文件与记录管理制度.docx

文件与记录管理制度 1.目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件,确保文件的有效性,并使公司各部门能合理地获得并使用正确的文件。 2.范围：本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制度 以及外来文件或电子文件均属之。（技术类文件由生技部统筹管理） 3.定义： 3.1外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。 4.工作内容： 4.1 文件制作:由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需 制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保文件清晰,易于识别。 4.2文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据研 讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准,会签人员若有休假,则由上一级主管或职务代理人签核。 4.3 文件编号:目前公司实施的文件按如下规则进行编号： 4.3.1 HZ-P-00 HZ：恒正简称 P：部门简称 00：流水号 4.3.2技术类文件由技术部门进行编号；外来文件不予编号，由办公室采用登记表进行登记管 理。 4.4文件版本管理:文件若有不合现状需修改、增订者,由提议部门填写文件制订(修订)申请 单,提出修订原因,交原拟案部门研讨修改,送上级主管批准,由办公室进行修订、更换,文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9次时，则版本号字母更改为下一字母。为考虑节约成本,如修改内容较少时，办公室根据实际情况可只对修改当页进行更换或利用文件修改章进行明确标示，但需在封面修订记录栏上进行简要记录,修订次数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。 4.5文件分发回收: 4.5.1 经会签发行之文件,由办公室以文件总览表列帐管理,并依所需分发的部门,影印相 应分数,加盖“受控文件”章后发行。 4.5.2文件修订及废止时,旧版失效之文件应于新版文件颁布发行时即刻回收。旧版之原案由 办公室加盖“作废暂留”章,并写上日期,加以保存,需与有效之新文件分开。 4.5.3 对外发行之文件,由适当之对外部门填写文件增(补)发申请单,经制订部门主管签核, 呈总经理人员核准后,方可由办公室登记入册、发行,失效文件不予回收。 4.5.4 外来文件分发:各部门如收到外来文件,应交由办公室统一处理,登记于外来文件登记 表上,进行归档,如文件需分发至其它部门,由办公室按实际需要,确定分发部门及份数,并做好签收记录,登记在外来文件登记表上，同时加盖发行章进行控制。 4.5.5 外来文件之更改: 4.5.5.1 外来文件变更: 外来标准发行新版本且为本公司采用时。 客户提供之规格、图样等变更时。 技术参数发生更改时。 4.5.5.2 外来文件若有更改通知,则由办公室在外来文件登记表上找出签收记录,在备注栏 内注明“更正”。如有分发,依原部门重新分发,旧版文件收回,销毁或盖作废章处理。 4.5.5.3 技术资料发生局部更改时,由发文部门通知各接收部门,可在原分发资料上进行修改, 并在收发登记表上注明“更正”,将函文附于原件上。 4.6 文件增补发作业： 4.6.1 各部门如须增发文件，应填写文件增补发申请单。提出申请，并经其主管审核，副 总经理以上人员核准后，由办公室发行。 4.6.2 若文件遗失或破损时，须由责任部门填写文件增补发申请单。提出补发申请，经审 查、核准后，由办公室发行。 4.7 文件保存、销毁作业： 4.7.1 文件保存： 4.7.1.1 经颁布发行之全部原稿文件，由办公室以文件总览表列账管理。 4.7.1.2 经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件 类别集中保管。 4.7.1.3 外来文件的保存： 所有外来文件与资料都应妥善保存，避免受潮受损。 特殊机密文件由对应部门主管保存。 传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。 计算机软件档案应备份保存。 外来文件保存期限由部门主管依实际情况决定。 4.7.2 文件销毁：文件如需销毁时，由办公室负责收回并在正面加盖作废文件章。背面如可利 用则进行利用，如不可利用则销毁。文件原稿不进行销毁，不可挪作他用，由办公室加盖“作废暂留”章加以保存。其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否。如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。 