印章及用印管理制度.docx

印章及用印管理制度 印章及用印管理制度 第一章总则 第一条为进一步规范公司印章的刻制、使用、保管等行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，根据中华人民共和国公司法等有关法律、法规和公司章程，结合公司实际情况，特制定本制度。 第二条本制度所称“印章”包括公司公章、法定代表人印章、董事会印章、公司合同专用章、公司财务专用章及公司各部门印章等具有法律效力的印章。 第二章印章的刻制和启用 第三条印章的刻制 （一）公司所有印章的刻制由公司派专人统一办理； （二）印章刻制的式样和规格遵照国家有关规定及批准意见； （三）公司印章的刻制按以下程序操作： 1.由需刻章的部门填写印章刻发申请，经过规定的审批程序后，由公司办公室根据具体式样和规格要求统一安排刻制； 2.公司印章、法定代表人印章、公司合同专用章、公司财务专用章由公司办公室提出申请，分管副总审核，总经理批准； 3.董事会印章刻制由公司证券部提出申请，董事会秘书审核，董事长批准； 4.部门印章的刻制由使用部门提出申请，公司分管副总审核，总经理批准。 第四条印章的启用 （一）新印章启用前办公室须先做好戳记，并留样保存，以便备查； （二）印章启用由办公室下发启用通知，注明印章全称、启用日期、启用印模、发放部门、接收保管部门及负责人、保管人，以及印章使用范围。 第三章印章的保管和使用 第五条本着“审用分离，分散保管”的原则，公司公章、法定代表人印章、公司合同专用章由公司办公室指定专人负责保管；公司财务专用章由财务部指定专人负责保管；董事会印章由公司证券部指定专人负责保管；部门印章由相关部门指定专人负责保管。 第六条印章保管人员要及时清洗印章、添加印油，确保印章清晰。 第七条印章的使用范围 （一）凡属以公司名义内部发文，对外报出文件、报表，对外开出证明、函件、授权等需加盖公司公章，对一些特殊合同经批准可加盖公司公章； （二）凡属董事会做出的决议或者以董事会名义出具的书面文件，加盖董事会印章； （三）凡属合同、协议类加盖合同专用章； （四）凡属财务会计业务加盖财务专用章或相关财务印章； （五）涉及其他业务或事项的，加盖相应印章。 第八条用章审批规定 （一）合同、协议需要加盖公司公章、合同专用章，由印章使用人提出申请，申请人所在部门的负责人对须加盖公章材料签字确认，经分管副总审核报总经理批准后，印章管理员方可盖章； （二）需要加盖董事会印章的，由董事会秘书审核，董事会批准后盖章，特殊情况可由董事会授权董事会秘书批准后盖章； （三）需要加盖财务类章的，由财务负责人批准后盖章； （四）需要加盖法定代表人印章的，须经董事长批准后盖章； （五）其他用章事项须视情况由相应的领导批准后盖章； （六）如遇其他未列明的紧急用章情况，必须经董事长或总经理批准。 第九条印章使用人在盖章后，需在相关保管部门的用印登记台账上登记印章使用日期、部门、用印人、用途、用印数量及批准人等。上述印章一般不得携带外出，若确因工作需要将印章带出，需由用印人提出申请，标明印章名称、用途、借出时间、预计归还时间，经总经理批准后方可带出，携印章外出应两人以上（含）同行。 第十条印章使用要求 （一）印章保管部门和人员要熟知各种印章的使用范围、批准权限，做到正确用印； （二）印章保管部门和人员在用印前必须依照审批权限规定查看用印审批资料，审批手续完备的文件方可用印，用印后应及时在用印登记台账上进行登记，同时要求用印部门经办人在用印登记台账上签字。对于超越审批权限 或未经审批的文件，印章保管部门和人员应当拒绝用印，并及时向上级报告； （三）审批人员要正确使用审批权限，不得越权审批； （四）加盖的印章要端正、清晰，用印要做到“骑年盖月”； （五）原则上不允许在未填写或未填写完整的材料上加盖印章，经公司董事长或总经理批准同意的经济用章情况除外。 第十一条公司正常经营以外（如诉讼文书）的重要事项需使用印章的，须经董事长或总经理审批后方可使用。 第十二条公司员工必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序不得擅自使用。 第四章责任 第十三条公司统一刻制和发放的印章由审计部副总不定期组织鉴定，印章使用和保管部门也应定期检查并核对用印情况。如印章失效、新增或变更，应及时通告，并须报有关部门备案。 第十四条公司印章应妥善保管，严防盗用、丢失。若一旦丢失必须及时向印章保管部门负责人报告，同时采用经济补救措施，以免造成损失。 第十五条出现下列情形时，公司将追究有关人员的责任，并视不同情况给予行政处分、经济处罚直至追究刑事责任。 （一）未执行“审用分离、分散保管”规定的； （二）印章保管部门和人员未妥善保管印章，导致印章被盗或丢失的； （三）经批人超越用印鉴批权限，越权签批的； （四）用印事件未履行签批程序，印章保管部门和人员擅自用印的； （五）发现签批人员越权签批，印章保管部门和人员仍然用印或虽然拒绝用印但不及时向上级报告的； （六）未发现签批人越权签批和其他违规情况，印章保管部门和人员拒绝用印的； （七）未妥善保管用印留存资料，导致资料灭失的； （八）其他违反本制度的行为。 第十六条印章保管人员须办理保管印章的移交手续后方可离职。 第五章附则 第十七条本制度未尽事宜或与国家有关法律、法规及公司章程的相关规定相抵触的，按国家有关法律、法规及公司章程的相关规定执行。 第十八条本制度由公司董事会负责解释。 第十九条本制度自颁布之日起施行。