办公物品采购管理制度.docx

办公物品采购管理制度 （三）办公物品采购管理制度 1、目的 （1）为了加强公司办公物品采购管理，规范办公物品采购工作,降低成本，保障办公正常秩序，特制订本规定。 （2）本规定适用于公司及其下属各分公司。 2、办公物品采购范围及权限 （1）办公物品采购管理工作的任务： 1)根据公司办公物品的需要，保障办公物品连续供应。 2)在保障供应的前提下，确保采购物品的质量合格。 3)开拓货源基地，降低采购成本。 （2）采购业务及范围：办公物品采购（含固定资产、低值易耗品）。 （3）公司采购原则上采取统一采购，定点采购方法： 1)公司所有固定资产的采购，由财务部根椐计划和预算实施统一采购。 2)公司低值易耗品、办公用品的采购，由办公室根椐预算实施独立采购。 （4）若采购物品属专业技术物品时，由相应公司或部门配合采购员进行采购，相应部门应积极配合。 （5）采购审批权限范围与审核流程： 1)各分公司或部门所需物品申购均须事前填具采购申请单，按程序办理审批。 2)对每一件物品在市场预算报价单价100元以下范围的，可由申购人根据所需申 购物品的数量负责填写采购申请单，交办公室采购员核对签名后报财务部经理审核，再报办公室主任审批。 对每一件物品在市场预算报价单价100元以上至1000元以下范围的，可由申购 人根据所需申购物品的数量负责填写采购申请单交办公室采购员核对签名后报财务部经理审核，再报副总经理审批。 对每一件物品在市场预算报价单价1000元以上范围的，可由申购人根据所需申 购物品的数量负责填写采购申请单交办公室采购员核对签名后报财务部经理审核，再报总经理审批。 3）采购流程： 申请人 办公室采购员 财务经理 办公室主任 副总经理 总经理 3、 供应商管理规定 （1） 供应商的选择、评审、控制、撤点等工作严格按本章规定办理。 （2） 供应商调查： 1) 采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符 合条件者应填具“供应商调查表”，作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈财务经理核准。 2) 采购人员应依据“供应商调查表”每半年复查一次，以了解供应商的动态，同时依 变动情况，更正原有资料内容。 （3） 供应商的选点由财务部、各分公司共同负责。在下列情况下，采购人员填写“供 应商审批表”，提请有关人员审批。 1) 原有供应商被撤点。 2) 新供应商的物品更适合公司的需求。 3) 原有供应商由于种种原因拒绝供货。 4、 办公物品采购及发放规定 （1） 办公物品的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、降低成本、节省开支”的 原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要 珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。 （2）本规定所指办公物品是指文具、帐簿、纸张、内部表单等办公用品；办公桌椅、档案柜等家具用具；电话机、传真机、计算机、打印机等办公设备及耗材；电扇、空调等家电设备。 （3）办公用品项目由财务经理会同各相关部门细分核定，公司办公室对核定后的办公用品负责寻价并报价，由财务经理审核。 （4）办公用品实行费用归口、定额管理，各部门每月额度由各部门提出预算，财务部会同办公室核定。 （5）办公物品的大宗采购实行集中管理，额度由总经理会议决定，由财务部负责定点采购： 1)办公物品的月度采购。 各部门负责人根据月度办公用品定额，结合实际需要，加上经批准的其他办公物品预算，填写办公物品月度采购申请单，将本部门下月需用的办公物品分类填写清楚，并于每月22日报至财务部审核预算后转至办公室，由办公室根据库存情况和各部门的缓急需要，编制办公物品月度采购计划，经财务经理审核后于每月25日移交办公室采购员根据审批权限报办公室主任、副总经理或总经理审批。 2)办公物品的临时采购。 各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写采购申请单（本单一式三联，一联申购部门留存，一联报财务部，一联交采购员），经办公室采购员核对报财务部经理审核后根据审批权限报办公室主任、副总经理或总经理审批。 （6）采购工作细则： 1)采购审批一律使用采购申请单。 2)采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 3)紧急采购申请单应优先办理。 （7）寻价及洽谈要求： 1)充分了解所购物品的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 2)向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。 3)同规格产品的供应商至少对比三家。 4)经成本分析后，设定议价目标。 5)寻价单应注明与供应商议定的成交条件。