2022年费用报销和资金支付管理规定 .pdf

1 费用报销和资金支付管理规定一、目的为了加强公司财务管理，强化费用控制， 有效节约成本，确保公司健康快速发展，特制定本制度。二、适用范围本制度费用内容包括各种物资成本、人员工资和销售费用、管理费用、 财务费用等各种需支出项目。本制度适用于公司全体员工。三、职责1本制度由公司财务部制定，由总经理批准生效。2本制度由财务部全权负责。3各部门负责按照制度执行。四、费用报销的一般规定1遵循“实事求是，准确无误”的原则，有明确的发生原因、费用项目、发生时间、地点、金额及报销人、审批人。2报销的费用项目、报销标准和报销审批程序符合公司制度的规定。各部门费用（含材料消耗和人员工资）支出审批范围、审批人员、审批权限及其责任报总经理审批后施行。3. 生产原辅材料消耗和工资费用原则上实行定额管理。采购部采购各种物资原则上要有真实可靠的询价对比记录附在采购发票后面。4报销人填写相应的报销单据，且报销单由经办人、验收证明（复核）人、审批人签字。单笔费用较大的需要有业务现场证明人签字，各部门副总对本部门单笔费用较大的费用进行规定。 各部门副总对本部门费用的真实性和合理性负督查责任。如发现有弄虚作假和不实行为， 对经办人和相关领导视情节轻重处以5005000 元罚款。 各部门副总对相关签字审核人要考查其是否熟悉相关经济活动，是否有足够的责任心，是否胜任审核工作。否则不应授权其审核职权。各部门在审核费用票据时，要关注各种费用票据是否属于正规发票，不能见票就签， 否则到财务审核不能通过又要重返审批流程。对发票是否合法、 合规不能确定的，与财务部对接。原则上只报销发票，无发票，需事先向财务说明情况。以其他票据充抵时，需要在票据背面注明情况。实际业务发生的收据或说明经相关人员审核签字后不能粘贴在费用报销票据后面，报销时单独交给财务备查。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - 2 5报销单据的填写及原始凭证的粘贴需符合会计工作基本规范的要求。具体要求如下。（1）报销单据填写应根据费用性质填写对应单据。严格按单据要求项目认真写，注明附件张数，简述费用内容或事由，力求整洁美观，不得随意涂改。（经济业务内容填列要具体，会计上对各种费用要分门别类记入相关成本、费用会计科目， 表述不清楚的费用报销单财务有权拒绝审核签字）（2）报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）。（3） 各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致。（4）若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴。（5）报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列。（6）报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。（7）报销单据一律用黑色水笔填写。（8）报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准。（9）有实物的报销单据需列出实物明细表并由验收人验收后在表上签名确认，原材料、低值易耗品等需入库的实物单据还应附入库单和申购单。固定资产报销发票后需附相关部门相关人员签收单和申购单。（10）出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认。（11）招待费的报销单据需注明其招待人员及人数并附用餐费用水票，作为餐费发票的附件。不方便注明的需另外附说明但不要粘贴在报销单上，单独审批后交财务备查。五、费用报销的流程1当费用发生后，经办人必须在7 天内填写有关的报销凭证，并办妥本部门的审批手续，再送往财务审核，超出五天的费用不予报销，责任自负（驻外销售办事处费用报销时间管理办法另行制定） 。安装、售后人员费用从出差回公司当日计算天数。所有费用单据必须在 12 月 31 日前报到财务结算。跨年度费用原则上不予报销。2财务部必须认真地复核有关的报销凭证及原始单据，重点要审查票据是否合法，费用项目分类是否合规、合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务部应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门副总及总经理。其中市场直销相关的费用（包括市场销售运费、市场直销人员工资） 由往来及销售主管会计复核并签字确认。各种原辅材料及进货运费、委托加工运费名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 3 以及存货委外加工费等发票由存货管理及成本核算主管会计复核并签字确认。公司总部管理人员各种费用及生产部安装、售后人员差旅费等由出纳会计复核并签字确认。3财务副总审核并签字确认。4. 总经理审批。5出纳付款。六、业务招待费报销1招待费开支严格遵循“严格控制，合理开支，确立标准，超支自负”的原则。从本制度颁布之日起，一律不准签字结算餐费和住宿费。2公司级招待费用原则上由分管副总统一安排，统一结算。3部门因工招待客饭，原则上在公司食堂安排就餐；特殊情况需外出就餐，应事先申请并明确开支标准，经分管副总批准后方可进行。4其他非因工招待客人费用一律由个人承担。5业务活动中赠送礼品，纪念品等由当事部门申请，注明事由、礼品名称、数量和价格，报副总审批同意后，统一购买，然后交当事部门（单位）。6写费用报销审批单时，经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数。不方便填写的另外附书写说明并经相关领导审批后单独交财务备查。书写说明不能粘贴在费用报销单上。七、公司办公用品费用实行归口办公室统一管理。分为办公设备、 办公家具和一般办公用品。1办公设备和办公家具的管理。（1）验收：验收办公设备、办公家具时，由办公室负责验收，核对品种、规格、数量与品牌， 无误后， 在送货单上和发票上签字确认以示验收合格。办公室统一进行进销存台账登记，对于办公设备和周转材料必须同时登记数量和金额。（此职能分工涉及到会计核算管理办法的具体施行方案） 。（2）入出库：办公室购入的办公设备、家具必须设立分类台账，填好固定资产台账，根据购货合同或送货单及发票载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目，准确设置台账内容。 办公设备、 家具的使用部门应指定负责人在领用单上签字确认。领用单会计联交财务登记固定资产管理卡片员工因离职或工作岗位变动时，必须进行办公用品和办公设备的交接或回收。2一般办公用品的管理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 4 （1）办公用品采购员根据办公用品申购计划表于次月月初完成采购并进行入出库登记，并在送货单和发票上签字以示验收合格。（2）办公室内勤应认真、仔细、 负责的做好办公用品出入库台账，做到每一批办公用品进出有据可查。对于单位价值200 元以下的周转材料可以不登记金额。八、公司水电费和通讯费由办公室统一管理。对生产、办公、 生活用水用电及通讯费分类管理，每个月水、电费、通讯费发票由办公室落实专人签字确认。九、办公室负责对公司按公司车辆管理制度对车辆费用进行计量管理，并对油费发票签字确认费用金额。十、资金支付流程1、资金使用部门填写资金请款单，其部门副总审核并签字确认。2、市场往来款、备用金支付由往来及销售主管会计复核并签字确认，供应商往来款和其他往来款支付（包括各种借款）由存货管理及成本核算主管会计复核并签字确认。3、总经理审批。4、财务副总审核其是否在预算内，在预算内接受用款申请并签字确认，不在预算内退回用款部门（随着公司的发展，生产、供应、销售、财务部、办公室等部门每月或每旬都要编制相关资金预算表报财务部汇总后报总经理审批后执行）。5、出纳会计根据审批手续完备的相关单据付款。八、本制度自颁布之日起实施，其解释权归财务部。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -