公司费用报销管理制度内容完整Word文档.docx

公司费用报销管理制度内容完整Word文档 第一章总则 为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等。 第二章费用报销制度及流程 一、原始凭证有效性的规定 1、报销人应取得真实合法的原始凭证；经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为 合法凭证，准予报销： （1）、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； （2）、税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票； （3）、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； 2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网 址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。 3、经办人员因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销；对于既没发票，也没收据的，一律 不予报销； 4、因公外出办事个人餐费及电动车、摩托车、三轮车费用报销因特殊原因无法索取到发票或收据的 要填写联络单写明原因经部门主管审核总经办确认方可报销费用在50元内。 二、费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大 时应按报销单大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列； 6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导审核；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核 对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。 9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 10、出租车票据需注明业务发生日期、时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签字确认； 三、 在一个预算期内(一个月)，业务员各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销。 四、费用报销基本流程： 1、出差申请程序：因工作需要出差，无论是否借款，出差前均应填写“出差申请单” 明确出差任务、出行路线、逗留时间及随行人员等相关事宜，出差申请单应由部门负责人主管/经理审核签字。若同次出差任务涉及多部门员工的，应按部门分别填制出差申请单。未经过批准的人员不予借支和报销差旅费。出差申请单由财务部留存，并作为部门费用考核依据。 2、差旅费报销程序：经批准出差办事人员返回，应如实填写“费用报销单”，并列明事由、 日期时间、线路后交总经办审核，财务部核实确认无误，总经理审批，予以报销。 3、外出或出差出租车票按规定一般不予报销;特殊情况确需乘坐出租车的需写出情况说明并经总经理签字后方可报销。（如紧急情况、天气太晚没公交车乘坐、或其他特殊情况请说明原因）若外出或出差人员确需乘座出租车，应事前向总经理请示同意， 报帐时由总经理签字认可。 4、行政费用、快递费用报销：购物报销需提供请购单、报价单、购物发票或收据，快递费用报销需附快递单，详细写明收发物品名称、事由、接收地、金额，经总经办审核，财务部核实确认无误，总经理审批，方予以报销； 五、报销时间的具体规定 1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每周五上午递交报销单据下午报销，逾期一律不予受理，推迟下周报销。特殊情况除外（理由充分需总经理批准）。 2、超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。 六、差旅费报销 1、公司业务人员因公外出所发生的行车费、市内、省外、国内、国外）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。 2、出差补贴及标准 等 其他交住宿标准/天 市 伙食补助费/天 经办人 签字领款 出纳审核 并付款 会计审核 报销凭证 总经理 审 批 总经办 审核 经办人填 写报销单 部门负责人审批 2.8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无 住宿费，贴上住宿票费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。针对车旅费住宿费有条件开取发票的要开具发票报销。 2.9、报销差旅费必须在回公司5天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。 七、办公费用管理 1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、等费用。各部门主管经理对所属部门发生的办公费用负责，总经办行政部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。 2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政总务负责采购、印刷。 3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印制。 4、各部门所需办公用品，在每月10号前填写采购申请单”，经部门主管总经办审批后交由行政总务统一采购； 5、各部门所需购置的办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记； 6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。 7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。 8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批； 八、业务招待费管理 1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。 2、各部门因公招待必须事先申请总经理批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。 3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。 4、其它非公招待客人一律个人承担。 九、交通费 1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门主管经理的批准,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。 2、公司管理人员或业务员自驾车因公外出办事（或接送客户）需要不得超过公司核定标准，超支部分自行承担. 十、通讯费 各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。 十一、配送费用 1、配送费用包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。 2、配送应提高效率，有效降低配送费用。 3、长期外叫车辆应签订合同，预收一定数量的押金，并交公司财务部备案。 4、自营货车、电瓶车以及外叫车辆的运费报销，附收据或发票填写费用报销单。 5、托运费报销，附上物流处托运登记表托运回单，填写费用报销单； 6、计划物流因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关费用支出，按公司费用审批程序执行。 十二、培训费 1.培训费用由行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。 2.费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核总经理审批后送一份至财务部门。 3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 十三、会议费 1.各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、总经理签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。 2.参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节约，反对铺张浪费； 3.会议结束后1周内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函”。 十四、办公室租赁费、水电费、社保等固定费用，由行政部根据真实合法单据申请报销。 第十九条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由经营管理部上报总经理酌情处理。 第三章借款标准及流程 一、借款标准 1、员工因公（因私不予借支，特殊情况经批准可借给，）需要借款，一般不超过其1个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）； 2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。 4、员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。 5、单笔借支或报销金额超过3000元，需要提前一天通知出纳备款。 二、借款流程 管理范围：暂借款是指因特殊用途的临时性借款，包括： 1. 差旅费借款； 2. 零星购物借款； 3. 其他临时性借款。 三、借款程序和标准 1、对因公出差： 需借支差旅费时，先填写借款单，注明预借金额；部门主管签字经总经办审核总经理批准到财务部领款；财务部以借款单为借款依据、报销差旅费审核依据。 2、对零星购物借款： 由行政部作出书面采购计划；经总经办审核总经理批准；到财务部领款；财务部以借款单为借款依据。采购负责人可领取定额借款（备用金）。 四、暂借款以现金为主，需其他方式借款的须提出书面申请； 五、暂借款还款、报销期限： 对领用备用金的部门、个人、定期报销；对个人借款，最长不超过 2 个月还款。借款人应按规定期限及时报销或还款。 六、监督和处罚 1.借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否则，应按情节轻重追究责任 2.财务部门定期清理暂借款。对逾期未还、未报者，发送报销催办单通知当事人；仍未改进者，扣除工资和采取其他措施。 第四章 费用审批管理 一、费用审批管理 1、公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。 2、总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。 3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 4、货币资金支付的批准方式为书面形式。 5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 财务 审核 总经办 审核 部门负责 人审批 总经理 审批 借款人 领款签字 出纳审核并付款 借款人填写 借款单 6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额15倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。 7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下不得签字报销。 8、因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应根据制度承担相应责任。按责任人分摊绩效扣分5-20分责任。 9、总经办在收到报销单据应审核单据的完整及有效凭证和报销的金额及事项在公司报销范围内，财务在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 10、出纳收到报销单后应检查部门负责人、总经办、总经理、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。 第五章附则 本制度从宣布之日起生效，解释和修改权属公司行政人事部。 制定：李红星核准：