办公室管理制度与流程.docx

办公室管理制度与流程 办公室管理制度与流程一、指挥部办公室组织机构及职责 一、低值易耗品管理的有关规定 为规范低值易耗品采购制度，严格控制费用开支，确保日常工作有序开展，特制定本办法。 一、管理范围 低值易耗品是指达不到固定资产标准的生产用机具、工具、仪器、电器等设备；管理用办公桌、椅、文件橱、沙发、茶几、电话机、饮水机、保险柜等办公用品和劳动保护用品等。 二、管理部门 指挥部办公室为低值易耗品的采购与管理部门，指挥部财务科为核算、监督部门。 三、采购与入库 1、各部室于每月25日前，统计本部室所需物品，并填写采购申请单。填写内容包括物品的名称、规格型号、用途、数量及需用时间，经部室负责人签字后送交办公室。 2、办公室根据各部室的上报清单，进行调查核实，报指挥部领导审批后，由办公室统一购买。 3、采购本着节约、急需急办的原则，最大限度地降低成本，提高效益。 4、采购的物品由办公室专人负责办理入库台帐，登记物品名称、数量，凭发票和预算审批表经指挥部领导签字后进行报销。 四、领用与管理 1、低值易耗品领用原则上定于每月月初领取一次，由各部室指派专人到办公室集中领取。 2、办公室专人登记领用台帐，详细登记所领物品名称、数量、价值和使用部室，并由领用人签字。负责人定期盘点，确保库存、发出与采购相符。 3、非消耗品采用交旧换新制，如键盘、鼠标、订书机、计算器等。 4、低值易耗品报废时应由使用部室和个人填写物品名称、数量及报废原因，报办公室审批注销。员工调离工作岗位时，要交清自己使用和保管的物品，否则按原值赔偿。 六、核算方法 低值易耗品的核算方法采用一次性摊销法。 七、低值易耗品的清查 低值易耗品的清查期限为半年，由办公室组织，财务部参加，对低值易耗品的保管、使用状态进行核实，确保账实相符。 日常办公用品采购流程 为合理高效使用会议室，更好地为指挥部各部室提供服务，特制定本规定。 1、会议室主要供指挥部项目调度会议、外宾接待使用 2、会议室由办公室专人负责管理，具体为负责会议的布置、物品保管、安全及卫生工作。 3、应用会议室的其他部室应文明使用，爱护室内物品，不得随意张贴、涂写、不得乱扔废纸等杂物，不得擅自开关电器设备，以免损毁。 4、会议室内禁止吸烟，与会人员要讲究公共卫生。 会议室使用流程 为做好会议精神、重要信息的及时传达，为指挥部领导提供准确、及时的参考建议，特制订本规定。 一、内部文件 1、审核。以指挥部名义发出的各类文件，必须经办公室负责人审稿（由部室专人起草）。 2、打印。审核通过的稿件由部室专人校对无误后，用A4纸打印，左侧装订，并分发、登记、存档。 二、上级来文 1、登记。办公室在收到上级来文后，由专人在来文登记台帐上填写收文日期、文件标题、文件日期、文号、份数，并有提交人签字确认后存档。 2、汇报。根据文件重要程度，及时向上级汇报文件内容，根据上级指示精神执行。 收文流程 指挥部业务招待管理办法 为进一步规范指挥部的业务招待工作，有效控制管理费用，真正做到合理使用，节约支出，结合实际工作需要，特制定本办法。 1、办公室负责业务招待的管理工作。 2、业务招待坚持“集中管理，严控标准，规范程序，节俭办理”为原则。 3、实行定额管理。 二、管理程序 1、各部室需要业务招待时，部室负责人提前向办公室提交申请，列明拟招待对象、事由、时间、人数等事项。 2、办公室按有关规定向总经理提交拟办意见，经总经理审核批准后，严格按标准要求进行安排。 3、如果需要指挥部领导参加时，提前向办公室预约，按照批准的意见办理。遇特殊情况，可先口头申请，批准同意后，再补办相关手续。 三、餐费标准 1、业务招待标准分为A、B、C、D四个档次。其中，A档为500元/次；B档为300元/次；C档为200元/次；D档为15元/人次。 2、工作人员因业务加班需用餐时应用D档；一般客人和业 务单位招待用C档；较重要的客人和业务单位招待用B档；重要的客人和业务单位招待用A档。 3、特殊客人和业务单位用餐标准请指挥长特批。 四、烟酒水标准 1、每次每桌招待用烟原则不得超过两盒。A档用餐标准用烟每盒2050元；B档用餐标准用烟每盒最高不超过20元；C 档用餐标准用烟每盒最高不超过15元。 2、白酒原则上使用本地白酒，且每次每桌招待用酒原则上不超过两瓶。A档用餐标准用酒每瓶50100元；B档用餐标准用酒每瓶最高不超过30元；C档用餐标准用酒每瓶最高不超过20元。 3、葡萄酒、洋酒、饮料等需经批准后按量按标准供应。 五、费用核销 1、招待用餐完毕后，需及时在指定酒店的菜单和账单上签字，索取发票并注明事由。 2、所有招待用餐需具有完备的办理手续才给予核销。 3、对不符合手续、不按规定办理的业务招待，财务们有权拒绝提供服务。否则，将追究有关人员的责任。 业务接待申请表 业务接待申请表 四、合同档案管理的有关规定 为进一步规范项目经营管理，提高防范经营风险的能力，特制定本办法。 一、档案归档 1、办公室专人负责建立档案归档登记台帐。 2、指挥部相关部室负责整理签订的各类合同协议（工程设计、招投标类，土建、安装、施工类）、项目证件，并及时送交办公室。 3、办公室专人在收到档案时，应详细登记档案信息。同时，档案提供人签字确认。 二、档案借阅 1、借阅、调用、复印合同者，未经合同管理人员同意，不得随意乱翻与借阅无关的合同资料。 2、借阅、调用、复印合同者，必须填写合同资料借阅调用复印审批表，经相关领导审批后方可借阅。 3、借阅者在用完档案后，应及时送还办公室，如借阅期间出现损坏或遗失，借阅人应及时报告领导，并酌情处理。 4、借阅者将档案归档后，档案负责人应及时消去借阅记录。 三、档案保密 1、档案柜内的档案应统一形式，排放整齐，标识明确。 2、档案存档期间，应做好防盗工作。对失去利用价值的档案，应列出销毁清单，经办公室负责人批准后，在安全地点处理。