XX集团接待管理制度.docx

XX集团接待管理制度 XXXX 股份有限公司 版次：编制：审核：批准：生效日期：外联接待管理制度 目录 1、目的 (2) 2、适用范围 (2) 3、职责 (2) 4、程序和内容 (2) 4.1. 接待范围 (2) 4.2 接待部门 (3) 4.3 接待组织架构 (3) 4.4 接待原则 (3) 4.5. 接待程序和内容 (4) 4.6.接待类型 (6) 4.7.接待规格 (7) 4.8.座次安排 (8) 4.9.车辆规格 (11) 4.10.接待流程各环节注意事项： (12) 4.11 接待费用处理 (13) 4.12 附则 (13) 5、相关附件 (14) 5.1 接待申请表 (14) 5.2 接待分工明细表 (14) 5.3 多媒体展厅使用登记表 (14) 5.4 礼品酒水申请表 (14) 1 1、目的 宾客接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为了使宾客接待工作规范有序，树立统一的公司形象，特制定本制度。 2、适用范围 XXXX股份有限公司上海总部（简称公司） 3、职责 总裁办行政部是公司接待工作的归口部门和接待管理执行机构，负责接待工作安排的管理，拟定重要接待来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，其职责包括： 3.1.负责落实接待工作，包括接待计划、费用预算、组织具体实施等。 3.2.组织对公司接待工作相关重要问题的研究。 3.3.监督、严格执行公司接待管理办法。 3.4.每月接待情况登记备案。 4、程序和内容 4.1.接待范围 本办法规定的接待范围主要是公司经营管理活动中必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。包括： 4.1.1 项目所在地各级党政机关、投资方等来司视察、参观。 4.1.2 公司高层领导的客人、合作单位人员来司交流、参观、访问。 4.1.3 有关业务单位来司洽谈业务。 4.1.4 受有关单位安排来访的外宾或考察团等。 2 4.2 接待部门 4.2.1 总裁办行政部为公司负责宾客接待的职能部门。 4.2.2 遇到重大接待工作和活动，可由总裁办行政部协调有关部门共同做好该项工作，有关部门应积极主动配合。 4.3 接待组织架构 总裁办行政部负责宾客接待的职能部门，下设分支机构接待办，全面执行公司的接待工作。 4.4 接待原则 接待应遵循“平等、对口、节约、周到”的原则，使客人高兴而来、满意而去。 4.4.1 平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待，一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 4.4.2 对口原则：与各高层领导/各职能部门/各区域/分公司对口的接待， 主体为行政部接待办，并负责统筹安排所有工作，其他为协助和参与，申请单位须与秘书处沟通确认接待信息。 4.4.3 节约原则：招待按标准执行，主张不铺张浪费，主方人数原则上不多于宾客人数。 4.4.4 周到原则：接待安排应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使来宾感到热情、周到。 3 4 4.5. 接待程序和内容 4.5.1 外联接待流程表 编码流程图 工作事项说明 时间限定责任部门 参与单位 输出成果 申请单位须根据客人来访情况和背景、行程安排、我司参与领导及人员、接待标准及其他需求，按接待申请表要求提交至总裁办秘书处 根据接待级别而定（2至3天）跟申请部门对接客人来访时间及具体行程、预订酒店、确定接待礼品、酒水、住宿、餐饮标准等相关前期事宜 确定行程 半天内 秘书处 接待申请表 行政部接待办根据接待申请表，负责制定初步行程规划，明确接待分工，做好全部接待工作确定行程 半天内接待办秘书处 行政部负责人结合客户来访级别、目的、项目情况等因素审核接待分工明细表的合理性，并安排工作 确定行程 半天内 副主任 接待分工明细表 行政部车辆管理人员根据客人行程路线，安排车辆迎接，并检查车辆物品：会议手册、公司宣传资料、水等物资 提前半小时到达行政部车队申请单位接待手册 定好入住酒店，并根据客人级别提前准备水果及贺卡，到客户所下榻酒店，车队确认客人人数及时更新信息 提前半小 时到达接待办 根据客人接待级别而定（视贵宾级客人需求），提前通知，安排业务部门陪同前往，并做好技术讲解 提前半小 时到达 接待办 提前做好展厅环境检查、设备调试、LED欢 迎牌、会客室接待茶水准备、VR设备准备、灯光、空调、视频准备、展厅讲解员准备 提前半小 时 接待办信息管 理部、 秘书处 展厅介绍 提前做好会议室环境检查、需提前准备好 电脑、投影仪、音响、空调、公司介绍PPT 、宣传资料、台卡、稿纸及笔、水果摆放、欢迎词PPT、PPT讲解员准备、热茶水等 准备工作 提前半小时秘书处 信息管 理部、 申请部 门 会务服务 根据接待手册在会议结束后准备迎客准 备，提前准备菜单、酒水、礼品等事宜，就餐期间，做好就餐服务（如：介绍菜品、为客户夹菜、加酒、茶水等）提前半小 时接待办 餐饮服务 根据接待等级送礼品，客人后期安排送到目的地，送车后需求部门发告别短信 提前15分 钟 接待办版本：发布期：页码： 制度名称接待流程图2022 接待申请表 接待分工明细表 副主 任审 客人迎接 酒店入住 项目参观考察 展厅参观 会务服务 晚宴 客户送别 审核确认 修改 修 改 4.5.2 接受任务。