合同管理制度实施细则.docx

合同管理制度实施细则 合同管理制度实施细则 1总则 1.1本实施细则依据合同管理制度制订，是结合当代集团（以下简称 “集团”）下属各房地产子公司实际工作要求对合同管理制度的 进一步细化。 1.2本实施细则适用于集团各房地产子公司及工程监理公司在项目建设过 程中的合同管理工作，涉及到与工程建设有关的规划设计、施工图设 计、工程招投标、施工、维保、结算等各个环节。 1.3本实施细则根据当代集团职责授权管理制度的有关规定，将合同 管理分为集团“五个三”工程工作委员会（以下简称集团“五个三” 委员会）和集团各子公司预算合约部两级管理，以集团“五个三”委 员会为主。 1.4集团各房地产子公司、工程监理公司均要严格遵照执行，并在实际工 作中不断予以完善和改进。 2合同编号 2.1集团各子公司预算合约部指定专人负责对本公司合同编号进行管理。 2.2集团“五个三”委员会对集团所属各子公司的合同编号管理进行监督、 检查和指导。 2.3编号方法：集团的合同采用统一的编号方法，即机构对象分类法。 机构是指集团所属的各中心、各子公司，对象是指集团经营管理过程 中所涉及各类工作内容。 2.4编号层级 2.4.1一级：集团各中心、各子公司代码： 2.4.1.1集团各中心-A 2.4.1.2集团各房地产子公司-B 2.4.1.3集团各房地产配套服务子公司-C 2.4.1.4集团外埠子公司-D 2.4.1.5集团海外子公司-E 2.4.2集团各中心，如： 2.4.2.1总裁办公室 -A01 2.4.2.2研发中心 -A02 2.4.2.3经营开发中心 -A03 2.4.2.4计划财务中心 -A04 2.4.2.5五个三工程中心 -A05 2.4.2.6客户服务中心 -A06 2.4.2.7人力资源中心-A07 2.4.2.8信息管理中心 -A08 2.4.2.9······ 2.4.2.10余类推。 2.4.3集团各房地产子公司，如： 2.4. 3.1当代城市房地产开发有限公司 -B01 2.4. 3.2当代鸿运房地产经营开发有限公司-B02 2.4. 3.3当代房地产开发有限责任有限公司-B03 2.4. 3.4北京澳新纪元房地产开发有限公司-B04 2.4. 3.5当代伟业房地产开发有限公司 -B05 2.4. 3.6······ 2.4. 3.7余类推。 2.4.4集团各房地产配套服务子公司，如： 2.4.4.1北京首都工程有限公司 -C01 2.4.4.2北京当代创新装饰工程有限责任公司-C11 2.4.4.3北京航青工程建设监理有限责任公司-C12 2.4.4.4当代物业管理有限责任公司 -C13 2.4.4.5北京当代宝路科技有限公司 -C14 2.4.4.6北京首都市政公用工程有限公司-C15 2.4.4.7··· 2.4.4.8余类推。 2.4.5集团其他子公司，如： 2.4.5.1当代万博俱乐部有限公司 -C02 2.4.5.2当代感受房地产经纪有限公司-C03 2.4.5.3······ 2.4.5.4余类推。 2.4.6集团各外埠子公司，如： 2.4.6.1当代投资集团(上海)投资有限公司-D01 2.4.6.2······ 2.4.6.3余类推。 2.4.7集团各海外子公司，如： 2.4.7.1modern lnvestment pty ltd-E02 2.4.7.2······ 2.4.7.3余类推。 新增子公司参照本制度编制公司的代码，并报集团五个三工程中心备案。 2.4.8二级：类别代码,按照合同的归类确定。 HT代表合同类 HTKC勘查合同 HTSJ设计合同 HTJL监理合同 HTSG施工合同 HTCG采购合同 HTCB总承包合同 新设置的类别可参照编制相应的代号（如GW代表公文），并报集团五个三工程中心备案。 