4.8 文件管理： 4.8.1 办公室： 4.8.1.1 办公室设专人管理，以确保文件之正确使用。 4.8.1.2 经发行之文件的全部原稿由办公室依文件类别在计算机中备份存盘。 4.8.2 使用部门： 4.8.2.1 分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。 4.8.2.2 现场部门使用的文件必须置于作业场所适当位置。 4.8.2.3 非现场部门使用之文件必须由部门派专人集中保管，但应便于取阅。 4.8.2.4 使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随意修改文件内容。 4.9 文件借阅：当各部门有需要向办公室借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由办公 室备案，方可借阅文件。如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。 4.10文件评审: 4.10.1文件制订初期,文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进 行统一研讨,待取得一致后该文件方可生效。制订部门也可根据实际情况以文件传阅单的形式由相关的人员对文件内容进行评审，待取得统一意见后该文件方可生效。 4.10.2文件修订时,修订部门亦可根据需要召集相关作业部门人员对新订文件内容进行评审, 待取得一致后该修订内容方可生效。 4.11 电子资料管理：由资讯管理人员根据公司实际编制相关管理办法进行有效管理。 4.12表格、记录管理： 4.12.1空白记录表格的编制、审批由主要使用部门组织编制，其部门负责人负责审批。为利 于统一管理，所有空白表格均须进行编号，编号原则如下： 例：HZ-001/A。 HZ代表人事，001代表流水号，A代表表格修订次数。 各部门取部门前两个中文字的拼音第一个字母作为部门代码，将部门编制的表格统一进行编号，制作所有使用表格的清单，连同编号、空白表格样版一并送交办公室。 4.12.2标识、归口、编目、保存期限: 1) 空白记录表格由主要使用部门管制，将原版格式交由办公室文件管理员统一归口管理。办 公室文件管理员编制记录总览表，其中应根据产品的保质期、保修期、寿命期、法律法规要求的保存期及合同的有效期等规定出记录的保存期限（保存期限由该记录的形成部门进行规定）。 2) 已填写的记录由规定的保存（发出与送达）部门按易于识别、查阅和检索的原则进行归口 管理。在归档时进行按类别编目和标记，以方便检索。 3）各部门人员在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全，确保所收集的记录有效。 4.12.3记录空白表格的使用和填写规定 4.12.3.1办公室文件管理员根据记录总览表，将最新版本的空白表格复制或印刷后发放给 使用部门。 4.12.3.2记录人员应清楚地填写记录的每项内容，确保记录完整、准确、清晰，反映实际情 况。 4.12.4管理、保护和过期处置 4.12.4.1各部门应确保记录的贮存地点、贮存方式、贮存环境适宜，同时注意防潮、防蛀、 防止丢失、防止混乱，使记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。 4.12.4.2必要时，办公室可检查各部门对记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要求， 确保记录方便存取、检索，在保存期内不会丢失、损坏或变质。 4.12.4.3对于超过保存期限的记录，由各部门整理后，报部门负责人审批后，统一销毁。 4.12.5空白记录表格的增减、更改: 1)记录表格类别的增减通过修改相应程序文件的方式进行。 2)同一类别记录表格的增减，根据各项工作任务的策划结果直接确定。 3)修改：提出部门填写文件制订修订申请单，部门负责人确认后，由引用该记录的 文件审批岗位审批。 4)更改申请获得批准后，由文件管理员按要求对记录进行修改，并进行记录。 5)办公室文件管理员按记录总览表的规定将最新的版本的空白表格复制并发放给使用部 门，收回旧版的空白表格并对其使用加以限制。 5.管理约定： 5.1未按本文件规定要求使用统一格式编写文件或未按程序进行会签者，罚款5元/次； 5.2未经许可私自影印文件者，每次对责任人罚款20元； 5.3未经许可私自对文件内容进行修改者，每次对责任人罚款10元； 5.4文件因管理不善导致有乱涂乱画或损坏者对其部门负责人罚款10元/份，导致文件丢失者 罚款20元/份； 5.5将有效文件私自挪作他用者，每次对责任人罚款20元； 5.6私自将公司文件或电子档案传递给外部人员或机构者处罚50元/份（正常业务往来除外）， 造成公司机密外泄者按公司相关规定进行处理。 6.记录表格： 6.1文件制订修订申请单 6.2文件收发登记表 6.3外来文件登记表 6.4文件总览表 6.5记录总览表