地产甲供材料设备供应管理制度.docx

地产甲供材料设备供应管理制度 中弘地产（北京项目） 甲供材料设备供应管理制度 20XX年8月 1. 前言 1 2.总则 1 3.供应管理机构与主要职责 1 4.分项进场计划 2 5.数量控制 3 6.生产控制与考察 4 7.进场验收与质量控制 4 8.现场照管 5 9.调试 5 10.结算 5 11.货款支付 6 12.供应流程 6 13.附件本制度相关表格11 1. 前言 1.1. 编制目的。 为实现中弘地产开发业务的可持续发展， 建立科学的管理机制和作业规范， 合理控制材料设备 的质量与成本，中弘地产特编制中弘地产甲供材料设备供应管理制度 以下简称本制度） 。 1.2. 适用范围。本制度是中弘地产甲供材料设备供应管理工作的纲领性文件。中弘地产在 北京投资 （中弘地产 全资或控股） 工程使用的甲供材料设备 （指供应商仅负责材料设备的供 应而不负责施工或安装） 供应管理须遵循本制度的规定。 中弘地产在外地投资 （中弘地产全 资或控股）的工程项目，相应制度另行制定。 甲供材料设备指由甲方（建设单位或投资方）直接供应并支付货款的材料设备。材料 设备实行甲供应符合如下原则： 对工程的成本有重大影响 质量不易控制、对工程的质量有重大影响 对项目品牌与 销售有重大影响 方便进行现场核量及数量控制 对工程进度有重大影响 2.2. 招标部、项目部、合约预算部在甲供材料设备的供应过程中应该密切配合，保证合同 能得到客观的履行。 供应管理机构由项目部、招标部、合约预算部组成，并以项目部作为供应工作的执行 主体。 3.2. 供应管理机构的主要职责 1.3. 本制度基于甲供材料设备已完成合同的签署。 2. 总则 2.1. 2. 3. 整个供应过程应实现公正、透明。 3. 供应管理机构与主要职责 3.1. 3.2.1. 项目部的主要职责 负责甲供材料设备合同的执行 编制甲供材料设备进场计划 编制发货通知单（由项目部总经理签发）并将其直接发给供应商。 组织招标部、供应商、施工单位对进场甲供材料设备进行初验 组织对供应商的生产状况进行考察（限于需检查供应商的生产状况情形） 组织进场甲供材料设备的复验 对进场材料设备质量不符合合同规定提出处理意见 对进场材料设备的数量、质量、施工、安全、调试、验收进行全面管理 按照公司程序办理施工过程中材料设备的变更、洽商 对进场甲供材料设备是否供应、调试完毕进行确认并书面函告招标部 将进场甲供材料设备的变更、洽商及调试、验收资料复印件转交招标部 负责甲供材料设备货款支付 3.2.2. 招标部的主要职责 ? 审核甲供材料设备进场计划 ? 参加进场甲供材料设备的初验 ? 将进场甲供材料设备的结算资料（包括进场验收单、调试、验收合格资料及变更、洽商 等资料）转交合约预算部 ? 参加对供应商的生产状况进行考察（限于需检查供应商的生产状况情形） ? 对于甲供材料设备出现严重超出合同量的情况，组织合约预算部、项目部进行讨论并提 出处理意见。 3.2.3. 合约预算部的主要职责 负责甲供材料设备的结算并将结算单复印件转交项目部、招标部 负责审定合同外新增规格型号的甲供材料设备的价格 4. 分项进场计划 4.1.甲供材料设备分项进场计划。指根据工程施工进度，安排需要进场的部分甲供材料设备进场计划，计划中 应该明确需要进场的甲供材料设备的类别、 规格型号、数量、进场时间、使用部位等要素，具体格式见附件1。 4.2. 甲供材料设备进场计划的编制与提报 4.2.1. 甲供材料设备进场计划由项目部负责编制。编制进场计划应该结合现场实际情况并 考虑材料设备的供货期、运输、现场存放条件等综合因素。 4.2.2. 在满足材料设备的供货期、运输等时间的前提下，项目部应该在甲方发出发货通知 单（发货通知单格式见附件2）前7 工作日编制完毕甲供材料设备分项进场计划。 4.3. 进场计划的审核 4.3.1. 招标部应审查进场计划中材料设备的类别、数量、规格型号与合同是否相符，进场 时间是否合理考虑了材料设备的供货周期等。 4.3.2. 对于计划量超出合同量、计划提报的材料设备规格型号与合同不符情况，项目部应该对变更原因进行说明并提交相关的变更资料。 4.3.3. 若进场时间没有考虑材料设备的合理供货周期，项目部应该修正进场计划。 5. 数量控制 5.1. 若因设计变更导致甲供材料设备的规格型号、数量发生变化，项目部应该及时将设计变 更和据此调整的进场计划转发合约预算部与招标部，并由合约预算部将变更后的规格型号、 数量函告招标部与项目部，项目部据此调整供应计划并将变更后的甲供材料设备的规格型 号、数量通过发货通知单告知供应商。对于因设计变更导致合同外新增规格型号的甲供材料 设备，应由合约预算部认价、项目部执行供应；对于因设计变更导致合同外增加数量但规格 型号包括在合同内的甲供材料设备，项目部实行按照合同价格供应。 5.2 甲供材料设备进场后，由施工单位进行看管。在施工期间项目部应该加强对施工单位用 料的监督管理工作，避免出现因为浪费、丢失或施工造成甲供材料设备的损坏导致用量增加。 