2.4.9三级：指文档及合同生效年度，分别用公元年号阿拉伯数字表示。 2.4.10四级：指合同在本年度的三位流水号，即001999。 2.5编号规范 每一个编号的一级使用标准简称，一级与二级、二级与三级用“ - ”连接。 例：当代城市房地产开发有限公司工程部于2022年10月8日签订的本年度第十五号科技大厦施工总承包合同的编号为：B01-HTCB-2022015 3合同的起草 3.1对于在签约造价咨询公司服务范围内的项目，工程类合同的起草均由 咨询公司负责，子公司预算合约部、招投标专项小组为其工作提供支持。 3.2咨询公司负责起草的合同文件草本，由招投标专项小组提出修订意见。 3.3对于咨询公司服务范围以外的项目，由子公司预算合约部负责合同起 草。预算合约部在必要时可以要求工程部、经营部、计划财务部等部门提供协助，以上部门有义务协助预算合约部完成合同的起草和编制工作。 3.4集团工程类合同的起草应优先采用集团标准合同文本。 3.4.1使用标准合同文本的注意事项。 3.4.1.1标准合同文本仅提供基本参考范例，适用于一般的工程， 不可能涵盖所有工程遇到的具体情况，合同经办人应结合 实际情况，灵活应用标准合同文本，针对工程特点、承包 商特点、合同谈判的成果对合同进行不断补充和完善。 3.4.1.2由于目前大市政类工程多由有政府背景的企业或公司垄 断，地产公司在此类合同上谈判力度较弱，在选择合同版 本上也缺乏主动权。集团目前标准合同文本只针对小市政 工程，大市政工程的合同在条款谈判中可适当借鉴小市政 工程，也可采用国家部委颁布的标准示范文本，具体情况 可由经办人、合同评审人员灵活掌握。 3.4.1.3标准合同文本已充分考虑了作为甲方的房地产子公司的风 险，因此，在合同语言的运用上，有不可避免的倾向性。 在合同谈判过程中，合同谈判人和经办人应采取措施说服 对方接受合同，对于一些谈判难度较大的条款，可在谈判 过程中采取一些措施，如在发放招标文件时，可以同时提 供标准合同文本和拟定的付款方式及工程款计价方式，或 让对方先就主要条款做出书面承诺等方式。 3.4.1.4标准合同文本的编制是建立在防范外来风险的基础上，条 款更注重对甲方利益的保护，不完全适应于集团的内部交 易。对于集团的内部交易，交易双方可在此范本基础上， 就一些条款进行洽谈，形成适合集团内部交易的合同，同 时内部交易合同的签订和审批还应遵循当代集团内部业 务交易制度的有关规定。 3.4.1.5标准合同文本的一些条款为合同经办人提供了一个谈判和 起草的基础，合同谈判人和经办人在工作过程中应尽可能 维护集团范本的要求，但特殊情况，对一些条款必须进行 修改才能达到谈判成功的情况下，合同经办人可对范本进 行适当删改，所有删改部位在合同评审中应注明，并说明 原因，根据集团的合同评审程序，通过后方可签署。 3.4.1.6对零星工程合同经办人在起草和谈判时，可根据工程特点 借鉴类似的拆迁工程、土建工程或装饰工程标准合同文本。 3.4.1.7标准合同文本中有关于详见附件、附图、附表的提示性语 言，适用于在合同正文中无法用文字清楚表述的情况，合 同经办人和审核人应根据提示性语言来补充附件、附图和 附表，如果不需要附件、附图和附表，则经办人应删除正 本中的相应语言。 3.4.1.8标准合同文本中的总承包工程招标文件沿用了北京市的统 一格式和语言，各子公司在实际进行招投标工作时，应结 合项目的具体情况，和招标代理机构对招标文件的措辞进 行仔细的研究，制定出既符合法律，又能最大限度地保护 我方利益的招标文件。 