各部门、各区域、分公司及公司领导层接到客人到公司来访意向后，应第一时间联系总裁办秘书，并填写接待申请表（附表1）。接待申请表须由部门或子公司接待负责人签字确认，并经部门主管领导或子公司总经理批准后方为有效。 4.5.3 接待审批。总裁办秘书根据告知的内容，与对方接待人提出接待意见，沟通初步方案，根据来宾情况确认我方参加的领导、工作人员。总裁办秘书主管将确认的接待申请表发送至接待办负责人审核，明确：欢迎词、接待单位、来访及我司参与人员、接待议程、接待餐标、人员分工的等信息。审核通过后由接待办主任填写接待分工明细表（附表2），行政部负责人并同步将接待信息告知微信接待群。其中，贵宾级规格接待，视情况报请相关的总裁最终确认。 4.5.4 接待安排。行政部负责人需知会相关的高层领导接待的安排，接待办 各职能部门各司其责，负责接待所有事宜。 4.5.4.1计调组：主要职能制定接待计划、调度工作，落实督办接待各项任务、包括来访及我司出席的领导名单、统筹整体接待流程安排、确定酒店预订情况、用车安排，展厅、会议室和餐厅预订场地以及安排，落实菜单、酒水、礼品申领及落实赠送的时间和地点等事宜； 4.5.4.2 交通组：主要由车队负责人车辆的派单，需与计调组负责人保持 信息对称，并与申请方确认。 4.5.4.3 展厅组：展厅接待安排，包括设备调试、LED欢迎牌、会客室接待、公司介绍讲解、领导合影等； 4.5.4.4会务服务组：会议室接待安排，包括台卡、设备调试、欢迎词及茶水供应等； 4.5.4.5餐饮组：餐厅接待安排，包括餐标确认、菜单编制、酒水和台卡准备、礼品赠送等事宜； 4.5.4.6导游组：全程接待项目讲解。 4.5.5 使用申请。根据接待需要，填写相关的使用申请表格，包括多媒体展厅使用登记表、会议室使用登记表、礼品酒水申请表，原则上使用的申请表格需由借用部门申请并签字，若使用对接人在外地，则由接待办计调组提前登记，使用对接人后补签名。 5 4.5.6 接待布置。根据接待安排，接待办各职能部门及人员落实做好具体工作。 4.5.6.1 迎接：安排于机场或车站迎接来宾时，司机应至少提前十五分钟到达指定地点，以便引导客人顺利到达停车点并帮助客人提拿行李。对身份较高的贵宾来访必须安排迎接陪同人员，一般情况下，由与来宾身份相当的对口接待单位领导迎接，特殊情况下可请总裁出面迎接，接待人员原则上应陪同前往。 4.5.6.2 入住：一般情况下，总裁办行政部提前预定好酒店客房后，由接待办负责人/迎接的司机协助来宾办理入住手续。贵宾、商务必须由接待办计调组提前取得酒店入住房卡，并在酒店迎候，指引来宾入住。 4.5.6.3商议日程：来宾入住后，接待办负责人应及时与来宾/接待对接人沟通日程安排，如果活动日程有变，应及时通知总裁办行政部负责人，并将确定的信息公布至接待群，通知相关部门/人员。 4.6.接待类型 本制度按来访对象不同，主要分以下三类： 4.6.1 类：贵宾接待 对象主要包括：政府的市（县）委书记、市（县）长，企业或其他组织的董事长、总裁、会长等，公司的高层领导董事长、总裁出席的重要客人接待。申请单位须提前三天提交接待申请表至秘书处。 4.6.2 B类：商务接待 对象主要包括：政府的市（县）委其他常委、局级、处级领导，企业的高层领导；公司高层领导副董事长、副总裁、区域总经理出席的重要客人接待。申请单位须提前三天提交接待申请表至秘书处。 4.6.3 C类：其他接待 对象主要包括：政府的处级以下领导，公司的合作商、公司高层领导朋友同学；公司各职能中心总经理的客人接待。申请单位须提前一天提交接待申请表至秘书处。 紧急接待原则：A类不得低于一天，B类，不得少于2天。 6 4.7. 接待规格 4.7.1 礼品规格： 4.7.2 酒水规格： 4.7.3 住宿规格： 备注：如有指定要求需要其他价格范围，具体咨询总裁办。 4.7.5 餐饮规格： 7 4.8 应急接待预案 指临时性来访贵宾、商务级的客人。 4.8.1 接待要求：行政部负责人负责及时将信息传达到各组相关人员，各组成员按接待流程及接待分工明细表准备前期工作。 4.8.2接待流程： 视乎该批团组的要求相应安排各项分工 4.8.2.1 如需座谈，由会务组安排茶水及设备的使用，不安排接待手册、台卡和水果，欢迎牌采用常规的字样，如“欢迎各位领导莅临参观指导”或“欢迎各位领导莅临参观交流”； 4.8.2.2 如需参观展厅，则由保安队即刻灯及空调，开设备，讲解员五分钟内到位，信息部十五分钟内到位，如设备出现问题，由保安通知信息部马上到场处理，展厅LED采用常规欢迎词，如“热烈欢迎各位领导莅临参观指导”等； 4.8.2.1餐厅用餐，原则上必须提前两小时通知予以准备食材，由餐饮组负责，只提供B类餐标，不打台卡。 4.9 座次安排 4.9.1 主席台、宴席上必须排座次、放台卡，以便领导对号入座，避免互相 谦让。 4.9.2 主席台的座次排列：应以主领导为中心，然后按职务一左一右排列（按照我国传统以中心人的左方为上，若在台下看，即为右方）。若主席台上人员为双数，将主要负责人定位后按职务左右排列。另外，对邀请的上级单位或兄弟单 8 位来宾，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方的领导的，可安排在主席台适当位置就做，这样，既体现对客人的尊重，又使主客都感到较为得体，以下为座位示意图： （图1.展厅会议室或酒店会议座位图） （图2.展厅会议室或酒店会议座位图） 9 （图3.十楼会议室座位图） （图4.接待厅、会客厅座位图） （图5.签约仪式座次安排图） 10