如发生由施工单位使用不当或看管不善造成的材料设备实际使用量大于图纸量的情况，此部分费用将在施工单位结算时从结算额中扣除。 5.3 甲供材料设备进场后，因非甲供材料设备安装/ 施工单位浪费、丢失或施工损坏因素造 成甲供材料设备的实际使用量增加的事件，甲供材料设备安装/ 施工单位应调查事件发生的 原因并及时向项目部提出事件处理申请。项目部应及时组织相关施工单位、监理、供应商对 事件进行处理，查明事件原因、明确事件责任单位并做好事件处理记录，项目部、相关施工 单位、 监理应该对事件处理结果进行签字确认； 对于责任单位拒绝签字的， 由项目部将事件 处理意见函告责任单位。 项目部应将事件处理结果抄送合约预算部与招标部， 位进行结算的依据。 5.4 甲供材料设备进场移交后， 材料设备的部分零部件丢失或损坏由施工单位承担责任并自 行处理。 若需要供 应商配合， 由施工单位自行协调并承担相关费用。 项目部对修复质量是否 符合合同约定进行控制。 6. 生产控制与考察 6.1. 为有效控制甲供材料设备的质量，在供应商组织材料设备的生产阶段，甲方可安排对 材料设备的生产状况进行考察，实行过程控制。 投标文件是否一致、是否存在委托别的企业生产、生产进度是否满足工程进度要求等。 7. 进场验收与质量控制 7.1. 项目部根据甲供材料设备的进场时间组织施工单位、招标部、供应商共同进行甲供材 料设备的初步验收。 验收方根据合同与相关规范对进场材料设备进行初步验收，主要验证进场材料设备的 作为与相关单 6.2. 考察材料设备的范围包含但不限于： 6.2.1. 对工程质量、成本影响较大。 6.2.2. 影响项目品牌推广与销售。 6.2.3. 供应商存在将材料设备委托其他单位生产的嫌疑。 6.2.4. 供应商出现供货周期滞后、不能满足施工进度要求。 6.3. 考察由项目部组织，招标部参加。 6.4. 考察时主要了解供应商生产的材料设备质量是否符合合同规定、 采用的原材料 / 部件与 7.2. 项目部督促供应商在验收时提交完整的报验资料。 7.3. 数量、 规格型号、外观与合同是否相符。 7.4. 参加验收的人员在“甲供材料设备进场验收单”上签字确认验收结果。甲供材料设备 7.5. 材料设备进场后若出现产地、 品牌、 生产厂家、 规格型号与合同不符或存在质量问题， 甲供材料设备进场验收单的原件由项目部保管，复印件发放给供应商、施工单位、招 施工单位应该做好材料设备的防潮、防火、防盗工作。材料设备进场后发生丢失或毁 损均由施工单位自行承担责任。 8.3. 项目部应经常检查甲供材料设备的存放状况与现场的施工安全，避免交叉施工损坏材 料设备的质量。 10.1. 材 料设备的结算由合约预算部负责。 10.2. 甲 供材料设备供应完毕并在整体工程完成竣工验收后，项目部应函告招标部，明确可 办理材料设备的结算工 作。 10.3. 招标部将符合结算条件的材料设备的供应资料 （包括材料设备进场验收单、 验收 /调试 记录、洽商变更等）及甲供材料设备进场数量统计表（格式见附件 结算。 进场验收单的格式见附件 3。 项目部应立即做出材料设备退场的决定， 相关损失由供应商负责。 退货应该在甲方的监督下 完成， 施工单位、供应商、甲方应该在退货单上签字确认。退货单格式见附件 4。 7.6. 标部。 甲供材料设备进场验收单作为结算的依据。 7.7. 进场甲供材料设备的复验由项目部负责组织。 8. 现场照管 8.1. 材料设备进场后直接移交施工单位保管。 8.2. 9. 调试 9.1. 调试由项目部组织。 10. 结算 5）转交合约预算部办理 104材料设备的结算按照公司的结算流程进行。 10.5.结算完毕后，合约预算部应将结算单复印件转发招标部与项目部。 11.货款支付 11.1.甲供材料设备的货款支付由项目部负责。 11.2 .付款应符合合同条款的约定。 11.3 .付款时应将相关的凭证附齐，具体规定如下: 11.3. 1. 支付预付款时，应该将合同总价、付款方式附在资金审批单后。 11.3. 2. 支付进度款（到货款）时，应将合同总价、付款方式、进场验收单附在资金审批单 后。 11.3. 3. 支付除质保金外的最后一笔货款（已完成验收/调试）时，应将合同总价、付款方 式、结算单附在资金审批单后。 11.4.只有在完成资金审批单的审批而且供应商已提供发票（发票金额与付款金额相等）的条件下，项目部才能办理支票的领取或通知财务部办理汇款工作。 11.5.供应商领取支票时，项目部应该做好支票领取登记。 11.6.当供应商提交材料设备履约保函、预付款保函、质量保函时，项目部在审核无误后将原件存放在财务部，复印件转招标部。 12.供应流程 工作内容责任部门 提报甲供材料设 进场分项计划 项目部 招标部 项目部 招标部、项目部 项目部 项目部、招标部 7 12 9 10 项目部 项目部 项目部 项目部 项目部 1 F 组织施工完 备的复验、 毕后的材料设 调试/验收 甲 F 项目部