万科房地产有限公司费用管理制度.docx

万科房地产有限公司费用管理制度 万科房地产有限公司费用管理制度 一、目的： 为规范管理费用支出，提高管理费用使用效能，特编制本费用管理制度。 二、适用范围： 1、本制度适用于江苏苏南万科房地产有限公司所有员工（含试用期员工）； 2、本制度共涉及20项管理费用的管理要求及说明。 三、管理原则 四、各项费用管理要求 1、差旅费 定义： 日常差旅费：指公司职员因公务至外地执行公司业务、参加会议、培训、招聘、双向交流、因公出国（境）等发生的往返交通费、住宿费及出差补助费等。 专项差旅费：指公司或部门组织的为提高专业技能或补充合作资源进行的专项外出考察发生的往返交通费、住宿费及出差补助等。 归口部门：差旅费的预算编制和管理责任归口到各部门，由各部门负责人负责，公司内由财务管理部统筹控制。 日常差旅费费用管理方式： 在具备其他沟通条件的前提下（如电话会议、视频会议），应尽量减少出差发生频率。 差旅费采用额度管理与程序有效相结合的办法，出差前需通过K2系统提前发起出差申请（含苏南公司项目所在城市日常公务往返），完成相应审批手续，出差期间将费用控制在标准额度内。 专项差旅费费用管理方式。 专项考察需按照规定流程事前申请，经审批同意后方可安排出行，费用计入公司整体，不占用部门额度。 考察结束后需及时向部门负责人、人力资源部邮件提交考察报告，以此作为费用报销依据。费用标准： 酒店、机票及高铁费用报销标准，参见万科集团管理费用个人额度标准一览表（A4版）。预定酒店机票采取外包方式，由携程公司提供服务（员工也可入住公司协议酒店），员工在出差审批完成后，应主动将申请交与前台。 除公司管理层之外，外出会议、培训等需要多人住宿的必须安排双人间，额度按照单人标准执行，有特殊情况无法按标准安排的，邮件报备公司内控负责人后可予部分调整。 任何职级的人员不得入住商务套间，如特殊公务需要入住商务套间的，需书面报相关领导审批或自行承担。两人以上同行外出，可与职级最高者住同一酒店，住宿标准参照条 差旅费报销需提供酒店住宿水单，不得报销与住宿无关的休闲费用、餐饮酒水费用，额度内 可报销酒店上网费、早餐费。 于当日20:00至次日8:00乘坐火车没有酒店住宿费开支的，每晚补助200元。 非苏南项目所在地范围内的异地出差2天及以上且未产生酒店住宿费开支的，每晚补助200元。 出差补助标准： 出差补助主要用于弥补出差期间伙食及相关费用，员工不区分职级按100元/天/人的标准补贴；如会议、培训等费用中已包含餐费及交通费的，则出差补助减为50元。同地出差时间超出10天（不含10天）的部分，补助额度减半执行。 部门副经理（含）以上级别员工不享受出差补助； 苏南公司项目所在城市间日常公务往返不享受出差补助。 出差地市内公务交通费标准： 往返机场的士费或机场大巴费作为往返交通费另行报销。 在此之外，如遇下列三种市内交通费用支出情况，按如下要求执行： 出差地市内公务交通费据实报销，但超过50元/天需要专题书面说明，报直接上级审批； 需在出差地包车使用的，则必须在办理出差审批时事先说明并获得公司相关领导批准，在办理报销时出具书面批准资料。 其他差旅相关费用： 因公行李费、票务费等实报实销。事前经本部门领导批准, 出差期间就近返家探亲或办理其他私人事务的，个人在报销时必须主动声明。绕道期间不发放出差补助并自行承担绕道交通费及其他相关费用。 如自驾车前往机场，各公司可根据路程远近确定报销标准，报销标准需低于往返的士费用，提供票据为机场停车费、汽油费、往返高速费。 区域内出差尽量选择公共交通工具，员工若自驾车出差，需事先完成K2审批，可报销路桥费及不高于30元/天的出差地停车费，并按元/公里报销汽油费（需附真实发生的路桥费票据）。具体里程数参照附件华东地区城际间公路里程表。 在苏南范围内，公司员工自驾车跨城市办公的，需事先完成K2审批，可报销路桥费及不高于30元/天的出差地停车费，并按元/公里报销汽油费（需附真实发生的路桥费票据）。具体里程数参照附件华东地区城际间公路里程表。 