3.4.1.9标准合同文本是根据集团目前开发项目特点进行编制的， 以住宅工程为主，也可应用于一般中小型公建项目，如该 合同应用于大型公建项目（如高档写字楼、酒店、大型百 货商场等），合同经办人可对部分条款应进行适当调整，同 时应根据具体公建的特点，进行合同条款和合同文件的补 充。 3.4.2标准合同范本编制说明： 3.4.2.1如小区内各单位工程主体结构、粗装修、常规水电安装由 2-3家总承包施工企业分别完成，出建筑物管线由总承包 单位施工到建筑物外墙皮1.5米处。 3.4.2.2施工总承包单位进场前的原建筑物拆迁、地基基础工程和 小区内的园林绿化、道路、小市政工程由甲方另行分包。 3.4.2.3专业性较强的单项工程，如消防工程、电梯工程、装饰工 程、铝窗和幕墙工程由甲方直接分包。 3.4.2.4施工图设计工作由甲方委托的设计单位完成，施工总承包 单位承担施工图不完善的细节设计补充工作（注：并非指 二次设计或施工图设计工作），精装修、消防、电梯、铝窗 及幕墙工程的二次设计可由专业分包商完成。 3.4.2.5如果实际发包范围与上述划分有冲突，如由施工总承包方 一揽子承担了二次设计工作、地基基础工程或一些专业性 较强的分包工程，则合同经办人在起草合同时，必须将专 业分包合同中的某些条款补充到施工总承包合同中。 3.5合同起草的注意事项 3.5.1对方主体必须合格。不得签订对方情况不明，超越经营范围、标 的过多超过其注册资本的经济合同。 3.5.2采购合同必须保证对方业务代表具有相应经营权或代理权，不得 接受其超越权力的行为。 3.5.3必须按集团公司和集团子公司经营范围、资金状况、履约能力签 订合同，确保集团的信誉。 3.5.4必须根据合同法和有关法规、集团规定和实际履约能力，按 照便于处理纠纷的原则，完整、准确地填写合同所有项目。 3.5.5产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额和供货时间，填写时 必须与实际情况完全相符，交（提）货时间必须写明“年”“月” “日”或具体时限。 3.5.6质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限：质量要求 和技术标准按国家标准、部颁标准、行业标准或厂商质保书和书 面证明为准，或者以确实可靠的方式规定具体标准；质量负责的 条件和期限按有利于集团公司和集团子公司履约的原则填写。3.5.7在拟定合同时，要按双方商定的意见封存样品，签署样品质检单， 双方各执一份样品质检单。封样材料由工程部、监理工程师签字 确认。封样的样品应由工程部统一保管，样品质检单应作为合同 附件，列入合同文件。 3.5.8交（提）货地点、方式：按有利于集团公司和集团子公司履约和 诉讼管辖、防止地方保护主义和便于处理纠纷的原则填写。 3.5.9运输方式、到达站、港，费用负担：按有利于集团公司和集团子 公司履约和诉讼管辖的原则填写。 3.5.10合理损耗及计算方法：按有利于集团公司和集团子公司合法利益 的原则填写。 3.5.11验收条款中需注明按封样样品或质检单验货。 3.5.12验收标准、方法及提出异议期限：合同中应有明确的验收标准、 验收方法、提出异议的方式、期限，并按有利于集团公司和集团 子公司履约和有利于集团公司和集团子公司合法利益的原则填 写。 3.5.13随机备品、配件、工具数量及供应办法：根据具体情况决定是否 附清单，按有利于集团公司和集团子公司履约的原则填写。 3.5.14合同价款及支付形式：在拟定合同时，要明确合同价款，合同总 价不能以暂估价的形式出现。在订立合同支付条款时要充分考虑 到合同履行过程中我方的风险性，一般性合同支付定金或预付款 应控制在5%以内，不得超过20。合同执行过程中可根据不同 类型的合同按月、按进度或按双方约定的其它方式进行付款，但 必须严格履行集团规定的合同支付手续和集团职责授权管理制 度的规定。 