2022年邮件合并教程 .pdf

邮件合并的应用【 excel 实用教程】2010-11-05 11:36:24 来源：中华会计网校作者： i 邮件合并的应用在做外部人员招聘时候， 选择合适的渠道来发布招聘信息。我们会收集到一些简历。按照人力资源管理流程对这些简历的筛选工作紧随其后，初步筛选掉明显不符合任职要求的应聘者。 然后约应聘者进行结构化面试， 再次筛选不符合任职资格的人员，发出婉拒信, 但许多招聘企业不做这个事情，说：“你等 3 天吧，不给你打电话就是不行了”。做招聘时可能觉得通知应聘者未被公司录用的消息是整个招聘过程中比较棘手的工作。 但成熟的企业对于不符合任职资格要求，均会给出“婉拒信”。 下面是制作婉拒信的基本步骤：第一步：建立 Excel 格式的“未聘用人员档案”以备以后所需，另一方面发出婉拒信快速通知应聘者消息。 给这部分人建立档案连同发送婉拒信其实都很简单。Excel wordoutlook 会高效完成这个工作。第二步：依据应聘者建立excel 格式的“应聘者基本信息表”。如下图1：再写一封婉拒信，如图2：图 1 图 2 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 40 页 - - - - - - - - - 第三步：依旧打开“通知书”word文档 ，工具栏空白处单击右键，弹出菜单，将“邮件合并”勾选， 这样邮件合并工具栏就会出现了。我们整个工作都是需要这个工具栏来帮忙的。如图3：图 3 （1）打开数据源：使 word 文档与 excel 建立关系，点击后弹出对话框，选择刚刚建立的“应聘人员基本信息表”作为数据源，选择表sheet1 。图 4 图 5 （2）在 word 中插入“域”，点击“插入域”按钮，逐条插入匹配的域到到word 中。如图 6：图 6 下一步弹出对话框，如图7：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 40 页 - - - - - - - - - 图 7 这个实例只需插入2 个域就可以了，一个是姓名一个是应聘岗位。（3）最后再查看一下文档是否有错误，无误后，点击“合并到电子邮件”按钮，弹出对话框，在收件人栏目中选择“email ”，这就是发邮件时候用到的email 地址。图 8 按下确定按钮后， 我们会发现 word 的任务栏在闪烁， 这个时候 word 其实在后台紧张的工作， 他把邮件“打包”到了outlook 那里去了，稍等一会儿我们打开 outlook ，查看“发件箱”。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 40 页 - - - - - - - - - 几个待发“通知书”已经在那里了。我们的工作至此已经完成99了，所需的只是最后一步发出邮件了，最后这最重要的1由你完成吧。另外，如果有需要打印邮件（纸张邮寄）的时候，我们在“第三步”时候选择邮件合并工具栏的“合并到新文档”按钮就可以了，其他步骤相同。 效果如图9：教程 2：Excel 高级教程 : 邮件合并教你怎么在 10分钟内把全年级所有学生的评语和成绩打印出来作者： 徐伟强 文章来源：本站原创点击数： 5837 更新时间： 2006-11-15 10:32:13 现在很多单位都使用计算机办公，我们学校也有很多教师特别是班主任、及年级管理人员经常要处理大量的学生数据。比如说放假了有的班主任想给每个学生打个评语及考试成绩找不到好的方法就只能一起打出来再用剪刀一个个剪下来，要不就是先一个一个自制、粘贴，这样非常的费时费力，而且还很容易出错。能不能找到一种简单的方法可以一次性地将大量数据打印出来呢？“邮件合并”就是一种非常好的方法，它是Office办公系统中用来对大量数据进行批处理的有效途径。 下面我就以打印学校课间操管理员的胸牌为例一步一下带领大家领略一下“邮件合并”的强大功能。（使用office2003演示，老版本可能有点出入。） 1、要使用邮件合并，首先你得将你需要输出的数据输入到“Excel 电子表格”里。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 40 页 - - - - - - - - - 2、选中整个电子表格， 然后点击“数据”菜单，选择“筛选”下的“自动筛选” 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 40 页 - - - - - - - - - 这就是“自动筛选”后的效果。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 40 页 - - - - - - - - - 3、保存 Excel 电子表格备用。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 40 页 - - - - - - - - - 4、打开 Word。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 40 页 - - - - - - - - - 5、点击“视图”下“工具栏”下“邮件合并”。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 40 页 - - - - - - - - - 这时就会在工具栏里出现“邮件合并”的工具。但大部分工具处于不可用状态。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 40 页 - - - - - - - - - 6、点击“邮件合并”工具条上的“打开数据源”按钮，设置数据源。