档案管理操作指导手册.docx

档案管理操作指导手册 目录 档案管理2 17.1档案管理初始化3 17.1.1档案馆信息维护3 17.1.2定义ABS码4 17.1.3列表框参数定义7 17.1.4报表设置8 17.2档案库及文件整理9 17.2.1新增档案库9 17.2.2档案库管理11 17.2.3文件分类14 17.2.4文件信息管理16 17.2.5文件的查询20 17.3辅助立卷和档案管理22 17.3.1辅助立卷23 23 17.3.2档案管理25 17.4资料移交33 17.5案卷借阅38 17.5.1创建案卷借阅38 17.5.2案卷借阅详情39 档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。 在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。 在中单击，或者在选择菜单=>，即可进入档案管理模块。 首先跳出的是档案库的选择窗口。 图17-1 档案库选择窗口 17.1 档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护 用户选择=>菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。系统将当前档案馆设置为默认档案馆。 图17-1-1 档案馆信息 17.1.2 定义ABS码 标准档案分类码在系统中简称ABS码。不同行业均有自己的行业标准档案分类码。所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。 选择=>菜单，进入ABS编辑的窗口。 图17-1-2 ABS编辑窗口 系统预建了一个默认的ABS库。用户可自建本行业的标准档案分类码库。点击库维护，系统弹出标准档案分类码库维护窗口。用户可在此窗口维护标准档案分类码库。默认的档案分类码库不可删除。用户可选择一个ABS库，点击设置默认库将当前库设为默认档案库。 图17-1-3 ABS库列表 维护ABS库完毕后可继续回到ABS编辑窗口进行相关的编辑。 新总目：新增基础结构目录，即顶层节点。 新子目：新增用户选中节点的子节点。 删除：删除用户选中的节点及其子节点，当前节点或其子节点已被分配到相关文档后，系统拒绝用户的删除操作。 修改：用户选择一个ABS代码，点击修改，系统修改当前被选择的节点信息。 保存：保存用户对节点信息的录入和修改结果。 导出：将当前ABS库整体导出为一个dbf文件，以供用户保存和分发。 导入：将一个ABS导出文件，导入到当前的ABS库中，当前ABS库中现有的ABS码将被清空。 在这里，我们把和质量相关联的一些文档以QBS的结构单独导入档案管理，这样便于用户对与质量相关联的文档进行立卷归档。 在ABS树上选中一个结点，作为导入QBS结构的根结点，然后点击导入QBS。 图17-1-4导入QBS后的ABS树 注意，QBS只能导入一次，若重复导入，前一次导入的QBS将被删除，由新导入的QBS取而代之。 QBS导入完毕，点击导入QI，将QI相关联的文档导入已经建好的QBS树中。 图17-1-5导入的与QI相关联的文档 此时，我们回到辅助立卷页面，在这里，我们就可以直接对这些文档进行立卷归档了。 17.1.3 列表框参数定义 用户在维护文件和案卷信息时有些下拉列表框中的字段在此窗口中进行维护。用户用鼠标点击要维护参数的列表选项，系统弹出下拉列表维护窗口供用户维护相关信息。 选择=>菜单，进入列表框参数的编辑窗口。 图17-1-6 参数列表框窗口 17.1.4 报表设置 在主窗口选择档案管理子模块，系统在主菜单显示案卷管理菜单项。选择=>菜单下的各个菜单项，编辑各个报表打印模板。 图17-1-7 报表设置窗口 保存：将当前修改的报表格式进行保存。 另存为：将当前的报表格式另存为一个文件。 调用：打开一个现存的报表文件。 预览：预览报表打印的效果。 页面设置：设置页面高宽等信息。 17.2 档案库及文件整理 17.2.1 新增档案库 用户选择=>菜单，系统将弹出新增档案库向导。 首先，填写档案库代码和名称以及相关信息。填写完毕后，点击向导的下一步。