的制订/修改/废止由行政人事部负责，管控权限归行政人事部。 4）合同类文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办。 5、文件编码： 1）新文件的编码：所有编写单位需要根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。 2）一级和二级文件的文件编码: RT/* 版本（版本号无需在文件名中体现） 年份如2022 流水号（填写01/02/03） M/P/H 瑞腾公司简称 3）三级文件的文件编码： RT/W* 版本（版本号无需在文件名中体现） 年份如2022 部门缩写代号+流水号 举例：公司行政人事部2022年编写的人事管理制度第A/0版本：即 RT/WXZ012022 部门缩写，填写如下： 4）四级文件的文件编码： RT/R* 版本（版本号无需在文件名中体现） 部门缩写代号+流水号 举例：公司行政人事部的一张员工入职简历表第第A/0版本：即 RT/RXZ01 部门缩写，填写如下： 5）文件的版本号：文件的版本号无需在问题中体现，版本变更以数字0、1、2顺序排列，版本A/0表示第一版，当版本变更3次后，若再做版本变更，则原文件编号为B/0开始。 6）页数：以数字1、2、3顺序排列，统一放在页面的右下角。 7）文件格式：文件每一页必须包括文件名称、文件编号、生效日期、版本号、页数，文件首页还必须包括编制、审核、核准及公司统一标识。 6、文件编写、修订、废止 1）文件编写：视实际需要由公司指定人员或部门负责人，以各类文件的标准格式依要求编写，经部门负责人核准后，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管 理制度交由行政部发行及控制）。 2）文件修订：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议部门填写文件修订、废止申请表经部门经理核准后进行修改，修改后的文件，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控 制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。 3）文件废止：由提议部门填写文件修订、废止申请表依职责规定上报总经办核准后，回收各相关文件交由总经办废止（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）；需做保留的， 经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。 7、文件的发放回收和标识： 1）文件的发放要求：由相应文件管控部门人员依需要填写文件发放记录表，经总经办批准后，按发放范围发放，文件发放人和领用人签字确认，文件发放记录表标明文件名称、编号、 版本、发放日期、对象、数量。发放修订版本文件时应将作废版本回收并记录在文件发放记 录表上。 2）文件的标识：发放文件前必须对文件状态进行标识，标识包括：文件发放正版、副本、文件保留、外来文件发行。以蓝色标识控制章为有效。 8、文件的存档管理 1）现场使用的文件必须置于作业现场，非现场使用的文件及资料由各文件管控部指定专人集中保管，不得放入私人的文件柜内。 2）文件的使用部门当使用的文件破损、缺页、字迹模糊严重影响使用时，应填写文件补发申请单，依职责规定核准到管控部门办理更换手续，交回破损文件，重新领发新文件，保管员将 破损文件销毁。 9、与质量有关的文件 1）凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法规，收到后统一移交到总经办。 2）总经办对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。 3）总经办对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，并分发各部门。 10、其他文件 除以上外来文件收到后应交由总经办进行识别，转交相应部门处理。