办公用品管理制度及管理办法.docx

办公用品管理制度及管理办法.doc 办公用品管理制度及管理办法1 办公用品管理制度 执行部门：行政部 监督部门：总经办、其他部门负责人 前言 办公用品管理制度是针对企事业单位办公用品的计划、采购、分发和保管及销毁的一项制度，目的在于规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率。办公用品管理制度中的办公用品通常包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。制度的实施主体一般是企业的行政部或者是办公室。 第一章总则 第1条为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。 第2条办公用品由行政部集中管理，办公外包服务商仁通科技负责实施，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。 第3条本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。（详见附件“仁通科技办公用品清 单”） 第二章办公用品计划 第4条各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报行政部。 第5条行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经负责人审签后传送至仁通科技。 第6条采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经行政部同意授权各部门自行采购。 第三章办公用品采购 第7条办公用品采购采用即时供应、不间断配置、7*24小时服务的办公外包模式。由行政部直接对口仁通科技进行管理。 第8条办公用品采购计划传送至仁通科技后，仁通科技给予反馈，按协议要求配置办公用品并即时配送、应急服务以及市场价格动态等。 第四章办公用品分发领用 第9条各部门领用办公用品需填写办公用品领用单，一式两份，一份用于分发办公用品，一份用于台账登记。 第10条行政部接到各部门的办公用品领用单后，进行核对并做好登记，填写一份办公用品分发通知书交给仁通科技，仁通科技将所需用品备齐分发给各部门。 第11条办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由仁通科技统一调换或回收。 第五章办公用品管理 第12条对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理，其他低值易耗等办公用品由仁通科技管理，其发生的库存、丢失、损坏、价格波动等风险均有仁通科技自行承担。 第13条仁通科技对办公用品的使用情况作月度报表，会同行政部反馈办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等情况，参与企业办公管理。 第14条使用中的办公用品出现问题及故障，由仁通科技负责退换、保修、维修、配件等事宜。 第六章附则 第15条本制度由行政部会同仁通科技制定，行政部做解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。 公司办公用品的管理办法 1、目的 为使公司的办公用品得到合理、有效的利用，避免浪费发生，特制定本制度。 2、适用范围 适用于各类企业办公室对公用设备及耗材的管理。 3、分类定义 3.1固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。 3.1非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。 3.1消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。 4、职责 4.1公司人事行政中心负责办公用品的全面管理。 4.2公司人事行政部助理具体负责执行。 5、具体规定 5.1、办公用品的发放 5.1.1固定资产类办公用品的申购，要先计划并报总经理及人事行政中心、董事长批准。 5.1.2非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位发放；消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。发放流程如下： A、人事行政部制定办公用品申请表，经各部门主管确 认后于每月25日前提交人事行政中心。 B、公司人事行政中心主管复核、人事行政管理总监审核、董事长批准后交人事行政部助理统一购买。 C、下月初由人事行政部一次性统一发放到各使用部门。 D、新员工到职或临时急用品可根据实际及时购买，人事行政部每月可适时备用部分用品。 5.2 用品的管理 5.2.1固定资产类办公用品 A、进行编号管理，由财务部统一登记用品，并计算其剩余价值。 B、日常的管理由使用部门或使用者进行；公司公用品由人事行政部进行管理。 C、出现损坏或故障根据实际情况由人事行政部统一安排修理。 5.2.2非消耗和消耗性办公用品 A、由各使用部门或使用者管理。 B、非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。 C、设立办公用品领用单，由人事行政部统一保管，以便于掌握办公用品的领用状况。 D、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人事行政部确认。 5.3各部门一个月的办公用品量应在月初进行仔细检查预算，在月中确有特殊原因须要增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支“情况说明”给人事行政部，报人事行政中心核查后再确认处理结果。 5.4若无特殊原因超支，公司不再为其购买，但部门负责人为保证工作的正常进行，自行解决余下时间的办公用品费用。 