公司管理层在苏南公司项目所在城市内出差，可报销路桥费及不高于30元/天的出差地停车费，不可报销元/公里的汽油费。 双向交流相关费用规定： 非苏南公司范围内的异地双向人员且交流地点不在家庭所在地的按50元天/人的标准计发双向交流补助费（按自然日）。苏南公司范围内的异地交流且交流地点不在家庭所在地的由公司统一安排员工宿舍或酒店。 因公赴港澳台及出国费用： 因公赴港澳台及出国均须提前报总经理办公室及公司第一负责人审批，并经集团审定。详细规定按VK-CWQ-50 万科集团管理费用标准化管理手册（A4版）执行。 2、职员上下班交通费 定义：职员上下班交通费是指不驾驶私家车的公司在册职员上下班期间所发生的交通费，不包含职员因在公司加班发生的交通费。 归口部门：上下班交通费由人力资源部、财务管理部归口管理。 费用标准：职员上下班交通费标准为500元/月/人。 费用管理方式： 具体参照江苏苏南万科房地产有限公司职员车辆费用及上下班交通费管理办法执行。 3、职员车辆费 定义：职员车辆费用是指为适应工作需要、提高工作效率，而使用自购车辆自行驾车上下班及办理公务发生的油费、路费、保养费、保险费等日常营运性质费用。 归口部门：职员车辆费用人力资源部和财务管理部归口管理。 费用标准及费用管理方式： 具体参照江苏苏南万科房地产有限公司职员车辆费用及上下班交通费管理办法执行。 4、市内公务加班交通费 定义：市内公务加班交通费指不享受职员车辆费的公司正式在册职员因办理公司业务、加班乘坐公交、地铁、出租车等市内公共交通工具的费用。其中加班交通费仅适用于工作日加班至20：30以后和双休日加班的情况。 归口部门：市内公务加班交通费的预算编制和管理责任归口到各部门，由各部门负责人负责。 费用管理方式： 职员市内公务交通费按部门实行统一管理，由各部门根据工作性质和实际情况进行控制，总经理办公室与财务管理部进行跟踪管理、定期反馈。 职员加班交通费按部门实行统一管理，根据各部门的工作性质及加班频率据实管理、实报实销。 城市间发生的地铁、出租费等相关交通费不得在该科目报销。 5、职员通讯费 定义：职员通讯费是指职员对外联系经营业务、对内协调工作，而发生的移动电话、网络使用费，家庭座机费用不包含在内。 归口部门：职员通讯费由人力资源部和财务管理部归口管理。 费用标准： 参照万科集团管理费用个人额度标准一览表（A4版）执行，详见下表。 费用管理方式： 具体参照江苏苏南万科房地产有限公司职员通讯费管理办法执行。 6、职员培训费 定义：职员培训费用是指职员外出参加的脱产培训、业余进修、出国进修所发生的有关费用。包括缴纳的报名费、学费、考试费、证书费等。因外出培训而发生的差旅费（住宿费及交通费）按照差旅费管理要求执行。 归口部门：职员培训费人力资源部归口管理。 费用管理方式：主管领导与部门负责人安排职员外出培训，须事前向人力资源部报批或备案；经人力资源部负责人签字后，财务管理部方予以报销相关费用。职员参加与工作相关的职称、 资格、水平考试，经事前申请脱产培训并获批准，考试合格取得相应证书的，在出具正式发票的情况下，可以报销部分费用（含报名费、学费、考试费、证书费等，但不包括差旅住宿费用）。详细规定请参照万科集团职员个人进修资助规定执行或咨询人力资源部培训负责人。 7、业务招待费 定义： 日常业务招待费，是指日常业务活动中为维护对公司经营有利的各类社会关系，而例行发生的用于对外的公关、交际、联谊活动的餐费、酒水、礼品费等支出。 专项招待费是指春节、中秋礼品、为专项事项公关或因突发事件产生的交际费。 归口部门：业务招待费的预算编制和管理责任归口到各部门，额度由公司财务审核、公司第一负责人审批。 日常业务招待费管理方式： 业务招待费实行额度管理的办法，财务管理部于每年末评估确定下一年度各部门的额度，由公司下发参照执行；各部门业务招待费额度可在年度内跨月调剂使用，但不得跨年度使用。业务招待费须按业务事项据实报销，任何人不得报销个人因私费用。禁止采用额度内包干报销的做法。各部门负责人在额度内加强费用支出的控制，保证费用支出的合理性、必要性。