接待工作管理制度.docx

接待工作管理制度 接待工作管理制度 1 目的 规范管理公司对外接待工作，树立公司的良好形象，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种接待工作。 3 职责 3.1 运营保障部：负责安全、正确的指引客人。接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。 3.2 行政部：负责来访客人的茶叶、水果、饮料、礼品等物品的准备，客人就餐地点、住宿、用车的安排。 3.3 财务部：负责接待费用的预算、统计和监督控制工作。 3.4 接待接口人：行政部行政文秘,统一受理来访需求，制定接待计划、进行接待准备工作，填写客人来访记录，确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。 3.5 接待负责人：营运总监，总经理助理，负责陪同客人洽谈、参观、招待等工作，对此次接待效果负责。 4 接待方式 4.1 对市县的领导，兄弟单位、协力单位、业务单位的副总以上领导的接待，由公司领导参加； 4.2 市县相关职能部门的主要负责人，兄弟单位、协力单位、业务单位部门负责人由公司领导指派专人接待，或对口接待。 5 接待行为准则 5.1 接待人员必须使用文明、规范的语言，以友好的态度对待来访人员。 5.2 接待人员须了解公司文化、熟悉公司发展状况、公司产品概况等。 5.3 接待人员仪表整洁、着装职业。 5.4 引导过程中如有来客提出办理限制事宜（如公司的文件室，技术室等），须婉言解释，不得私自安排接待计划外的有关公司机密的参观交流。 6 参观规定 6.1参观须请示总经理批准。 6.2 参观介绍以不涉及公司经营机密主导思想。 6.3 非经总经理批准不准入室参观和拍照重要文件及场所。 6.4 参观进行时，原则上拜访人员和介绍者在先、陪同人员在后。6.5参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。 7 管理细则 7.1 处理接待信息 一般有两个来源：客人直接向总经理提出；通过行政部提出。对行政部提出的需求，根据客户背景情况、客户要求，要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。 7.2 确定接待负责人 根据来访内容协调确定接待负责人，并向接待负责人提供申请方的基本信息及联系方式。 7.3 进行接待安排 7.3.1.确定来访的议题及来访时间、地点。 7.3.2.明确双方与会人数、人员姓名、职位、车牌号码。 7.3.3.作好接待日程安排及议程安排。 7.3.4.请接待负责人确认此接待计划。 7.4 资料、礼品准备 7.4.1. 预订会议室。 7.4.2. 会议准备： 7.4.2.1 通用备品：与会议议题相关的资料、便携电脑、投影仪、欢迎语、白板笔；烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。7.4.2.2 特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等； 7.4.2.3 环境标准：物品摆放整齐，且表面无灰尘；地面干净无脏物，空气流通清新；室温适度，灯光合适。 7.4.3. 根据实际情况，准备相应的馈赠礼品、资料。 7.4.4. 如客人提出希望了解或索取非常规交流资料，接待人须婉言拒绝。 7.4.5. 来访客人的相关资料：公司基本情况、与我司的合作等。7.5 实施接待 主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解、演示，与客人交流。 7.6 接待工作记录/意见反馈 7.6.1.填写接待记录，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。 7.6.2.请品质部相关人员对本次接待给出意见，在接待记录上填写本人对此次接待的意见及建议。 7.7 归档保存接待记录 接待接口人归档接待记录，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。 7.8 资料维护 交流资料（包括讲解或赠送）的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。7.9 业务招待费使用的监督 财务部总监负责对业务招待费使用情况的全程监督。 每月财务部主管将本月业务招待费使用情况及占预算总额的比例等情况，统计成表上报总经理。