公司印章、证照管理制度.docx

公司印章、证照管理制度 公司印章、证照管理制度 第一章总则 一、为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，依据公司规范运营、防范风 险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理制度。 二、本管理制度所指印章包括行政公章、合同专用章、财务专用章、法人章等具有法律效力 的印章；证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证等合法证照。 三、公司的印章、证照统一由公司人力资源部进行管理，总经理应确定具体的印章、证照保 管及使用责任人（以下简称为印章专管员、证照专管员）；专管员要树立高度的责任心，保证印章、证照保管和使用的安全。除总经理同意外，不得擅自转交他人代管。 第二章印章管理 四、公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。 五、公司各部门一律不得自行刻制公章。 六、印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得 将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。 七、印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代管印章，印章专管 员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 八、交接工作时，应严格办理交接手续，填写印章交接单（附件1），登记交接日期、管 理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。 九、公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章、财务专用章、法人章的，或公司 员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，使用人或需使用的员工应在印章专管员处填写好印章使用登记表（附件2），并经双方签字确认。印章专管员应对文件内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的方可盖章。 十、财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由财务部负责人 审批后盖财务专用章。 十一、未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。十二、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写印章外借登记表（附件3），经双方签字确认后，方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。 十三、印章使用完后，需到印章专管员处归还，填写归还日期；印章专管员应对归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。 十四、相关文件经盖章后，应将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档。已盖章的文件若不能使用，必须交回人力资源部销毁。 第三章证照管理 十五、公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。 十六、证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。 十七、公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写证照使用登记表（附件4）；经使用人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回财务处进行销毁。 十八、公司各部门或员工因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写证照外借登记表（附件5）；经使用人和证照专管员签字确认后，方可外借使用。外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。 十九、证照使用完后，需到证照专管员处归还，填写归还日期；证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。 第四章其他 二十、本制度经总经理批准后执行。 二十一、本制度由公司人力资源部负责解释。 印章交接单 部门名称： 交接印章名称：交接日期：年月日 以上印章自年月日起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人负责。 移交人：接收人： 年月日年月日 印章授权人签字确认：年月日 附件2 印章使用登记表 印章外借登记表 附件4 证照使用登记表 附件5 证照外借登记表