按提示一步一步操作。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 40 页 - - - - - - - - - 在弹出的对话框中选择第一项 “连接到新数据源 .odc“，这时会弹出下一个对话框。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 40 页 - - - - - - - - - 在这个对话框中选择”其他/ 高级“选项。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 40 页 - - - - - - - - - 这时会弹出上面的对话框，直接点”下一步“。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 40 页 - - - - - - - - - 这时弹出一个对话框，要你指定数据源”点击下拉式选择框，选择“Excel Files“这一项。然后点击“确定”按钮。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 40 页 - - - - - - - - - 这个时候弹出一个对话框，要你选择你的Excel 文件，找到你的电子表格文件，点击它，然后点确定。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 16 页，共 40 页 - - - - - - - - - 弹出一个对话框要你选择工作表，你选择你要的工作表，然后点击“下一步”。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 17 页，共 40 页 - - - - - - - - - 提示数据连接文件完成，这时点击“完成”按钮。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 18 页，共 40 页 - - - - - - - - - 这时再看“邮件合并”工具条是不是都可以用啦。7、设计模板。把你想要输出的模板设计好如下，把光标移动在需要引用数据的地方，然后点击“插入域”按钮。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 19 页，共 40 页 - - - - - - - - - 8、在弹出的插入合并域对话框中选择你要插入的域。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 20 页，共 40 页 - - - - - - - - - 效果如下：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 21 页，共 40 页 - - - - - - - - - 到这里邮件合并已经基本完成，点击“查看合并数据” 看看你想要的东东有没有出来。高兴吧。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 22 页，共 40 页 - - - - - - - - - 在这里一页纸还只能输出一条数据如果想在一页纸里面输出多条数据那么进行一下一步。10、在第一条数据的末尾插入“Word域“中的“下一记录”，剩下的工作就是复制，粘贴了。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 23 页，共 40 页 - - - - - - - - - 插入后效果名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 24 页，共 40 页 - - - - - - - - - 点击”查看合并数据“按钮看看，不是不大功告成呢。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 25 页，共 40 页 - - - - - - - - - 最后一步，如果想用打印机把数据都打出来那就点击”合并到打印机“按钮，然后去喝杯茶，我们的工作就完成了。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 26 页，共 40 页 - - - - - - - - - 如果你想打印更多的人那你要做的工作就是在Excel 表格里面增加新的记录， 或新的列。其他的举一反三就可以了。如果你实在不会那就请个家教吧。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 27 页，共 40 页 - - - - - - - - - 教程 3：用 WORD+EXCEL批量打印信封、奖状、准考证等2011年 03 月 01 日 星期二 09:22 需要借助 excel ，然后用 word 的邮件合并功能用 word 和 excel 批量打印奖状、准考证等对于打印奖状， 通常我们所采用的方法是将姓名和获几等奖位置空着，等到奖状打印完毕再用手工填写；或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息再打印。这两种方法都费时费力，其实利用Word中的邮件合并功能通过4 个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。一、建立奖状模板首先利用 Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc ”，将其中班级、姓名、获奖类别先空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图1 所示）。