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档案管理程序及制度 档案管理程序及制度 河南省*系统工程有限公司 二00三年七月 目录 1档案管理体系 (2) 2档案管理工作程序 (3) 3档案员岗位责任制 (11) 4兼职档案员的职责范围 (12) 5档案归档制度 (14) 6档案管理制度 (15) 7档案保密制度 (16) 8档案库房管理制度 (17) 9档案借阅制度 (18) 10档案利用效果登记制度 (19) 11库房防火制度 (20) 12档案统计工作制度 (21) 13档案计算机房管理制度 (22) 14档案资料鉴定工作管理规定 (23) 15底图管理规定 (24) 测绘成果及资料档案管理机构、人员情况 档案管理工作程序 一、档案工作的基本程序 一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节。 二、档案工作各环节的工作程序 1收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。 11工作内容： a 收集各部门文书处理完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地方的各种形式和载体的文件材料。 b收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。 c收集精密仪器和贵重设备的随机资料（如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单）验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录，技术操作规程等文件材料。 d 收集会计凭证、帐册、报表。 12 工作步骤 a 文档从收文和自制文件材料形成起，做好分类收集工作。 b 科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及要求和责任者。 c 档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。 d 档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。 e 归档时必须填写交接清单，交接无误后签名盖章以示负责。 13 质量要求 a 收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。 b 制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨书写。 c 归档材料必须是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。 d 归档材料要符合各种类文件材料的标准要求。 2整理 21工作内容 a 将收集来的文件材料按各类归档制度的要求，进行整理，使归档材料达到标准化、规范化、程序化。、 b 对组成的案卷进行分类、编号，建立起固定的存放秩序。 22工作步骤：分文件材料组卷和案卷整理二部分： a 文件材料的组卷步骤：将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分类组卷划分保管期限抄卷内目录装订编页号拟标题填写案卷封皮（封面和背脊）填写备考表。 b 案卷整理的步骤：分类排列编案卷目录编档号。 23质量要求 a 分类要正确，卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律，保持文件之间的有机联系。 b 装订要整齐、牢固、美观，便于保管查阅和利用。 c 案卷的封皮（封面和背脊），目录（卷内目录和案卷目录）备考表，填写要完整、清晰、正确，题名要简洁明了。 d 编号（档号和页号）要符合各类档案的标准规范要求。 3鉴定 31工作内容 分初始鉴定和后续鉴定二个阶段，主要任务是： a 对档案的完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检查。 b 对其保存和使用价值进行鉴别，确定保管期限。 c 编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。 32工作步骤 a 成立鉴定小组，以总工为主。 b 制订和修订各类档案的保管期限表。 c 具体鉴定： （1）初始鉴定：收集时首先鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大小确定保管期限。 （2）后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定， 确定其存毁问题。 d 鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。 e 审批及处理，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选有关材料（如总图、说明书、鉴定报告等）做成简易档案，作历史凭证。 33质量要求 a 鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观点，防止片面性和实用主义。 b 鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。 c 鉴定结论正确，销毁档案手续齐全。 4保管 41工作内容和步骤 a 首先将整理好的案卷，按分类要求存入档案柜，有醒目的标志。 b 对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和档案存放示意图。 c 对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借出的档案要及时催还。 d 对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。 e 做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿度。 f 搞好库房及其周围的环境卫生。 g 要制订档案的保管、保密和销毁制度。 42质量要求 a 库房要有温度控制，做到“三分开”，达到“七防”要求。 b 装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。 c 要符合安全和保密要求。 5 统计 5.1工作内容和步骤 a掌握家底，全面统计各门类各种载体档案的数量， b做好当年各门类各种载体档案的接收移交、鉴定、销毁、保管期限的数量统计和密级档案的数量统计。 c做好档案日常借阅人次和数量统计。 d做好档案复制、修改、复印、数量统计。 e做好档案发挥效益情况的统计。 f每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计。 g经常开展统计分析，了解动态，不断提高档案管理水平。 5.2质量要求 a统计工作要做到准确、及时、科学和连续。 b统计要符合国家档案事业统计年报国档发（91）31号要求和行业主管部门提出各种统计的要求。 c各类目录和帐册的登记要字迹清楚，统计准确，做到帐 物相符。 6 编目与检索 6.1工作要求：编目与检索是互相关联的，编目工作是编制检索工具的依据。 具体要求： a通过编目工作反映整理成果，固定排列次序， b通过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。 6.2工作内容和步骤 a编制卷内目录。 b编制案卷为单位的总目录。 c按内容性质和重要程度编专题目录和重要文件目录。 d根据工作需要，编制其它各种目录，卡片和索引。 6.3质量要求：检索工具要标准规范，书写清晰，准确，便于查找。 7提供利用 7.1工作内容和利用形式 以利用者为服务对象，以库藏档案为服务手段，采用多种利用形式和方法，开发和直接提供档案为各项工作服务。 利用形式有： a借阅：包括出借、阅览、送货上门、电话借阅。 b提供复制件（复印）。 c印发目录、通讯、报导及汇编材料。 d咨询服务，办展览会。 各类利用均需办理审批、登记手续，并应做好利用效果信息反馈登记。 7.2借阅步骤 出示证件（含审批的证明）查检索工具（目录或卡片）库房查找借阅登记归还验收注销入库房。 7.3质量要求 a提供服务要做到主动热情、耐心、周到、细致。 b熟悉档案内容和存放位置，能迅速、准确地提供利用。 c档案利用要符合保密和安全规定。 74借阅原则： 要严格遵守保密制度，保密资料须经主管领导批准后方可借阅，借出后不得复印，用完及时交还。 8编研 8.1工作内容 a汇编档案文件 b以档案内容为依据，编写参考资料，如全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等。 c直接进行学术研究，如编史修志、撰写学术著作和文章。 8.2工作步骤 a选题：根据档案资源，社会需求和编研力量而定。 b取材：素材的选取和材料的考订（准确性、真实性和有 效性）。 c素材加工，辅文编撰：确定体裁，加工格式，加工规范，正文加工和辅文编撰。 d总纂与审校：核校、总纂、审查、批准。 e印制发布。 8.3质量要求 a要尊重档案原件内容,维护档案信息的原貌,不得任意修改和杜撰。 b编研材料和信息内容要具有适用性和先进性。 c紧密结合客观需要进行编研。 附：档案管理工作程序、工作内容和质量要求。