公司来信来访及接待管理制度.docx

公司来信来访及接待管理制度 来信来访及接待管理制度第1页共5页 1.目的 为更好的规范来信来访及接待管理，发挥职能部门作用，特制定本管理制度。 2.范围 适用于××市热电厂办公室、综合管理部及各所属单位办公室。 3.职责 3.1办公室要对所有的来信来访事件进行登记，并填写来信来访登记薄。 3.2办公室负责接待会场的布置、日常管理和正确使用并对会场的安全负责。 3.3各部门负责本部门相关业务的来信来访工作。 3.4综合管理部负责接待期间的用餐及车辆安排工作。 4.管理内容： 4.1来信来访管理 4.1.1来信来访分类 来信来访事件分为三大类，一是上级部门（领导）的通知类，二是咨询类，三是反映问题或需要解决问题类。 4.2来信来访工作程序 4.2.1登记 办公室人员在接到来信来访时，要在来信来访登记薄上 来信来访及接待管理制度第2页共5页认真记录来访人、来访方式、姓名、单位、联系电话、来访时间和内容。 4.2.2办理 4.2.2.1对已登记的来信来访事件要按照分级负责，归口办理，谁主管谁负责的原则进行办理。 4.2.2.2接到上级部门或领导下发的通知，要及时汇报办公室负责人，根据批示进行下发或转办。 4.2.2.3对于咨询类来访，属于本部门负责范围且政策规定明确的问题，办公室人员应对来访人做出正确的解答；需归口办理的问题，可告知来访人所咨询问题的主管单位，由主管单位负责解答。 4.2.2.4对于反映问题或需要解决问题的来访，办公室人员要对来访者所反映问题进行详细记录，需要解决的问题及时汇报办公室负责人或厂领导，并做好向来访者的解释。 4.2.2.5来信来访涉及厂内重要事件或敏感话题，办公室人员不得随意答复和承诺，要及时汇报办公室负责人或厂领导。 4.2.2.6对涉及其他单位（部门）业务工作的问题，应以电话或书面交办单的形式转相关单位（部门）限期办理，并回复来信来访人。 4.2.2.7上级部门（领导）的来信来访要求进行反馈或解决的，应及时汇报办公室负责人或厂领导，并根据领导批示进行反馈。 4.2.2.8对来信来访所反映的问题突出、涉及面广或者影响安全 来信来访及接待管理制度第3页共5页的重大突发事件，应及时向厂领导汇报，根据领导批示作出相应处理。 4.2.3反馈 4.2.3.1凡交办的来信来访事务，其中对要求回复的事项，承办单位必须在3个工作日内按要求将处理结果或处理意见进行回复。对重大、紧急、难度较大的事项，要随时反馈。 4.2.3.2对于来访需解决问题的，办公室人员要做好对来访者反馈，如短时不能给予解决的，应解释说明原因，防止事件恶化引起群体性上访事件的发生。 4.2.4立卷归档 办公室负责对来信来访记录、交办回复记录、领导批示件和其他具有保存价值的材料及时立卷归档。 5.接待管理 5.1接待分类 5.1.1厂领导下达的接待任务，接待人员接到书面或电话通知后，做好接待前准备及宣传工作。 5.1.2各单位（部门）的来访接待超出本部门能力范围的应及时通知热电厂办公室，办公室根据接待任务，负责接待工作。 5.1.3涉及上级部门（领导）的接待工作，应及时向办公室负责人或厂领导汇报，根据领导批示由接待人员安排实施。 5.2接待前期准备 5.2.1在接到上级部门或对方的通知或电话后，应立即向有关领