图 1 二、用 Excel 建立获奖数据库在 Excel 表格中输入获奖人以及获几等奖等相关信息并保存为“奖状数名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 28 页，共 40 页 - - - - - - - - - 据.xls ”，格式如图 2 所示。图 2 三、关联数据库与奖状打开“奖状 .doc ”，依次选择视图工具栏邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”， 并选择“奖状数据 .xls ”，打开后选择相应的工作簿， 默认为 sheetl ，并按确定。将鼠标定位到需要插入班组的地方，单击“插入域”，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”。同样的方法完成姓名、项目、等第的插入，完成后的效果如图 3。图 3 四、预览并打印选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel 数据与 Word文档关联起来，如果数据有变动， 只要在 Excel 表格中修改就可以了。 利用该功能， 还可以非常方便地制作和打印成绩单、工资条等。以下方法大同小异很多学校在开学之前都要给学生寄录取通知书，考完试后还要给学生寄成绩单，教务处需要打印大量的信封。其实利用Word XP与 Excel XP 可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。1、准备阶段（1）新建一 Excel 文件“新生名单”， 将新生名单的各项信息导入或直接输入，如：邮政编码、通讯地址、姓名等。（2）新建一 Word文件“信封”，调用菜单“工具信函与邮件中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框 （没有此功能需用Office XP源盘来安装） ，根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号（如图所示）。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 29 页，共 40 页 - - - - - - - - - 2、调用数据（1）在“信封”文件中， 调用菜单“视图邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击 打开数据源 工具按钮，按提示选择新建的Excel 文件“新生名单”， 选择sheet1 。（2）选择“ 000000”（代表邮政编码），点击邮件合并工具栏 插入域 按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“邮政编码”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。（3）点击邮件合并工具栏 查看合并数据图标 按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。3、打印信封很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用Word XP与 Excel XP 可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。1、准备阶段(1) 新建一 Excel 文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如 : 邮政编码、通讯地址、姓名等。(2) 新建一 Word文件“信封”，调用菜单“工具信函与邮件中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框( 没有此功能需用 Office XP源盘来安装 ) ，根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号. 2、调用数据(1) 在“信封”文件中，调用菜单“视图邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击 打开数据源 工具按钮，按提示选择新建的Excel 文件“新生名单”，选择 sheet1 。(2) 选择“000000”(代表邮政编码 )，点击邮件合并工具栏 插入域 按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“邮政编码”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。(3) 点击邮件合并工具栏 查看合并数据图标 按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。3、打印信封点击邮件合并工具栏中的 合并到打印机 ，同时对对话框进行设置， 最后打名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 30 页，共 40 页 - - - - - - - - - 印出信封。实话说本人打字太慢简单点说，启动 Word文档，设计好模版，然后依次点击工具- 信函与邮件 - 邮件合并 - 六步骤（文档类型选择信函） - 下一步：正在启动文档；（使用当前文档） - 下一步：选取收件人；（使用现有列表）- 下一步：撰写信函；（选择文件）编辑对应的行列；下一步：完成合并。依次下一步最后链接到点子表格上对应的行或列上。