5.5月度办公用品使用定额由上月25日下月25日为一个周期。 6、惩罚 6.1公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。 6.2公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将在当月考核分中扣5分。 6.3员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理实用而损坏应照价赔付。 7、相关表格 办公用品申请表、办公用品入库单、办公用品领用单 8、附则 本办法从年月日开始生效执行。 办公用品管理制度(已审待批)7 XX物流集团有限公司 办公用品管理制度 文件编号：TL-XZG-003 版本号：2022版 编制： 审核： 批准： 生效日期：2022年5月20日 1.目的 为保障公司日常办公正常的情况下，提高效率，节省开支，规范公司办公用品的购买和发放工作，本着勤俭节约的原则，特制定本制度。 2.适用范围 本制度适用于集团公司对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理，各分、子公司参照执行。 3.职责 3.1各部门负责本部门办公用品的计划、申购及管理； 3.2人事行政部负责办公用品的采购、统计、保管、分发及台账管理等； 3.3财务部负责重大办公用品（固定资产）的账务管理。 4.管理程序 4.1办公用品分类 4.1.1重大办公设备 电脑、传真机、打(复)印机、电话机、考勤机、碎纸机、装订机、电子白板、投影机、U盘、办公桌(椅)、文件柜、GPS电子设备、照相机、LED显示屏、保险箱、电视、空调、微波炉、消毒柜、冰柜、餐桌（椅）等。 4.1.2电脑耗材、易耗品 各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、鼠标鼠标垫、健盘、电脑清洁用品、打（复）印纸、传真纸、彩喷纸、信纸/稿纸、宣纸、其他纸品、办公用笔、档案袋等。 4.1.3普通办公用品 笔筒、笔座、打孔器、告示贴、便条纸、订书机、起钉器、 胶带/双面胶、修正液、胶水/胶棒、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉、记事簿、日记簿、证件卡、资料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、日化清洁用品、劳保用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、电源插座、电池等。 4.2办公用品采购 办公用品采购实行“部门计划、集中采购、定量供应”的办法：4.2.1每月25日前各部门向人事行政部提报下月办公用品申请领用表，主要是普通办公用品，由人事行政部汇总查看库存后集中采购，每月30日前完成下月采购计划，无需报请总裁审批； 4.2.2特殊办公用品采购必须填写重大办公耗材申请表报人事行政部，人事行政部应首先查看库存或部门间调配，如确需购买报请总裁审批后方可实施采购，采购周期原则上不得超过10天； 4.2.3必需品、采购不易或耗用量大的办公用品方可酌量库存。 4.3办公用品发放 4.3.1各部门于每月5日前根据办公用品申请领用表在人事行政部前台处领取； 4.3.2办公用品申请领用表一式两份：一份部门保留，一份由部门领导签字交人事行政部领取并存档； 4.3.3人事行政部建立部门办公用品领用明细台账（包括办公金额），作为部门办公成本控制考核之依据。 4.3.4电脑耗材、打印纸等由人事行政部统一管理，费用分摊至全体办公人员。 4.4办公用品管理 4.4.1部门使用的办公用品由部门负责保管维护； 4.4.2新进人员到职时在所在部门领用办公用品，若所在部门计划领用办公用品不足时，可由部门填写办公用品申请领用表，由部门领导签字，到人事行政部领取物品； 4.4.3印刷品（如信封、纸杯等）除各部门特殊表单外，其保管均由人事行政部统一保管； 4.4.4打印纸节约使用，尽量双面打印： 4.4.4.1禁止用公司打印机打印私人文件； 4.4.4.2文件打印完毕请及时将文件取走，不可重复打印； 4.4.4.3可电子文档传阅文件，请避免纸张浪费，尽量多使用办公软件； 4.4.4.4各部门配合将可二次使用纸张进行收集，方便装订草稿纸或二次打印； 4.4.4.5人事行政部前台每周一到各部门收集可二次打印纸张放于人事行政部打印机旁，便于打印对内文件打印； 4.4.5对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续； 4.4.6办公用品（价格在100元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向人事行政部报告，由其安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿； 4.4.7公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末盘点的检查制度，检查工作由人事行政部负责； 4.4.8人事行政部建立重大办公设备管理台账，并管理责任制。如员工离职时按照责任制进行盘点，如遗失照价赔偿。 4.4.9人事行政部负责统计和编制各部门办公用品费用情况报表，计算出人均办公用品费用，半年公示一次，纳入部门负责人绩效考核。 4.5办公用品的采购纪律 4.5.1参与物品采购人员，不准参加可能影响公平竞争的任何活动；不准收取供货方任何名目的“中介费”、“好处费”；不准在供货方报销任何应由个人支付的费用；不准损害公司利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益； 4.5.2物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格；确属难以用于降低采购价格的，一律进入公司财务