办公设施及办公用品管理制度.docx

办公设施及办公用品管理制度 办公设施及办公用品管理制度 办公设施及办公用品管理制度(试行) 一、总则 第一条为规范公司办公设施及用品的计划、购买、领用、维护、报废等管理，制定本制度。 第二条本办法适用于集团在宜各部门、各公司，驻外各单位参照本办法执行。 第三条集团综合部是公司办公设施及用品的归口管理部门，负责办公设施及用品的购买、验收入库、发放和管理工作，负责监督各单位办公设施及用品的使用情况。 第四条使用单位和使用人负责办公设施及用品的保管、日常维护。 二、办公设施管理 第五条办公设施的分类 (一) 办公设备:计算机、打印机、复印机、碎纸机、电话机、传真机、扫描仪、投影仪、照像机、摄像机、空调、饮水机等。 (二) 办公家具:办公桌椅、会议桌椅、文件柜、储物柜等。 第六条办公设施的采购 (一) 各部门将添置办公设施的书面申请报送综合部，综合部核实并制订购买计划，报总经理批准后购买。 (二) 办公设施的的采购由专人负责，购买前须经多方询价比较，确保所购办公设施质优、价廉、适用。 第七条办公设施的编号管理 (一) 办公设施交付使用的当天，综合部会同财务部进行登记、统一编号，并贴上编号标牌。 (二) 办公设备登记的编号办法为:XD-SB-0001号至XD-SB-9999号，按登记先后依次编号;办公家具编号办法为:XD-JJ-0001号至XD-JJ-9999号，按登记先后依次编号。 (三) 标牌编号与登记编号一致，标牌材料为即时粘，由综合部统一制作。 第八条综合部对所有办公设施建立登记台帐，对办公设施的购进、报废、内部转移及时进行登记。每年末对各部门使用的办公设施进行清理盘点，发现帐实不符时，须及时查清原因并对责任人作出处理。 第九条办公设施的维护与维修 (一) 各部门(公司)负责人是本单位办公设施保管和日常维护的第一责任人，因管理或使用不当造成办公设施出现故障、毁损、丢失的，由部门负责人和直接责任人共同承担维修或赔偿责任。 (二) 办公设施出现故障需要维修时，由使用部门向综合部提出维修申请，综合部联系专业人员进行维修。 第十条办公设施的异动管理 (一)办公设施的内部转移，由使用部门或使用人向综合部提出申请，综合部经理批准后实施并及时做好变更登记。 (二)办公设施的外借，须经综合部报请总经理批准后，由借用 人办理借用手续，综合部负责催还。 (三)办公设施的处置、报废，由综合部提出书面申请，财务部审核确认、总经理批准后予以实施。 三、办公用品管理 第十一条办公用品的分类 (一) 文具消耗品:笔、笔芯、笔记本、胶水、订书针、文件夹、信封、信纸、档案袋、抽杆夹、一次性水杯等。 (二) 耗材消耗品:打印纸、墨盒、硒鼓、碳粉、色带、鼠标、软盘、刻录盘、键盘等。 (三) 耐用办公用品:计算器、剪刀、订书机、直尺、文件篮、移动硬盘、U 盘、打孔机等。 第十二条办公用品的采购 (一) 办公用品的采购由综合部负责，每月初综合部统计、核实各部门需求计划，结合库存情况编制采购清单，报总经理批准后购买。 (二) 采购办公用品由专人负责，大宗办公用品采购须事先经询价比较，确保所购用品质优、价廉、适用。 第十三条办公用品的领用 (一) 领用办公用品时须办理领用登记手续，计算器、U盘等耐用办公用品因自然损坏而重新领用时，须以旧换新。 (二) 使用部门或人员应正确使用、合理维护和保养各种办公用品，不得随意破坏、丢弃和外借，如有上述情况，照价赔偿。 第十四条办公用品的管理 (一) 办公用品由综合部负责管理和维护。 (二) 购回的办公用品由综合部办理验收入库手续并建立台帐。所有办公用品的入库和领用需做好记录，做到帐实相符。 (三) 因岗位异动、辞职、辞退的员工，须到综合部办理办公用品退还手续，造成办公用品遗失或人为损坏的，照价赔偿。 (四) 综合部对库存办公用品应经常整理，妥善保管，防止损坏、变质或丢失，每年末清点盘存一次。 第十五条本制度由公司综合部负责修订和解释，自颁布之日起试行，原有相关制度同时废止。