教程 4：本文介绍了如何创建，并通过使用Microsoft Excel 工作表中的数据打印套用信函，Word 中使用邮件合并功能。您在使用Word 邮件合并功能时Word 会合并主文档与生成一组输出文档的收件人列表：主文档包含基本的文本中的所有输出文档相同的。它可能包含了信头、文本，和中用于插入文本（例如收件人姓名和地址）的合并域到另一个输出文档之间变化的说明。收件人列表是包含要合并到输出文档的数据的数据库。例如对于收件人列表是一个Microsoft Access 数据库文件或Excel 工作表。此数据库通常是名称、地址、电话号码和个人信息的其他类别的列表。输出文档是邮件合并的结果。在输出文档中的文字可以是在所有的输出文档中相同，但您可以应用于特定的文档格式。回到顶端步骤 1 ： 设置 Excel 数据文件在继续进行邮件合并向导之前，请确保您的Excel 工作表的很好地构造实现此目的。请注意对数据表以下要求：第一行应该包含字段名称的每一列中- 例如对于标题、称呼、 名字、 中间名、 姓、地址1 和地址2。每个字段的名称应是唯一的。每行应提供有关特定项的信息。例如对于一个邮件列表中的每一行可能包含特定的收件人的信息。表应包含没有空白的行。创建您的Excel 数据文件，然后通过使用所需用于您的信函，如下面的示例数据文件中所示的字段来对其进行排列。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 31 页，共 40 页 - - - - - - - - - Last NameFirst Name TitleAddressCityPostal CodeCountryDavolioNancySales Representative507 - 20th Ave. E. Apt. 2ASeattle98122USAFullerAndrewVice President, Sales908 W. Capital WayTacoma98401USALeverlingJanetSales Representative722 Moss Bay Blvd.Kirkland98033USAPeacockMargaretSales Representative4110 Old Redmond Rd.Redmond98052USABuchananStevenSales Manager14 Garrett HillLondonSW1 8JRUKSuyamaMichaelSales RepresentativeCoventry House Miner Rd.LondonEC2 7JRUKKingRobertSales RepresentativeEdgeham Hollow Winchester WayLondonRG1 9SPUKCallahanLauraInside Sales Coordinator4726 - 11th Ave. N.E.Seattle98105USADodsworthAnneSales Representative7 Houndstooth Rd.LondonWG2 7LTUK创建您的Excel 数据文件后，保存它，然后关闭数据文件。有关如何创建邮件合并地址列表的详细信息单击下面的文章编号，以查看Microsoft 知识库中相应的文章：294688(http:/ ) 如何设计和设置邮件合并地名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 32 页，共 40 页 - - - - - - - - - 址列表在Word 2002 和更高版本的Word 中回到顶端步骤 2 ： 设置主文档1.在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的Word 中，指向工具菜单上的信函与邮件 ，然后单击邮件合并向导。在 Microsoft Office Word 2007 年中 邮件选项卡上的开始邮件合并组中单击 开始邮件合并 ，然后单击邮件合并向导的循序渐进。2.在 选择文档类型 ，单击信函 。活动文档将成为主文档。主文档包含文本和图形都是相同的合并文档的每个版本的。例如对于寄信人地址和称呼套用信函中的是相同的每个版本。3.单击下一步：正在启动文档 。4.使用下列方法之一：o在文档窗口中当前显示的文档的开头。若要执行此操作单击使用当前文档。然后通过在文档窗口中键入字母或等待，直到该向导会提示您要执行此操作，在随后的某一步骤中。o从模板开始。若要这样做，请按照下列步骤操作：a. 单击 从模板开始 。b. 单击 选择模板 。c.在 邮件合并选项卡上选择所需选择模板对话框中的模板， 然后单击 确定 。o从现有文档开始。若要这样做，请按照下列步骤操作： . 单击 从现有文档开始。a. 在 从现有的开始框中选择所需的文档，然后单击打开 。b. 如果您看不到单击其他文件 ，然后单击打开该文档。打开对话框中定位所需的文档，然后单击打开 。5.单击下一步：选取收件人 。回到顶端步骤 3 ： 指定 Excel 数据源1.在 选择收件人 ，下单击使用现有列表 。2.单击浏览 。3.选择数据源对话框中找到并单击您要使用的Excel 工作表。默认状态下， Word 将打开 我的数据源 文件夹。4.单击打开 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 33 页，共 40 页 - - - - - - - - - 5.如果您的Excel 工作表中包含多个选项卡有关的信息选择包含所需，信息选项卡，然后单击确定 。6.在 邮件合并收件人对话框中显示数据源中的所有条目。此处，您可以调整要包含在合并中的收件人列表。