业务招待费开支正常情况下不得超过每季度预算累计额度，超过部门全年额度的开支，原则上不予报销。 公司第一负责人需要开支的业务招待费由公司管理层其他成员进行审批，负责审批的管理层成员或公司第一负责人授权人员需报集团风险管理部备案。公司第一负责人所发生的业务招待费纳入集团风险管理部审计范畴。 专项业务招待费管理方式 专项业务招待费需事前按规范流程报公司审批同意后方可发生，费用发生后据实报销，不占用各部门业务招待费额度。 费用使用注意事项 各部门应合理规划外部接待，考虑减少不必要的外部业务招待，并降低对内业务招待费标准；从严控制业务招待费用，反对不适当的娱乐性消费。 对外交往中禁止使用购物卡或与之性质相近的替代品； 业务招待费报销所提供的发票，单张金额在1000元及以上的，需请部门第一负责人在发票正面签字确认。 在填写费用报销单时，应当列明交际费的用途，按照“与XX部门例行沟通”的格式填写费用说 明。 因特殊原因需要使用其他发票替代报销的，单项业务替票金额低于2000元的，应当经过部门负责人在发票上签字确认后方可报销；替票金额超过2000元金额的，须说明情况并由内控负责人邮件审批。 各部门需使用礼品进行业务招待的，礼品单件价值超过1000元或者总价值超过3000元的，需在K2系统完成礼品申请审批后，至公司礼品管理员处领取。礼品费用由总经理办公室/综合管理组统一报销，额度由申请部门承担。总经理办公室采购员无法及时采购的，经总经理办公室礼品管理员/综合管理组负责人审批后可在公司指定的合格供应商范围内自行采购，走业务招待费（公司）报销流程，除此之外，各部门不得报销单件价值超过1000元或总价值超过3000元的礼品费用。 由部门信息员或其他人代为发起的业务招待费报销，应当说明费用的使用人，并由费用使用人在流程中审核后报销。 8、加班餐费 定义：因工作需要加班而发生的食堂餐费或其他餐费。 归口部门：加班餐费的预算编制和管理责任归口到各部门，由部门负责人负责。 费用管理方式 星期一至星期五晚上加班的职员，可在公司食堂用餐；如没有食堂或食堂不供应晚餐的，可按照不超过30元/餐/人标准开支，凭票据在额度内实报实销。 非工作日加班的职员，用餐标准不超过30元/餐/人，凭票据在额度内实报实销。 9、部门活动费 定义：部门活动费是指部门内或部门之间的活动费、文体费、会议费等。 归口部门：部门活动费的预算编制和管理责任归口到各部门，由各部门负责人负责。 费用管理方式： 部门活动费按人均150元/月作为额度标准，由各部门负责人控制，额度内实报实销。 总经理办公室根据部门人数每季度动态调整部门活动费额度。 各部门活动费额度可在年度内跨月调剂使用，但不得跨年度使用。 10、公司活动费 定义：公司活动费是指公司内部由公司、职委会或工会所属俱乐部、协会统一举行的与业务无直接关系的文体活动、庆祝晚会、党团活动、外出旅游等过程中发生的费用。 归口部门：公司组织的相关活动费由总经理办公室归口管理。 费用管理方式： 公司活动费分日常活动费和健康活动费两大类。 日常活动包括春晚、司庆及其他文娱活动，按人均2000元/年作为额度标准，其中：公司及职委会组织的活动各按人均 1000元/年确定，在预算额度内据实审批。经办部门可凭已批准的预算专项报告先办理借款手续，活动完成后，根据专项报告及有关原始票据，办理报销手续。 健康活动仅指公司组织员工参加的大型集体体育比赛及集体体育运动，包括自行车赛、足球赛、羽毛球赛、长跑、登山等活动产生的相关费用。一线公司应于每年末编制下年度的健康活动计划，并报集团总裁办公室审批。 公司各类协会（俱乐部）费用由各协会（俱乐部）报年度费用预算，经职委会主席、总经理办公室负责人审核、总经理审批后执行，只限用于器材采购、场地租赁、餐费、饮料、服装、交通、住宿费。 11、公司车辆费 定义：公司车辆费用是指为开展公司经营活动，使用公司车辆、或租用外部车辆而发生的费用。 归口部门：公司车辆费由总经理办公室归口管理。 费用管理方式： 3.1各公司外部长期租车不可用于外部接待、内部公务周转。