3.5.15结算方式及期限：按有利于集团公司和集团子公司合法利益、少 占用集团公司和集团子公司资金、有利于集团公司和集团子公司 履约的原则填写；结算方式必须确实可靠，期限应明确。 3.5.16如需提供担保，另行签订担保合同书，作为本合同附件。集团公 司和集团子公司不接受非营业性法人和无经济担保能力单位出 具的担保书；集团公司和集团子公司不为其他单位提供担保。 3.5.17违约责任：按有利于集团公司和集团子公司合法利益的原则填 写；具体比例由双方商定并在合同中注明。同时违约责任必须是 双向的，确保合同的合法性。 3.5.18解决合同纠纷的方式：按有利于集团公司和集团子公司诉讼管辖 的原则与对方协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、 原告住所地、标的物所在地人民法院管辖。 3.5.19其他约定事项：填写合同以上条款中双方未尽事宜和双方同意的 附加条件及要求。 3.6授权内合同的拟定程序 3.6.1原则上签约咨询公司需负责其服务范围内全部合同的起草工作， 对于已进行招投标的工程项目，其将根据招标时的议标过程中形 成的各种文件资料及最终审定的中标结果，形成合同文件草本。 3.6.2招投标专项小组根据该工程的实际要求，对咨询公司提供的合 同草本提供修订建议。 3.6.2.1对于咨询公司服务范围以外的项目，由子公司预算合约部， 按照招标文件的要求，结合标准合同文本草拟合同草稿。 3.6.2.2在草拟合同时，如政府部门有强制性规定，可按政府标准 合同执行，但必须通过补充条款充分表达公司的意图、明 确双方的责任，以维护公司利益，体现合同的公平、公正。 3.6.2.3合同经办人在草拟合同前，需收集子公司预算合约部、经 营部、工程部等相关部门及主管领导的建议。相关部门应 在收到合同草本2日内提供意见，必要时可以采用签证的 形式。 3.6.2.4合同经办人根据反馈的意见修改合同初稿后，开始与对方 进行谈判。合同初稿应在发出招标文件后7个日历天内编 制完成。 3.6.2.5在合同谈判中涉及重大经济利益的事项，合同经办人应事 先向上级主管领导请示，不得擅自向对方做出承诺。 3.6.2.6在合同谈判过程中，应随时将谈判的阶段性成果向上级主 管领导汇报。 3.6.2.7合同双方对合同条款达成一致意见后，填制合同审批会签 单（合同审批会签单样本见附表），并履行合同审批流程。 3.7授权外合同的拟定程序 3.7.1原则上签约咨询公司需负责其服务范围内全部合同的起草工作， 对于已进行招投标的工程项目，其将根据招标时的议标过程中形 成的各种文件资料及最终审定的中标结果，形成合同文件草本。 3.7.2招投标专项小组根据该工程的实际要求，对咨询公司提供的合同 草本提供修订建议。 3.7.3对于咨询公司服务范围以外的项目，由子公司预算合约部按照招 标文件的要求，结合标准合同文本草拟合同草稿。 3.7.3.1在草拟合同时，如政府部门有强制性规定，可按政府标准 合同执行。但必须通过补充条款充分表达公司的意图、明 确双方的责任，以维护公司利益、体现合同的公平、公正。 3.7.3.2合同经办人在草拟合同前，需收集子公司预算合约部、经 营部、工程部等相关部门及主管领导的建议。相关部门应 在收到合同草本2日内提供建议，必要时可以采用签证的 形式。 3.7.3.3合同经办人根据反馈的意见在2日内修改合同初稿后，上 报集团“五个三”委员会专题讨论，集团“五个三”委员 会需组成专题小组。 3.7.3.4集团招投标专项小组根据讨论形成的意见，修改合同初稿 后，开始与对方进行合同谈判。 3.7.3.5合同双方对合同条款达成一致后，由合同经办人填制合同 审批会签单，并履行合同审批流程。 