回到顶端第 4 步： 选择该收件人1.邮件合并收件人对话框中选择所需包括的收件人。若要执行此操作使用下列方法之一：o使用复选框指定收件人。此方法是最有用， 如果列表很短。 单击以选中您要包括的收件人旁边的复选框，然后单击以清除要排除的收件人旁边的复选框。注意 如果您知道您要在合并中包含列表中的大多数，单击全选 ，然后单击清除特定记录。同样，如果想要包含在列表中只有几个记录，单击全部清除，然后选择所需的记录。o在列表中对项目进行排序。此方法非常有用， 如果要按字母顺序或数字顺序查看项目。单击要作为排序依据的元素的列标题。 例如对于如果要按姓氏的字母顺序显示列表，单击姓氏 列标题。o筛选列表中的项目。此方法非常有用，如果列表包含您知道您不希望看到或包含在合并中的记录。筛选列表后，您可以包括和排除记录，使用复选框，如上文所述。若要筛选列表，请按照下列步骤操作：a.单击元素要作为筛选依据的列标题旁边的箭头。b. 单击以下任一操作：( 空白 ) ： 此选项显示其中对应字段为空白的所有记录。( 非空白 ) ： 此选项显示相应的字段中包含信息的所有记录。如果数据源包含共享相同的信息的记录，并在列中有10 个或更少的唯一值您可以按特定信息进行筛选。例如对于如果有多个地址将澳大利亚列为国家/ 地区，您可以通过澳大利亚 进行筛选。o邮件合并收件人对话框中显示指定的记录。若要再次显示所有记录，单击（全部）。备注o对于高级排序和筛选，单击在所有的列名称旁边的箭头，然后单击( 高级 ) 。使用 筛选记录和 排序记录选项卡来设置该排序或筛选查询所需的。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 34 页，共 40 页 - - - - - - - - - o如果安装地址验证软件单击验证 在 邮件合并收件人对话框中来验证收件人地址。2.单击确定以返回到邮件合并向导。Word 使用您指定的收件人的合并。3.单击下一步：撰写信函 。回到顶端步骤 5 ： 完成该字母，并添加合并域如果您有没有已完成此，键入想要在每封套用信函在主文档中显示的文本。插入合并域插入您希望合并姓名、地址，或从数据源的其他信息的合并域。若要将合并域，请按照下列步骤操作：1.在主文档中单击您要插入域。2.插入下列任意操作：o具有名称、地址，和其他信息的地址块：a. 单击 地址块 。b. 在 插入地址块对话框中选择您要包括的地址元素和所需的格式，然后单击确定 。求助上一个选项，单击问号按钮，然后单击选项。c.求助上一个选项，单击问号按钮，然后单击选项。如果将出现匹配域 对话框中， Word 可能找不到的某些地址块需要的信息。单击旁边 （不可用），箭头然后从与所需的邮件合并域相对应的数据源中选择该字段。o问候行： . 单击 问候行 。a. 选择问候语格式，其中包括称呼、姓名格式以及跟随的标点符号。b. 选择您想要在用Word 不能解释收件人姓名的情况下显示的文本。例如对于Word 不能解释名称时数据源不包含第一个或最后一个名为一个收件人，但只有一个公司名称。c.单击 确定 。d. 如果将出现匹配域对话框中， Word 可能无法找到问候语所需的信息的一些。单击旁边（不可用），箭头然后从与所需的邮件合并域相对应的数据源中选择该字段。o其他字段的信息： . 单击 其他项目 。a. 使用下列方法之一：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 35 页，共 40 页 - - - - - - - - - 单击 地址字段 ，即使该数据源的字段不能与您的域名具有相同的名称将自动映射到您的数据源中对应字段的地址字段中选择。单击从始终直接从提取数据的列在数据库中的字段中选择的 数据库域 。b. 在 字段 框中单击所需的字段。c.单击 插入 ，然后单击关闭 。d. 如果将出现匹配域对话框中Word 可能无法找到插入域所需的信息的一些。单击旁边（不可用），箭头然后从与所需的邮件合并域相对应的数据源中选择该字段。注意 如果从数据库域列表插入一个域，并稍后切换到不具有相同名称的列的数据源Word 不能将该域信息插入到合并文档。o电子邮政：若要向电子邮政， 您必须首先安装以一种您可以从Web 上的第三方提供商处购买一个电子邮政程序。若要用于电子邮政，请按照下列步骤操作： .单击 电子邮政 。如果您没有安装了电子邮政程序，Word 将提示您安装一个，并提供连接到下面的Microsoft Office Web 站点：打印联机邮政http:/ a.插入邮政根据到程序的说明。o若要向电子邮政， 您必须首先安装以一种您可以从Web 上的第三方提供商处购买一个电子邮政程序。若要用于电子邮政，请按照下列步骤：邮政条码： 您必须选择一个字母或信封的类型，支持 POSTNET 条码。若要用于邮政条码，请按照下列步骤操作： .单击 邮政条码 。a. 在 插入邮政条码对话框框中，选择适当的地址字段。注意 只有您使用美国语言版本的Word ，会出现邮政条码选项。b. 重复步骤一和b 为您要插入的所有字段。说明：您不能键入合并域字符() ， 或者通过使用在插入菜单上的 符号命令插入它们。如果出现如MERGEFIELD 市/ 县 的大括号内的合并域Word 显示域代码而不是域结果。这不会影响该合并但如果要显示结果、用鼠标右键单击域代码和然后单击快捷菜单上的 切换域代码 。例如对于通过上文所示的示例数据库信函可能包含的问候语和字段，因此您名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 36 页，共 40 页 - - - - - - - - - 第一页会出现类似于以下内容：2002 年 2 月 26 AddressBlockGreetingLine键入这里是您的信函。