活动接待工作方案.docx

活动接待工作方案 活动接待工作方案 Activity reception work plan 汇报人：JinTai College 活动接待工作方案 前言：本文档根据题材书写内容要求展开，具有实践指导意义，适用于组织或个人。便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 为扎实做好xx周年校庆接待服务工作，确保校庆各系工作的有序开展，顺利进行，根据学校关于成立xxx大学xx 周年校筹备工作总体方案的精神和要求，特制定本接待工作实施方案。 一、接待工作指导思想 校庆接待工作的指导思想是总体协调、分层接待、隆重 热情、方便高效。总体协调即住宿房间由学校统一分配，接送车辆由学校统一调度，就餐由学校制定统一标准；分层接待即按照市地级以上领导、兄弟院校领导和董事单位来宾、合作单位来宾、校友两个层次区分接待主体，明确接待任务；隆重热情即不慢待每一位与会嘉宾、校友，让每一位嘉宾、校友有到家的亲切感；方便高效即提高接待效率、保证接待质量。 三、接待口号：热情、周到、文明、细致、安全、及时 最饱满的热情、最周到的服务、最热情的'接待 四、接待规模：10002000 （1）学校重点做好市地级以上领导、各兄弟院校来宾接 待工作，由学校机关各单位、返校校友较少院系（公共管理与xxx学院、理学院、外语系、新闻系）抽调干部、教师担任联 络员。 （2）董事单位来宾、合作单位来宾、校友接待工作由返 校校友比较多的院系和工作联系的院系抽调干部、教师担任联络员。 （3）市地级以上领导住宿集中安排在蓝海大酒店，兄弟 院校领导住宿集中安排在xxx大学学术交流中心酒店；董事单位来宾、合作单位来宾、校友安排在其他酒店，按照毕业院系、工作联系院系集中住宿，既是董事单位负责人，又是校友的，按董事单位安排。 五、具体分工 按照校庆工作落实、实施细则，学校在嘉宾、校友 入住各宾馆设立接待组，每个接待组由校领导任组长，教学单位和职能部门负责人任副组长，由教学单位按照所负责宾馆来宾单位数量选配联络员（超过四位来宾配备2名联络员），校领导负责定期到宾馆看望、拜访入住来宾；职能部门负责人负责协调入住宾馆，在宾馆内迎候来宾，安排宾馆内餐饮，与校 庆各工作组信息沟通等工作；教学单位负责人负责选拔、培训联络员，指挥联络员按职责开展工作，组织嘉宾、校友开展活动等；联络员在两位副组长领导下做好来宾、校友联系和接待工作。 （1）蓝海大酒店接待组（60人） 组长： 副组长： 负责单位：资环学院、地质学院 接待对象：上级领导、董事单位领导、学校老领导 （2）学术交流中心酒店接待组（80人） 组长： 副组长： 负责单位：测绘学院学院 接待对象：兄弟院校领导 （3）迎宾馆接待组（160人） 组长： 副组长： 负责单位：文法学院 接待对象：董事单位领导、校友 六、具体工作及时间安排 1.9月13日前，各院系根据所负责宾馆入住来宾数量，预先选择联络员，组织联络员培训。培训内容为：联络员岗位职责及工作要求、校庆活动总体安排及日程、学校基本情况、阜新市基本情况等。待联络员确定接待对象后，督促联络员与所负责的来宾联系，明确联络关系，确认来校信息。 2.9月14日，各宾馆接待组副组长负责与宾馆对接，熟悉掌握该宾馆情况，进一步确认房源。督促宾馆做好前期准备工作，包括清理房间，悬挂条幅等。 3.9月15日，各接待小组在负责宾馆设立会务组，做好接待准备工作。 4.9月16日，完成以下主要工作： （1）全天在宾馆迎接来宾入住，主要工作内容为：检查房间准备情况（卫生情况、水果摆放、迎宾卡等），准备来宾 房卡，在宾馆大厅迎接来宾，引领来宾办理入住手续，送来宾入住房间。 （2）督促联络员按照工作职责开展工作。 （3）安排中午前报到来宾就餐，安排午饭后入住来宾就餐。 （4）联系车辆，组织参加董事会议的来宾回校参会。 （5）联系车辆，组织所有来宾乘坐车辆到指定宾馆参加学校招待酒会（车号、就餐地点待定）。 （6）安排晚饭后入住来宾就餐，安排迎候晚十点后入住来宾入住及就餐。 5.9月17日完成以下工作： （1）安排叫早，组织入住来宾吃早餐。 （2）联系车辆，组织所有来宾乘坐车辆到校参加校庆大会。 （3）视情况安排来宾司机在宾馆午餐。 （4）联系车辆，组织来宾回校观看文艺演出。 （5）协助来宾办理退房手续，及时与服务台通报退房信息。 （6）欢送来宾返程。 七、要求 1.各学院要高度重视校庆接待工作，积极参与，全力以赴，根据方案要求，明确本单位接待工作总负责人、宾馆接待组负责人、联络员名单，于9月13日前报校庆办公室。 2.各接待组要制订详细的接待方案，抓紧落实各项工作。 3.各相关部门和学院要加强沟通、相互协调、密切配合，共同将校庆期间的接待工作做好、做细、做实。 4.为保证来宾报到后立即入住宾馆，各院系优先安排有 车的干部、教师担任联络员，学校根据实际情况给予适当补贴。 5.各教学单位9月17日早8：309：30要组织返校校 友到所在院系召开校友座谈会、参观实验室等活动。对早饭后乘坐自带车到校的来宾、校友，有司机的尽量让司机将车开回入住宾馆等候，以缓解学校人员流动、停车问题。 - Designed By JinTai College -