企业内部合同管理制度.docx

企业内部合同管理制度 合同管理制度 1目的 为了规范公司合同管理行为，在市场竞争中，利用法律手段和规范来管理和维护公司的合法权益。 2范围 本制度适用于公司对外签订的各项销售，采购，储运，委托，金融等合同的管理。 3职责 31 本公司对外签订的合同，是企业法人与其它组织之间设立，变更，终止民事权利和义务关系的协议。由公司法定代表人授权总经理室负责公司的合同管理。合同的签订由总经理办公室书面授权。合同的签订者和合同的执行者（接受办理）必须分开，以实现有效制衡。 32 财务部是公司经济合同的归口管理部门，也是资金管理的关键部门，必须及时将合同状况和资金流向报告总经理办公室，以便及时处置。 33由公司的经济业务面广量大，对经济合同实行分级管理。分工如下， 财务部：负责租赁，保险，借款等合周的管理： 营销部门：负责对外销售合同管理： 动力设备部：负责固定资产设备及相关附件（包括进口设备）采购的合同管理：总经理办公室：负责其它合同管理。 上述几个部门应负责建立本部门合同管理台帐，（见附页）对本部门签订的经济合同进行动管理和控制，并接受财务部的业务部指导和监督。 34本公司的合同，对外依法成立，受法律保护，对内，订立部门对合同负责 制，其他各有关部门按作业流程必须无条件执行合同的相关内容。 4签订合同原则： 41必须遵守国家的法律，法规，符合国家的政策，不损害公共利益。 42当事人必须全面履行合同规定的义务。 43对外签订经济合同，必须使用统一规定编号的合同专用章，按合同法规签署。 5经济合同的主要内容： 51合同的主体范围，包括合同双方的名称，住所。 52标的，必须有明确，具体，肯定的内容。 53数量。包括尾差，磅差，合理损耗等，必须明确计量单位。 54质量。应注明质量标准，包装标准。如有特殊要求，应附有技术资料说明书及产品合格证。 55价款或酬金。 56履行的期限，地点和方式。 57违约责任。包括违约金和损失的赔偿。 58纠纷的解决方法，可以采用协商，调解，仲载，诉讼等方式。 6合同订立的权限： 61一般经济合同，几个部门对外洽谈，车间不对外签订合同。合同由部门负责人审定签字并盖上合同章后生效。 62 重大经济合同，合同金额达20万元以上，由分管副部经理或总经理签字涉外合同（销售合同除外）由总经理签字。 7合同签订委托代理人的资格： 71委托代理人必须经过经济合同法培训，取得资格证书。 72委托代理人由部门负责人担任。 73委托代理人应具有总经理办公室签发的委托代理证书。 74委托代理人只能在委托代理授权的范围和有效期骨进行代理活动。 8合同的管理： 81授权签订合同的部门设1至2名兼职合同管理员，负责本部门合同的整理，编号，保存，检查合同履约情况，登记台帐等工作，对每份正式签订后的合同记载在合同台帐上，并及时输入计算机。 82 在签订合同时。必须对合同的真实性、有效性、可行性、合法性严格审查，在与一些情况不了解，或第一次签订合同的单位或个体签订订购、销业务合同时，必须进行信用调查，以防经济纠纷。 83 凡合同及有关文书签约后需邮寄的，应用挂号邮寄或特快专递方式，并备复印件（或底稿）存查。电话购、销业务应及时做好记录备查。合同移交时，交接双方需办理签收手续。 84 合同签订后，授权签约部门应及时将合同副本交财务部作为财务付款、结算的依据，对合同副本末交财务部的，财务部有权拒绝付款，由此造成的经济损失由经办部门负全部责任。 85 财务部接到合同副本后，应对其合法性、真实性、有效性进行审查，对违反规定签订的经济合同有权拒绝付款或结算，并向总经理办公室报告。 86 财务部应根据合同副本安排资金做好相应的付款或结算准备，并通过结算管理监督经济合同的履行。 87 财务部在监督管理中，发现有利用经济合同进行违法活动的行为要积 极采取措施，并及时报告总经理办公室查处。 88 财务部应建立合同管理网络活动，检查个合同分级管理部门的工作情况，及时解决问题。 89 财务部应定期组织合同管理网络活动，检查各合同分级管理部门的工作情况，及时解决问题。 9经济合同专用章的管理 91 经济合同专用章由总经理办公室归口管理，建立发放签收记录，由授权使用部门专人保管。 92 经济合同专用章的使用权限和保管责任： 财务部使用保管1号合同专用章； 营销部门使用保管2号合同专用章。 93 凡参加全国、省、市物资部门或外地企业举办的展销会、订货会，需要带合同专用章前往外地时，由经办人出具借条，负责按期归还。 94 总经理办公室应定期检查经济合同专用的保管和使用情况。 10经济合同的归档 经济合同副本、台帐、委托代理书、统计报表及其有关经济合同的文书，各合同分级管理部门，应按年度于次年一季度末，交财务部汇总后，统一交档案室归档。 11 经济合同的变更和纠纷的处理 111 已签订的经济合同需解除或变更时，由原经办部门负责联系、双方合同的修改文本与原合同文本具有等同的法律效果。 112 一般情况下，合同的签订地点应注明玉环县。在合同条款上不得写有： “发生纠纷，由双方协商解决”等不符合合同法规定的内容。如发生经济纠纷，由原合同经办部门负责解决，并及时汇报主管领导。逐笔查明原因，分清责任，对直接责任人，要严格考核并处理。 113 合同经办人在收到对方要求变更经济合同的正式文书、信件、电报、电传后，必须及时处理。凡遇加急电报，不超过八个工作小时；一般电报、信件，不超过十六个工作小时，应作出明确的答复通知对方，同时通知归口管理部门。 114经济合同纠纷经协商，调解不成的，可依据合同中的仲载条款或事后达成的书面仲载协议，向仲载机构申请仲载。 115经济合同发生纠纷后，合同中无仲载条款，又不能达成仲载协议的，可向人民法院起诉，发现所签订经济合同无效或利用经济合同进行违法活动时，应及时向工商行政管理机关报告。 12附则： 1本制度如与国家法律，法规有低触时，应以国家法律，法规为准。 2因公司机构体制有较大变动，应及时修改不适应的条款。 象牙山企业管理有限公司 20XX年12月26日