真诚，在此处键入您的姓名3.注意 您还可以使用邮件合并工具栏来插入合并域、使用邮件合并主文档或运行邮件合并。 若要显示邮件合并工具栏， 指向工具菜单上的信函与邮件 ，然后单击显示邮件合并工具栏。邮件合并工具栏提供了其他命令都不包括在邮件合并向导任务窗格中。例如对于您可以使用邮件合并工具栏上插入 Word 域 菜单插入Word 域，用于控制合并进程。例如对于您可以插入IF 域插入文本，仅当特定合并域具有指定的值的。或者，您可以单击要使Word 运行邮件合并和报告所包含的任何错误在主文档中检查错误 。更改合并数据的格式若要设置合并的数据的格式必须设置在主文档中的合并字段的格式。不要格式化在数据源数据， 因为它不保留格式时将数据合并到文档。若要将合并数据的格式，请按照下列步骤操作：1.在主文档中选择包含要为其设置格式，该信息的字段包括在封闭的合并域字符(< >)。2.在 Word 2003 和早期版本的Word 中，单击格式菜单上的字体，然后选择所需的选项。在 Word 2007 中单击在开始 选项卡上的字体组中主题字体框中所需的选项。通过使用域代码的格式若要控制其他格式，请按ALT + F9 以显示域代码，然后再将开关添加到合并域。当您使用的字段时， 开关是一种特殊的指令，会导致发生的特定操作。通常，一个开关被添至要名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 37 页，共 40 页 - - - - - - - - - 修改结果的字段。如何使用开关的示例如下所示：若要显示数字34987.89$ 34,987.89为，添加数字图片开关（ # ） 。若要打印大写字母的客户端名称，添加格式开关（ *)。要确保合并的信息具有相同的字体和字号，您将其应用于合并域，添加Charformat 开关（ *)。回到顶端第 6 步： 保存文档在完成主文档并插入所有合并域之后，请确保您保存之前文档。若要这样做，请按照下列步骤操作：1.在 Word 2003 和早期版本的Word 中，单击在文件菜单上的另存为 。在 Word 2007 中单击Microsoft Office 按钮 ，然后单击另存为 。2.该文档，命名然后单击保存 。3.单击下一步：预览信函 。回到顶端第 7 步： 预览该信函并微调收件人列表当向导将显示步骤5 邮件合并任务窗格中时，该向导将替换的每个在主文档中包含实际文本从第一项的收件人list.Therefore 合并字段时， 您可以看到您的第一个输出文档的外观。例如对于如果您要继续使用上文所示的示例数据库，第一页应类似于下面的页后单击下一步：预览信函 ：2002 年 2 月 26 Andrew 祥908 工时大写方式Tacoma 98401 亲爱的Andrew 祥，键入这里是您的信函。真诚，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 38 页，共 40 页 - - - - - - - - - 在此处键入您的姓名若要预览其他条目，请使用下列方法之一：若要预览项目进行排序，单击向左或向右箭头按钮。若要定位， 并预览指定的项单击查找收件人 ，然后在查找条目对话框中输入搜索条件。如果需要，请仔细调整收件人列表。若要执行此操作使用下列方法之一：若要从合并操作中排除特定的收件人，单击排除此收件人。更改收件人列表， 单击编辑收件人列表，和然后在邮件合并收件人对话框中进行更改。回到顶端第 8 步： 完成合并若要合并使用下列方法之一。对个别信函进行个性化设置若要对个别项进行个性化设置，您实际完成合并，然后编辑结果合并文档中所需的信息。若要这样做，请按照下列步骤操作：1.单击编辑单个信函 。2.合并到新文档对话框中选择要合并的记录。3.单击确定 。Word 将创建并打开一个新的合并的文档。您的主文档也保持打开状态，如果您想要更改的所有文档您可以切换到它。4.滚动到要编辑，然后进行更改的信息。5.打印或保存文档，就像您对任何常规文档所执行的操作一样。打印在信函若要打印这些信函，使用下列方法之一：如果对项目进行个性化设置，并在合并的文档处于活动状态请按照下列步骤操作：1.在 Word 2003 和早期版本的Word 中，单击在文件菜单上的打印 。在 Word 2007 中单击Microsoft Office 按钮 ，然后单击打印 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 39 页，共 40 页 - - - - - - - - - 2.选择所需的选项。如果要从邮件合并向导直接打印，请按照下列步骤操作：1.在邮件合并向导（完成合并 ） 的第6 步中，单击打印 。2.在 合并到打印机对话框中使用下面的方法之一，然后单击确定：若要打印所有文档，单击全部 。若要打印在文档窗口中看到的文档，单击当前记录 。若要打印某范围内的文档，单击从，然后在从 和 到 框中键入记录号。3.在 打印对话框中选择所需的选项。将合并的信函保存供以后使用如果想要编辑合并的信函，或将其保存起来以备以后使用，您可以将它们收集到一个单独的文档。若要这样做，请按照下列步骤操作：1.单击编辑单个信函 。2.在 合并到新文档对话框中使用下面的方法之一，然后单击确定：o若要合并所有文档，单击全部 。o若要仅在文档窗口中看到的文档合并，单击当前记录 。o若要合并某范围内的文档，单击从，然后在从 和 到 框中键入记录号。3.Word 会打开一个单个的新文档，其中包含所有单个的字母。可以保存该文档以供以后的使用就像您对任何常规文档所执行的操作一样。名师资料总结 - 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