203记录控制管理程序(试行版）.doc

文件编号记录控制管理程序编制单位版本/版次编制日期版本编制日期编 制 记 要备 注A/02005/10新版编制批 准审 核编 制符合要求的记录表单完整、清晰、易于识别的质量记录质量记录清单各种记录表单记录控制需求记录与清单符合率100%文件控制管理程序记录控制管理程序计算机系统打印机复印机记录控制过 程记录策划人员操作工保管员质量记录控制过程乌龟图1.目的：提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。以控制质量记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置。2.范围：本程序适用于本公司GB/T183022003/ISO/TS16949：2002所规定的质量记录和为质量体系有效策划、运行、实施的有关记录等的控制。3.职责：3.1质量部是质量记录的归口管理部门，负责对各单位质量记录控制实施情况进行监督、检查和考核；3.2各单位产生的质量记录由本单位负责对其进行控制和管理。4.有关术语和定义：4.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件4.2 客观证据:支持事物存在或其真实性的数据。5.记录控制工作流程及工作流程说明：5.1工作流程(见图表一)记录控制作业流程图表一：作 业 流 程权责单位/领导表 单表单需求记录表单设计编目（包括保存期和编目）表单使用培训提供记录表单记录表单使用质量记录收集整 理查阅/检索保存和防护处 置记录控制检查监督文件编制单位文件编制人员文件编制单位各表单编制人员职能部门使用单位各单位各单位各单位各单位使用单位质量部各种质量记录表单【质量记录目录清单】各种质量记录表单各种质量记录表单【质量记录目录清单】【质量记录目录清单】【质量记录借阅登记表】【质量记录目录清单】【质量记录销毁清单】衡量指标：记录与清单符合率100%5.2 记录控制工作流程标准序号流程块工作内容或标准一表单需求编制单位根据公司实际生产情况和体系标准记录要求，确定所需的表单目录清单。二记录表单设计1、质量管理体系文件编制人员根据标准、顾客要求及为证实体系有效运行的需求，设计各种使用方便、内容充分的记录格式。2、允许使用有授权的电子记录形式。3、记录表单应明确其日期、表单编号，记录编号、记录名称、记录人和保存期限。三编目（包括保存期和编目）1、表单编号1）质量记录表单编号办法见【文件控制管理程序】六、文件归档管理1、文件编号办法三（质量表单记录编号方法）。2）质量记录编号（NO：的编号）规则见【文件控制管理程序】六、文件归档管理1、文件编号办法三（质量记录表单NO：的编号规则）。2、编制人员应根据记录的追溯验证需求，在文件中规定各种记录的保存期限。3、表单编制单位形成质量记录目录清单并编号，报质量部归档。四表单使用培训各编制人员安排培训计划，对记录使用人员进行记录使用的培训，让使用人员能正确使用记录表单。五提供记录表单1、公司范围内使用的纸版质量记录表单由职能部门统一印制并提供给使用单位。2、各单位内部使用的纸版质量记录表格由各单位自行负责印制。3、电子版的质量记录由编制人员做出表格形式并编写操作流程，报管理部计算机室做出工作流程。六记录表单使用1、各相关岗位人员按照标准及程序要求，按时如实填写有关的质量记录。2、所有质量记录应认真书写，做到字迹清晰、记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。确实需更改时采用划改，划去原文后写上更改的内容，并由更改人签名或盖上印章。对质量记录表格中未涉及的项目打斜杠“/”注销，不能留有空白。七质量记录收集各单位根据其职能确定、收集有关的质量记录。八整 理各单位应编制本单位【质量记录目录清单】，以便检索，并报质量部备份。质量部应建立公司的质量记录清单。九查阅/检索1、各纸版记录贮存地应建立记录贮存台账，方便检索。2、电子版由计算机室设计工作模块，明确检索目录3、查阅已归档的质量记录时，查阅人员应在质量记录借阅登记表上签名，质量记录不能带离保管场所。十保存和防 护1、各单位所产生的质量记录由本单位按职能分地保存，为方便存取、检索，质量记录应按月整理，并按分类号、流水号依次顺序排列，建立清晰的台帐，每月归档一次，并妥善贮存。具有永久性保存价值的应整理成质量档案，送质量部归档。2、记录的保存期：法规和顾客有要求的按相应法规和顾客要求执行。否则，1） 有关员工的教育培训、经历、资格等具有永久性保存价值的记录永久保存；2） 供方档案保存期5年；3） 车间首检、自检记录保存期1年；4） 其余质量记录保存期3年。3、纸版记录贮存地应保证防潮、防虫、防火；电子版记录贮存应保证防病毒、防误删。有必要时，管理部计算机室进行刻录。十一处 置对逾期的质量记录，使用单位应办理销毁手续。销毁前经保管员核对无误后，填写质量记录销毁清单，经本单位领导签字批准后方可处理，处理方式一般可采用破碎、烧毁或浇上腐蚀剂；电子版质量记录由计算机管理员协助做永久性删除。十二记录控制检查监督质量部定期或不定期的对公司质量记录的实施情况进行检查和纠正，并按相关文件规定对其进行考核。6.相关文件/数据：序号文件编号文件名引用处1QG/PJ201【文件控制管理程序】7. 质量记录表单序号质量记录号名 称使用处保存期限存放1JL/PJ05A【质量记录目录清单】各单位动态使用单位2JL/PJ06A【质量记录借阅登记表】各单位1年使用单位3JL/PJ07A【质量记录销毁清单】各单位3年使用单位 6