4合同审批 4.1授权内合同审批流程 4.1.1子公司预算合约部将待审合同进行统一编号，同时填制合同台 帐，合同台帐样本见附表。 4.1.2合同经办人在合同审批会签单中填写以下内容： 4.1.2.1发包单位、合同名称、承包商全称、法人代表、代理人、 承包商联系人、联系电话、合同总价、开工日期、竣工日 期、预付款、预付款回扣金额或回扣比例、拖期罚款金额 或罚款比例、担保金额、保留金额、保修期,经办人等。其 中涉及金额的要包括大写、小写两种形式。 4.1.2.2合同摘要：需注明履约条件、时间、付款方式、结算方式、 违约条款等分别对应为合同的第几条款。 4.1.3待审合同文件一般应由6份合同文本和附属资料组成，附属资料 是指在招标投标和合同谈判等过程中形成的双方认可的文件资 料，包括但不限于：招标文件、投标文件、预算书、中标通知书、意向书、承诺书、前期协议、与合同有关的往来函件、授权委托 书、担保书、担保函、会议纪要、备忘录、评标报告等。 4.1.4合同经办人应根据待审合同文件的组成，将相关资料汇总，编制 合同资料清单，对于短缺的资料，合同经办人需提交情况说明报 告。一并上报经办部门经理审核，同时将有关资料的电子版发送 至执行部门经理、计划财务部经理、预算合约部主管领导、总工 程师、总经理的电子邮箱中。 4.1.5相关部门负责人在收到电子邮件后1日内将意见以电子邮件形 式反馈至合同经办人。 4.1.6合同经办人按要求修改合同后，持所有合同资料办理合同会签手 续。 4.1.7相关审核部门对合同初稿如仍有异议，需填制合同审核意见表， 并附在合同资料中一并向上传递。 4.1.8计划财务部经理需在合同审批会签单中对合同签署权限做出判 断，并标注，随后将此合同文件传递给子公司信息管理部，由其 将此合同文件转交给经办人，经办人负责将合同文本转交给子公 司五个三领导小组进行审核会签，并将五个三领导小组签署通过 后的合同文件交给对方单位，由对方单位先行盖章签字，并返回 给经办人，由其将合同文件通过信息部上报总经理。 4.1.9总经理根据项目整体状况，做出是否采纳合同审核意见表中提出 的意见的决定，审定合同后在该合同在每一页右下方签字，并转 给信息管理部门；如总经理认为合同仍需修改，由信息部将合同 文件返回给预算合约部经办人，由预算合约部重新组织合同谈 判，谈判后修订的合同文本直接报总经理审核。 4.1.10信息管理部门留存合同审批会签单复印件后，在对应的合同上加 盖公司合同专用章，同时保存一份合同原件存档，并复印一份合 同连同其余合同及资料退还合同经办人。 4.1.11合同经办人将一份合同原件存档于子公司预算合约部，另一份合 同原件交于子公司计划财务部。 4.2授权外合同审批流程 4.2.1合同经办人从子公司预算合约部经理处获取合同编号；子公司预 算合约部经理在提供合同编号的同时填制合同台帐，合同台帐形 式可以自拟，但是要注意要全面反映合同的签订情况。 4.2.2合同经办人在合同审批会签单中填写的内容同授权内合同审批 流程。 4.2.3合同经办人应自收到专题小组的合同修正稿后2日内将合同文 本初稿、招标文件、投标文件、预算书、中标通知书、意向书、 承诺书、前期协议、与合同有关的往来函件、授权委托书、担保 书、担保函、会议纪要、备忘录、评标报告、合同审批会签单等 有关资料汇总，编制合同资料清单，对于短缺的资料，合同经办 人需提交情况说明报告。一并上报经办部门经理审核，同时将有 关资料的电子版发送至子公司合同执行部门经理、计划财务部经 理、预算合约部主管领导、总工程师、总经理、集团计划财务中 心总监及“五个三”工程工作委员会主任的电子邮箱中。 4.2.4合同经办人持所有合同资料办理合同会签手续。