216采购管理程序(试行版）.doc

文件编号采购管理程序编制单位版本/版次编制日期 版本编制日期编 制 记 要备 注A/02005/10新版编制批 准审 核编 制 按需求到位合格物资采购需求供货合格率80%以上准时交付率98%以上采购管理控制程序 采购协议验收标准办公系统ERP系统软件装卸设备采购管理过 程 采购员外协员采购管理控制过程乌龟图1.目的：本程序规定了对公司外购物资的采购过程的管理，确保所采购的产品符合规定的要求。2.范围：本程序适用于公司所有外购原（辅）材料和外协件（不包括工装、模具、设备和低值易耗品）的采购管理控制3.责任：3.1 技术部负责制订采购标准。按采购产品对最终成品质量影响的重要程度，编制零部件重要度分级表,对自行设计的产品，技术部还需提供外购外协件（含毛坯）明细表，标准件明细表及有关产品图样，设计文件和验收规程。3.2采购单位负责组织采购和采购管理，并对其产品质量负责。3.3质量部负责签订配套质量协议，采购件的进货检验，同时负责指导和监督采购质量管理过程控制。3.4各单位负责提出需求计划和反馈质量信息。4.术语和定义：4.1一般供方，是指除合格供方以外的其他供方。5.工作流程及工作流程说明：5.1工作流程见下页采购管理工作流程图表一采购管理流程责任单位质量记录表单采购需求采购计划NO审批取消下次采购YESYES选择供应商 报价确认是否合格供方签订合同YESNO特采审批特采申请供方评价管理程序NO物资外协件下发定单跟单到 货返工返修填写检验委托单 NO检 验退货评审YES 让步接收入库 使用单位采购单位采购单位采购单位财务部物资部采购单位采购单位财务部采购单位采购单位采购单位采购单位质量部采购单位采购申请（系统生成）零星物资申购计划表物资采购任务单物资采购审批表特殊采购审批表合同审批表采购合同采购计划通知单产品检验委托单不合格品评审报告单5.2采购管理程序工作流程标准序号流程块工作内容或标准一采购需求使用单位向采购单位提出采购需求时，采购需求需满足物资最小采购周期，否则对生产造成的影响由使用单位负责；采购需求以采购申请（ERP系统生成或手工填写）、零星物资申购计划表的方式提出。二采购计划采购单位计划员根据使用单位的采购需求和该物资的仓库库存情况以及仓库物资的安全库存指标制定物资采购任务单（物资采购任务单的采购物资需符合相关法律法规要求），报直接领导审批后下达任务单。三审批直接领导或采购单位经理对物资采购任务单进行审批，需对采购物资是否符合相关法律法规要求进行评审。四选择供应商如果有顾客指定的供应商就直接选择，选择顾客指定的供应商不免除本公司确保采购的产品的质量的责任，如果没有顾客指定的供应商则：采购员根据经审批的采购计划，选择供应商并下发报价通知（对签有长期合同的外协件合格供方直接下发定单）；首先选用合格供方下发报价通知，无合格供方时可选择一般供方；报价所选择的供应商需要按照公司要求的报价方式进行报价；供应商报价后，采购员应与供应商就采购价格进行谈判和比较，采用同等质量情况下价格优先的原则确定供应商；采购员将确定好的供应商名称和价格报计划员，计划员打印物资采购审批表报财务审批。五评价是否合格供方1、如果确定的供方是合格供方名录中的供方，直接进入合同谈判、签订合同。2、选一般供方时需办理特殊采购审批表，同时对该一般供方根据实际情况可按供方评价管理程序进行供方评价；评价合格后列入合格供方名录，供下次选用。3、对因需求单位原因需要临时特别采购的，来不及对供方进行评价的，由需求单位提出特采申请，报总质量师、总工与总会计师审核，生产副总批准，再报采购单位申购。六签订合同选择好供方后直接进入合同谈判、签订合同，签订合同时必须注明主要的技术要求和标准；对一般供方需办理完特采申请后进入合同谈判、签订合同；对一般供方同时可直接进入供方评价管理程序，以便建立合格供方档案。七下发定单1、签订合同后，采购人员对未签有长期合同的供方按合同的相关要求执行，不必下发采购计划通知单。2、对签有长期合同的合格供方直接下发定单；八跟单下发采购计划通知单后，采购人员应根据需求情况跟踪了解供应商组织供应物资的情况，遇到特殊情况及时反馈。九到货物资到货后，由采购人员通知仓管员安排物资存放地；同时供应商需按相关文件要求向仓管员提供物资的出厂检验报告单，仓管员需确认物资数量、名称和供方名称；仓管员验货后通知采购员。十填写检验委托单仓管员收到物资后，根据所确认的到位物资情况填写产品检验委托单。十一检验1、 质量部接到产品检验委托单后，按进料检验管理程序执行；2、 检验完成后，质量部需将检验结果及时通知采购员和仓管员；3、 检验结果不合格时，按不合格品控制管理程序执行。（物资检验人员在提供报告单的同时根据不合格情况向采购人员提供不合格品评审报告单；采购员根据不合格品评审报告办理不合格品评审；A、评审结果为让步接收的，采购员将评审单交仓管员，仓管员凭检验报告和评审单入库验收；B、评审结果为返工的，采购员组织供应商返工后，通知质量部复检；C、评审结果为退货的，采购员组织供应商办理退货手续；）十二入库仓管员根据合格的检验报告单、返工合格的检验报告单或让步接收评审单，办理入库验收手续，开具入库验收单。6.相关文件/数据：序号文件编号文件名引用处QG/PJ217供方评价管理程序QG/PJ218进料检验管理程序QG/PJ230不合格品控制管理程序7.质量记录表单：序号质量记录号名称使用处保存时间存放1系统生成采购申请（系统生成）采购单位6个月ERP系统2系统生成零星物资申购计划表采购单位6个月ERP系统3系统生成物资采购任务单采购单位6个月ERP系统4系统生成物资采购审批表采购单位1年ERP系统5TSJL/PJ02W特殊采购审批表采购单位1年采购单位6TSJL/PJ04X合同审批表采购单位1年采购单位7TSJL/PJ01W采购计划通知单采购单位6个月采购单位8TSJL/PJ08A产品检验委托单采购单位1个月质量部9TSJL/PJ64A不合格品评审报告单采购单位1年质量部10采购合同采购单位1年采购单位6