外部租车两天以内，由部门负责 人审批；两天以上两周以内，需通过K2流程，经部门负责人、一线公司总办负责人、一线公司财务负责人审批；外部租车超过两周，需通过K2流程，经一线公司总办负责人、一线公司第一负责人审核后，报集团分管财务执行副总裁、集团总裁审批；各公司项目长期用车，租车费用在合作合同约定的，需完成与上述外部租车相同的审批流程。 3.2各部门外部租车需在K2系统发起“外部车辆租赁”审批流程，审批通过后执行。 两天以内审批流程如下：发起人-部门/组负责人； 两天以上两周以内审批流程：发起人-部门/组负责人-总办负责人-财务负责人； 两周以上审批流程：发起人-总办负责人-公司第一负责人-集团分管财务执行副总裁-集团总裁 各部门租车费用计入各部门差旅费额度。 12、公司通讯费 定义：公司通讯费是指公司员工使用公司通讯设备，对外联系经营业务、对内协调工作，而发生的电话、网络、传真等使用费。 归口部门：公司通讯费由总经理办公室归口管理。 费用管理方式： 公司各部门在开通电话及网络时须报归口管理部门审批、备案。 归口管理部门监测日常使用额度，发现异常情况及时警示。 需为特定岗位另外配备工作手机的，通讯费可参照公司通讯费管理，但事前需报集团审批、备案。 13、公司电脑费 定义：公司电脑费用是指公司内部使用电脑、网络进行办公，而发生的电脑耗材、维修费、网络使用费、软件开发购置费用摊销等费用。 归口部门：电脑费用由公司总经理办公室归口管理。 费用管理方式：对于日常耗材及维修，须通过市场比价的方式，确定年度合格供方，并定期对市场价格变动情况进行调查，及时调整合格供方的供货单价。 14、会议费 定义：会议费是指受政府或行业管理部门邀请参加的外部会议，以及公司为保证经营计划完成、总结汇报工作、组织专业研讨、宣传各类文件等组织的、由公司内部人员参加的各类会议，发生的相关费用，包括场地费、会务服务费、餐费、住宿费等（职员前往外地参加会议发生的交通费及住宿费等，按差旅费管理方法执行）。 归口部门：会议费由公司总经理办公室归口管理。 费用管理方式： 公司级会议包括但不限于董事会、全员沟通会、公司季度例会、年度例会等，原则上由总经 理办公室统一安排。 部门级会议（指非公司经营决策层面的会议）应在公司内召开，原则上不予报销部门会议费用。（若部门自行发生相关费用由部门活动费承担）。 各部门牵头举办总部、区域相关会议时，会议经办部门应在会议召开前，将会议规模、地点、出席会议人数、会议内容、会议费用报总经理办公室审批。 会议费开支标准包括会议餐费、会议杂费两项：1）会议餐费包括早中晚餐及酒水，按人均200元/天标准开支；2）会议杂费包括会务费、场租费、摄影费、会场布置、会务车辆、会议茶点、会议奖品、会议活动等所有费用，按人均100元/天标准开支。 15、办公费 定义：办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买文具、印制名片、邮寄费、快递费、证照年审费、专业组织年费等。 归口部门：办公费由总经理办公室归口管理。 费用管理方式： 日常办公用品须通过市场比价、多方竞价或招投标的方式，根据合理低价原则确定年度合格供方，并定期对市场价格变动情况进行调查，及时调整合格供方的供货单价。具体参见公司江苏苏南万科房地产有限公司行政采购管理办法（修订版A-4）。 各部门于每月底统一通过K2审批系统申请办公用品，由总经理办公室/综合管理组审核后统一购买。总经理办公室/综合管理组办公用品采购人员在集中采购前需在K2审批系统报公司相关人员审批。 对于开盘、交房等大型活动需用大量办公用品或保洁用品时，经办部门需提前向分管领导、总经理办公室上报费用预算。该费用由公司办公费列支，不计入部门办公费用。 16、书报资料费 定义：书报资料费是指公司为收集市场信息、专业信息，辅助职员日常工作、提高职员的专业能力，而购买的各类报刊杂志、专业书籍、音像制品等。 归口部门：书报资料费由总经理办公室归口管理。 费用管理方式： 不得以货币形式发放书报资料费用补贴。 总经理办公室每年末集中收集各部门报刊杂志的征订需求(各部门报总办/综合组前需报部门