大学周庆典活动校友接待方案完整版.docx

大学周庆典活动校友接待方案完整版 大学周庆典活动校友接 待方案 HUA system office room 大学50周年庆典活动校友接待方案 校友邀请与信息反馈： （1）各地校友会的联系邀请和信息反馈由校友总会办公室负责； （2）各院系校友邀请和信息反馈（包括在校工作过的教职工）由各院系负责；邀请单位各自负责联系落实返校校友和来宾的行程。 （3）各有关部门邀请来宾的信息反馈由各邀请部门负责。 （4）所有校友返校信息全部由校友总会办公室汇总整理后，提交校庆办公室。 （5）校庆办公室负责商校团委为校友总会办公室安排30名志愿者，协助校友总会办公室做好校友返校信息处理和活动安排。 接待安排： （1）校友返校接待工作和参加校庆活动由各学院全面负责。 （2）各有关部门邀请来宾的活动与行程安排由各邀请部门负责。 （3）各地校友会负责人及校友返校参加校庆活动，由校友总会办公室负责整理信息并分配到各相关学院（学校已联系商洽20余家酒店，相关信息已公布在校庆网站），由各学院和校友自行选择，费用自理。 （4）校庆接待组于9月18、19日在飞机场、火车站全天候设立来宾、校友接待站，学校配备大客车和志愿者迎接，大客车自机场或火车站至学校（东、西、南区）循环往返。 （5）学校将抵达合肥的校友从机场、火车站接至东区行政办公楼前下车，由各学院负责领至本学院接待点并负责安置到学院安排的酒店或校友自行选择的酒店。 （6）各学院均设立校友接待点（学校统一提供帐篷和桌椅），学院安排相应的学生志愿者，负责校友的报到、发放资料和校庆的活动介绍，返校校友在各学院接待点进行信息登记、领取材料。 （7）校友持入场券参加9月20日10：00在东区大礼堂举行的建校50周年纪念会，学校安排大客车从校友集中住宿酒店统一出发前往会场（相邻酒店可根据住宿校友人数共用车辆，具体酒店名称和车辆数校庆办、党政办另行公布）；住宿在校园周边酒店的校友可自行前往。 （8）学校负责按名单提供各学院实际返校校友资料袋、校庆活动指南、校庆纪念一卡通（卡内已充值50元）、我的科大岁月光盘、校友证、纪念大会入场券、科大报校庆专刊等，各学院负责准备本学院宣传与介绍资料及其他材料。 （9）9月18日21日校庆期间，校友返校可持学校统一制作的一卡通（卡内已充值50元），在学校各个食堂就餐。 （10）各院系在校庆期间可以根据实际情况，组织返校校友开展各种形式的学术活动和联谊活动。 （11）21日校友返程，学校负责在校友集中住宿的酒店，定时间段安排车辆送校友到机场（火车站）。 注：学校为返校校友提供的服务 1、学校为返校校友提供的材料等物品为：资料袋、校庆活动指南、校庆纪念一卡通（卡内已充值50元）、我的科大岁月光盘、校友证、纪念大会入场券、科大报校庆专刊等； 2、学校为返校校友提供车辆服务为：集中往返学校与机场、车站之间；20日上午从集中居住酒店前往东区大礼堂参加校庆纪念会； 3、学校负责将通过各地校友会收集的返校校友信息通报给各学院（校友总会办公室）； 4、学校联系商洽了20余家周边各类档次酒店，以优惠价格供返校校友和各学院选择（详细酒店信息见附件） 5、学校统一设立各学院校友接待点（沿郭沫若广场北侧勤奋路、东侧天使路），并提供帐篷和桌椅等； 6、校庆期间，返校校友均可持一卡通在学校东、西、南、北校区任一食堂就餐； 7、医院在校庆期间为返校校友开设就诊绿色通道。 有关说明和要求： 1、各学院校庆期间必需安排专人负责校友接待工作，并成立接待工作组织，负责安排或协助校友预定住宿酒店。费用由各学院负担或校友自行负担。 2、各学院应于9月11日12：00以前将需由学校接待的嘉宾和杰出校友名单提交校庆办公室（办公楼第二会议室；3601958），经校庆领导小组审定后，列入学校统一接待嘉宾名单。 3、各学院除负责安排本学院返校校友参加9月20日10：00在东区大礼堂举行的校庆纪念会外，应积极组织校友参加院系组织的学术和联谊活动。 4、建议各学院于9月19日晚宴请本学院返校校友或同返校校友联谊。 5、校友的各类资料和参加9月20日10：00校庆纪念会的入场券可于9月16日到校庆接待组（地点另行通知）领取。 6、学校负责返校校友集中往返学校与机场、火车站的车辆服务（学校在机场、火车站设有专人接送）；返校校友校庆期间往返学校与酒店及其他地方的车辆由各学院负责或校友自行解决。 7、学校负责商合肥市及包河区、蜀山区，将学校周边马路沿学校一侧辟为临时停车场，允许我校返校校友和教职工车辆持证停放，并负责看护。 此外，各学院应认真筹备组织各自主办的活动，细致落实各项准备工作，尤其是每个环节、每个细节，确保校庆活动圆满顺利完成。