采购部管理规章制度.docx

采购部管理规章制度 采购部管理规章制度 原材料采购管理制度 1.原材料采购合同管理制度 物资采购合同管理制度 第一章总则 第一条目的。 为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护公司利益，特制定本管理制度。 第二条适用范围。 本制度适用于生产所需的各种原材料、外协加工、设备及备件、模具、办公用品等采购。 第三条权责划分。 1.采购部负责合同条款的商讨、草拟和合同的履行跟踪。 2.技术总监、监审部、和财务部参与合同条款的公审。 3.基建处总经理负责合同签订的批准。 4.财务部负责合同资金的准备与结算 5、公司办公室负责合同原件的保管。 第二章合同拟定、审批和签署 第四条合同拟订。 1.合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。 2.采购部门主管应根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。 第五条合同必要条款。 1.交货地点、方式。 2.交货期。 3.产品包装要求。 4.规格、特性指标含量。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的原料和设备，如设备、非标准件、原料的特殊性要求等，应做详细要求，必要时签订技术指标含量必备协议书。 5.验收。 (1)供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。 (2)供应商供应的货品必须为完好合格品。 (3)验收工作由公司基建处和监审部进行，供应商可提供必要的技术支持，但对公司的最终判决不得持有 异议。对长期合作的供应商可将抽样方式、样品试验、判定基准与对方沟通清楚。并且可以邀请供应商参加抽样和检验。 6.标识要求。 对不同批号混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品如布料或易于混淆的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。 7.不合格品处理。 (1)不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。 (2)鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。 (3)公司降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。(具体标准见附件) (4)因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。 (5)不合格产品应及时通知供应商，通知发出后在规定时间内公司不收取保存费用，超出通知时间的仓储部门应按照每吨每天50元的费用收取保存费。此项费用应交财务部门另立财务科目归帐。 8.保密条款。 供应商不得泄露公司订购物品或估价的材料规格、设备型号、数量、货物及其他业务机密。 9.付款方式。 (1)货款支付结算采用货到后按合同约定时间付款; (2)款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。 第六条合同审批。 1.针对大的供应合同或资金较高的供应合同，供应部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。 2.公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。 3.公司技术总监、监审部、和财务部主要对合同内容条款的技术性、合法性进行审查并提出审查意见。 4.基建处总经理负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。 5.公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审签。 1.对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同(如一年期)，此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。 2.采购经办人与供应商谈妥合同条款后，应拟订合同，将合同评审表提请公司公司技术总监、监审部、和财务部合同审核后报基建处总经理审核批准。 第三章合同履行 第八条合同履行。 1.合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。 2.在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。 严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一的，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。 1.由于不可抗力致使合同不能履行的。 2.由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。 3.因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。 4.其他合同约定的或法律规定的情形出现。 第十条合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。 第四章合同保管 第十一条采购部签署合同后，应将合同原件送公司办公室和财务部及基建办进行分别保管。 第十二条采购部留存采购合同的复印件备查，同时将合同复印件送监审部、技术总监各一份。 2.原材料采购作业实施办法 原材料采购实施办法 第一章总则 第一条目的。为加强本公司的采购工作管理，规范物资采购作业事务，提高物资采购效率，特制定本办法。 第二条采购基本要求。 1.采购对象。采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，以供选择时参考。 2.价格、质量。以合理价格采购较高品质的材料。 3.时限。配合使用部门需要日期及需要量，联络厂方即时供应。 第三条采购方式。 采购部应根据材料使用状况、用量低、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。 1.定期合同采购:对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的材料，应选用本方式办理。 2.特约固定厂商采购:对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由供应部门择定特约厂商，介绍使用部门径向该厂洽购。但在付款前应送供应部门审核。 3.一般采购:供应部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。 第二章确定采购需求 第四条材料申购单 1.请购应按照存量管制基准和用料预算，并参考库存情形开立请购单，在材料申购单单上逐项注明材料名称、规格、数量、需求 日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部。2.来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。 3.特殊情况需按紧急请购办理时，可在材料申购单“备注”栏注明原因，以急件递送。 4.公务用品由公司办公室按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填材料申购单。 5.以下物品可免开清单，而以办公用品申请单委托供应部门办理，例如招待用品、书报、文具、报表，以及小额采购的材料等。 第五条期限。 1.采购部应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。为达到这一要求，掌握适当采购时机，采购部应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购期限，汇报给基建总经理。 2.原订采购期限变更时，采购部应专函报告具体原因，汇报给基建总经理核准后，通知各有关单位调整工程进度。 第三章实施采购 第六条权限。 原材料采购涉及资金超过2000元的，需董事长审批采购，少于2000元的由基建总经理审批。 第七条供应商选择。 1.各项材料的供应商至少应有三家(独家供应或总代理等特殊情况下除外)，各家背景及交易资料应记载于供应厂商资料卡上存档备用。对于未达本公司标准的材料，采购部应开发新供应商，报送主管总经理。 2.对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购部以签呈方式说明原因，报总经理核准后通知对方。 第八条询价。 1.采购部收到材料申购单后，应加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业，原则上谁询价谁负责的办事原则进行考核。